Приложение И (рекомендуемое). Учет всех видов извещений

Приложение И
(рекомендуемое)

Учет всех видов извещений

И.1 Все оформленные ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР с приложениями, при их наличии, передают в СТД.

Одновременно в СТД передают подлинники, выпущенные в связи с заменой или добавлением листов изменяемых документов, а также вновь введенные или замененные подлинники.

И.2 При приемке в СТД подлинников извещений проверяют:

- наличие подписи нормоконтролера;

- наличие всех листов этих документов;

- наличие вновь выпущенных и замененных документов;

- пригодность их для хранения и тиражирования.

И.3 Все извещения, выпускаемые в данной организации, подлежат регистрации в книгах регистрации.

И.4 На основании ИИ вносят все связанные с ним изменения учетных данных в инвентарную книгу подлинников и карточки учета документов по ГОСТ 2.501.

И.5 Ведение книги регистрации извещений - в соответствии с И.5.1-И.5.6

И.5.1 Книга регистрации предназначена для регистрации извещений, и ее ведут в пределах организации в бумажной или электронной форме. При управлении изменениями средствами автоматизированной системы книга регистрации может формироваться как отчет по данным автоматизированной системы.

И.5.2 Книгу регистрации ведут по форме 5.

И.5.3 Книги регистрации извещений ведут, как правило, отдельно для конструкторских и технологических документов. Допускается вести общую книгу регистрации для конструкторских и технологических документов, если ведение отдельных книг нецелесообразно.

И.5.4 Для ИИ, ПИ и ПР следует вести отдельные книги. Регистрацию ДИ следует вести в одной книге с ИИ, регистрацию ДПИ в одной книге с ПИ.

И.5.5 Для документов, выпущенных данной организацией, и документов, полученных от других организаций, следует вести отдельные книги.

И.5.6 Правила заполнения граф книги регистрации приведены в таблице И.1.

Таблица И.1 - Правила заполнения граф книги регистрации

Наименование графы	Правила заполнения графы
"Дата"	Указывают дату поступления извещения в СТД
"Кем выпущен"	Указывают: - для извещения данной организации - код (номер) или краткое наименование подразделения, выпустившего его; - для извещений других организаций - код (номер) или краткое наименование подразделения, ответственного в данной организации за изготовление и учет изделий
"Сдано в СТД"	Проставляют подпись (в бумажной книге) или фамилию (в электронной книге) сотрудника СТД, принявшего извещение, и дату их получения
"Примечание"	Приводят различные отметки, например: для срочного ИИ - время принятия ИИ в СТД, для ПИ - ссылку на обозначение ИИ, которым аннулировано ПИ, и т.д. В данной графе для ИИ и ПИ указывают, что оно действует соответственно с ДИ и ДПИ
"Номер изменения"	Заполняют аналогично соответствующим графам по приложению А
"Код изменения"
"Срок изменения"
Остальные	Заполняют в соответствии с их наименованиями

И.6 Лист учета ИИ выполняют в соответствии с И.6.1-И.6.3.

И.6.1 Лист учета ИИ (далее - лист учета) предназначается для учета рассылки копий ИИ внешним абонентам документов, изменяемых по данному ИИ, и подразделениям данной организации, а также для учета проведения изменений по ИИ в данной организации.

И.6.2 Лист учета выполняют по форме 6 и заполняют на основании ИИ и карточек учета документов и абонентских карточек по ГОСТ 2.501 или карточек учета применяемости документации по ГОСТ 3.1201. При управлении изменениями средствами автоматизированной системы лист учета допускается формировать как отчет по данным автоматизированной системы.

И.6.3 Правила заполнения граф листа учета приведены в таблице И.2.

И.7 Допускается объединять данные по листу учета и книге регистрации извещений в автоматизированной системе.

Таблица И.2 - Правила заполнения граф листа учета

Наименование графы	Правила заполнения графы
Заголовок *	Указывают обозначение ИИ и обозначение изменяемого документа. При нехватке места для перечисления всех изменяемых по данному ИИ документов допускается их все не перечислять, а взамен приводить запись, например: "Согласно И" или "В соответствии с ИИ"
"Местонахождение" *	Указывают абонентов копий документов
"Кол. экз." *	Указывают количество копий документов, числящихся за абонентом
"" *	Проставляют подпись (в бумажной форме листа учета) или фамилию (в электронной форме листа учета) сотрудника подразделения, получившего ИИ, или сотрудника СТД, составившего опись, и дату
"Номер и дата описи"	Указывают порядковые номера описей и даты их составления
"Исправлено"	Проставляют подпись (в бумажной форме листа учета) или фамилию (в электронной форме листа учета) лица, производившего изменения (замену, исправление, аннулирование) копий документов в данной организации в соответствии с ИИ, и дату изменения
* Подпись сотрудника СТД, заполнившего заголовок и графы "Местонахождение", "Кол. экз.", и дату заполнения проставляют только в бумажной форме листа учета ниже сделанных при этом записей.

Книга регистрации извещений, предварительных извещений и предложений об изменении

Форма 5

Примечание - Форма книги регистрации и размеры граф могут быть уточнены организацией, ведущей учет изменений.

Лист учета извещения об изменении и предварительного извещения об изменении

Форма 6

Примечание - Форма листа учета и размеры граф могут быть уточнены организацией, ведущей учет изменений.