Подраздел II. Порядок прохождения и исполнения входящих документов

Подраздел II. Порядок прохождения и исполнения входящих документов

80. Основные процессы работы со входящими документами:

прием и первичная обработка;

регистрация;

предварительное рассмотрение и распределение Губернатору области, первому заместителю Губернатора области, заместителям Губернатора области согласно распределению обязанностей между ними;

передача по назначению;

рассмотрение Губернатором области, первым заместителем Губернатора области, заместителями Губернатора области;

направление исполнителям в соответствии с резолюцией;

контроль за исполнением.

Указанные процессы, выполняемые с документами в бумажном виде, отражаются в системе "Дело" с соблюдением той же последовательности.

81. При поступлении почтовой корреспонденции сотрудником отдела делопроизводства и документационного обеспечения управления делами Правительства области проверяется целостность конвертов и другой упаковки.

Ошибочно поступившая корреспонденция пересылается по принадлежности, если известен адрес получателя, в противном случае - возвращается отправителю.

Принятые конверты с корреспонденцией, кроме конвертов с надписью "лично", а также адресованных структурным подразделениям Правительства области и исполнительным органам власти, вскрываются.

При этом от общей корреспонденции отделяются предложения, заявления и жалобы, которые не регистрируются и передаются вместе с конвертом в отдел по работе с обращениями граждан Правительства области.

При вскрытии конвертов проверяется наличие корреспонденции, а также указанных приложений. В случае отсутствия каких-либо документов об этом ставится в известность отправитель.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

На общей корреспонденции проставляется регистрационный штамп с датой и номером регистрации.

82. При регистрации документа в системе "Дело" создается электронная регистрационная карточка, к которой должна быть прикреплена электронная копия поступившего документа. Каждый пользователь системы "Дело" получает данные о документах, направленных ему на исполнение, выполняет необходимые действия и направляет документ для дальнейшей работы. При этом автоматически фиксируется и накапливается информация о движении документов.

Документы, зарегистрированные в отделе делопроизводства и документационного обеспечения управления делами Правительства области, направляются через управление контроля и протокола Губернатора области Губернатору области, помощников (советников) первому заместителю Губернатора области, заместителям Губернатора области, согласно распределению обязанностей между ними, в день их поступления, срочные - незамедлительно.

83. Документы, поступившие в структурные подразделения Правительства области, исполнительные органы власти с поручением в виде резолюции Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области, не подлежат повторной регистрации в системе "Дело".

Дальнейшее прохождение и исполнение документов определяет Губернатор области, первый заместитель Губернатора области, заместители Губернатора области в зависимости от назначения каждого документа (непосредственное исполнение, рассмотрение и ответ, принятие практических мер, организация и внедрение, согласование и утверждение, для сведения, для руководства в практической работе).

Рассмотрение документов должно производиться в день поступления документа.

84. Результаты рассмотрения документа по существу содержащихся в них вопросов отражаются в резолюции, которая в обязательном порядке вносится в соответствующий раздел регистрационных карточек системы "Дело".

В системе "Дело" регистрационная карточка документа, исполнение которого должны осуществлять несколько исполнителей, рассылается в кабинеты всем исполнителям после ввода резолюции. Ответственный исполнитель в резолюции указывается первым.

Отчет об исполнении вносится в регистрационную карточку документа в системе "Дело" всеми исполнителями, после чего регистрационная карточка списывается в дело в рамках электронной системы.