Каждому предприятию - свой архив
Сроки хранения документов. Выделение документов к уничтожению
Организация архива
Хранение документов организации на платной основе
Особенности хранения документов открытых и закрытых акционерных
обществ
Любая организация обязана хранить документы, связанные с ее деятельностью. Правила хранения документов регулируются целым рядом нормативных актов.
Хранение документов - одна из функций любого юридического лица независимо от того, является оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Создание архива, его работа, использование архивных документов подразумевают комплекс организационных мероприятий, финансовые затраты и наличие квалифицированных кадров.
Архивное дело в настоящее время регулируется рядом нормативно-правовых актов:
- Основами законодательства РФ об архивном фонде РФ и архивах от 07.07.93 N 5341-1;
- Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02);
- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень типовых управленческих документов);
- Положением об Архивном фонде РФ, утвержденным Указом Президента РФ от 17.03.94 N 552 (в редакции 01.12.98);
- законами, имеющими специальную область регулирования (Закон РФ от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухгалтерском учете; Закон РФ от 14.11.02 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях"), и др.
В настоящей статье мы рассмотрим основные вопросы, связанные с созданием и работой архива коммерческой организации, а также особенности хранения документов акционерных обществ, которые помимо перечисленных выше нормативных документов регулируются Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ) от 16.07.03 N 03-33/пс.
Сроки хранения документов.
выделение документов к уничтожению
Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и документы постоянного (вечного) хранения.
Документы cо сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Такие документы хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Однако положением об архиве организации может предусматриваться и другой порядок их хранения.
Документы постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Документы постоянного хранения (к ним относятся документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение) составляют архивный фонд организации, являющийся составной частью Архивного фонда Российской Федерации.
Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Например, срок хранения квартальных бухгалтерских отчетов за 1998 год начинает течь с 1 января 1999 г. Поскольку Законом о бухгалтерском учете и Перечнем типовых управленческих документов предусмотрен пятилетний срок хранения таких документов, то он истекает 1 января 2004 г.
Сроки хранения документов, а также их отбор для уничтожения устанавливаются на основании экспертизы, которая проводится ежегодно экспертной комиссией, создаваемой организацией. В ее состав наряду с другими лицами целесообразно включать руководителя организации и сотрудника, ответственного за ведение архива.
Экспертные комиссии руководствуются в работе правовыми актами, нормативными документами, указаниями Федеральной архивной службы (Росархива), органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем типовых управленческих документов, распорядительными документами своей организации.
По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Дела документов включаются в акт о выделении документов к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.
Например, квартальные бухгалтерские отчеты за 1998 г. с пятилетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 г.
Пример оформления акта приведен на с. 40.
Документы, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Организация архива
В зависимости от объема документооборота архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства (секретариата).
Архив размещают в специально приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях.
Для работы архива необходимо принять положение об архиве организации. Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (далее - руководитель архива), назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации.
Руководитель архива организует работу архива и несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач. Руководитель архива проходит инструктаж, а в необходимых случаях - стажировку в государственном архиве, в который в последующем будут передаваться документы организации на государственное хранение.
В штатное расписание организации необходимо внести должности работников архива. Целесообразно также составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на работников архива, их права и обязанности.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации.
Прием каждого дела производится руководителем архива в присутствии работника структурного подразделения.
Поскольку архив организации предназначен не только для хранения документов, но и для их использования, необходимо установить регламент выдачи документов из архива по заявкам сотрудников организации, а также сторонних организаций.
В частности, Основными правилами работы архивов организаций установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации, а также в книгах выдачи дел во временное пользование другим организациям. Выдача оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры.
Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев - для временного пользования другими организациями.
Пример заполнения заказа на выдачу дел из архива приведен на с. 41.
Хранение документов организации на платной основе
Организации могут передавать свои документы в собственность государства на постоянное хранение. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с уточнением в случае необходимости условий хранения и использования документов.
Учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное, в том числе депозитарное, хранение документов организаций.
Порядок и условия передачи документов на временное, в том числе депозитарное, хранение определяются в договорах между собственниками документов и учреждениями Федеральной архивной службы России, государственными музеями и библиотеками.
По просьбе организаций - собственников документов органы и учреждения Федеральной архивной службы России оказывают методическую помощь в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, оказывают иное содействие негосударственным архивам.
Особенности хранения документов открытых
и закрытых акционерных обществ
Для акционерных обществ обязанность хранить документы установлена ст.89 Закона РФ от 26.12.95 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон об АО).
Порядок и сроки хранения документов акционерных обществ установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг (ФКЦБ) в Постановлении от 16.07.03 N 03-33/пс, которым утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение). Положение вступило в силу 6 сентября 2003 г.
Положением установлены следующие сроки хранения документов: постоянно, в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, не менее пяти лет и не менее одного года.
Постоянный срок хранения предусмотрен для:
- документов организационно-правового характера (устав, свидетельство о регистрации, договор о создании, решение об учреждении и др.);
- ежеквартальных отчетов эмитента за I квартал финансового (отчетного) года (в этом отчете эмитента представляется годовая бухгалтерская отчетность за три последних финансовых года, в связи с чем он имеет повышенную значимость);
- сводной (консолидированной) годовой бухгалтерской отчетности и годовой бухгалтерской отчетности;
- документов, связанных с общим собранием акционеров;
- описей документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества, и др.
Для ряда документов в Положении прямо указывается, что срок их хранения устанавливается в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.
Постоянный срок хранения установлен для документов, подтверждающих права общества на имущество, находящееся на его балансе (договоров (свидетельств) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом и т.п.), а также для внутренних документов общества (правил внутреннего трудового распорядка, журналов оттисков печатей и штампов и др.).
Для части документов предусмотрен не постоянный, но достаточно длительный срок хранения, например для личных карточек работников (75 лет).
К другим документам, срок хранения которых определяется Перечнем типовых управленческих документов, относятся документы, предусмотренные Законом об АО, уставом общества, правовыми актами РФ и др.
Хранению не менее пяти лет подлежат документы бухгалтерского учета и квартальной бухгалтерской отчетности общества, отчеты независимых оценщиков, а также ежеквартальные отчеты эмитента за II, III, IV кварталы финансового (отчетного) года.
Срок хранения не менее одного года предусмотрен для иных документов, содержащих информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Законом об АО, иными федеральными законами.
К таким документам относятся, например, решение об уменьшении уставного капитала, подлежащее опубликованию в печатном органе, предназначенном для публикации сведений о государственной регистрации юридических лиц (п.1 ст.30 Закона об АО), уведомление об изменении размера указанного в учредительных документах уставного капитала, которое юридическое лицо обязано представить в течение трех дней с момента таких изменений в регистрирующий орган в соответствии с п.5 ст.4 Закона РФ от 08.08.01 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц".
Следует отметить, что хранение бухгалтерских документов регулируется также Законом о бухгалтерском учете и Перечнем типовых управленческих документов.
В соответствии со ст.17 Закона о бухгалтерском учете все организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Перечнем типовых управленческих документов для отдельных категорий документов бухгалтерского учета и отчетности установлен более длительный или даже постоянный срок хранения.
Например, срок хранения для лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы - 75 лет; для документов (отчетов, сводок) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами - постоянно.
В тех случаях, когда сроки, указанные в Положении, меньше, чем сроки, установленные в Законе о бухгалтерском учете и Перечне типовых управленческих документов, следует руководствоваться сроками, установленными Законом о бухгалтерском учете и Перечнем типовых управленческих документов.
Так, согласно Положению не менее одного года следует хранить документы месячной бухгалтерской отчетности. Однако в соответствии с Законом о бухгалтерском учете срок хранения таких документов должен быть не менее пяти лет.
Уставом или внутренними документами, регулирующими порядок хранения документов общества, в отношении документов с временными сроками хранения могут быть предусмотрены более длительные сроки хранения, чем установлено Положением (п.2.2 Положения).
В случае проведения проверки (ревизии), возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел, если хранимые временно документы имеют отношение к проводимым проверкам (ревизиям), возникшим спорам, следственным и судебным делам, срок хранения документов увеличивается до принятия (вынесения) окончательного решения. При этом такое решение должно приниматься (выноситься) по истечении установленного для документов срока хранения (п.2.3 Положения).
При ликвидации акционерного общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России, документы постоянного срока хранения и документы по личному составу работников передаются в соответствующий государственный архив.
Если договор заключен не был, госу
