Приложение Д (рекомендуемое). Правила выполнения предварительного извещения об изменении

Приложение Д
(рекомендуемое)

Правила
выполнения предварительного извещения об изменении

Д.1 ПИ выполняют на формах 1, 1а или 2, 2а (см. приложение А) и составляют на один документ.

Д.2 ПИ действует в производстве до окончания срока действия ПИ или его аннулирования.

Д.3 На один документ в организации допускается одновременное действие не более четырех ПИ. Если требуется выпуск более четырех ПИ, то рекомендуется все изменения по ПИ объединить в новом ПИ с одновременным аннулированием предыдущих ПИ.

Д.4 Обозначение ПИ присваивается в соответствии с 6.1. с добавлением кода "ПИ".

Д.5 Правила заполнения граф ПИ приведены в таблице Д.1.

Таблица Д.1 - Правила заполнения граф ПИ

Номер графы	Правила заполнения графы
2	Обозначение ПИ (только для формы 2 и 2а)
5	Дата, до наступления которой должна быть осуществлена соответствующая запись в копиях или изменены копии
6	Обозначение ПИ (только для формы 1 и 1а)
7	Дата, до которой действует ПИ. Предельные сроки действия ПИ определяются стандартами организации, но не могут превышать шесть месяцев
17, 23, 24	Не заполняют или ставят прочерк
Остальные	Заполняют в соответствии с правилами, указанными в таблице А.1

Примечания

1 При наступлении даты, указанной в графе 7, если ПИ не было ранее аннулировано, действие ПИ прекращается.

2 Наступление даты, указанной в графе 7 (независимо от того, было ли ПИ аннулировано), не подразумевает невозможность дальнейшего применения задела в производстве (или использования продукции в эксплуатации), изготовленного с учетом данного ПИ в период его действия и в рамках указания о его внедрении; при необходимости, указания о таком заделе или доработке такой продукции могут быть приведены в отдельных извещениях или бюллетенях.

Д.6 Изменения по ПИ в копии документов, находящиеся в производстве, должны быть внесены способами, идентичными указанным в 5.2 и 5.3. К копии КД рекомендуется прикладывать действующие ПИ.

Д.7 На находящихся в производстве копиях документа, к которому выпущено ПИ, на свободном поле с правой стороны делают запись или проставляют штамп со ссылкой на ПИ, например "Действителен с АБВГ.58-2004ПИ", с подписью лица, сделавшего эту запись, и указывают дату записи. В электронном документе ссылку на действующие ПИ приводят в РЧ.

Для электронных документов рекомендуется включать действующие ПИ в состав файла электронной копии документа перед содержательной частью КД. В этом случае ссылку на ПИ в электронном документе допускается не указывать.

Д.8 При аннулировании ПИ или окончании срока действия ПИ копии документов, которые действовали с ПИ, должны заменяться на новые копии документов, изготовленных с подлинников или дубликатов без учета изменений, внесенных по действовавшим ПИ.

Д.9 Аннулирование ПИ осуществляют выпуском нового ПИ.

Д.10 Если организация - держатель копии КД считает, что изменения, внесенные в копию по ПИ, целесообразно учесть в подлиннике КД, то она оформляет ПР и направляет его организации - держателю подлинника для рассмотрения возможности внесения предлагаемых изменений в КД.

Д.11 При выпуске ИИ все действующие ПИ на КД аннулируются. При необходимости продолжения использования в производстве копий КД, измененных по ПИ, взамен действующих ПИ должны быть оформлены новые ПИ, учитывающие проведенные по ИИ изменения в КД.