Подраздел 18. Поисковая система по электронным документам

Подраздел 18. Поисковая система по электронным документам

154. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Министерстве используется поисковая система по документам. Поисковая система по документам создана в электронном виде в СЭДО.

155. В целях учета и поиска документов в СЭДО используются следующие обязательные сведения о документах:

1) адресант (автор);

2) адресат;

3) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

4) наименование вида документа;

5) дата документа;

6) регистрационный номер документа;

7) дата поступления документа;

8) регистрационный номер входящего документа;

9) ссылка на исходящий номер и дату документа;

10) наименование текста;

11) индекс дела;

12) сведения о переадресации документа;

13) количество листов основного документа;

14) количество приложений;

15) общее количество листов приложений;

16) указания по исполнению документа;

17) должность, фамилия и инициалы исполнителя;

18) отметка о конфиденциальности.

В СЭДО в зависимости от характера документа и задач использования информации могут включаться следующие дополнительные сведения:

1) ключевые слова;

2) содержание;

3) должностное лицо, поставившее документ на контроль;

4) промежуточные сроки исполнения;

5) перенос сроков исполнения;

6) срок хранения документа;

7) вид доставки документа (почтой, факсом и т.д.).

В СЭДО вводится текст распознанного документа для осуществления полнотекстового поиска.

156. Поисковые запросы в электронном виде осуществляются в СЭДО.