Приложение N 2. Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации федеральной территории "Сириус"

Приложение N 2
к постановлению главы администрации
федеральной территории "Сириус"
от 29 декабря 2023 г. N 159-п

Инструкция
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации федеральной территории "Сириус"

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана на основании Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233, которое определяет общий порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения в администрации федеральной территории "Сириус" (далее - Администрация).

2. Сведения, содержащие в документах служебную информацию ограниченного распространения, запрещается публиковать в открытой печати, использовать в публичных выступлениях, передачах по радио и телевидению.

3. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения во взаимодействующие с Администрацией учреждения, органы и организации осуществляется только с разрешения главы Администрации или его заместителей на основании поступивших от соответствующих учреждений, органов и организаций официальных письменных запросов.

4. Руководители структурных подразделений Администрации несут персональную ответственность за выполнение полного комплекса предусмотренных настоящей Инструкцией мероприятий по защите документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения и их сохранность.

5. Контроль за выполнением, настоящей Инструкции организуется сотрудниками, ответственными за защиту охраняемых сведений на рабочих местах.

6. Настоящая Инструкция не применяется при работе с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

2. Порядок отнесения к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения

7. Отнесение созданных (подготовленных) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения производится исполнителем и (или) лицом подписавшим (утвердившим) документ.

8. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения утрачивают необходимость их защиты:

1) при исключении служебной информации ограниченного распространения;

2) в связи с изменением обстоятельств, вызвавших необходимость их защиты;

3) по указанию руководителей организаций, установивших эти ограничения.

3. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

9. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - ДСП).

10. Все документы с пометкой "ДСП" подлежат учету в журнале учета входящих, исходящих и внутренних документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения по форме согласно Приложению N 1 к настоящей Инструкции. Прием и учет документов "ДСП" осуществляется должностным лицом, на которое возложены обязанности по ведению служебного делопроизводства. В журналах учета и на документе к регистрационному номеру добавляется пометка "ДСП".

Документы длительного пользования (инструкции, издания, чертежи, схемы, машинные носители информации и другие) подлежа! учету в журнале учета изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения согласно Приложению N 2 к настоящей Инструкции.

11. Документы "ДСП" печатаются или пишутся от руки. Пометка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в нравом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам, например:

"Для служебного пользования
Экз.N ______".

12. Если документ с пометкой "ДСП" имеет приложение, то ниже текста документа проставляется отметка о приложении, включающая в себя наименование прилагаемого документа (если эго не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный (учетный) номер, номер экземпляра, количество листов, например:

"Приложение: Перечень сведений, подлежащих засекречиванию, уч. N 6 ДСП, экз. N 2, на 5 л, для служебного пользования".

Если приложение не прикрепляются к экземпляру отравителя, то отметка о приложении дополняется отметкой "только в адрес".

Если приложениями являются издания, сброшюрованные материалы или машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

     "Приложения: 1.Специальные требования и рекомендации по технической

                защите информации, инв. N 27 ДСП, экз. N 311, брошюра для

                                                  служебного пользования.

                 2. Отчет по форме N 6, CD-R, инв. N 5 ДСП, экз. N 1, для

                                служебного пользования, только в адрес.".

13. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с пометкой "ДСП" в левом нижнем углу указывается количество отпечатанных экземпляров, указатель рассылки, фамилия исполнителя, его служебный телефон, фамилия сотрудника, отпечатавшего документ, и дата печатания, например:

"Отп. 2 экз.

Экз. N 1 - в адрес

Экз. N 2 - в дело

Исп. И.И. Иванов

Тел. 8 (862) 445-55-70 доб. 210

Отп В.В. Сидоров

01.04.2022",

или

"Отп 3 экз.

Экз. N 1 - в Аппарат Правительства РФ

Экз. N 2 - в Управление ФСБ России по Краснодарскому краю

Экз. N 3 - в дело N 05-02ДСП

Исп. и отп. И.И. Иванов

Тел. 8 (862) 445-55-70 доб. 210

01.04.2022".

При печатании более 5 экземпляров документа с пометкой "ДСП" указанные реквизиты проставляются на экземпляре документ, остающемся в деле, а на всех остальных экземплярах проставляется фамилия исполнителя и его рабочий телефон В этом случае исполнитель документа на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель рассылки. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ, например:

"Отп. 10 экз.

Экз. N 1 - в дело

Экз. N 2 - 10 - согласно указателю рассылки

Исп. и отп. И.И. Иванов

Тел. 8 (862) 445-55-70 доб. 210

01.04.2022".

Подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики уничтожаются с отражением факта уничтожения в журналах учета.

14. В тексте документа и его реквизитах могут дополнительно оговариваться права на информацию, порядок ее использования, сроки ограничения на публикацию и другие.

15. Документы "ДСП" доводятся адресатам и по их письменной резолюции передаются исполнителям под роспись.

16. Снятие копий с документов "ДСП" производится только с письменного разрешения главы Администрации или его заместителей. Документы "ДСП", полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с согласия их руководителей. Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая их копирование. На обороте последнего листа оригинала проставляется отметка о количестве снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они отправлены (переданы), должность, фамилия и подпись лица, производившего снятие копии, дата. На копиях под номером экземпляра ставится номер копии, например:

"Для служебного пользования
Экз. N 35
КОПИЯ
Экз. N 1".

Отметка о количестве и адресатах размноженных экземпляров и копий документов с пометкой "ДСП" вносится в журналы учета.

17. Пересылка документов "ДСП" осуществятся заказными письмами или фельдъегерско-почтовой связью. Передача документов "ДСП" по каналам электронной почты и факсимильной связи категорически запрещается.

18. К документам с пометкой "ДСП" допускаются только те лица, которые со своим должностным обязанностям имеют к ним непосредственное отношение.

19. Временная передача документов и дел "ДСП" из подразделения в подразделение осуществляется с разрешения начальника структурного подразделения, в распоряжении которого находятся данные документы. Передача документов "ДСП" из подразделения в подразделение на исполнение и дальнейшее храпение осуществляется через служебное делопроизводство Администрации.

20. Исполненные документы "ДСП" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел служебного делопроизводства. В номенклатуре и на обложке дела с такими документами после номера дела проставляется пометка "ДСП". При большом объеме документов "ДСП" они могут группироваться в отдельные дела.

21. Уничтожение дел, документов и магнитных носителей информации с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

22. При снятии с документов пометки "ДСП", производится путем затушевывания, с отражением в журналах учета (в графе примечание).

23. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов "ДСП" составляется акт приема-сдачи, который утверждается главой Администрации.

24. Ежегодно комиссией, назначенной распоряжением главы Администрации производится проверка наличия документов с пометкой "ДСП". В состав комиссии обязательно включаются работники, ответственные за их учет.

В архивах, где сосредоточено большое количество изданий и дел с пометкой "ДСП", проверка их наличия проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

4. Помещение для работ с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

25. Помещения, в которых ведется работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения должны обеспечивать их надежную сохранность, исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц.

26. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах).

27. По окончании рабочего времени шкафы (ящики, хранилища), а также помещения, где находятся средства вычислительной техники, предназначенные для хранения и обработки документов, содержащих служебную информацию ограниченною распространения должны быть надежно закрыты.

5. Защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения обрабатываемых с использованием средств вычислительной техники

28. Защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения при обработке на средствах вычислительной техники (далее - СВТ), обеспечивается системой организационных, аппаратных и программных средств защиты от несанкционированного доступа.

29. При обработке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения на СВТ обязательными условиями, являются:

1) определение перечня служебных помещений, в которых ведется обработка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

2) определение круга лиц, допущенных к обработке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения на СВТ;

3) персональный допуск пользователей к работам на СВТ, путем использования индивидуальных паролей или электронных ключей;

4) возможность идентификации всех лиц, обращающихся к информационным ресурсам;

5) возможность применения дополнительных мер защиты.

6. Обязанности сотрудников, допущенных к документам, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

30. Сотрудники Администрации, допущенные к документам, содержащих служебную информацию ограниченного распространения обязаны:

1) знать и выполнять требования настоящей Инструкции;

2) хранить в тайне ставшие известные сведения, содержащие служебную информацию ограниченного распространения;

3) информировать своего непосредственного руководителя о фактах нарушения порядка обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения и о попытках несанкционированного доступа к ним;

4) соблюдать правила пользования документами, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, порядок их учета и хранения;

5) знакомиться только с теми документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, к которым получен доступ в силу исполнения прямых служебных обязанностей;

6) о допущенных нарушениях установленного порядка работы, учета и хранения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, а также о фактах разглашения таких сведений представлять письменные объяснения на имя главы Администрации.

31. Сотрудникам Администрации запрещается:

1) использовать сведения, содержащие служебную информацию ограниченного распространения при ведении переговоров по незащищенным каналам связи;

2) использовать сведения, содержащие служебную информацию ограниченного распространения в личных целях;

3) снимать копии с документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также использовать различные технические средства для их записи без письменного разрешения главы Администрации;

4) работать с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения на дому, выносить их за территорию администрации без разрешения главы Администрации;

5) сообщать устно или письменно кому бы то пи было (в том числе и работникам Администрации) сведения, содержащие служебную информацию ограниченного распространения если это не вызвано служебной необходимостью;

6) делать записи, расчеты и составлять документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения в личных блокнотах, на неучтенных магнитных носителях информации.

7. Ответственность за разглашение сведений, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, утрату документов, содержащих такие сведения, и нарушение порядка работы с ними

32. Ответственность за утрату документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения или разглашение сведений, содержащихся в них, персонально несет каждый сотрудник.

33. По факту утраты (разглашения) ставится в известность глава Администрации и назначается комиссия для проведения служебного расследования.

34. Комиссия, устанавливает обстоятельства происшествия и виновных в у грате (разглашении), а также причины и условия, способствующие этому.

35. Служебное расследование проводится в срок не более одного месяца со дня обнаружения факта разглашения (утраты). По результатам расследования главой Администрации принимается решение о привлечении виновных к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.