Приложение N 1. Порядок формирования и ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов в Департаменте внутренней политики города Севастополя

Приложение N 1

УТВЕРЖДЕН
приказом Департамента
внутренней политики
города Севастополя
от 22.12.2023 N 65-П/ОД

Порядок формирования и ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов в Департаменте внутренней политики города Севастополя

I. Общие положения

1. Порядок формирования и ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов в Департаменте внутренней политики города Севастополь (далее - Порядок, Департамент) разработан в целях:

- формирования полной и актуальной базы знаний, содержащей информацию о деятельности Департамента;

- выявления межведомственных и внутриведомственных процессов;

- создания основы для внедрения принципов и стандартов клиентоцентричности;

- рассмотрения и оптимизации деятельности Департамента на предмет соответствия данной деятельности принципам и стандартам клиентоцентричности;

- повышения эффективности деятельности Департамента.

2. Составление Реестра межведомственных и внутриведомственных процессов Департамента необходимо для их дальнейшего реинжиниринга в соответствии с принципами и стандартами клиентоцентричности, проведения оценки уровня внедрения клиентоцентричности в Департаменте.

3. Настоящий Порядок разработан на основании Методических рекомендаций по разработке Порядка ведения реестра процессов, утвержденных протоколом заседания межведомственной рабочей группы по внедрению клиентоцентричности в государственное управление от 20.10.2023 N 120-АХ.

II. Термины и определения

1. Принципы и стандарты клиентоцентричности - принципы и требования, определенные Декларацией ценностей клиентоцентричности, стандартами "Государство для людей", "Государство для бизнеса" и "Стандартом для внутреннего клиента".

2. Клиентоцентричность - качество деятельности, характеризующееся постоянным изучением и удовлетворением законных и справедливых потребностей клиента.

3. Клиент - человек, который может взаимодействовать с государством в различных статусах:

а) как внешний клиент - гражданин (а также иностранец или лицо без гражданства) или представитель бизнеса (коммерческой или некоммерческой организации), индивидуальный предприниматель или самозанятый;

б) как внутренний клиент государственный служащий, представляющий публичную власть в отношениях с внешними клиентами (гражданами и бизнесом), а также участвующий в межведомственном взаимодействии.

4. Реестр процессов совокупность всех взаимосвязанных и (или) взаимодействующих процессов, идентифицированных в Департаменте, представленная в виде справочника.

5. Типовой перечень процессов - перечень процессов, составленный в соответствии с Методическими рекомендациями по формированию реестра процессов, одобренными протоколом заседания межведомственной рабочей группы по внедрению клиентоцентричности в государственное управление от 06.07.2023 N 66-АХ, шаблоном Реестра межведомственных и внутриведомственных процессов и перечня типовых процессов, разработанными Автономной некоммерческой организацией "Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации", содержащий процессы, которые потенциально могут осуществляться в исполнительных органах города Севастополя и имеют ценность для конечного клиента.

6. Держатель Реестра процессов - ответственные лица, которые обеспечивают поддержание Реестра процессов в актуальном состоянии и доступ к нему всех заинтересованных лиц.

7. Сервисы - предоставляемые клиенту цифровыми системами органов власти и уполномоченных организаций услуги, а также возможности информационного взаимодействия в рамках иных видов процессов, включая предоставление мер поддержки, установление обязательных требований и иных процессов.

8. Жизненная ситуация - наличие или наступление обстоятельств, влекущих для клиента возможность или необходимость взаимодействовать с Департаментом в целях получения услуг и сервисов.

9. Процессный подход - подход к организации и управлению деятельностью Департамента, в соответствии с которым деятельность осознается и управляется как система взаимосвязанных процессов.

10. Процесс - совокупность взаимосвязанных действий и процедур, направленных на предоставление государственных услуг или исполнение государственных функций.

11. Внутриведомственный процесс - процесс, в котором участвует несколько подразделений Департамента.

12. Межведомственный процесс - процесс, в выполнении которого принимают участие сотрудники нескольких исполнительных органов города Севастополя.

13. Ответственные за процесс - должностные лица, ответственные за достижение результата процесса, выполнение показателей процесса и дальнейшее улучшение процесса.

14. Версия процесса отображает уровень зрелости внедрения и применения стандартов клиентоцентричности конкретного процесса в соответствии с его текущим состоянием.

15. Реинжиниринг - деятельность, основанная на методологии и технологиях, направленная на реформирование, проектирование или перепроектирование услуг и сервисов в целях оптимизации деятельности Департамента, для обеспечения соответствия предоставляемых услуг и сервисов требованиям Стандартов клиентоцентричности.

16. Ценность - это степень, в которой продукт или соответствующая услуга/функция соответствует потребностям, ожиданиям и требованиям конечного клиента, а также приносит пользу и удовлетворение.

III. Формирование и ведение реестра межведомственных и внутриведомственных процессов

1. Формирование реестра межведомственных и внутриведомственных процессов (далее - Реестр процессов) осуществляется на основании функциональных обязанностей Департамента, определенных в Положении о Департаменте, утвержденном постановлением Правительства Севастополя от 31.10.2020 N 567-ПП (далее - Положение о Департаменте).

2. Ответственные за формирование Реестра процессов в Департаменте:

а) организовывают формирование Реестра процессов;

б) осуществляют проверку содержания сведений о процессах, включенных в Реестр процессов;

в) обеспечивают формирование, изменение и исключение сведений о процессах в Реестре процессов;

г) обеспечивают контроль над своевременной актуализацией Реестра процессов путем внесения новых сведений о процессах.

3. Реестр процессов формируется в соответствии с Методическими рекомендациями по формированию реестра процессов, одобренными протоколом заседания межведомственной рабочей группы по внедрению клиентоцентричности в государственное управление от 06.07.2023 N 66-АХ, шаблоном Реестра межведомственных и внутриведомственных процессов и перечня типовых процессов, разработанными Автономной некоммерческой организацией "Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации".

4. Организация формирования Реестра процессов включает:

а) составление перечня всех функций и сервисов, в отношении которых Департамент является исполнителем. В случае, если полномочия по выполнению функции или сервиса переданы в другие исполнительные органы города Севастополя, то соответствующая функция не включается в реестр Департамента.

В случае, если один процесс в рамках одной функции выполняется двумя или более подразделениями Департамента совместно (например, предоставление мер государственной поддержки), то каждое из выполняющих такой процесс подразделение Департамента должно включить процесс в свои реестры и работать над его реинжинирингом совместно;

б) для каждой функции в Реестре процессов необходимо подготовить или взять готовое описание порядка его предоставления. Такое описание должно основываться на нормах Положения о Департаменте, Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя, утвержденной постановлением Правительства Севастополя от 10.09.2018 N 590-ПП, Регламента Правительства Севастополя, утвержденного постановлением Правительством Севастополя от 24.11.2015 N 1084-ПП, иных регламентирующих документах.

Изучив описание порядка предоставления услуги необходимо выделить в этом описании процессы, присутствующие в типовом перечне процессов, разработанном Автономной некоммерческой организацией "Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации" и внести такие процессы в Реестр процессов.

В случае, если при реализации функции задействованы какие-то процессы, которых нет в типовом перечне, включение их в Реестр процессов осуществляется на усмотрение ответственных за формирование Реестра процессов;

в) в отношении каждого процесса необходимо указать уникальный идентификатор и статус реинжиниринга;

г) для каждого процесса, включенного в Реестр процессов, необходимо назначить ответственного сотрудника внутри Департамента и указать соответствующие сведения о таком ответственном в Реестре процессов.

5. Шаблон Реестра процессов включает 15 столбцов.

В столбце "Идентификатор процесса" необходимо указать уникальный идентификатор процесса, который имеет следующую структуру:

- 1. Блок (1 -й уровень).

- 1.1. Процессная категория (2-й уровень).

- 1.1.1. Процессная группа (3-й уровень).

- 1.1.1.1. Процесс (4-й уровень).

6. В столбце "Жизненная ситуация" указывается одна или несколько жизненных ситуаций, в которые входит функция, услуга или сервис. Если функция, услуга или сервис не может быть отнесена к жизненной ситуации, то поле может быть оставлено пустым.

7. В столбце "Название услуги, функции, сервиса" указывается название соответствующей услуги, функции или сервиса.

8. В столбце "Регулирующий акт" указывается нормативный акт (наименование, реквизиты документа), которым регулируется осуществление функции, предоставление услуги или сервиса.

9. В столбце "Группа процессов" указывается группа, в которую входит процесс, согласно группировке из типового перечня процессов.

10. В столбце "Название процесса" указывается название процессов из типового перечня процессов.

11. В столбце "Ответственный за процесс" указывается лицо, которое будет выступать ответственным за реинжиниринг процесса. Такой ответственный должен выступать в роли "внутреннего заказчика" в рамках реинжиниринга услуги: на основании знаний, опыта, а также полученных в ходе исследования процесса сведений он должен формировать целевое видение процесса и добиваться того, чтобы результатом реинжиниринга стало достижение такого целевого видения.

12. В столбце "Статус процесса" указывается статус реинжиниринга. Предлагается использовать следующие статусы:

а) в очереди на исследование;

б) идет исследование;

в) в очереди на реинжиниринг;

г) проходит реинжиниринг;

д) прошел реинжиниринг (указать год).

13. В столбце "Клиент" указывается образ конечного получателя результата соответствующей функции или сервиса.

14. В столбце "Ценность для клиента" указывается, какую ценность имеет соответствующая функция, услуга или сервис для конечного получателя.

15. В столбце "Данные на входе" указывается, получение каких сведений и (или) документов необходимо для начала процесса. Например, это может быть какой-либо результат предыдущего процесса, данные от заявителя или данные от информационной системы.

16. В столбце "Результат на выходе" указывается, какой результат получается при завершении процесса. Результатом могут быть сведения, документ и другое.

17. В столбце "Вид процесса" указывается, осуществляется ли процесс автоматически, например, в рамках работы информационной системы, или же осуществляется вручную сотрудниками Управления.

18. В столбце "Точка размещения в цифровом виде" в случае, если функция или сервис существуют в электронном виде, указывается, в какой точке они доступны - ЕПГУ, РПГУ, и (или) сайт Департамента, другие информационные системы.

19. Реестр процессов утверждается правовым актом Департамента.

IV. Порядок размещения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов

1. Держателем Реестра процессов являются должностные лица, ответственные за внедрение клиентоцентричности в Департаменте.

V. Порядок внесения изменений в реестр межведомственных и внутриведомственных процессов

1. Основанием для внесения изменений в Реестр процессов является:

а) изменение версии процесса;

б) прекращение выполнения процесса;

в) возникновение нового процесса;

г) принятие решения о необходимости корректировки процесса.

2. Инициировать изменение в Реестре процессов могут держатели процесса, руководители структурных подразделений Департамента и ответственные за процессы.

3. Подготовка изменений в Реестр процессов осуществляется держателями Реестра процессов на основании письменных предложений руководителей структурных подразделений Департамента и (или) ответственных за процессы.

4. Внесение изменений в Реестр процессов осуществляется держателями процесса в течение двух рабочих дней после получения предложений на внесение изменений в Реестр процессов.

5. Актуализация Реестра процессов проводится не реже, чем каждые шесть месяцев (при наличии изменений в перечне процессов).