Приложение. Положение об архиве Избирательной комиссии Ярославской области

Приложение
к постановлению
Избирательной комиссии
Ярославской области
от 21.12.2023 N 97/661-7

Положение об архиве Избирательной комиссии Ярославской области

I. Общие положения

1. Настоящее положение об архиве Избирательной комиссии Ярославской области (далее - Положение об архиве) разработано в соответствии с примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации" (далее - Примерное положение об архиве), и подлежит согласованию с экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Ярославской области (далее - ЭПМК) на предмет соответствия его Примерному положению об архиве с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве Избирательной комиссии Ярославской области.

2. Положение об архиве утверждается постановлением Избирательной комиссии Ярославской области после согласования с ЭПМК.

3. Архив Избирательной комиссии Ярославской области является подразделением в составе структурного подразделения аппарата Избирательной комиссии Ярославской области, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, и руководствуется положением о нем.

4. В архиве Избирательной комиссии Ярославской области осуществляется хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности Избирательной комиссии Ярославской области, а также подготовка документов для передачи на постоянное хранение в государственное казенное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области" (далее - ГКУ ЯО ГАЯО).

5. Архив Избирательной комиссии Ярославской области в своей деятельности руководствуется Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, Законами Ярославской области от 02.06.2003 N 27-з "О выборах в органы государственной власти Ярославской области и органы местного самоуправления муниципальных образований Ярославской области" и от 07.11.2014 N 68-з "Об Избирательной комиссии Ярославской области", законами, нормативными правовыми актами Ярославской области в сфере архивного дела и делопроизводства, локальными нормативными актами Избирательной комиссии Ярославской области.

II. Состав документов архива Избирательной комиссии Ярославской области

6. Архив Избирательной комиссии Ярославской области хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности Избирательной комиссии Ярославской области;

б) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Избирательной комиссии Ярославской области.

III. Задачи архива Избирательной комиссии Ярославской области

7. К задачам архива Избирательной комиссии Ярославской области относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения об архиве.

7.2. Комплектование архива Избирательной комиссии Ярославской области документами, образовавшимися в процессе деятельности Избирательной комиссии Ярославской области.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве Избирательной комиссии Ярославской области.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Избирательной комиссии Ярославской области.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ ЯО ГАЯО.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях аппарата Избирательной комиссии Ярославской области и своевременной передачей дел в архив Избирательной комиссии Ярославской области.

IV. Функции архива Избирательной комиссии Ярославской области

8. Архив Избирательной комиссии Ярославской области осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности Избирательной комиссии Ярославской области, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов, находящихся на хранении в архиве Избирательной комиссии Ярославской области.

8.3. Представляет в ГКУ ЯО ГАЯО учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Избирательной комиссии Ярославской области документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Избирательной комиссии Ярославской области, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Избирательной комиссии Ярославской области.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование Экспертной комиссии по экспертизе ценности документов, образовавшихся в процессе деятельности Избирательной комиссии Ярославской области, описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПМК описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПМК описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПМК акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение председателю Избирательной комиссии Ярославской области описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПМК.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ ЯО ГАЯО.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Избирательной комиссии Ярославской области в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Избирательной комиссии Ярославской области.

8.9. Организует информирование руководства и работников Избирательной комиссии Ярославской области о составе и содержании документов архива Избирательной комиссии Ярославской области.

8.10. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.11. Ведет учет использования документов архива Избирательной комиссии Ярославской области.

8.12. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Избирательной комиссии Ярославской области.

8.13. Участвует в разработке документов Избирательной комиссии Ярославской области по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.14. Оказывает методическую помощь:

а) структурному подразделению аппарата Избирательной комиссии Ярославской области, ответственному за организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Избирательной комиссии Ярославской области в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям аппарата и работникам Избирательной комиссии Ярославской области в подготовке документов к передаче в архив Избирательной комиссии Ярославской области.

V. Права архива Избирательной комиссии Ярославской области

9. Архив Избирательной комиссии Ярославской области имеет право:

а) представлять руководству Избирательной комиссии Ярославской области предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Избирательной комиссии Ярославской области;

б) запрашивать в структурных подразделениях аппарата Избирательной комиссии Ярославской области сведения, необходимые для работы архива Избирательной комиссии;

в) давать рекомендации структурным подразделениям аппарата Избирательной комиссии Ярославской области по вопросам, относящимся к компетенции архива Избирательной комиссии Ярославской области;

г) информировать структурные подразделения аппарата Избирательной комиссии Ярославской области о необходимости передачи документов в архив Избирательной комиссии Ярославской области в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПМК, Экспертной комиссии по экспертизе ценности документов, образовавшихся в процессе деятельности Избирательной комиссии Ярославской области.