Приложение N 1. Порядок формирования и ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов в Департаменте внутренней политики города Севастополя

Приложение N 1

УТВЕРЖДЕН
приказом Департамента
внутренней политики
города Севастополя
от 22.12.2023 N 65-П/ОД

Порядок формирования и ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов в Департаменте внутренней политики города Севастополя

I. Общие положения

1. Порядок формирования и ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов в Департаменте внутренней политики города Севастополь (далее - Порядок, Департамент) разработан в целях:

- формирования полной и актуальной базы знаний, содержащей информацию о деятельности Департамента;

- выявления межведомственных и внутриведомственных процессов;

- создания основы для внедрения принципов и стандартов клиентоцентричности;

- рассмотрения и оптимизации деятельности Департамента на предмет соответствия данной деятельности принципам и стандартам клиентоцентричности;

- повышения эффективности деятельности Департамента.

2. Составление Реестра межведомственных и внутриведомственных процессов Департамента необходимо для их дальнейшего реинжиниринга в соответствии с принципами и стандартами клиентоцентричности, проведения оценки уровня внедрения клиентоцентричности в Департаменте.

3. Настоящий Порядок разработан на основании Методических рекомендаций по разработке Порядка ведения реестра процессов, утвержденных протоколом заседания межведомственной рабочей группы по внедрению клиентоцентричности в государственное управление от 20.10.2023 N 120-АХ.

II. Термины и определения

1. Принципы и стандарты клиентоцентричности - принципы и требования, определенные Декларацией ценностей клиентоцентричности, стандартами "Государство для людей", "Государство для бизнеса" и "Стандартом для внутреннего клиента".

2. Клиентоцентричность - качество деятельности, характеризующееся постоянным изучением и удовлетворением законных и справедливых потребностей клиента.

3. Клиент - человек, который может взаимодействовать с государством в различных статусах:

а) как внешний клиент - гражданин (а также иностранец или лицо без гражданства) или представитель бизнеса (коммерческой или некоммерческой организации), индивидуальный предприниматель или самозанятый;

б) как внутренний клиент государственный служащий, представляющий публичную власть в отношениях с внешними клиентами (гражданами и бизнесом), а также участвующий в межведомственном взаимодействии.

4. Реестр процессов совокупность всех взаимосвязанных и (или) взаимодействующих процессов, идентифицированных в Департаменте, представленная в виде справочника.

5. Типовой перечень процессов - перечень процессов, составленный в соответствии с Методическими рекомендациями по формированию реестра процессов, одобренными протоколом заседания межведомственной рабочей группы по внедрению клиентоцентричности в государственное управление от 06.07.2023 N 66-АХ, шаблоном Реестра межведомственных и внутриведомственных процессов и перечня типовых процессов, разработанными Автономной некоммерческой организацией "Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации", содержащий процессы, которые потенциально могут осуществляться в исполнительных органах города Севастополя и имеют ценность для конечного клиента.

6. Держатель Реестра процессов - ответственные лица, которые обеспечивают поддержание Реестра процессов в актуальном состоянии и доступ к нему всех заинтересованных лиц.

7. Сервисы - предоставляемые клиенту цифровыми системами органов власти и уполномоченных организаций услуги, а также возможности информационного взаимодействия в рамках иных видов процессов, включая предоставление мер поддержки, установление обязательных требований и иных процессов.

8. Жизненная ситуация - наличие или наступление обстоятельств, влекущих для клиента возможность или необходимость взаимодействовать с Департаментом в целях получения услуг и сервисов.

9. Процессный подход - подход к организации и управлению деятельностью Департамента, в соответствии с которым деятельность осознается и управляется как система взаимосвязанных процессов.

10. Процесс - совокупность взаимосвязанных действий и процедур, направленных на предоставление государственных услуг или исполнение государственных функций.

11. Внутриведомственный процесс - процесс, в котором участвует несколько подразделений Департамента.

12. Межведомственный процесс - процесс, в выполнении которого принимают участие сотрудники нескольких исполнительных органов города Севастополя.

13. Ответственные за процесс - должностные лица, ответственные за достижение результата процесса, выполнение показателей процесса и дальнейшее улучшение процесса.

14. Версия процесса отображает уровень зрелости внедрения и применения стандартов клиентоцентричности конкретного процесса в соответствии с его текущим состоянием.

15. Реинжиниринг - деятельность, основанная на методологии и технологиях, направленная на реформирование, проектирование или перепроектирование услуг и сервисов в целях оптимизации деятельности Департамента, для обеспечения соответствия предоставляемых услуг и сервисов требованиям Стандартов клиентоцентричности.

16. Ценность - это степень, в которой продукт или соответствующая услуга/функция соответствует потребностям, ожиданиям и требованиям конечного клиента, а также приносит пользу и удовлетворение.

III. Формирование и ведение реестра межведомственных и внутриведомственных процессов

1. Формирование реестра межведомственных и внутриведомственных процессов (далее - Реестр процессов) осуществляется на основании функциональных обязанностей Департамента, определенных в Положении о Департаменте, утвержденном постановлением Правительства Севастополя от 31.10.2020 N 567-ПП (далее - Положение о Департаменте).

2. Ответственные за формирование Реестра процессов в Департаменте:

а) организовывают формирование Реестра процессов;

б) осуществляют проверку содержания сведений о процессах, включенных в Реестр процессов;

в) обеспечивают формирование, изменение и исключение сведений о процессах в Реестре процессов;

г) обеспечивают контроль над своевременной актуализацией Реестра процессов путем внесения новых сведений о процессах.

3. Реестр процессов формируется в соответствии с Методическими рекомендациями по формированию реестра процессов, одобренными протоколом заседания межведомственной рабочей группы по внедрению клиентоцентричности в государственное управление от 06.07.2023 N 66-АХ, шаблоном Реестра межведомственных и внутриведомственных процессов и перечня типовых процессов, разработанными Автономной некоммерческой организацией "Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации".

4. Организация формирования Реестра процессов включает:

а) составление перечня всех функций и сервисов, в отношении которых Департамент является исполнителем. В случае, если полномочия по выполнению функции или сервиса переданы в другие исполнительные органы города Севастополя, то соответствующая функция не включается в реестр Департамента.

В случае, если один процесс в рамках одной функции выполняется двумя или более подразделениями Департамента совместно (например, предоставление мер государственной поддержки), то каждое из выполняющих такой процесс подразделение Департамента должно включить процесс в свои реестры и работать над его реинжинирингом совместно;

б) для каждой функции в Реестре процессов необходимо подготовить или взять готовое описание порядка его предоставления. Такое описание должно основываться на нормах Положения о Департаменте, Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя, утвержденной постановлением Правительства Севастополя от 10.09.2018 N 590-ПП, Регламента Правительства Севастополя, утвержденного постановлением Правительством Севастополя от 24.11.2015 N 1084-ПП, иных регламентирующих документах.

Изучив описание порядка предоставления услуги необходимо выделить в этом описании процессы, присутствующие в типовом перечне процессов, разработанном Автономной некоммерческой организацией "Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации" и внести такие процессы в Реестр процессов.

В случае, если при реализации функции задействованы какие-то процессы, которых нет в типовом перечне, включение их в Реестр процессов осуществляется на усмотрение ответственных за формирование Реестра процессов;

в) в отношении каждого процесса необходимо указать уникальный идентификатор и статус реинжиниринга;

г) для каждого процесса, включенного в Реестр процессов, необходимо назначить ответственного сотрудника внутри Департамента и указать соответствующие сведения о таком ответственном в Реестре процессов.

5. Шаблон Реестра процессов включает 15 столбцов.

В столбце "Идентификатор процесса" необходимо указать уникальный идентификатор процесса, который имеет следующую структуру:

- 1. Блок (1 -й уровень).

- 1.1. Процессная категория (2-й уровень).

- 1.1.1. Процессная группа (3-й уровень).

- 1.1.1