Раздел 3. Порядок формирования реестра процессов управления

Раздел 3. Порядок формирования реестра процессов управления

3.1. Формирование реестра процессов предполагает подготовку реестра процессов ответственными лицами отделов управления (далее - уполномоченные лица) в соответствии с требованиями, установленными настоящим Порядком.

3.2. Уполномоченные лица:

1) организуют в управлении работу по ведению реестра процессов;

2) осуществляют проверку содержания включаемых в реестр процессов управления сведений об осуществляемых функциях (оказываемых услугах, предоставляемых сервисах) на предмет их соответствия требованиям настоящего Порядка;

3) обеспечивают формирование, изменение и исключение сведений об осуществляемых функциях (оказываемых услугах, предоставляемых сервисах) из реестра процессов управления;

4) проводят мониторинг и анализ сведений, размещенных в реестре процессов управления.

3.3. Подготовка информации (сведений), подлежащей включению в реестр процессов, осуществляется отделами управления, которые непосредственно осуществляют (оказывают, предоставляют) соответствующие функции (услуги, сервисы).

В случае если в осуществлении функции (оказании услуги, предоставлении сервиса) участвует несколько отделов управления, то сведения о такой функции (услуге, сервисе) для включения в реестр управления подают уполномоченным лицам отдела, который предоставляет клиентам итоговый результат функции (услуги, сервиса).

3.4. Реестр процессов представляет собой перечень функций (услуг, сервисов), которые делятся на процессы, осуществляемые управлением и имеющие ценность для клиента.

Типовая форма реестра процессов представлена в приложении 1 к настоящему Порядку.

3.5. Включению в реестр процессов управления подлежат:

1) все функции (услуги и сервисы), которые осуществляются (оказываются, предоставляются) в управлении, в отношении которых оно является исполнителем, непосредственно осуществляет функции, оказывает услуги и предоставляет сервисы, в том числе:

которые прошли процедуру реинжиниринга;

реинжиниринг которых не планируется в ближайшее время;

реинжиниринг которых уже запланирован или идет в настоящий момент;

по которым имеется высокий уровень удовлетворенности;

которые не востребованы;

2) функции (услуги, сервисы), если хотя бы один из процессов данной функции (услуги, сервиса) выполняется совместно двумя или более управлениями области либо подведомственными организациями (межведомственные процессы).

3.6. Не подлежат включению в реестр процессов функции (услуги, сервисы), в отношении которых управление является только координатором, устанавливающим правила осуществления функции (оказания услуги, предоставления сервиса) и самостоятельно их не осуществляет (не оказывает, не предоставляет).

3.7. С учетом возложенных на управление полномочий и функций реестр процессов управления должен содержать сведения по следующим группам процессов:

1) предоставление государственных услуг, иных услуг;

2) предоставление мер государственной поддержки;

3) рассмотрение обращений и запросов;

4) обеспечение доступа к информации о деятельности исполнительного органа области;

5) организация отношений с внутренним клиентом (сотрудником);

6) иные функции, услуги, сервисы.

3.8. По всем функциям (услугам, сервисам) управления необходимо последовательно описать порядок их осуществления (оказания, предоставления) (процессы).

Каждый процесс должен иметь свой уникальный идентификатор.

Рекомендуется использовать цифровые обозначения в соответствии с последовательностью их внесения в реестр процессов.

При формулировании наименований процессов, а также их группировке используются формулировки, приведенные в Перечне типовых процессов функций (услуг, сервисов) согласно приложению 2 к настоящему Порядку (далее - Перечень).

При необходимости формулировки, приведенные в Перечне, могут быть задействованы из различных групп процессов, указанных в Перечне.

3.9. Функции (услуги, сервисы) при необходимости могут объединяться в жизненные ситуации.

3.10. Все процессы, внесенные в реестр процессов, подлежат исследованию и принятию решения об их реинжиниринге.

Фиксация статуса процесса позволяет контролировать внедрение принципов клиентоцентричности в управлении.

Для процессов рекомендуется использовать следующие статусы (статусы реинжиниринга):

1) в очереди на исследование;

2) идет исследование;

3) в очереди на реинжиниринг;

4) проходит реинжиниринг;

5) прошел реинжиниринг;

6) реинжиниринг не проходил.

3.11. Определяя лицо, ответственное за процесс, необходимо учитывать положения абзаца первого пункта 3.10 настоящего Порядка. Рекомендуется установить ответственным начальника отдела управления (лицо, исполняющее его обязанности), обладающего достаточными полномочиями для проведения реинжиниринга процесса.

3.12. При определении клиента, в отношении которого осуществляются функции (оказываются услуги, предоставляются сервисы), необходимо определить образ конечного получателя результата осуществления (оказания, предоставления) соответствующей функции (услуги, сервиса). Уровень конкретизации остается на усмотрение управления.

3.13. Определяя данные на входе, необходимо указать, получение каких сведений и (или) документов требуется для начала процесса. Это может быть, как какой-либо результат предыдущего процесса, так и данные от клиента или данные от информационной системы.

3.14. Фиксируя результат на выходе, предлагается указать, какой результат получается при завершении процесса. Результатом могут быть как сведения или документ (например, справка), так и, например, внесение записи в реестр процессов управления.

3.15. Установление связи определенного процесса с другими процессами позволяет визуализировать зависимость процессов друг от друга и спрогнозировать взаимный результат влияния реинжиниринга зависимого процесса на рассматриваемый процесс.

Рекомендуется указать идентификатор процессов, которые связаны с указанным процессом.

Также может быть отражен тип связи процессов (предшествующий или последующий).

3.16. Заполнение информации о виде процесса (цифровой или не цифровой) позволяет акцентировать внимание на рассмотрении возможности цифровизации услуги по результатам реинжиниринга процесса.

3.17. При осуществлении функции (оказании услуги, предоставлении сервиса) в электронном виде необходимо указать, в какой точке (Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций), официальный сайт в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет") они доступны.