Приложение. Положение об Управлении информационного и документационного обеспечения Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея

Приложение
к приказу Руководителя Администрации
Главы Республики Адыгея и Кабинета
Министров Республики Адыгея
от 17 марта 2017 года N 41-п

Положение
об Управлении информационного и документационного обеспечения Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея

I. Общие положения

1. Управление информационного и документационного обеспечения Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея (далее - Управление) является структурным подразделением Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея (далее - Администрация).

2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Адыгея, законами Российской Федерации, законами Республики Адыгея, указами и распоряжениями Главы Республики Адыгея, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Республики Адыгея, Положением об Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея, приказами Руководителя Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея (далее - Руководитель Администрации), а также настоящим Положением.

Положение об Управлении утверждается Руководителем Администрации.

3. Управление имеет печати и необходимые штампы.

4. В Управлении хранятся гербовые печати Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея.

II. Структура Управления

5. В структуру Управления входят 2 отдела:

протокольный отдел

отдел служебного делопроизводства.

III. Функции Управления

6. Основными функциями Управления являются:

1) организация информационного и документационного обеспечения деятельности Главы Республики Адыгея, Кабинета Министров Республики Адыгея и Администрации;

2) организация работы с поступающей и исходящей корреспонденцией для рассмотрения Главой Республики Адыгея, Премьер-министром Республики Адыгея, заместителем Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителем Администрации;

3) подготовка полугодовых, годовых отчетов о состоянии делопроизводства для последующего доклада Главе Республики Адыгея, Премьер-министру Республики Адыгея, заместителю Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителю Администрации;

4) подготовка необходимых материалов к заседаниям Кабинета Министров Республики Адыгея, совещаний с участием Главы Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея, заместителя Премьер-министра Республики Адыгея и Руководителя Администрации, их документационное и техническое обеспечение;

5) организация работы с проектами указов и распоряжений Главы Республики Адыгея, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Адыгея, протоколов заседаний Кабинета Министров Республики Адыгея для подписания Главой Республики Адыгея, Премьер-министром Республики Адыгея;

6) оперативное доведение текстов указов и распоряжений Главы Республики Адыгея, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Адыгея до исполнительных органов государственной власти Республики Адыгея, городских округов и муниципальных районов Республики Адыгея, организаций и учреждений, средств массовой информации Республики Адыгея;

7) обеспечение обнародования законов Республики Адыгея после подписания их Главой Республики Адыгея в соответствии с Конституцией Республики Адыгея;

8) передача электронных образов законов и иных правовых актов Республики Адыгея для публикации на официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru) и опубликование нормативных правовых актов Республики Адыгея на официальном Интернет-сайте исполнительных органов государственной власти Республики Адыгея (http://www.adygheya.ru);

9) своевременное размещение сведений о проектах законов Республики Адыгея, внесённых Главой Республики Адыгея в Государственный Совет - Хасэ Республики Адыгея, и проектах нормативных правовых актов Республики Адыгея, внесенных в Государственный Совет - Хасэ Республики Адыгея, с текстами проектов на официальном Интернет-сайте исполнительных органов государственной власти Республики Адыгея (http://www.adygheya.ru);

10) выпуск ежемесячного официального издания "Собрание законодательства Республики Адыгея", обеспечение им органов государственной власти Республики Адыгея, организаций в соответствии с Законом Республики Адыгея от 9 января 1996 года N 35 "Об обязательном экземпляре документов" и размещение ежемесячного официального издания "Собрание законодательства Республики Адыгея" в электронном виде на официальном Интернет-сайте исполнительных органов государственной власти Республики Адыгея (http://www.adygheya.ru).

11) ведение и поддержание в актуальном состоянии банка данных правовой информации Республики Адыгея;

12) оформление заявок на регистрацию, изменение и прекращение полномочий уполномоченных лиц Республики Адыгея на подписание соглашений в государственной информационной системе "Электронный бюджет";

13) разработка, регулярное обновление инструкций по делопроизводству и других справочных материалов;

14) разработка, набор, распечатка и ежегодное обновление телефонных справочников органов исполнительной власти, организаций и учреждений Республики Адыгея;

15) взаимодействие в установленном порядке с Аппаратом Государственного Совета - Хасэ Республики Адыгея, исполнительными органами государственной власти Республики Адыгея;

16) комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, созданных в соответствии с Номенклатурой дел в Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея;

17) оформление и выдача служебных удостоверений государственным гражданским служащим Республики Адыгея;

18) выпуск приветственных адресов и благодарственных писем Главы Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея, благодарностей Главы Республики Адыгея, дипломов Главы Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея;

19) изготовление шаблонов официальных бланков и эскизов печатей и штампов исполнительных органов государственной власти Республики Адыгея;

20) изготовление бланочной продукции;

21) исполнение иных поручений Руководителя Администрации.

IV. Организация деятельности Управления

7. Управление возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Руководителем Администрации.

8. Начальник Управления имеет в своем подчинении заместителя начальника Управления - начальника протокольного отдела и начальника отдела служебного делопроизводства, которые назначаются на должность и освобождаются от должности приказом Руководителя Администрации по представлению начальника Управления.

9. Начальник Управления:

1) руководит деятельностью Управления, обеспечивая решение возложенных на Управление задач;

2) представляет Руководителю Администрации для утверждения структуру и штатное расписание Управления;

3) определяет функции подразделений Управления, утверждает положения об отделах, согласовывает должностные регламенты сотрудников Управления;

4) представляет Руководителю - Администрации кандидатуры для назначения на должность сотрудников Управления в установленном порядке;

5) вносит Руководителю Администрации предложения:

а) об освобождении сотрудников Управления от занимаемой должности в установленном порядке;

б) о поощрении сотрудников Управления и применении к ним мер дисциплинарного взыскания;

в) о присвоении квалификационных разрядов работникам Управления;

6) подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;

7) возглавляет редакционно-издательский Совет по выпуску ежемесячного официального издания "Собрание законодательства Республики Адыгея";

8) запрашивает и получает необходимую информацию от органов исполнительной власти Республики Адыгея;

9) участвует в совещаниях и мероприятиях, проводимых Главой Республики Адыгея, Премьер-министром Республики Адыгея, заместителем Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителем Администрации;

10) участвует в заседаниях Кабинета Министров Республики Адыгея;

11) организовывает работу с поступающей корреспонденцией и исходящими документами для рассмотрения Главой Республики Адыгея, Премьер-министром Республики Адыгея, заместителем Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителем Администрации;

12) ежедневно докладывает поступающую корреспонденцию Главе Республики Адыгея и Руководителю Администрации;

13) составляет еженедельный и ежемесячный графики работы Главы Республики Адыгея.

14) Начальник Управления несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Управление.

Утверждаю
Начальник Управления
информационного и документационного
обеспечения Администрации Главы
Республики Адыгея и Кабинета Министров
Республики Адыгея
Ю. Псеуш
17 марта 2017 года

Положение
о протокольном отделе Управления информационного и документационного обеспечения Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея

I. Общие положения

1. Протокольный отдел Управления информационного и документационного обеспечения Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея (далее - отдел) является структурным подразделением Управления информационного и документационного обеспечения Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея (далее - Управление).

2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, Конституцией Республики Адыгея, законами Республики Адыгея, указами и распоряжениями Главы Республики Адыгея, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Республики Адыгея, приказами Руководителя Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея (далее - Руководитель Администрации), Положением об Управлении, а также настоящим Положением.

3. Положение об отделе утверждается начальником Управления.

II. Задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

документационное, информационно-справочное обеспечение деятельности Главы Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея, заместителя Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителя Администрации;

подготовка повестки дня и необходимых материалов к заседанию Кабинета Министров Республики Адыгея для Главы Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителя Администрации и членов Кабинета Министров Республики Адыгея;

своевременное обнародование указов и распоряжений Главы Республики Адыгея, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Адыгея;

выпуск ежемесячного официального издания "Собрание законодательства Республики Адыгея";

ведение банка данных правовой информации Республики Адыгея и банка данных "Протокольный отдел";

составление номенклатуры дел для сдачи в архив;

обновление телефонных справочников исполнительных органов государственной власти, организаций и учреждений Республики Адыгея.

III. Функции отдела

Для реализации задач, предусмотренных настоящим Положением, отдел осуществляет следующие функции:

контроль за представлением в установленные сроки в соответствии с Регламентом Кабинета Министров Республики Адыгея проектов постановлений, распоряжений Кабинета Министров Республики Адыгея для рассмотрения их на заседаниях Кабинета Министров Республики Адыгея;

формирование повестки дня заседания Кабинета Министров Республики Адыгея;

копирование проектов постановлений, распоряжений Кабинета Министров Республики Адыгея и материалов к ним, а также комплектование, оформление и рассылка необходимых материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Кабинета Министров Республики Адыгея;

информирование членов Кабинета Министров Республики Адыгея о времени и месте проведения заседания Кабинета Министров Республики Адыгея, составление списка отсутствующих членов Кабинета Министров Республики Адыгея и глав городских округов и муниципальных районов Республики Адыгея на заседании Кабинета Министров Республики Адыгея;

составление списка лиц, приглашенных на заседание Кабинета Министров Республики Адыгея, и ведение протокола в день заседания Кабинета Министров Республики Адыгея;

организация доработки при наличии замечаний после заседания Кабинета Министров Республики Адыгея текстов проектов постановлений и распоряжений с заинтересованными министерствами, комитетами и ведомствами в установленные сроки в соответствии с Регламентом Кабинета Министров Республики Адыгея;

оформление протоколов заседаний Кабинета Министров Республики Адыгея и рассылка при необходимости выписок из протоколов заседаний Кабинета Министров Республики Адыгея;

прием и регистрация проектов указов и распоряжений Главы Республики Адыгея, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Адыгея, завизированных исполнителем полистно, со списком рассылки;

регистрация подписанных указов и распоряжений Главы Республики Адыгея, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Адыгея, копирование в количестве, указанном в списке рассылки, и их рассылка;

систематизация и хранение первых экземпляров указов и распоряжений Главы Республики Адыгея, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Адыгея;

передача электронных образов законов и иных правовых актов Республики Адыгея для публикации на официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru) и опубликование нормативных правовых актов Республики Адыгея на официальном Интернет-сайте исполнительных органов государственной власти Республики Адыгея (http://www.adygheya.ru);

размещение сведений о проектах законов Республики Адыгея, внесенных Главой Республики Адыгея в Государственный Совет - Хасэ Республики Адыгея, и проектах нормативных правовых актов Республики Адыгея, внесенных в Государственный Совет - Хасэ Республики Адыгея, с текстами проектов на официальном Интернет-сайте исполнительных органов государственной власти Республики Адыгея (http://www.adygheya.ru);

оформление заявок на регистрацию, изменение и прекращение полномочий уполномоченных лиц Республики Адыгея на подписание соглашений в государственной информационной системе "Электронный бюджет";

ведение и поддержание в актуальном состоянии банка данных правовой информации Республики Адыгея и банка данных "Протокольный отдел";

внесение в банк данных правовой информации Республики Адыгея сведений о внесении изменений и дополнений в правовые акты и отмене их вновь принятыми правовыми актами, а также сведений об их опубликовании;

подготовка заверенных в установленном порядке копий правовых актов по запросам исполнительных органов государственной власти Республики Адыгея, организаций и учреждений Республики Адыгея;

осуществление справочной работы по правовым актам, находящимся в банке данных правовой информации Республики Адыгея и банке данных "Протокольный отдел";

участие в заключении договоров с региональными системами правовой информации;

подготовка к выпуску и выпуск ежемесячного официального издания "Собрание законодательства Республики Адыгея", обеспечение им органов государственной власти Республики Адыгея, организаций в соответствии с Законом Республики Адыгея от 9 января 1996 года N 35 "Об обязательном экземпляре документов" и размещение ежемесячного официального издания "Собрание законодательства Республики Адыгея" в электронном виде на официальном Интернет-сайте исполнительных органов государственной власти Республики Адыгея (http://www.adygheya.ru);

разработка и регулярное обновление инструкций по делопроизводству, телефонных справочников исполнительных органов государственной власти, организаций и учреждений Республики Адыгея;

передача обработанных документов в электронном виде региональным системам "Консультант", "Гарант", а также в Центр специальной связи и информации Федеральной службы охраны Российской Федерации в Республике Адыгея и в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Адыгея в соответствии с заключенными договорами об обмене правовой информацией;

разработка номенклатуры дел Администрации;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

выпуск служебных удостоверений государственных гражданских служащих Республики Адыгея и их выдача;

подготовка к выпуску и выпуск приветственных адресов и благодарственных писем Главы Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея, благодарностей Главы Республики Адыгея, дипломов Главы Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея;

Отдел при реализации возложенных на него функций взаимодействует с аппаратом Государственного Совета - Хасэ Республики Адыгея, самостоятельными структурными подразделениями Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея, исполнительными органами государственной власти Республики Адыгея.

IV. Права отдела

Отдел имеет право:

запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от самостоятельных структурных подразделений Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея, исполнительных органов государственной власти Республики Адыгея;

пользоваться в установленном порядке банками данных исполнительных органов государственной власти Республики Адыгея, использовать государственную систему связи и коммуникации;

вносить предложения по вопросам улучшения организации работы отдела, совершенствования работы по делопроизводству, программы обеспечения автоматизированного рабочего места "Протокольный отдел";

не принимать или возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

V. Руководство отдела

Начальник протокольного отдела назначается и освобождается от должности приказом Руководителя Администрации по представлению начальника Управления.

Начальник отдела:

организует работу отдела, руководит его деятельностью. В своей работе подотчетен начальнику Управления;

вносит предложения начальнику Управления о назначении, освобождении, поощрении и наложении дисциплинарного взыскания на работников отдела;

распределяет обязанности между работниками отдела;

организует исполнение поручений Руководителя Администрации, начальника Управления;

организует и контролирует работу редакционно-издательской группы по изданию ежемесячного официального издания "Собрание законодательства Республики Адыгея", группы по ведению банка данных правовой информации Республики Адыгея;

организует и контролирует работу копировально-множительного бюро;

представляет должностные регламенты государственных гражданских служащих на согласование начальнику Управления;

замещает начальника Управления в его отсутствие.

Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на отдел, с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением.

Заместитель начальника Управления информационного и документационного обеспечения Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея - начальник протокольного отдела

С. Калкан

Утверждаю
Начальник Управления
информационного и документационного
обеспечения Администрации Главы
Республики Адыгея и Кабинета Министров
Республики Адыгея
Ю. Псеуш
17 марта 2017 года

Положение
об отделе служебного делопроизводства Управления информационного и документационного обеспечения Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея

I. Общие положения

Отдел служебного делопроизводства (далее - отдел) является структурным подразделением Управления информационного и документационного обеспечения Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея (далее - Управление).

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Адыгея, федеральными нормативными правовыми актами, нормативными правовыми актами Республики Адыгея, Положением об Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея, Положением об Управлении информационного и документационного обеспечения Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея (далее - Инструкция по делопроизводству).

Отдел при реализации возложенных на него функций взаимодействует с подразделениями Управления, подразделениями Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея, министерствами, комитетами и ведомствами Республики Адыгея, Государственным Советом - Хасэ Республики Адыгея.

II. Основные задачи и функции отдела служебного делопроизводства

Основными задачами отдела являются:

- документационное обеспечение Главы Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея, заместителя Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителя Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея;

- обеспечение установленного порядка прохождения документов и материалов, поступающих на имя Главы Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея, заместителя Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителя Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

- прием, учет, регистрация поступающей корреспонденции;

- подготовка текстов проектов резолюций Главы Республики Адыгея и Руководителя Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея;

- подготовка и передача документов на рассмотрение Главой Республики Адыгея, Премьер-министром Республики Адыгея, заместителем Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителем Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея;

- передача и отправка корреспонденции после ее рассмотрения и получения резолюции непосредственно исполнителям;

- учет, регистрация исходящих документов и их отправка адресатам;

- направление для обнародования Законов Республики Адыгея после подписания их Главой Республики Адыгея в соответствии с Конституцией Республики Адыгея;

- направление документов в редакции республиканских газет "Советская Адыгея" и "Адыгэ макъ", подлежащих опубликованию и обнародованию в средствах массовой информации;

- ведение электронной базы данных автоматизированной системы "Кодекс: "Служебная корреспонденция" на поступающую и исходящую корреспонденцию;

- подготовка и выдача справочной информации, анализов и полугодовых и годовых отчетов о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции, поступившей на имя Главы Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея, заместителя Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителя Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея;

- ведение реестра поручений (указаний) Президента РФ, направленных Главе РА;

- обработка документов, законченных текущим делопроизводством, формирование документационного архива;

- разработка номенклатуры дел отдела;

- ведение и оформление дел в соответствии с номенклатурой дел;

- подготовка и передача дел на архивное хранение;

- подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

- выдача работникам распорядительных и методических документов по вопросам, относящимся к делопроизводству;

- контроль за соблюдением требований инструкций и других нормативных актов по работе с документами в Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея;

- подготовка заявок на изготовление печатно-бланочной продукции.

III. Основные права отдела служебного делопроизводства

Отдел для осуществления своих задач и функций имеет право:

- запрашивать и получать в установленном порядке информационные, аналитические и справочные материалы от структурных подразделений Управления, необходимую информацию от органов исполнительной власти Республики Адыгея;

- не принимать или возвращать исполнителям документы, подготовленные с нарушением требований, установленных Регламентом и инструкциями по работе с документами;

- пользоваться информационными банками данных, имеющимися в Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея;

- вносить предложения по совершенствованию системы делопроизводства;

- знакомиться и работать с указами и распоряжениями Главы Республики Адыгея, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Республики Адыгея.

IV. Руководство отдела служебного делопроизводства

Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Руководителем Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея по представлению начальника Управления.

Начальник отдела имеет в своем подчинении четырех специалистов-экспертов и двух инспекторов-делопроизводителей, которые назначаются на должность и освобождаются от должности Руководителем Администрации по представлению начальника Управления.

Начальник отдела:

- руководит деятельностью отдела, обеспечивая решение возложенных на отдел задач;

- несет персональную ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией по делопроизводству правил и порядка работы с документами.

Работники отдела ответственны за выполнение возложенных обязанностей, соблюдение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

Начальник отдела служебного делопроизводства Управления информационного и документационного обеспечения Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея

Ф.З. Кулова