Приложение. Положение о Службе по делам архивов и документационного обеспечения Запорожской области

Приложение

УТВЕРЖДАЮ:
Губернатор Запорожской области
________________ Е.В. Балицкий
от 12.01.2024 г. N 23-у

Положение
о Службе по делам архивов и документационного обеспечения Запорожской области

I. Основные положения

1.1. Служба по делам архивов и документационного обеспечения Запорожской области (далее - Служба) является органом исполнительной власти Запорожской области, осуществляющим функции по реализации государственной политике в сфере архивного дела и делопроизводства, а также функции по осуществлению регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле.

Служба входит в единую систему органов исполнительной власти Запорожской области.

Служба является правопреемником упраздняемой Службы по делам архивов и документационного обеспечения Военно-гражданской администрации Запорожской области по обязательствам, не переданным иным органам публичной власти.

1.2. Служба в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, нормативными правовыми актами Запорожской области, Уставом Запорожской области, а также настоящим Положением.

1.3. Служба осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в Запорожской области, исполнительными органами Запорожской области, органами местного самоуправления (органами, осуществляющими полномочия, органов местного самоуправления) Запорожской области, юридическими и физическими лицами.

1.4. Служба осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные государственные учреждения Запорожской области.

1.5. Служба является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, имущество, являющееся собственностью Запорожской области и закрепленное за нею на праве оперативного управления, имеет печать с изображением герба Запорожской области и своим наименованием, а также другие необходимые для осуществления деятельности печати, штампы и бланки, счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.6. Структура и предельная штатная численность Службы, утверждается Губернатором Запорожской области.

Штатное расписание Службы утверждается Руководителем администрации Губернатора и Правительства Запорожской области по согласованию с Губернатором Запорожской области.

II. Основные задачи Службы

2.1. Задачами Службы являются:

1) реализация государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства на территории Запорожской области;

2) организация хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов и архивных фондов государственных архивов Запорожской области, музеев, библиотек Запорожской области, органов государственной власти и иных государственных органов Запорожской области, государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений Запорожской области;

3) осуществление регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном дела и делопроизводстве на территории Запорожской области;

4) анализ состояния архивного дела на территории Запорожской области и его государственное регулирование, развитие и совершенствование архивного дела и делопроизводства;

5) координация деятельности подведомственных архивных учреждений Запорожской области, обеспечение их функционирования;

6) организационно-методическое обеспечение деятельности архивных отделов администраций городов и районов, городских и районных архивов Запорожской области (муниципальных архивов);

7) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности Запорожской области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.

III. Функции Службы

3.1. Для решения поставленных задач Служба выполняет следующие функции:

- По вопросам реализации государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства на территории Запорожской области разрабатывает:

1) программы, перспективные и текущие планы (направления развития) архивного дела, анализирует их выполнение;

2) предложения к региональным программам цифровой трансформации в части, относящейся к компетенции Службы;

3) проекты законодательных и иных нормативных правовых актов Запорожской области по вопросам, входящим в компетенцию Службы, в установленном порядке вносит их на рассмотрение соответствующих органов государственной власти Запорожской области и их должностных лиц;

4) предложения в проект закона Запорожской области о бюджете, касающиеся архивного дела;

5) проекты договоров и соглашений о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными на территории Запорожской области.

3.2. Осуществляет анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в Запорожской области.

3.3. Разрабатывает проекты, организует и обеспечивает реализацию государственных программ Запорожской области в сфере архивного дела.

- По вопросам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также документов, отнесенных к собственности Запорожской области:

1) проводит экспертизу ценности архивных документов, находящихся на территории Запорожской области, с целью отнесения их к составу Архивного фонда Российской Федерации;

2) согласовывает списки источников комплектования подведомственных архивных учреждений Запорожской области, нормативно-методические документы по организации деятельности архивов, служб документационного обеспечения управления и экспертных комиссий, номенклатуры дел, описи дел по личному составу организаций - источников комплектования подведомственных архивных учреждений Запорожской области;

3) проводит анализ состояния и ведения государственного учета в организациях - источниках комплектования подведомственных архивных учреждений Запорожской области;

4) проводит мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов, отнесенных к собственности Запорожской области, в пределах своих полномочий осуществляет меры по повышению уровня пожарной безопасности и антитеррористической защищенности объектов (территорий), занимаемых подведомственными архивными учреждениями Запорожской области;

5) организует выявление особо ценных, в том числе уникальных, документов, создание страховых копий особо ценных, в том числе уникальных, документов, хранящихся в подведомственных архивных учреждениях Запорожской области;

6) принимает решения о передаче архивных документов, находящихся в собственности Запорожской области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований, а также между архивными учреждениями в пределах Запорожской области;

7) ведет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, в государственных музеях и библиотеках, ведомственных архивах Запорожской области, и представляет сведения об учете уполномоченному федеральному органу исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

8) принимает решение о снятии с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

9) организует создание информационных баз данных, а также иных видов архивных справочников для обеспечения поиска архивной информации о составе и содержании архивных документов, в том числе в форме электронных документов;

10) организует информационное обеспечение органов государственной власти, органов местного самоуправления (органов, осуществляющих полномочия, органов местного самоуправления), на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на территории Запорожской области, в том числе путем создания и ведения информационных поисковых систем;

11) организует исполнение подведомственными архивными учреждениями Запорожской области запросов на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;

12) осуществляет проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами государственной власти Запорожской области, не наделенными полномочиями на проставление апостиля, и подведомственными архивными учреждениями Запорожской области;

13) организует обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации доступа к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам, находящимся на хранении в подведомственных архивных учреждениях Запорожской области, в том числе с использованием информационных поисковых систем;

14) контролирует соблюдение подведомственными архивными учреждениями Запорожской области порядка использования архивных документов;

15) организует в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, работу архивных учреждений по рассекречиванию носителей сведений, составляющих государственную тайну, хранящихся в подведомственных архивных учреждениях Запорожской области;

16) выступает организатором научно-исследовательской, публикационной и информационной деятельности подведомственных архивных учреждений Запорожской области.

- При осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Запорожской области:

1) проводит контрольные (надзорные) мероприятия в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, с правом принятия мер по устранению нарушений законодательства Российской Федерации об архивном деле, в том числе путем выдачи органам государственной власти, органам местного самоуправления (органам, осуществляющим полномочия, органов местного самоуправления), юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, должностным лицам, гражданам предписаний об устранении выявленных нарушений, осуществляет контроль за исполнением таких предписаний;

2) осуществляет учет контролируемых объектов и связанных с ними контролируемых лиц, а также информации о поступлении жалоб и их содержании, о решениях, принятых по результатам рассмотрения жалоб, размещает информацию о проведении контрольных (надзорных) мероприятий и решениях, принятых по результатам контрольных (надзорных) мероприятий, в едином реестре контрольных (надзорных) мероприятий.

3.4. Для обеспечения решения поставленных задач Служба:

1) осуществляет функции учредителя подведомственных архивных учреждений Запорожской области;

2) осуществляет функции главного распорядителя и получателя средств областного бюджета, предусмотренных на содержание Службы и реализацию возложенных на нее функций;

3) обеспечивает деятельность комиссий, в том числе экспертно-проверочной комиссии, рабочих групп, иных совещательных и коллегиальных органов, образованных для решения вопросов, связанных с задачами и функциями Службы;

4) координирует деятельность подведомственных архивных учреждений Запорожской области, готовит предложения по совершенствованию их сети, структуры и штатной численности;

5) принимает участие в международном и межрегиональном сотрудничестве в сфере архивного дела;

6) проводит профилактику коррупционных и иных правонарушений в Службе и подведомственных архивных учреждениях Запорожской области;

7) организует повышение квалификации работников Службы и подведомственных архивных учреждений Запорожской области;

8) решает вопросы улучшения условий труда и социальной защиты работников Службы и подведомственных архивных учреждений Запорожской области;

9) осуществляет ведомственный контроль в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

10) осуществляет ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в подведомственных архивных учреждениях Запорожской области;

11) обеспечивает кибербезопасность информационных систем Службы, организует в подведомственных архивных учреждениях Запорожской области работу по защите государственных информационных ресурсов от несанкционированного доступа;

12) обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, а также иной информации ограниченного доступа, в том числе персональных данных;

13) осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Службы;

14) осуществляет организацию и ведение гражданской обороны в Службе;

15) ведет мобилизационную подготовку Службы и подведомственных архивных учреждений Запорожской области;

16) оказывает консультативную и методическую помощь (поддержку) органам государственной власти Запорожской области, органам местного самоуправления (органам, осуществляющим полномочия, органов местного самоуправления) по вопросам, решение которых связано с задачами и функциями Службы;

17) обеспечивает личный прием, регистрацию и рассмотрение обращений граждан и организаций по вопросам, решение которых связано с полномочиями Службы.

IV. Права Службы

4.1. Получение от органов исполнительной власти Запорожской области, а также от учреждений, организаций, предприятий независимо от их ведомственной подчиненности необходимых материалов о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.2. Заслушивание представителей органов исполнительной власти Запорожской области, учреждений, организаций, предприятий независимо от их ведомственной подчиненности по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве. Должностные лица Службы для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные службы учреждений, организаций и предприятий, расположенных на территории Запорожской области, участвовать в деятельности комиссий, образуемых при реорганизации или ликвидации предприятий, учреждений, организаций и иных собственников документов.

4.3. Выдача, в пределах своей компетенции, органам исполнительной власти Запорожской области, учреждениям, организациям, предприятиям обязательных для исполнения указаний по работе архивов и организации документов в делопроизводстве; согласование отраслевых инструкций по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.4. Предоставление гражданам, предприятиям, учреждениям и организациям всех видов собственности, информации, в том числе на платной основе. Полный перечень услуг закрепляется отдельным нормативно-правовым актом.

4.5. Постановка вопроса перед правоохранительными органами о привлечении руководителей учреждений и организаций независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности к уголовной, административной и иной установленной законодательством Российской Федерации ответственности за нарушение законодательства об архивном деле.

4.6. Создание постоянных и временных межведомственных комиссий для рассмотрения вопросов, касающихся архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

V. Организация работы

5.1. Службу возглавляет - Руководитель Службы, назначаемый и освобождаемый от должности Губернатором Запорожской области, по представлению Руководителя администрации Губернатора и Правительства Запорожской области.

5.2. Руководитель Службы имеет заместителя по основной деятельности, который назначается на должность и освобождаются от должности Губернатором Запорожской области, по представлению Руководителя администрации Губернатора и Правительства Запорожской области.

5.3. Руководитель Службы:

1) Руководит деятельностью Службы и несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Службу и подведомственные архивные учреждения, и осуществление ими своих функций;

2) Издает в пределах своей компетенции приказы и инструкции, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными архивными учреждениями, организует и проверяет их исполнение;

3) Вносит в органы исполнительной власти Запорожской области предложения о развитии архивного дела, совершенствовании управления Архивным фондом Запорожской области;

4) В необходимых случаях издает с руководителями комитетов, отделов и управлений администрации Губернатора и Правительства Запорожской области и другими ведомствами совместные приказы и инструкции по вопросам архивной работы; утверждает положения о подведомственных архивных учреждениях;

5) Обладает правом проставления апостиля на документах;

6) Назначает и освобождает от должности работников Службы;

7) Распоряжается средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований, имуществом, инвентарем и другими материальными ценностями, находящимися на балансе Службы.

5.4. При Службе действуют:

1) Коллегия в составе Руководителя Службы (председатель коллегии), заместителя Руководителя Службы, специалистов отдела, руководящих работников подведомственных архивных учреждений и представителей ведомственных архивов, общественных организаций.

Состав коллегии Службы утверждается Губернатором Запорожской области.

Коллегия Службы рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела в Запорожской области, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения решений, подбора и расстановки кадров, награждения работников архивной Службы Запорожской области, проекты важнейших приказов, инструкций, заслушивает отчеты руководителей архивных учреждений.

Решения коллегии проводятся в жизнь приказами Руководителя Службы. В случае разногласий между Руководителем Службы и коллегией Службы, Руководитель Службы проводит в жизнь свое решение с последующим информированием Губернатора Запорожской области о возникших разногласиях;

2) Экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации и Запорожской области и экспертизой ценности документов.

Положения об экспертно-проверочной комиссии, ее составе утверждается Руководителем Службы.

5.5. Служба отчитывается о своей деятельности перед администрацией Губернатора и Правительства Запорожской области и Федеральным архивным агентством.

5.6. Служба состоит на областном бюджете, финансируется из средств, предназначенных на содержание органов управления, численность работников Службы и фонд оплаты их труда утверждаются Губернатором Запорожской области.

5.7. Специалисты Службы являются государственными служащими, выполняющими возложенные на них обязанности, соблюдающими ограничения, связанные с замещением должностей государственной службы.

5.8. Создание, реорганизация или ликвидация Службы осуществляется в порядке, установленным действующим законодательством Российской Федерации.

Юридический адрес Службы по делам архивов и документационного обеспечения Запорожской области:

272312, Запорожская обл., г. Мелитополь, ул. Карла Маркса, д. 5.