Приложение А (рекомендуемое). Форма и правила заполнения извещения об изменении

Приложение А
(рекомендуемое)

Форма и правила заполнения извещения об изменении

А.1 ИИ выполняют по формам 1 и 1а (вариант 1) или 2 и 2а (вариант 2) на листах формата А4, A3 по ГОСТ 2.301 с вертикальным или горизонтальным расположением листа.

Примечание - Оба варианта являются равнозначными. Использование форм устанавливается стандартами организации. Вариант 2 рекомендуется при использовании автоматизированных систем электронного документооборота.

Допускается последующие листы ИИ выполнять на любых форматах в соответствии с ГОСТ 2.301.

Первый (заглавный) лист извещения об изменении

Форма 1

Примечание - Пунктирную линию, показывающую разбивку граф "Дата выпуска", "Срок изм.", "Указание о заделе" и графы "Указание о внедрении", выполняют сплошной, если такая разбивка нужна, или не выполняют, если такая разбивка не требуется (подробное описание этих случаев приведено в описании граф в таблице А.1).

Последующие листы извещения об изменении

Форма 1а

Форма 2

Последующие листы извещения об изменении

Форма 2а

А.2 Назначение граф ИИ, правила их заполнения и дополнительные пояснения приведены в таблице А.1.

Таблица А.1 - Назначение и правила заполнения граф ИИ

Номер графы	Назначение графы	Пояснения по заполнению
1	Наименование или код организации, выпускающей извещение	-
1а	Номер или краткое наименование подразделения организации, выпускающей извещение	-
2	Обозначение извещения	-
3	Обозначение изменяемого документа	При количестве изменяемых документов более одного в графе приводят запись по типу "См. ниже", при этом изменяемые документы перечисляют в графе 18
4	Дата сдачи извещения в СТД	Рекомендуется возлагать заполнение графы на СТД
4а	Аналогично графе 4	Графу заполняют только в ПР, подлежащем переоформлению в ИИ. В остальных случаях графу "Дата выпуска" на 4 и 4а не разделяют (заполняют только для формы 1)
5	Дата (при необходимости время суток), до наступления которой должны быть внесены изменения в документы или документы должны быть аннулированы, а также отосланы копии извещения внешним абонентам	Дату определяют требуемыми сроками внесения изменений в документы, находящиеся в обращении в организации, и отсылки извещения другим организациям, при этом учитывают сроки внесения изменений в производство и сроки прохождения извещений
5а	Аналогично графе 5	Графу заполняют только в ПР, подлежащем переоформлению в ИИ. В остальных случаях графу "Срок изм." на 5 и 5а не разделяют (заполняют только для формы 1)
6	Обозначение ПИ, ДПИ или ПР	Не заполняют или ставят прочерк; графа предназначена для ПИ, ДПИ, ПР - см. приложения Д, Е, Ж (заполняют только для формы 1 и 1а)
7	Срок действия ПИ	Не заполняют или ставят прочерк; графа предназначена только для ПИ и ДПИ - см. приложение Д и Е
8	Порядковый номер листа извещения	Если извещение состоит из одного листа, графу допускается не заполнять или ставить прочерк
9	Общее количество листов извещения	-
10	Наименование причины изменения	Указывают непосредственную причину проводимого изменения. Рекомендуемый минимальный перечень причин изменения приведен в таблице А.2
11	Код причины изменения	Рекомендуемый минимальный перечень кодов причин изменения приведен в таблице А.2. Допускается код причины изменения не указывать (например, если эти сведения в дальнейшем не используются), в этом случае в графе ставят прочерк
12	Указания по использованию задела изменяемых изделий (в том числе запасных частей)	Под заделом изменяемых изделий, указываемых в данной графе, понимают все полностью или частично изготовленные, но не реализованные изделия, выполненные по документам до внесения в них изменений по данному извещению. В графе дают указания, например: - "Не отражается" - если изменения не отражаются на конструкции изделия и не влияют на использование задела; - "Не использовать" - при недопустимости использования или невозможности доработки задела; - "Использовать" или "Использовать на пять комплектов" и другие указания по использованию задела - при использовании задела без учета вносимых изменений; - "Доработать", "Использовать с дополнительным сверлением ..." и т.п. - если задел может быть использован с дополнительной доработкой (при этом приводят указания по доработке); - "Изменение в заделе учтено" или "Задела нет" - если известно, что задел изделий изготовлен с учетом проводимого изменения или задел отсутствует; - "Доработать: в АБВГ - с третьего комплекта; в ЕЖЗК - с первого комплекта; в АКЛМ - задел использовать" - если указания о заделе различны для разных организаций или производственных подразделений; - "Задел доработать согласно эскизу" - если для доработки задела выполнен отдельный эскиз. Если указания по доработке задела требуется отразить подробно (с приведением эскизов и технических данных), то соответствующие сведения допускается приводить в графе 18 или путем выпуска отдельных документов (например, директивные технические указания, служебные записки и др.) на доработку с приведением ссылок на них в ИИ
12а	Аналогично графе 12	Графу заполняют только в ПР, подлежащем переоформлению в ИИ (см. приложение Д). В остальных случаях графу "Указание о заделе" на 12 и 12а не разделяют (заполняют только для формы 1)
13	Заводские номера изделий, номера серий, заказов или дата внедрения изменений в производство	В графе дают указания, например: - "Организации АБВГ внедрить в производство с изделия 007. В остальных организациях - по получению ИИ" - если изделие изготавливают одновременно в нескольких организациях; - "Срок внедрения изменений в производство устанавливает организация" - если организация, выпускающая ИИ, не может установить наличия и состояния задела изделий, технологической оснастки и другие производственные условия в других организациях, изготавливающих данное изделие; - при наличии в организации графика технологической подготовки производства (ТПП) в графе дают ссылку на этот график, например: "По графику ТПП". - "После выработки имеющегося задела" - если объем имеющегося задела не позволяет заранее определить номер изделия для внедрения изменения или срок его выработки. При необходимости внесения изменений в копии эксплуатационных документов, находящихся у заказчика (потребителя) (в соответствии с ГОСТ 2.603), в графе указывают "Требуется выпустить бюллетень", а при необходимости создания страхового фонда документов - "Документы требуется микрофильмировать". При отсутствии указаний о внедрении в графе ставят прочерк. Допускаются другие указания о внедрении, устанавливаемые стандартом организации
13а	Аналогично графе 13	Графу заполняют только в ПР, подлежащем переоформлению в ИИ (см. приложение Д). В остальных случаях графу "Указание о внедрении" на 13 и 13а не разделяют (заполняют только для формы 1)
14	Обозначения документов, в которых применяются изменяемые документы	Данные о применяемости приведены: - для конструкторских документов - в карточке учета по ГОСТ 2.501; - технологических документов - в карточке учета применяемости по ГОСТ 3.1201. Если изменения не относятся к документам, в которых применяется изменяемый документ (например, в случае изменения массы изделия), то в графе делают запись "На применяемости не отражается"
15	Наименования абонентов, которым следует направлять ИИ	-
16	Количество листов приложений (для документов в бумажной форме) или обозначение и обозначение версии изменяемого документа (для документов в электронной форме)	Указывают количество листов приложений, содержащих, например, копии изменяемых документов с внесенными в них изменениями, необходимые расчеты и пояснения, подтверждающие целесообразность вносимых изменений и т.п. При отсутствии приложений в графе ставят прочерк
17 *	Очередной порядковый номер изменения	Указывается очередной порядковый номер изменения изменяемого документа. Для ДИ, ПИ, ДПИ, ПР в графе ставят прочерк. При оформлении ИИ на несколько документов заполняется по образцу:
18 *	Содержание изменения	а) в графе указывают содержание изменяемого участка (графического, текстового и т.д.) в том виде и масштабе, в котором он должен быть после внесения изменений в подлинник документа; б) при выпуске ИИ на несколько документов содержание изменения по каждому документу отделяют горизонтальной линией; в) при возможности неоднозначного понимания изменения, внесении изменений в подлинники подчисткой (смывкой) приводят содержание изменяемого участка документа до и после внесения изменений с указаниями над ними "Имеется" и "Должно быть"; г) при изменении буквенных и цифровых данных (маркировки проводов, буквенных и позиционных обозначений элементов на схемах, табличных данных и пр.) приводят изменяемые данные и новые данные, например:

		При необходимости указания конкретного способа внесения изменения в подлинник соответствующую надпись приводят над изменяемым участком; д) при аннулировании документа в графе приводят соответствующее указание, например: "АБВГ.ХХХХХХ.018 аннулировать". В графе 17 при этом ставят прочерк. Если взамен аннулированного документа следует пользоваться документом с другим обозначением, то указание об аннулировании дополняют примечанием, например: "Примечание - Заменен документом АБВГ.ХХХХХХ.019"; е) при замене документа новым с тем же обозначением (в том числе путем выпуска альтернативного представления по ГОСТ Р 2.531) в графе приводят соответствующее указание, например: "АБВГ.ХХХХХХ.123 заменить". При этом рекомендуется в примечании привести краткий перечень изменений, например: "Примечание - 3 отв. 20 изменены на 3 отв. 19Н12, введены 2 отв. 15Н12", "Изменена форма представления", "Изменен формат данных"; ж) если в связи с выпуском ИИ выпущены новые и/или применены ранее разработанные документы, то после содержания изменения дают соответствующие примечания, например: "Примечания 1 Выпущены документы АБВГ.ХХХХХХ.171 и АБВГ.ХХХХХХ.186-22. 2 Применен документ АБВГ.ХХХХХХ.336". При введении в изделие сборочной единицы, комплекта или комплекса в примечании дают ссылку только на вновь выпущенную или вновь примененную спецификацию вводимого изделия без перечисления входящих в нее документов. Для улучшения ориентации допускается приводить содержание (графическое или текстовое) участков, смежных с изменяемой частью документа; и) допускаются следующие упрощения: 1) при условии однозначного понимания изменения указание об изменении размеров оформляют без изображения, например:
		2) вместо изображений исключаемого вида, разреза или сечения дают соответствующие текстовые указания, например: "Разрез А-А перечеркнуть", "Вид Б перечеркнуть", "Вид справа перечеркнуть"; 3) текст пункта, полностью исключаемого из технических требований, на чертеже документа или текстового документа, имеющего нумерацию пунктов, не повторяют, а в графе дают соответствующую запись, например: "Пункт 5 вычеркнуть". При этом допускается не перенумеровывать последующие пункты; 4) при изменении части текста не приводят предыдущий и последующий тексты, заменяя их многоточием, например:
		к) одинаковые изменения, повторяющиеся в одном документе на одном или нескольких листах, указывают один раз с соответствующими пояснениями, например:
		л) в случае, когда копии ИИ не рассылают другим организациям, допускается вместо изложения содержания изменения ИИ прилагать к нему копию изменяемого документа с внесенными в нее изменениями, при этом не следует использовать копии, в которые вручную были внесены изменения по ранее выпущенным ИИ. На прилагаемой к ИИ копии в ее правой верхней части делают надпись, например: "Приложение к АБВГ.38-2004"; м) допускается при присвоении комплекту документов очередной литеры указывать обозначение, например, спецификации изделия без перечисления обозначения всех спецификаций составных частей данного изделия и входящих в них документов по примеру: "В полный комплект документов на изделие АБВГ.ХХХХХХ.375 в графе "Лит." основной надписи проставить литеру "О 1". В этом случае во всех изменяемых документах в таблице изменений указывают очередной порядковый номер изменения. Внесение изменений должно быть произведено в зависимости от формы представления документа способами, определенными в 5.2 или 5.3; н) в графе допускается приводить значение других граф, если в этих графах недостаточно места для размещения необходимой информации (в этом случае в исходной графе ставят прочерк или приводят запись "См. ниже", "См. лист ...", "См. таблицу ..." и т.п.); п) при наличии приложений (расчетов, обоснований, проектов документов), касающихся изменений, в графе приводят запись "С учетом приложений (обозначение документов или проектов документов) на .... листах"; р) в графе допускается приводить иные справочные сведения, связанные с проводимым изменением и изменяемыми документами
19-22	Выполняемая функция (должность) лиц, подписывающих извещение, их фамилии, подписи и дата подписания	а) при согласовании извещения письмом, телеграммой, факсом и др. в графах указывают: 1) должность согласующего лица, 2) фамилию согласующего лица, 3) исходящий номер письма (телеграммы, факса) о согласовании, 4) дату согласования; б) для размещения согласующих и утверждающих подписей к ИИ допускается составлять титульный лист. При этом титульный лист является первым листом, и его включают в общее число листов извещения. Для конструкторской документации титульный лист составляют по ГОСТ Р 2.105, при этом: 1) поле 1 заполняют по ГОСТ Р 2.105, 2) в поле 3 приводят: в левой части - должность и подпись лица, с которым согласовано ИИ от организаций заказчика (потребителя), в правой части - должность и подпись лица, утвердившего ИИ от организации-разработчика (изготовителя). Справа от каждой подписи проставляют инициалы и фамилию лица, подписавшего документ и дату его подписания, 3) в поле 5 приводят обозначения ИИ и изменяемого документа, например: "Извещение АБВГ.41-2004ИИ об изменении АБВГ.ХХХХХХ.001ТУ" (в данном поле также допускается указывать порядковый номер изменения документа и его наименование), 4) если ИИ подлежит согласованию с несколькими должностными лицами, то их подписи размещают либо в левой части поля 3 (одна подпись под другой), либо в левой части поля 6, 5) подписи разработчиков размещают в правой части поля 6, 6) поля 2, 4 и 7 не заполняют. Если часть подписей разработчиков и лиц, с которыми должно быть согласовано ИИ не размещается на первом листе, то их можно перенести на второй лист, при этом в правом углу второго листа делают надпись, например: "Продолжение титульного листа извещения АБВГ.41-2004ИИ". Для технологической документации титульный лист составляют по ГОСТ 3.1105, при этом поля 1-4 заполняют аналогично полям 1, 3, 5, 6 титульного листа для конструкторской документации. Поля 5, 6 и основные надписи не заполняют
23	Подпись лица, внесшего изменения в документы	Заполняется только для ИИ. Рекомендуется возлагать заполнение графы на СТД
24	Дата внесения изменения в документы	Заполняется только для ИИ. Рекомендуется возлагать заполнение графы на СТД
* При внесении изменений в документы, содержащие текст, разбитый на графы, в целях оптимизации изложения изменений допускается взамен граф 17 и 18 применять таблицы или блоки информации с соответствующей логически расположенной указательной информацией, например: - "Изм."; - "Обозначение"; - "Лист"; - "Строка"; - "Графа". При изменении документов, имеющих структурирование информации (разметка в виде граф и блоков информации) и/или кодирование, допускается применять структуру изложения информации и служебные символы, принятые в организации.

Таблица А.2 - Коды причин изменений

Причина изменения	Код причины изменения
Введение улучшений и усовершенствований:
- конструктивных	01
- технологических	02
- в результате стандартизации и унификации	03
Внедрение и изменение стандартов и технических условий	04
По результатам испытаний	05
Отработка документов с изменением литеры	06
Устранение ошибок	07
Улучшение качества	08
Требования заказчика (представительства заказчика)	09
Изменение схемы	10
Улучшение электрического монтажа	11
Изменение средств технологического оснащения	12
Изменение условий труда	13
Введение новых технологических процессов (операций)	14
Замена исходной заготовки	15
Изменение норм расхода материалов	16
Примечание - В стандарте организации допускается определять другие причины изменения и их коды.