Приложение 1. Порядок учета архивных документов в отделе муниципального архива Администрации Лямбирского муниципального района

Приложение 1
к постановлению Администрации
Лямбирского муниципального района
Республики Мордовия
от 01.11.2023 г. N 941

Порядок
учета архивных документов в отделе муниципального архива Администрации Лямбирского муниципального района

В отделе муниципального архива Администрации Лямбирского муниципального района (далее - архив) ведутся основные (обязательные) учётные документы.

В состав основных (обязательных) учётных документов входят:

- книга учета поступлений документов для учета каждого поступления документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение, состояния их описания;

- список фондов для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учёта количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

- лист фонда для учёта в границах архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, изменений по каждой описи и архивному фонду, фиксации изменений в названии фонда;

- опись дел для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учёта изменений в составе и объёме архивных документов, включённых в данную опись;

- реестр описей для регистрации описей дел, учёта их количества и состава;

- дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и архивного фонда, ведется на каждый архивный фонд, объединённый архивный фонд и архивную коллекцию;

- лист-заверитель дела для учёта количества листов в деле.

В архиве также составляются документы централизованного государственного учёта:

- паспорт архива для отражения состояния архива на 01.01. каждого года;

- карточка фонда;

- сведения об изменениях в составе и объёме фондов на 01.01. каждого года.

1. Учёт поступления документов

Документы поступают на хранение в архив на основании:

акта приёма - передачи документов на хранение;

Все принятые в архив документы вносятся в книгу учёта поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив фонд записывается в список фондов, на него заполняется лист фонда, карточка фонда, заводится дело фонда. Каждая впервые поступившая опись дел учитывается в реестре описей.

1.1. Книга учета поступлений

В книгу учёта поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления документов. Каждое поступление получает один порядковый номер. Нумерация поступлений ведется в валовом порядке.

Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступлений после его присвоения по списку фондов. Если поступившие в архив документы являются частью фонда, уже находящегося на хранении, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.

В графе "Краткая характеристика состояния документов" отмечается, включены ли документы в опись или поступили в архив в необработанном виде, а также состав поступившей документации (документы по личному составу).

Ежеквартально, а также на 1 января каждого года подводится итог количества поступивших за квартал, год документов, отдельно указывается количество документов, принятых на временное хранение.

1.2. Список фондов

В список фондов фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не допускается внесение фонда в список фондов до поступления его документов на хранение.

Для учета поступивших фондов используются номера по списку фондов в валовой последовательности.

номер фонда - присваивается в валовой последовательности или используется "свободный номер" - номер архивного фонда, документы которого ранее были выделены к уничтожению или включены в состав ОАФ и который ранее не использовался.

дата первого поступления - указывается дата, проставленная в акте приёма - передачи документов на хранение;

название фонда - указывается последнее полное и (в скобках) сокращённое название фондообразователя с указанием его подчиненности в рамках периода, за который приняты документы;

отметка о выбытии - заполняется, если фонд полностью выделен к уничтожению, передан в другой архив, вошёл в состав ОАФ, утрачен. Указывается причина выбытия, название акта, дата составления акта, номер акта.

Ежегодно на 01.01. к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются.

Перепечатка списка фондов допускается только с разрешения Республиканской архивной службы. В случае перепечатки в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.

1.3 Лист фонда

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд и заполняется с учётом следующих основных требований.

В графе "Крайние даты каждого названия фонда" ставится начальная и конечная дата существования организации под каждым названием независимо от наличия в фонде документов за этот период. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.

Для объединённого архивного фонда указываются даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций - фондообразователей, документы которых включены в состав объединенного архивного фонда.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все переименования организации фондообразователя, последнее из которых является названием фонда.

Каждое переименование фондообразователя, включая изменение его подчинённости и местонахождения, пишется с новой строки. Все последующие изменения в названии организации - фондообразователя вносятся в лист фонда по мере повторных поступлений документов в архив.

Для объединенных архивных фондов даётся обобщённое название фонда. Названия всех организаций, из которых создан объединённый архивный фонд, могут указываться в графе "Название фонда" или в графе "Название описи".

В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата в соответствии с записью в книге учёта поступлений документов, для объединённого архивного фонда и архивной коллекции - дата поступления или дата создания их в архиве.

В разделе "Учёт неописанных документов" учитываются неописанные документы, поступившие в архив в условных ед.хр., документах или листах.

После составления и утверждения описи, документы снимаются с учета как неописанные и ставятся на учёт как описанные, что отражается в соответствующих разделах листа фонда.

В графе "Название описи" указывается название описи (дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел личного происхождения, личных дел и т.д.) или приводится краткая характеристика включенных в опись документов. Поступление документов по каждой новой описи (или её продолжению) фиксируется отдельной записью.

В графе "Наличие (остаток) ед.хр." указывается их количество как по описи, по которой произведена запись, так и по фонду в целом.

Если на листе фонда не остаётся места для очередных записей, заводится лист-продолжение, вверху которого указывается "Продолжение, фонд N, лист 2", на первом листе делается запись "см. продолжение л. 2". Листы продолжения подкладываются за основными листами.

Листы фондов хранятся в несгораемом шкафу в папке в порядке номеров архивных фондов.

1.4. Опись дел

На каждый фонд в архиве должна быть составлена опись дел в 3-х экземплярах (полном комплекте). Первый экземпляр описи является страховым.

Каждому делу в описи присваивается порядковый номер, под которым оно учитывается.

В случае выбытия дела в графе "Примечания" проставляется отметка "выбыло" (кроме дел, выданных во временное пользование).

В конце описи обязательно составляется итоговая запись, где цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, а также имеющиеся пропуски NN, дела, имеющие литерные номера, выбывшие или непринятые дела.

После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись.

Описи должны храниться в несгораемых шкафах по порядку номеров фондов, а в пределах фонда - по порядку номеров описи.

Если опись дел пересоставлена в процессе переработки, усовершенствования, то один экземпляр ранее действовавшей описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению.

1.5. Реестр описей

Каждой новой описи дел присваивается очередной порядковый номер по реестру описей. На обложке описи в левом верхнем углу проставляется её номер по реестру.

В случае выбытия описи в графе "Примечания" проставляется отметка "выбыла" и дата выбытия.

Ежегодно на 1 января наступающего года в реестре описей составляется итоговая запись о количестве поступивших и выбывших в течение года описей и об их общем количестве.

1.6. Дело фонда

Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка, акты, фиксирующие изменения в составе и объёме фонда, и т.п.

Дела фондов, вошедших в состав объединённого архивного фонда, включаются в его дело фонда.

Документы дела фонда должны быть пронумерованы, подшиты, заключены в твёрдую обложку.

Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

1.7 Лист заверитель

Лист - заверитель составляется для учёта количества листов в деле. Сам лист - заверитель не нумеруется и не учитывается в количестве листов.

Лист-заверитель должен быть подшит в каждом деле.

1.8. Паспорт архива

Паспорт архива является документом централизованного государственного учёта, отражает состав, состояние, объём и условия хранения документов по состоянию на 1 января наступающего года. Паспорт архива составляется ежегодно в 2-х экз., один из которых представляется в Республиканскую архивную службу, другой хранится постоянно в архиве. К паспорту архива в обязательном порядке составляется пояснительная записка.

1.09. Карточка фонда

На каждый новый фонд составляется карточка фонда. Карточка фонда заполняется на основании листа фонда.

Карточки на впервые поступившие фонды ежегодно вместе с годовым отчётом представляются в Республиканскую архивную службу.

1.10. Сведения об изменениях в составе и объёме фондов

Архив ежегодно вместе с годовым отчётом представляет в Республиканскую архивную службу сведения об изменениях в составе и объёме фондов.

Сведения составляются на основании данных листов фондов.

К Сведениям ... составляется итоговая запись по состоянию на 01.01. наступающего года. Итоговая запись должна соответствовать данным списка фондов и паспорта архива.

2. Внесение изменений в учётные документы архива

Изменения в учётные документы могут вноситься на основании актов

- приема-передачи документов,

- описания документов, переработки описей,

- о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,

- о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны,

- об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтённых и т.д.,

- о технических ошибках в учётных документах,

- проверки наличия и состояния дел (при условии завершения сплошной проверки).

Изменения в учётные документы должны вноситься оперативно, сразу после составления и утверждения соответствующего акта.

Оформление первичного и повторного приёма дел в архив в учётных документах показано в графических схемах 1 и 2.

В случае изменений в составе и объёме фондов, вызванных переработкой описей, выделением к уничтожению документов, необнаружением документов, пути розыска которых исчерпаны, техническими ошибками в учетных документах, учётные документы заполняются по графической схеме 3.

В случае переработки, усовершенствования описей изменения вносятся также в реестр описей.

В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, изменения вносятся в лист, карточку фонда по тому фонду, откуда изымаются непрофильные документы, и по тому фонду, в который поступают обнаруженные документы. Также по двум фондам делаются записи в Сведениях об изменениях в составе и объёме фондов.

Акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, составляется в 2-х экземплярах, которые подшиваются в дело фонда, откуда изымаются документы, и в дело фонда, куда поступают документы.