Подраздел 6. Регистрация поступающих документов, рассмотрение документов руководством Министерства и доведение их до исполнителей

Подраздел 6. Регистрация поступающих документов, рассмотрение документов руководством Министерства и доведение их до исполнителей

73. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения (в случае подписания или утверждения документа за пределами рабочего дня - на следующий рабочий день). При передаче документа из одного структурного подразделения Министерства в другое он повторно не регистрируется.

Не подлежат регистрации в Министерстве материалы справочно-информационного характера, перечисленные в приложении N 8 к Инструкции.

74. Регистрация документов производится в зависимости от вида документа, автора и содержания.

75. Документы регистрируются и учитываются управлением документооборота в СЭДО с внесением следующих основных реквизитов:

1) входящий номер;

2) индекс дела;

3) дата регистрации;

4) корреспондент;

5) адрес корреспондента;

6) номер документа;

7) дата документа;

8) автор документа;

9) заголовок (краткое содержание);

10) вид документа;

11) вид доставки;

12) отметка срочности;

13) пришло из;

14) тематика;

15) кому (на рассмотрение);

16) у кого находится подлинник;

17) сопроводительная информация (примечание);

18) вложения;

19) текст документа;

20) количество листов основного документа;

21) количество приложений;

22) общее количество листов приложений.

Документы, поступившие на бумажном носителе, включаются в СЭДО после сканирования и создания электронной копии документа. Включение электронного образа документа в СЭДО возможно только после его сравнения с подлинником документа. После включения электронного образа документа в СЭДО он заверяется ЭП работником управления документооборота, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе.

Не подлежат сканированию:

1) сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;

2) книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата;

3) материалы с малоразборчивым текстом.

Электронные документы и электронные копии документов регистрируются в СЭДО после проверки действительности ЭП, не прошедшие проверку действительности - после получения подлинника документа на бумажном носителе.

76. При вводе основных реквизитов поступившего в Министерство документа в СЭДО осуществляется присвоение регистрационного номера документу и дата его регистрации, например:

ВХ-17/МФ-2852 от 20.05.2017,

где:

ВХ - вид документа (входящий);

17 - год;

МФ - Министерство финансов Омской области;

2852 - порядковый номер;

20.05.2017 - дата регистрации.

На документах, подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, который содержит дату поступления и регистрационный номер.

77. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются работником управления документооборота как входящие документы. При поступлении документа по каналу факсимильной связи вместе с его подлинником обоим документам присваивается один и тот же регистрационный номер.

78. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на исполнение.

79. В случае если поступивший документ является ответом на запрос, работники управления документооборота подбирают документы, на которые имеется ссылка, и связывают их с помощью СЭДО.

80. После регистрации документы передаются на рассмотрение Руководителю, первому заместителю Министра финансов Омской области, заместителям Министра финансов Омской области. Срочные документы передаются незамедлительно через помощника Руководителя.

81. По результатам рассмотрения документов даются поручения в форме резолюции. Текст резолюции, как правило, оформляется на бланках резолюций, прилагаемых к лицевой стороне первого листа документа.

Резолюции и сроки исполнения документов заносятся в СЭДО помощниками Руководителя путем создания контрольной карточки резолюции и заполнения в ней следующих полей:

1) автор;

2) исполнители;

3) текст;

4) дата выдачи;

5) срок исполнения;

6) отметка срочности.

Резолюциям, требующим исполнение, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения. В поле "Исполнители" первым указывается ответственный исполнитель.

82. Все последующие резолюции на документе не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.

Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным, с занесением резолюций в СЭДО.

83. Документы и резолюции на бумажном носителе доводятся до исполнителей в день рассмотрения документа руководителем или на следующий рабочий день. Срочные документы передаются работниками управления документооборота исполнителю незамедлительно.

Средствами СЭДО осуществляется автоматическое оповещение исполнителей, имеющих доступ к СЭДО, о наличии резолюции.

84. Исполнители, наделенные полномочиями по внесению изменений в сведения, содержащиеся в СЭДО, отражают ход исполнения резолюции в СЭДО.

85. Электронные документы и резолюции в форме электронных документов доводятся до исполнителей путем пересылки по СЭДО.

86. Оповещение исполнителей, зарегистрированных в СЭДО, о наличии резолюции производится автоматически. Исполнители или лица, наделенные соответствующими полномочиями, вносят информацию о ходе резолюции в СЭДО.

87. Зарегистрированные документы после исполнения списываются "в дело". Информация об исполнении документа заносится в СЭДО с внесением номера дела по номенклатуре дел Министерства, в котором будет находиться документ.

88. В случае изменения резолюции или в случае переадресации документов между структурными подразделениями Министерства указанная передача осуществляется через помощников Руководителя, при этом документы вторично не регистрируются.