Приложение N 2. Порядок уничтожения документальных материалов, исключающий ознакомление с ними посторонних лиц, неполное или случайное их уничтожение

Приложение N 2
Утвержден
Постановлением Администрации
Ольского муниципального округа
Магаданской области
от 21.12.2023 N 1110

Порядок
уничтожения документальных материалов, исключающий ознакомление с ними посторонних лиц, неполное или случайное их уничтожение

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан для обеспечения правильного процесса уничтожения конфиденциальных документов ограниченного распространения, документов, содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, хранящихся в режимно-секретном подразделении Администрации Ольского муниципального округа Магаданской области (далее РСП Администрации), необходимость в которых отпала или срок хранения которых истек.

1.2. Применяется в целях:

1.2.1. Недопущения подмены документов, выделенных для уничтожения или изъятия из документов и дел отдельных частей (листов, фотографий, образцов печатей, росписей и т. п.);

1.2.2. Ошибочного или умышленного выделения для уничтожения или фиктивного уничтожения документов и дел;

1.2.3. Неполного уничтожения документов, дел и носителей, дающего возможность восстановить их текст;

1.2.4. Утраты (утери, кражи) документов и дел, выделенных для уничтожения.

1.3. Обеспечивает контроль при соблюдении:

1.3.1. Коллегиальности принятия решения об уничтожении документов, дел и самого процесса уничтожения;

1.3.2. Документирования (актирования) подготовки к уничтожению и уничтожения документов и дел;

1.3.3. При внесении комиссией отметок об уничтожении в акт и учетные формы после фактического уничтожения документов и дел.

II. Организация и подготовка к уничтожению документов

2.1. Уничтожение конфиденциальных документов и дел организуется исключительно работниками режимно-секретного подразделения Администрации. Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителем РСП Администрации и санкционируется экспертной комиссией РСП. Процесс уничтожения документов, дел, а также других конфиденциальных материалов производится с оформлением акта и без оформления акта.

2.2. Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов, дел и носителей информации включает в себя следующие процедуры:

2.2.1. Подготовка документов, дел и носителей информации к уничтожению;

2.2.2. Оформление акта на уничтожение;

2.2.3. Уничтожение документов по акту;

2.2.4. Уничтожение документов и носителей информации без составления акта.

III. Подготовка документов к уничтожению

3.1. Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает:

3.1.1. Отбор документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;

3.1.2. Получение письменного разрешения на уничтожение от руководителя РСП Администрации;

3.1.3. Систематизацию документов, дел и носителей информации, по способам документирования факта уничтожения.

IV. Оформление акта уничтожения

4.1. С оформлением акта уничтожаются: документы и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео- и аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо важных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии РСП и утверждает председатель экспертной комиссии РСП. С оформлением акта уничтожаются любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне АРМ.

4.2. При выполнении процедуры оформления акта на уничтожение документов осуществляются:

4.2.1. Включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе;

4.2.2. Оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт;

4.2.3. Проверка наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт;

4.2.4. Согласование акта с руководителем РСП Администрации, подписание его членами экспертной комиссии РСП и утверждение председателем экспертной комиссии РСП.

V. Уничтожение документов по акту

5.1. В процедуру уничтожения документов по акту входят:

5.1.1. Проверка комиссией РСП наличия документов, дел (томов), магнитных и других носителей, включенных в а