Приложение. Положение об оказании услуг (работ), оказываемых (выполняемых) муниципальным казенным учреждением Плесецкого муниципального округа Архангельской области "Плесецкий муниципальный архив" подведомственного администрации Плесецкого муниципального округа Архангельской области

УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации
Плесецкого муниципального округа
Архангельской области
от 10 января 2024 года N 1-па

Положение
об оказании услуг (работ), оказываемых (выполняемых) муниципальным казенным учреждением Плесецкого муниципального округа Архангельской области "Плесецкий муниципальный архив" подведомственного администрации Плесецкого муниципального округа Архангельской области

1. Общие положения

1.1. Положение об оказании услуг (работ) (далее - Услуг), оказываемых (выполняемых) муниципальным казенным учреждением Плесецкого муниципального округа Архангельской области "Плесецкий муниципальный архив" подведомственного администрации Плесецкого муниципального округа Архангельской области (далее - Положение), разработано в соответствии с Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правил работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, Уставом муниципального казенного учреждения Плесецкого муниципального округа Архангельской области "Плесецкий муниципальный архив".

1.2. Положение разработано в целях установления единого механизма оказания услуг (работ), оказываемых (выполняемых) муниципальным казенным учреждением Плесецкого муниципального округа Архангельской области "Плесецкий муниципальный архив" подведомственного администрации Плесецкого муниципального округа Архангельской области (далее - МКУ "Плесецкий муниципальный архив").

1.3. МКУ "Плесецкий муниципальный архив" обеспечивает пользователей, государственные учреждения бесплатной, доступной и достоверной информацией, включающей сведения о своем местонахождении, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах, режиме работы (часы обслуживания, рабочие и выходные дни), составе и содержании хранящихся архивных фондов, услугах, оказываемых на бесплатной (безвозмездной) основе, предоставление ответов на архивные запросы в установленных законодательством Российской Федерации и Архангельской области.

2. Круг заявителей

2.1. Заявителями на предоставление Услуг являются:

- граждане РФ;

- органы государственной власти, местного самоуправления;

- организации и общественные объединения;

- иностранные граждане, а также лица без гражданства.

2.2. От имени заявителей, являющихся юридическими лицами, вправе:

- руководители организаций (учреждений);

- представители, уполномоченные на совершение юридически значимых действий на основании доверенности или иного правоустанавливающего документа.

2.3. От имени заявителей, являющихся физическими лицами, вправе выступать:

- представитель физического лица при представлении доверенности, подписанной физическим лицом и оформленной надлежащим образом;

- законный представитель физического лица (если последний не полностью дееспособен) при представлении документов, подтверждающих права законного представителя.

3. Перечень документов, необходимых для предоставления услуг

Для получения Услуг заявитель представляет следующие документы:

3.1. Заявления о предоставлении Услуги (по форме приложений к настоящему положению), в случаях корректировок справок повторного запроса.

3.2. Документ, удостоверяющий личность заявителя, являющего физическим лицом, либо личность представителя физического или юридического лица (оригинал или нотариально заверенная копия);

3.3. Документ, подтверждающий полномочия представителя физического или юридического лица, обратившегося с заявлением от имени и в интересах заявителя (доверенность);

3.4. Документы, предоставление которых необходимо для подготовки и выдачи запрашиваемых сведений (свидетельства о рождении детей (для женщин); трудовая книжка (ее выписка, копия); свидетельства о прохождении курсов (копии); свидетельства о браке (копии); свидетельства о смерти (копии); документы, подтверждающие наличие земельного участка (копии); документы, подтверждающие наличие строений (копии).

4. Предоставление архивных справок и копий архивных документов

4.1. Алгоритм действий сотрудника

Сотрудник, ответственный за прием и регистрацию документов осуществляет следующие действия:

4.1.1. Производит прием заявления с приложением документов лично от заявителя (представителя заявителя) (Приложения N 1, 2, 3):

- проверяет документы, удостоверяющие личность заявителей (представителя заявителя);

- проверяет комплектность представленных документов;

- проверяет правильность и полноту заполнения заявления;

4.1.2. Сотрудник фиксирует прием заявления на предоставление Услуги в базе приема архивных запросов.

4.1.3. Информирует заявителя о сроках рассмотрения заявления и месте получения результата. При личном обращении с оформлением согласия на обработку персональных данных (Приложение N 7).

4.1.4. Заявление об уточнении, дополнении данных запроса (Приложение N 8), в случаях предоставления дубликата справки по форме (Приложение N 9).

4.2. Подготовка архивных справок и ответов на запросы социально-правового характера

Одной из основных форм использования архивных документов, находящихся в государственных и муниципальных архивах, является исполнение запросов граждан в целях обеспечения их прав и законных интересов.

Заявителям предоставляются оформленные в установленном порядке архивные справки, выписки или копии архивных документов, связанные с их социальной защитой, предусматривающей пенсионное обеспечение граждан, а также реализацию их прав на получение льгот и гарантий в соответствии с действующим российским законодательством.

Выдаваемые государственными и муниципальными архивами архивные справки и копии документов позволяют гражданам оформить назначение пенсий, осуществить перерасчет их размера, получать компенсации, пользоваться различными льготами, обеспечивать свои имущественные и другие законные права.

В необходимых случаях к заявлению гражданина, обратившегося за назначением трудовой пенсии по старости, должны быть приложены документы, подтверждающие работу на соответствующих должностях в особых условиях труда.

В соответствии с п. 6 ч. II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 года N 555, при отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы наряду с подлинными документами о стаже принимаются: письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, копии лицевых счетов и ведомостей на выдачу заработной платы.

К запросам социально-правового характера относятся запросы: для перерасчета страховой пенсии, назначения страховой пенсии по старости, проведения заблаговременной работы для назначения пенсии граждан, выборка данных о заработной плате и стаже для сверки назначенной пенсии граждан; предоставление выписок из похозяйственных книг; копий нотариально-заверенных завещаний граждан.

Для более тесного взаимодействия архивных учреждений Российской Федерации с Пенсионным Фондом Российской Федерации и его территориальными управлениями, в частности, возникла необходимость согласования требований Пенсионного фонда Российской Федерации и правил исполнения социально-правовых запросов граждан архивными учреждениями Российской Федерации. Целью настоящей работы является разработка рекомендаций по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых гражданам.

Однотипные запросы могут иметь стандартную форму ответов, что дает возможность использовать шаблоны бланков, в которые работник архива вносит лишь необходимые личные данные. Такая унификация будет способствует более оперативному исполнению запросов граждан.

Кроме запросов о подтверждении стажа и размерах заработной платы относятся и запросы репрессированных граждан об их реабилитации.

Образцы ответов на типовые запросы подготовлены на основании материалов, представленных в Федеральное архивное агентство органами управлений архивным делом субъектов Российской Федерации.

4.3. Архивные справки, подтверждающие стаж работы

Вышеуказанные справки выдаются на основании таких документов, как: приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, о предоставлении отпуска; письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и произведенных отчислениях страховых взносов; акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту); личные карточки формы Т-2; табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда, других документов, относящихся к первичной учетной документации (Приложение N 2).

4.4. Архивные справки о размере заработной платы

Справки о заработной плате выдаются за 5 лет работы, а при необходимости и за более длительный период, на основании лицевых счетов, расчетно-платежных ведомостей (Приложение N 4).

4.5. Архивные справки, подтверждающие работу в особых (вредных) условиях труда

Согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 29.10.2002 N 781 выдаются на основании личных карточек, лицевых счетов, платежных ведомостей, приказов по личному составу (о приеме, переводе, увольнении), штатного расписания, карт технологических процессов, книг записи работ и отработанного времени рабочими в цехах с вредными условиями труда, дающих право на льготную пенсию, подземных табелей и других (Приложение N 5).

4.6. Архивные справки по вопросам применения политических репрессий и реабилитации, сведений о переименовании организаций (учреждений), о территориальной принадлежности организации (учреждения)

Выдаются на основании хранящихся в архивах следственных дел, справок о реабилитации, решений судов, протоколов допросов, записей о конфискации имущества, исторических справок и др. подтверждающих документов (в свободной форме исполнения).

4.7. При отсутствии необходимых сведений

В адрес заявителя направляется письмо с информацией о том, что в данном архивном учреждении, по той или иной причине, запрашиваемых документов не имеется и, по возможности, даются рекомендации о том, куда ему следует обратиться (Приложение N 6).

Представленные в Приложениях образцы не охватывают все виды ответов на запросы, которые выдаются МКУ "Плесецкий муниципальный архив".

5. Предоставление доступа к архивным документам

5.1. Порядок оформления пропуска пользователя в читальный зал

5.1.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании заявления в простой письменной форме или письма направившего его органа или организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), ученое звание и ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки исследования (Приложение N 11, 12).

5.1.2. При оформлении пропуска для работы в читальном зале пользователь заполняет анкету (Приложение N 13).

Пользователь знакомится с Порядком, предъявляет сотруднику читального зала документ, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных (Приложение N 10).

Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Порядка несовершеннолетним пользователем.

Сопровождающие лица (в том числе законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал архива на основании заполненной анкеты, в которой указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, гражданство, место работы (учебы) и должность (при наличии), адрес регистрации по месту жительства (пребывания), адрес фактического проживания, номер контактного телефона (при наличии), адрес электронной почты (при наличии), вид, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ, фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождаемого лица.

5.1.3. Пользователю на основании заявления или письма направившей его организации и заполненной анкеты оформляется пропуск для работы в читальном зале, действующий в течение календарного года со дня выдачи.

Лицу, сопровождающему пользователя, на основании заполненной им анкеты оформляется пропуск в читальный зал, действующий в течение календарного года со дня выдачи.

Пропуск в читальный зал оформляется в течение трех рабочих дней со дня поступления необходимых документов.

5.1.4. Срок работы в читальном зале продлевается архивом по заявлению пользователя или письму направившей его организации.

5.2. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям

5.2.1. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации.

5.2.2. К документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:

- является субъектом указанных сведений - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;

- является наследником по закону - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;

- является наследником по завещанию - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам;

- имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя.

5.2.3. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.

5.2.5. Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.

5.2.6. Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не выдаются в случаях:

- наличия копий фонда пользования (за исключением выдачи, предусмотренной правилами;

- выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием затребованных пользователем дел, документов, печатных изданий, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 120 рабочих дней с момента заказа их пользователем;

- выдачи дел, документов, печатных изданий во временное пользование юридическим и физическим лицам - фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока, указанного в акте о выдаче во временное пользование таких дел, документов, печатных изданий;

- экспонирования дел, документов, печатных изданий на выставке, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока их выдачи из архивохранилища, определенного распорядительным документом на проведение выставки;

- выдачи дел, документов, печатных изданий другому пользователю в читальный зал, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней с момента заказа их пользователем.

5.2.7. В случае нарушения пользователем Порядка подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий пользователю не выдаются с даты подачи архивом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений и до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений.

5.3. Права и обязанности пользователя

Пользователь вправе:

5.3.1. Посещать читальный зал архива, изучать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания на безвозмездной основе.

5.3.2. Получать для изучения в виде подлинников и (или) копий фонда пользования дела, документы, прошедшие научное описание, техническое оформление и не признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

5.3.3. Изучать полученные дела, документы, печатные издания в течение 20 рабочих дней, подлинники особо ценных дел, документов в течение 10 рабочих дней.

5.3.4. Проверять при получении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий их целостность и сохранность.

5.3.5. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.

5.3.6. Вносить в читальный зал и выносить письменные принадлежности, выписки из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копии архивных документов, печатных изданий, листы с машинописным текстом, рукописный материал, гранки научной работы, собственные технические средства, используемые при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копировании дел, документов, печатных изданий на основании заявления.

5.3.7. Привлекать в случае необходимости к работе в читальном зале сопровождающих лиц.

5.3.8. Обращаться к руководству архива с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам организации работы читального зала.

5.3.9. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пользователь обязан:

5.3.10. Соблюдать Порядок и разработанные на его основе локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальном зале архива.

5.2.11. Соблюдать график работы читального зала и архива, общественный порядок, тишину и чистоту в читальном зале, а также права и законные интересы других пользователей и работников архива. Не проносить продукты питания и напитки в читальный зал.

5.2.12. Обеспечивать целостность и сохранность полученных для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.

5.2.13. Ставить подпись в заказе (требовании) за получение дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.

5.2.14. Незамедлительно сообщать работнику читального зала архива об обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

5.2.15. Не повреждать полученные дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, в том числе:

- не писать на листах дел, документов, не пачкать, не рвать, не резать листы дел, документов, не загибать их углы, не вырывать листы из дел, не перекладывать листы в делах;

- не вносить изменения в тексты документов, не делать на документах и обложках дел, упаковках аудиовизуальных документов пометы, исправления, подчеркивания;

- не писать на листах бумаги, положенных поверх дел, документов, не калькировать документы;

- не вкладывать в дела, документы, упаковки аудиовизуальных документов посторонние предметы, не оставлять в делах закладки;

- не оставлять дела, документы открытыми на время отсутствия пользователя в читальном зале;

- не пользоваться клеем, скотчем, маркером, перьевой ручкой, стикером, корректирующей жидкостью (штрихом), копировальной бумагой, ножницами, другими режущими предметами;

- не передавать дела, документы другим пользователям;

- не брать дела, документы у других пользователей;

- не делать пометы на карточках при использовании каталогов;

- не переставлять и не вынимать карточки из картотечных ящиков при использовании каталогов;

- не применять физические усилия, которые могут привести к нарушению целостности переплета дел, документов.

5.2.16. Заполнять листы использования полученных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним (при наличии у них листов использования), указывая дату использования, фамилию, инициалы (разборчиво), характер произведенной работы.

5.2.17. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания.

5.2.18. Не выносить из читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, копии фонда пользования.

5.2.19. Соблюдать требования работы с оборудованием, установленным в читальном зале.

5.2.20. Не производить самостоятельно, без согласования на компьютерах читального зала архива копирование и модификацию электронных ресурсов, не загружать и не устанавливать программы, не вносить изменения в файловую структуру и не менять структуру расположения папок, не использовать компьютеры читального зала архива для передачи информации через информационно-телекоммуникационные сети, не выгружать с них информацию на съемные носители.

5.2.21. Не заходить в служебные помещения архива, не пользоваться служебными картотеками, служебными телефонами, а также техническими средствами архива, находящимися вне пределов читального зала.

5.2.22. Не передавать пропуск в читальный зал другому лицу.

5.2.23. Выполнять законные требования работников архива, исполнения правил охранной и пожарной безопасности.

5.2.24. При копировании дел, документов, печатных изданий техническими средствами архива указывать при оформлении заказа на копирование перечень копируемых дел, документов, печатных изданий с указанием их архивных шифров, объема копирования, количества экземпляров, вида копий, технических параметров копирования (Приложение N 14, 15).

6. Комплектование архивных документов

6.1. Определение источников комплектования архивов

6.1.1. Источники комплектования - это организации и граждане, передающие документы в архив.

Органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования в обязательном порядке.

Источниками комплектования являются также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы архивного фонда Российской Федерации.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архивов на основании соглашения (договора).

6.1.2. Учреждение составляет и ведет списки источников комплектования.

6.1.3. Списки источников комплектования уточняются по состоянию на 1 января (Приложение N 16).

6.1.4. Уточнение и переутверждение списков источников комплектования проводится по мере необходимости вследствие:

создания, реорганизации, ликвидации источника комплектования;

отказа негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора).

Основанием для уточнения и переутверждения списков источников комплектования архивов являются:

справки, экспертные заключения, инициативные письма о включении организаций и граждан в списки источников комплектования архивов или исключении их из указанных списков;

решение ЭПК о включении организаций и граждан в списки источников комплектования архивов или исключении их из указанных списков.

6.2. Определение состава архивных документов, подлежащих включению в состав архивного фонда

6.2.1. Архивные документы включаются в состав архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав архивного фонда Российской Федерации оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и Плесецким муниципальным архивом.

6.2.2. Плесецкий муниципальный архив рассматривает и готовит заключения к утверждению ЭПК описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности и подготовленных источниками комплектования (далее - заключения по описям).

6.2.3. Прием описей дел осуществляет архивист 2 категории МА.

6.2.4. Описи дел пересылаются по почте на рассмотрение ЭПК.

6.2.5. Экспертные заключения содержат:

1) результаты изучения вопроса о включении конкретных документов в состав архивного фонда Российской Федерации в соответствии со следующими критериями:

а) происхождения документов (функционально-целевого назначения источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документов и т.п.);

б) содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность);

в) внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документов);

2) замечания, рекомендации по составлению и оформлению описей дел;

3) решение об утверждении или возврате на доработку описей дел.

6.2.6. Решение ЭПК об утверждении описей дел является фактом включения документов, перечисленных в них, в состав архивного фонда Российской Федерации.

6.3. Передача документов в муниципальный архив

6.3.1. От источников комплектования документы архивного фонда Российской Федерации принимаются по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации:

документы органов местного самоуправления - через 5 лет;

документы государственных органов и организаций субъектов РФ, расположенных на территории Плесецкого муниципального округа - через 10 лет;

документы федеральных организаций, расположенных на территории Плесецкого муниципального округа, - через 15 лет.

Документы негосударственных организаций и граждан принимаются в архивы по истечении срока, установленного соглашением (договором).

6.3.2. Прием документов архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется в соответствии с планом-графиком, ежегодно утверждаемым распоряжением главы Плесецкого муниципального округа.

Внеплановый прием документов архивного фонда Российской Федерации, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования без правопреемника и вышестоящей организации или в случае угрозы сохранности архивных документов.

6.3.3. В приеме-передаче документов на постоянное хранение участвуют представитель источника комплектования, сотрудник архива - куратор источника комплектования.

6.3.4. При приеме-передаче документов на постоянное хранение проводится проверка:

физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов и страховых копий;

правильности оформления дел;

наличия страховых копий на особо ценные и уникальные документы;

комплектности учетных документов.

6.3.5. Документы принимаются в архивы в упорядоченном состоянии по утвержденным ЭПК описям дел.

6.3.6. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается подшивается в дело фонда учреждения (организации), другой - в источнике комплектования.

6.3.7. Прием дел производится поединично.

Особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой.

В архив с документами передаются три утвержденных ЭПК экземпляра каждой описи дел.

При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования и подшивается в дело фонда учреждения (организации).

Документы от граждан поступают в архивы и включаются в состав архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

Прием указанных документов осуществляется на основании решения ЭПК и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения (приложение N 17).

6.4. Перечень оснований для отказа комплектования фондов организации

6.4.1. Основаниями для отказа комплектования фондов организации:

- отсутствие документов ликвидируемой организации;

- отсутствие научно-справочного аппарата к передаваемым документам.

6.4.2. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие фамилии, почтового или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению обращения, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

6.5. Другие характеризующие требования к комплектованию фондов организаций

Помощь в консультации по комплектованию исполняется учреждением бесплатно или на договорной основе безвозмездно.