Подраздел 2. Оформление реквизитов документов

Подраздел 2. Оформление реквизитов документов

12. Реквизит "Герб Омской области" помещается на бланках, предусмотренных пунктом 9 Инструкции, в соответствии с требованиями, предусмотренными Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области", Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года N 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области".

13. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти Омской области" должен содержать наименование соответствующее законодательству.

Реквизит "Наименование структурного подразделения органа исполнительной власти" должен содержать наименование структурного подразделения органа исполнительной власти, соответствующее законодательству.

Реквизиты, указанные в настоящем пункте, печатаются прописными буквами и располагаются в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов.

14. В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Заместитель Председателя

Правительства Омской области,

Министр                           Личная подпись        Инициалы, фамилия

Если должностное лицо, реквизит подписи которого подготовлен на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документ с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей Кодексу о государственных должностях Омской области и государственной гражданской службе Омской области, Реестру должностей государственной гражданской службы Омской области, утвержденному Указом Губернатора Омской области от 2 марта 2004 года N 49, например:

Заместитель Председателя

Правительства Омской области,

Министр                           Личная подпись        Инициалы, фамилия

Первый заместитель

Министра финансов

Омской области                    Личная подпись        Инициалы, фамилия

Заместитель

Министра финансов

Омской области                    Личная подпись        Инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, подписи располагаются на одном уровне:

Заместитель                           Заместитель

Министра финансов                     Министра финансов

Омской области                        Омской области

Личная подпись    Инициалы, фамилия   Личная подпись    Инициалы, фамилия

15. Реквизит "Наименование вида документа" располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти", реквизита "Наименование структурного подразделения органа исполнительной власти" (в случаях указания реквизита) и печатается прописными буквами, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ.

Реквизит "Наименование вида документа" выделяется полужирным шрифтом. Данный реквизит не указывается в письмах Министерства.

16. В реквизите "Место составления (издания) документа" для документов Министерства местом составления (издания) документа указывается город Омск.

17. Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти" содержит почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты и др.).

Данный реквизит обязателен для бланка письма Министерства и располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти".

18. Реквизит "Адресат" применяется при адресации документов в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

При адресации документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                             Правительство Омской области

При адресации документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

                                            Министерство образования

                                            и науки Российской Федерации

                                            Департамент управления делами

                                            Начальнику отдела

                                            Фамилия, Инициалы

При адресации документа руководителю организации или его заместителю ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                                     Заместителю Министра

                                                     иностранных дел

                                                     Российской Федерации

                                                     Фамилия, Инициалы

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти Омской области.

При адресации письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                                Федеральное бюджетное

                                                учреждение "Всероссийский

                                                научно-исследовательский

                                                институт документоведения

                                                и архивного дела"

                                                Профсоюзная ул., д. 82,

                                                г. Москва, 117393

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа.

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                             Главам муниципальных районов

                                             Омской области

                                             (по списку)

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                            Иванову И.И.

                                            Маяковского ул., д. 44, кв. 7

                                            г. Омск, 644046

19. В реквизите "Дата документа" проставляется дата подписания (распорядительные документы, письма и др.), дата утверждения (план, положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.). Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 03.07.2013.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 3 июля 2013 г.

Подписанный ЭП электронный документ должен иметь метку времени - достоверную информацию о моменте подписания, которая присоединена к указанному электронному документу или иным образом связана с ним.

20. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел структурного подразделения исполнителя, информацией о корреспонденте и др.

21. Реквизит "Заголовок к тексту" составляется ко всем документам, за исключением, как правило, документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы). Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передающим содержание документа.

Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Заголовок к тексту пишется с прописной буквы, оформляется под реквизитами бланка и кавычками не выделяется, точка в конце не ставится. Наименование документа отделяется от текста одним - двумя межстрочными интервалами, занимает, как правило, до пяти строк, оформляется по ширине реквизита бланка центрованным способом.

Заголовок к тексту должен отвечать на вопросы "о чем?" или "о ком?", либо "чего?" или "кого?", например: "Об участии в международной конференции" или "Должностной регламент начальника отдела".

22. Реквизит "Текст документа" должен отвечать требованиям, предусмотренным Правилами подготовки проектов правовых актов, утвержденными Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 (далее - Правила подготовки проектов правовых актов), в случаях, указанных ими.

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть кратким, ясным, точным и логичным.

Использование в документе новых иностранных терминов и выражений допускается, если отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины и выражения или термины иностранного происхождения стали в русском языке общеупотребительными.

В тексте документа используются следующие формы изложения:

1) от первого лица множественного числа (например, "просим представить...", "направляем в Ваш адрес");

2) от первого лица единственного числа (например, "прошу выслать", "считаю необходимым");

3) от третьего лица единственного числа (например, "Министерство не возражает").

Если текст документа содержит ссылку на федеральный закон, то указываются его дата, номер и название, если иное не предусмотрено законодательством. В случае если текст документа содержит ссылку на иной правовой акт, то указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, наименование документа (если имеется).

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Графы, строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы, как правило, нумеруются, и на следующих страницах печатаются номера этих граф либо наименования граф, если нумерация граф отсутствует. Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом случае таблица оформляется приложением к документу.

Даты в тексте документа оформляются арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 03.07.2013.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 3 июля 2013 г., июль 2013 года.

При написании чисел используются словесный (например: четыре метра, пять листов), цифровой (например: 3000, 23500000) и словесно-цифровой (например: 50 тысяч, 150 млн) способы.

Словесно-цифровой способ применяется, как правило, для обозначения крупных круглых чисел.

При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные, применяются словесный и словесно-цифровой способы (например: трехдневный, 150-летие, 25-процентный).

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 25,4 процента, 46,2 квадратных метра, но 28,5 тысячи метров, 25 процентов.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (например, 80-е годы). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (например: начало XXI века). При написании подряд нескольких порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, наращение указывается только у последнего числительного (например: 8 - 10-е классы).

Римскими цифрами, как правило, обозначаются века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, спортивных состязаний (например, XX век, IV квартал, XII Олимпийские игры).

Употребляемые в тексте документа сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. В документах используются сокращения и прочие обозначения, предусмотренные Правилами подготовки проектов правовых актов.

Если в тексте документа в конце строки имеется предлог, который содержит менее трех букв (в частности, в, до, за, по, из, у, о, на, с и другие), то он переносится на новую строку.

При подготовке документов используется гарнитура шрифта, аналогичная гарнитуре шрифта Times New Roman, с размером шрифта N 13, 14.

Документы оформляются на белой бумаге плотностью не менее 80 г/кв. м формата А4 (210 х 297 мм), если иное не предусмотрено Инструкцией. Текст печатается шрифтом черного цвета машинописным способом или с применением электронно-вычислительной техники.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов размеров N 10, 11, 12.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Размеры полей документа должны быть: левое - от 2,75 до 3,5 см, правое - от 1,25 до 2,25 см, верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.

Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

При оформлении документов на бумажном носителе не допускается использование оборотной стороны листа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Текст документа не должен содержать исправлений, пометок и пятен. Текст документа должен быть отпечатан отчетливо и ровно.

Не допускается использование устройств для скрепления листов бумаги металлическими скобами, а также их сшивание.

23. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" включает дату документа и входящий регистрационный номер, на который должен быть дан ответ. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланков.

Например:

на N 6370-01/15 от 27.04.2013.

24. Реквизит "Отметка о приложении" в сопроводительных письмах оформляется под текстом письма от границы левого поля с отступом абзаца в соответствии с пунктом 22 Инструкции.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Исполнительный лист на 4 л. в 1 экз.

             2. Копия судебного решения на 7 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Минсельхоза России от 24.10.2013 N 13-65/2010

            и приложение к нему, всего на 4 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

На приложениях к правилам, инструкциям, планам, программам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом его листе в правом верхнем углу. При этом указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:

                                                           Приложение N 1

                                                           к распоряжению

                                                    Министерства финансов

                                                           Омской области

                                            от 24 января 2010 года N 44-р

25. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.

Внешнее согласование документа оформляется реквизитом "Гриф согласования документа", который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.

Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись должностного лица" следующим образом:

                                            СОГЛАСОВАНО

                                            Заместитель Председателя

                                            Правительства Омской области,

                                            Министр Личная подпись

                                            И.О. Фамилия Дата

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Визы в листе согласования включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

26. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, например:

                                      УТВЕРЖДАЮ

                                      Заместитель Председателя

                                      Правительства Омской области,

                                      Министр Личная подпись И.О. Фамилия

                                      Дата

При утверждении документа другим документом реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова "Утверждено" (без кавычек), которое согласовывается в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                            Утверждено

                                            протоколом заседания комиссии

                                            Министерства финансов

                                            Омской области

                                            от 25 октября 2010 года N 3

27. Согласование проекта документа осуществляется посредством реквизита "Виза". Документы, представляемые на подпись Губернатору Омской области, Председателю Правительства Омской области, первому заместителю Председателя Правительства Омской области визируются исполнителем (ответственным исполнителем), подготовившим проект документа в соответствии с законодательством и указаниями по исполнению документа. При этом визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии документа.

Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Министр финансов

Омской области

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

В документах, подлинники которых хранятся в государственном органе, органе местного самоуправления, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

В государственных органах, органах местного самоуправления, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме.

28. Реквизит "Печать" является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе, оформленном на бумажном носителе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

29. Заверенная копия документа изготавливается и выдается по письменному обращению заинтересованного лица с разрешения Руководителя.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом, оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слово "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, оттиск печати (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

"Копия верна"

Начальник управления государственной службы,

кадров и документооборота

Министерства Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии 15 л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Подлинники, дубликаты и копии электронного документа, полученные стандартными средствами, имеют одинаковую юридическую силу, если они сопровождаются действительной ЭП должностного лица, подписавшего электронный документ.

30. Реквизит "Отметка об электронной подписи" предназначен для отображения сведений о том, что документ был подписан ЭП должностного лица, с указанием информации о сертификате.

Реквизит используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью. Отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами в соответствии с установленными требованиями.

Например:

               +-----------------------------------------+

Первый         | Эмблема      ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН          |   И.О. Фамилия

заместитель    | Министерства ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ       |

Министра       | Сертификат 1а111ааа000000000011         |

               | Владелец Петров Петр Петрович           |

               | Действителен с 01.01.2017 по 31.12.2018 |

               +-----------------------------------------+

Свидетельствование соответствия электронного документа, текст которого распечатан на бумажном носителе, его подлиннику в электронной форме осуществляется штампом управления документооборота "Заверено с применением электронной подписи" с указанием даты, фамилии, инициалов и подписи сотрудника, создавшего копию.

31. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию или имя, отчество и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Фамилия И.О.

35-77-07

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя, структурного подразделения, телефонным кодом города.

Для реквизита "Отметка об исполнителе" используется гарнитура шрифта, аналогичная гарнитуре шрифта Times New Roman, с размером шрифта N 9.

32. Реквизит "Указания по исполнению документа" (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) на свободном от текста месте или на бланке резолюции (форма бланка резолюции приведена в приложении N 5 к Инструкции).

Резолюция включает фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись автора резолюции и дату, например:

И.О. Фамилия

Прошу рассмотреть

и внести предложения.

Срок до 31.01.2023

Подпись Дата

На документах, имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Подписание резолюции в форме электронного документа осуществляется с использованием ЭП автора резолюции.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа располагается реквизит "Отметка о контроле", который обозначают буквой "К", словом "Контроль" или проставлением штампа. Соответствующая отметка относится в регистрационно-контрольную карточку документа в СЭДО.

33. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующей о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, содержит краткие сведения об исполнении, слов "В дело", индекса дела по номенклатуре дел Министерства, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется должностным лицом, давшим поручение, или иными лицами, на которых в установленном порядке возложена указанная обязанность.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

34. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" проставляется на документах, содержащих информацию ограниченного распространения в виде пометки ДСП.

Необходимость проставления на документах пометки ДСП определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим документ.

Пометка ДСП и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу.

35. Реквизит "Отметка о поступлении документа" при поступлении документа в Министерство содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении электронных документов осуществляется автоматически путем создания метки времени при его поступлении в СЭДО.