Раздел IV. Регистрация договоров

Раздел IV. Регистрация договоров

1. Регистрация договоров осуществляется регистраторами в электронном виде посредством СЭД "Дело".

2. Для прохождения процедуры регистрации договор, оформленный в соответствии с требованиями, установленными разделом III настоящего порядка, подлежит регистрации в СЭД "Дело" регистратором сразу после подписания.

3. В случае передачи подписанного договора специалисту СП АГ без участия регистратора (напрямую) договор принимается на регистрацию с обязательной фиксацией даты передачи в журнале (приложение к настоящему порядку), оформленном регистратором. Ответственность за полноту договора, переданного на регистрацию, несет ответственный исполнитель.

4. Регистрация договора посредством СЭД "Дело" осуществляется регистратором не позднее одного рабочего дня, следующего за днем его поступления.

5. Порядок регистрации проектов договоров в СЭД "Дело" определен в инструкции.

6. Если договор поступил на регистрацию уже зарегистрированный контрагентом, дата при регистрации договора регистратором указывается та же, а регистрационный номер присваивается новый, с учетом действующей номенклатуры в СЭД "Дело" и проставляется рядом с номером контрагента через знак "/".

7. Если договор поступил на регистрацию подписанный, но не зарегистрированный контрагентом, датой регистрации договора будет являться дата подписания договора Главой города, высшим должностным лицом АГ или руководителем СП АГ, или дата передачи договора регистратору.

8. Ответственный исполнитель может передать регистратору зарегистрированный контрагентом договор с целью добавления его скан-образа в СЭД "Дело".

9. При поступлении на регистрацию дополнительных соглашений к договору в СЭД "Дело" ответственным исполнителем устанавливается связь с первичной карточкой договора.

10. Договор, поступивший на регистрацию прошитым, не подлежит расшитию, в связи с чем скан-образ документа в СЭД "Дело" добавляется путем снятия копии с прошитого договора.

11. После регистрации оригинал договора, заключенный Главой города, исполняющим обязанности Главы города или высшими должностными лицами АГ, передается регистратором ответственному за доставку корреспонденции специалисту МКУ "ХЭУ" или МУ из рук в руки с отметкой в регистрационной карточке СЭД "Дело", которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала договора. Одновременно регистратор осуществляет рассылку договора посредством СЭД "Дело" руководителю ответственного СП АГ, МУ, ответственному исполнителю и лицам, указанным в листе согласования.

Не рассылаются в правовое управление зарегистрированные договоры, в которых управление являлось только согласующим.

12. После регистрации оригинал договора, заключенный руководителем СП АГ, передается регистратором ответственному исполнителю из рук в руки с отметкой в регистрационной карточке СЭД "Дело", которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала договора. Одновременно регистратор осуществляет рассылку договора посредством СЭД "Дело" руководителю ответственного СП АГ, МУ, ответственному исполнителю и лицам, указанным в листе согласования.

Рассылку договора всем заинтересованным лицам осуществляет ответственный исполнитель либо иное лицо по поручению руководителя ответственного СП АГ, МУ.

Не рассылаются в правовое управление зарегистрированные договоры, в которых управление являлось только согласующим.

13. Ответственный за доставку корреспонденции специалист МКУ "ХЭУ" или МУ передает оригинал договора, заключенный Главой города, исполняющим обязанности Главы города или высшими должностными лицами АГ, руководителю ответственного СП АГ, МУ для работы и организации хранения.

14. Каждый факт передачи оригинала договора сопровождается подписями передающих и получающих лиц с указанием фамилии, имени, отчества, должности, места работы и даты получения на регистрационной карточке договора, распечатанной из СЭД "Дело".

15. Регистрационная карточка с подписями передающих и получающих лиц сканируется регистратором в СЭД "Дело" с добавлением ее скан-образа к регистрационной карточке договора при каждом факте передачи оригинала договора.

16. Оригиналы регистрационных карточек с подписями передающих и получающих лиц хранятся в отделах обеспечения документационной деятельности МКУ "ХЭУ" или у специалистов, ответственных за делопроизводство в МУ.

17. Контроль за соблюдением процедуры передачи оригиналов договоров осуществляют начальники отделов ответственных исполнителей СП АГ и начальники отделов управления обеспечения документационной деятельности Администрации города, структурных подразделений Администрации города и Контрольно-счетной палаты города Сургута МКУ "ХЭУ".