Подраздел 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Подраздел 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

36. Министерство принимает нормативные правовые акты в форме приказов и индивидуальные правовые акты в форме распоряжений по вопросам, отнесенным к его компетенции федеральным и областным законодательством.

Подготовку проектов правовых актов Министерства осуществляют структурные подразделения Министерства на основании поручений Руководителя, первого заместителя Министра финансов Омской области, заместителей Министра финансов Омской области, координирующих деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства, либо в инициативном порядке.

Подготовку проектов правовых актов Министерства по кадровым вопросам осуществляет управление документооборота или иные структурные подразделения Министерства на основании соответствующего поручения.

Подготовка проектов правовых актов Министерства осуществляется в соответствии с Правилами подготовки проектов правовых актов.

37. Правовые акты Министерства регистрируются работниками управления документооборота в СЭДО с внесением следующих основных реквизитов:

1) наименование вида правового акта;

2) дата и регистрационный номер правового акта;

3) наименование правового акта (заголовок);

4) фамилия, инициалы, должность лица, подписавшего правовой акт;

5) фамилия, инициалы, должность лица, контролирующего исполнение правового акта;

6) фамилия, инициалы, должность исполнителя, подготовившего правовой акт;

7) вложение (текст правового акта);

8) связанные документы.

Регистрационный номер приказа Министерства состоит из знака "N", порядкового номера.

Регистрационный номер распоряжения Министерства состоит из знака "N", порядкового номера, кода формы правового акта "-р".

При присвоении порядковых номеров правовым актам Министерства с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

38. Обеспечение качественной и своевременной подготовки проекта правового акта Министерства, его согласование с заинтересованными структурными подразделениями Министерства возлагается на исполнителя.

39. Направление копий приказов Министерства в прокуратуру Омской области осуществляет управление правовой работы департамента правовой и контрольной работы Министерства.

40. Проект правового акта Министерства подготавливается исполнителем в одном экземпляре.

41. Правовые акты Министерства регистрируются в управлении документооборота в журнале учета правовых актов Министерства. Приказы и распоряжения Министерства регистрируются отдельно.

42. После подписания правового акта Министерства в управлении документооборота ему присваивается регистрационный номер.

43. Правовые акты Министерства по вопросам трудовых отношений Министерства с работниками Министерства (далее - кадровые вопросы) регистрируются в управлении документооборота.

44. Оригиналы правовых актов по кадровым вопросам хранятся в управлении документооборота.

Копия правового акта по кадровым вопросам передается в казенное учреждение Омской области "Областной центр учета и казначейства" или (и) приобщается к личному делу работника Министерства в зависимости от содержания правового акта Министерства.

45. Распоряжения Министерства по основной деятельности Министерства и кадровым вопросам формируются в дела в зависимости от сроков хранения и обозначаются следующими кодами:

1) - р - по основной деятельности Министерства;

2) - р (лс) - по личному составу (прием, перемещение, поощрение, увольнение, присвоение классных чинов, изменение фамилии, премирование, различные выплаты, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения денежного содержания);

3) - ок - об очередных и учебных отпусках, командировках, днях по уходу за ребенком.

46. Протокол заседания комиссии, совета, рабочей или экспертной группы, созданных Министерством (далее - протокол), составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов (форма протокола приведена в приложении N 3 к Инструкции).

47. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой фиксируется только принятое по нему решение.

48. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

49. В вводной части протокола указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствовавших на заседании, а также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание).

Фамилии и инициалы присутствующих и приглашенных указываются в алфавитном порядке и оформляются по всей ширине строки. Если присутствующих более 15 человек, то в протоколе указывается их общее количество, например:

Присутствовали: 42 человека (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в хронологическом порядке, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, печатается от границы левого поля. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об").

50. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

51. Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов. В последнем случае в тексте делается отметка "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение) в тексте протокола печатается в редакции, принятой на совещании (заседании). При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

52. Текст краткого протокола состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего и секретаря, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, справа от наименования должностей инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает номера рассматриваемых вопросов в соответствии с повесткой дня и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру листа и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Датой протокола является дата заседания.

53. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

54. Номера постановлений (решений), принятых на совещаниях (заседаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

55. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения Министерства, готовившего рассмотрение вопроса.

56. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Копии протоколов и выписки из протоколов заверяются оттиском печати Министерства "Для документов".

57. Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.

58. Докладные записки подготавливаются в инициативном порядке либо по поручению руководителя структурного подразделения Министерства и подписываются первым заместителем Министра финансов Омской области, заместителями Министра финансов Омской области или руководителями структурных подразделений Министерства.

59. Внутренняя докладная записка имеет следующие реквизиты:

1) наименование структурного подразделения - автора документа;

2) вид документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

3) дата документа;

4) адресат;

5) наименование документа, кратко и точно отражающее его содержание;

6) текст документа;

7) подпись автора документа.

Внешняя докладная записка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты:

1) вид документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

2) дата документа;

3) место составления;

4) адресат;

5) наименование документа (печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и выравнивается по центру, если документ оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов);

6) текст документа;

7) подпись руководителя - автора документа.

Докладные записки в форме электронных документов подписываются с использованием ЭП автора документа.

60. Акт - это документ, составленный несколькими лицами или комиссией и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Акт оформляется на листах бумаги формата А4 с использованием гарнитур шрифта и размеров шрифта, установленных пунктом 22 Инструкции.

Текст акта может состоять из трех частей: вводной, констатирующей и заключительной.

Во вводной части указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом "Основание", после которого указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Далее перечисляются фамилии и инициалы составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы, результаты.

В заключительной части акта могут содержаться выводы, рекомендации или констатация фактов.

После текста указывается количество экземпляров акта и кому предоставлены подготовленные экземпляры.

Акт содержит следующие реквизиты:

1) Министерство (в случае необходимости - структурное подразделение Министерства);

2) вид документа;

3) дата акта;

4) место составления;

5) наименование документа;

6) гриф утверждения (при необходимости);

7) текст;

8) подписи;

9) оттиск печати (при необходимости).

61. Телеграмма Министерства (далее - телеграмма), форма которой предусмотрена в приложении N 6 к Инструкции, составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.

Отправка телеграмм осуществляется адресатам, находящимся на территории Российской Федерации и государств - участников Содружества Независимых Государств, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 мая 2022 года N 968 (далее - Правила оказания услуг телеграфной связи).

Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения и точного наименования адресата.

К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, прилагается перечень рассылки, завизированный исполнителем. В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ.

Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности, соответствующие требованиям Правил оказания услуг телеграфной связи:

1) отметка о категории телеграммы. На телеграмме при необходимости указывается категория "срочная" (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);

2) адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без наведения справок;

3) текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью. Телеграмма оформляется на русском языке и не должна содержать более двухсот слов;

4) подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму;

5) регистрационный номер и дата отправки телеграммы.

Проект телеграммы до представления ее на подпись руководителю визируется исполнителем на втором экземпляре в левом нижнем углу.

Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью Руководителя, первого заместителя Министра финансов Омской области, заместителей Министра финансов Омской области, формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел Министерства.

Поздравительные телеграммы направляются только за подписью Руководителя, первого заместителя Министра финансов Омской области, заместителей Министра финансов Омской области.

Информация, предназначенная для отправки в адрес государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, подключенных к СЭДО, направляется через СЭДО.

62. Телефонограмма Министерства (далее - телефонограмма), форма которой предусмотрена в приложении N 7 к Инструкции, применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления.

Телефонограммы за подписью Руководителя, первого заместителя Министра финансов Омской области, заместителей Министра финансов Омской области передаются и принимаются на их имя уполномоченными должностными лицами Министерства.

После сверки текста телефонограммы с принимающим ее лицом передающее лицо заполняет справочные реквизиты:

1) в графе "Принял" указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;

2) в графе "Передал" указываются должность, фамилия лица, передавшего телефонограмму, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

Полученная телефонограмма должна быть отпечатана и передана руководителю в возможно короткий срок.

63. Доверенность оформляется на представителя Министерства для подтверждения его полномочий перед третьими лицами на совершение сделок или других действий от имени Министерства.

Доверенность оформляется на бланке письма Министерства.

Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от текста доверенности.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

1) должность доверенного лица;

2) организация, в которой производятся действия по доверенности;

3) вид действия;

4) образец подписи лица, получившего доверенность (при необходимости);

5) заверение подлинности подписи (при необходимости);

6) срок действия доверенности. Доверенность оформляется в двух экземплярах.

Первый экземпляр (оригинал) выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя. Второй экземпляр с визами хранится в структурном подразделении работника, выступающего в качестве представителя Министерства.

Доверенности, выданные от имени Министерства, регистрируются как исходящий документ в отделе документооборота и имеют единую нумерацию в рамках календарного года.

В случае расторжения трудового договора (служебного контракта) с работником, указанным в доверенности в качестве представителя Министерства, до истечения срока действия доверенности оригинал доверенности подлежит возврату в управление документооборота.

64. Служебные записки готовятся:

1) как ответы о выполнении поручений;

2) как сопроводительные письма;

3) как ответы на запросы структурных подразделений;

4) как инициативные письма.

Сроки подготовки служебных записок устанавливаются резолюцией.

Тексты ответных служебных записок должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Служебные записки оформляются на бумажном носителе или в форме электронных документов.

При оформлении служебных записок не допускается использование оборотной стороны листа.

Текст служебной записки, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны. Служебная записка может иметь краткое наименование, которое раскрывает ее содержание. Если в служебной записке отражено несколько вопросов, то ее наименование может

быть сформулировано обобщенно. Точка в конце наименования не ставится.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица Министерства, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и иные сведения с соответствующей мотивацией или без нее.

Все подготовленные служебные записки должны быть оформлены и направлены на регистрацию в СЭДО.

Служебная внутренняя переписка осуществляется без использования бланков.

Проекты служебных записок, адресованных Руководителю, первому заместителю Министра финансов Омской области, заместителям Министра финансов Омской области, руководителям структурных подразделений Министерства, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера должны быть согласованы руководителями заинтересованных структурных подразделений Министерства, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования в работе) в структурные подразделения Министерства.

Согласование оформляется визой. Визирование и подписание служебных записок в форме электронных документов осуществляется с использованием ЭП визирующего и подписанта соответственно.

Все подготовленные служебные записки должны быть оформлены и направлены на регистрацию в СЭДО.