Приложение 2. Схема учета архивных документов в отделе муниципального архива Администрации Лямбирского муниципального района

Приложение 2
к постановлению Администрации
Лямбирского муниципального района
Республики Мордовия
от 01.11.2023 г. N 941

Схема
учета архивных документов в отделе муниципального архива Администрации Лямбирского муниципального района

1. Схема учета впервые поступившего фонда

Акт приёма - передачи

присвоение N фонда по списку фондов

внесение записи в книгу учета поступлений

внесение записи в сведения об изменениях в составе и объеме фондов

составление листа фонда

составление карточки фонда

внесение записи в реестр описей

проставление в акте приёма-передачи отметки о внесении изменений во все учетные документы

акт подшивается в дело фонда

2. Схема учета повторного поступления документов фонда

Акт приема - передачи

внесение записи в книгу учета поступлений

внесение записи в сведения об изменениях в составе и объеме фондов

внесение записи в лист фонда

внесение записи в карточку фонда

проставление в акте приёма-передачи отметки о внесении изменений во все учетные документы

акт подшивается в дело

3. Схема учета изменений в составе и объеме фондов по результатам внутриархивных работ

Соответствующий акт

Лист фонда

Карточка фонда

Сведения об изменениях в составе и объёме фондов

Проставление в акте отметки о внесении изменений во все учётные документы

Акт подшивается в дело фонда