Приложение

Приложение
к постановлению
администрации
города Рязани
от 29 декабря 2023 г. N 16915

Положение
об управлении делами аппарата администрации города Рязани

Настоящее Положение определяет задачи, функции, права и ответственность управления делами аппарата администрации города Рязани (далее - Управление), его внутреннюю организацию, а также права и ответственность начальника Управления.

1. Общие положения

1.1. Управление является структурным подразделением аппарата администрации города Рязани и подчиняется заместителю главы администрации, руководителю аппарата.

1.2. Управление создано в соответствии со структурой администрации города Рязани, утвержденной решением Рязанской городской Думы.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 52294-2004 "Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения", ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами", ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы", ГОСТ Р ИСО 22310-2009 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами", ГОСТ Р 53898-2013 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Росархива от 30.07.2023 N 77; законами Рязанской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Рязанской области, Уставом муниципального образования - городской округ город Рязань, постановлениями и распоряжениями главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы, решениями представительного органа города Рязани, постановлениями и распоряжениями администрации города Рязани, Инструкцией по делопроизводству в администрации города Рязани, Регламентом электронного документооборота в администрации города Рязани, настоящим Положением.

1.4. Положение об Управлении утверждается постановлением администрации города Рязани.

1.5. При осуществлении своих функций Управление взаимодействует с другими структурными подразделениями администрации города Рязани, структурными подразделениями аппарата администрации города Рязани, а также с органами государственной власти Рязанской области, органами местного самоуправления города Рязани, общественными и иными организациями, гражданами.

1.6. Управление хранит и проставляет основную гербовую печать администрации города Рязани, угловой штамп администрации города Рязани, печати с обозначениями Управления, его отделов, а также их штампы; имеет бланки со своим наименованием и наименованиями его отделов.

1.7. Управление не является юридическим лицом, обладает функциональной и организационной независимостью в пределах целей и полномочий, определенных настоящим Положением.

1.8. Место нахождения Управления: г. Рязань, ул. Радищева, дом 28.

2. Структура и организация деятельности Управления

2.1. Организационная структура и штатное расписание Управления утверждаются главой администрации города Рязани.

2.2. Оперативное руководство Управлением осуществляется заместителем главы администрации, руководителем аппарата.

2.3. Начальник Управления назначается на должность и освобождается от должности главой администрации города Рязани в установленном порядке по представлению заместителя главы администрации, руководителя аппарата.

2.4. На должность начальника Управления назначается лицо, отвечающее квалификационным требованиям, установленным действующим федеральным законодательством, законодательством Рязанской области и действующими муниципальными правовыми актами.

2.5. Начальник Управления непосредственно подчиняется заместителю главы администрации, руководителю аппарата.

2.6. Работники Управления назначаются на должность и освобождаются от должности главой администрации города Рязани по представлению начальника Управления, согласованному с заместителем главы администрации, руководителем аппарата.

2.7. Начальник У правления:

- руководит деятельностью Управления, обеспечивая решение возложенных на Управление функций и задач;

- представляет заместителю главы администрации, руководителю аппарата для утверждения главой администрации города Рязани предложения по структуре и штатному расписанию Управления;

- вносит заместителю главы администрации, руководителю аппарата предложения о назначении на должность и освобождении от должности работников Управления;

- издает приказы по вопросам работы Управления и подписывает служебную документацию в пределах своих полномочий;

- в установленном порядке вносит заместителю главы администрации, руководителю аппарата для представления главе администрации города Рязани предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников Управления;

- утверждает должностные инструкции работников Управления;

- ходатайствует о командировании работников Управления;

- решает вопросы командирования работников Управления в пределах города Рязани;

- принимает участие в заседаниях Рязанской городской Думы, ее комитетов, постоянных комиссий и рабочих групп, коллегиях, заседаниях органов местного самоуправления города Рязани по вопросам, отнесенным к полномочиям Управления;

- представляет администрацию города Рязани в отношениях с Рязанской областной Думой, Правительством Рязанской области, Рязанской городской Думой, Контрольно-счетной палатой города Рязани, центральными исполнительными органами государственной власти Рязанской области в пределах своих полномочий.

2.8. Права, обязанности и ответственность работников Управления определяются должностными инструкциями и иными актами администрации города Рязани в соответствии с действующим законодательством.

2.9. Указания начальника Управления, в том числе в виде резолюций, по устранению выявленных в пределах его компетенции недостатков в проектах документов являются обязательными к исполнению для руководителей структурных подразделений администрации города Рязани, руководителей структурных подразделений аппарата администрации города Рязани.

3. Основные задачи Управления

Управление осуществляет следующие основные задачи:

3.1. Документационное обеспечение администрации города Рязани и организация делопроизводства в администрации города Рязани.

3.2. Управление документами администрации города Рязани.

3.3. Протокольное и организационное обеспечение деятельности главы администрации города Рязани, первого заместителя главы администрации, заместителя главы администрации, руководителя аппарата, заместителей главы администрации (далее - заместители главы администрации).

3.4. Реализация исполнительно-распорядительных полномочий в области внешних связей.

4. Функции Управления

4.1. В области документационного обеспечения администрации города Рязани и делопроизводства:

- осуществление организационного и методологического руководства делопроизводством в структурных подразделениях администрации города Рязани, структурных подразделениях аппарата администрации города Рязани;

- обеспечение единства документооборота в администрации города Рязани;

- составление сводной номенклатуры дел администрации города Рязани;

- хранение и проставление на документах гербовой печати администрации города Рязани;

- разработка инструкции по делопроизводству в администрации города Рязани;

- осуществление разработки методики расчета коэффициентов исполнительской дисциплины администрации города Рязани, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений города по выполнению поручений главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации, а также предоставлению муниципальных услуг;

- осуществление разработки нормативных, методических документов по вопросам делопроизводства и документооборота в администрации города Рязани;

- расчет коэффициентов исполнительской дисциплины по выполнению поручений главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации, как по видам документов, так и в администрации города Рязани в целом, а также по предоставлению муниципальных услуг;

- проведение анализа исполнительской дисциплины по выполнению должностными лицами, структурными подразделениями администрации города Рязани, структурными подразделениями аппарата администрации города Рязани, муниципальными предприятиями и учреждениями города Рязани поручений главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации; по предоставлению администрацией города Рязани муниципальных услуг;

- осуществление учета и заказа изготовления штампов и печатей для должностных лиц и структурных подразделений администрации города Рязани, структурных подразделений аппарата администрации города Рязани;

- осуществление централизованной регистрации договоров, соглашений, дополнительных соглашений, актов к ним, подписываемых должностными лицами администрации города Рязани в рамках полномочий администрации города Рязани; от имени муниципального образования - городской округ город Рязань; в рамках отдельных государственных полномочий, переданных муниципальному образованию - городской округ город Рязань; заверение и рассылка их копий;

- осуществление регистрации "дорожных карт", планов мероприятий, утверждаемых главой администрации города Рязани и заместителями главы администрации; постановка их на контроль;

- осуществление регистрации, заверение копий актов комиссии по приемке помещений после переустройства и (или) перепланировки о завершении переустройства и (или) перепланировки помещений, о завершении самовольно выполненного переустройства и (или) перепланировки помещений, решений о внесении изменений в акты, об отказе в выдаче акта; уведомлений комиссии о возврате документов;

- осуществление регистрации и выдачи работникам администрации города Рязани доверенностей администрации города Рязани, заверение их копий;

- осуществление регистрации, заверение копий разрешений администрации города Рязани на выполнение авиационных работ, парашютных прыжков, демонстрационных полетов воздушных судов, полетов беспилотных воздушных судов (за исключением полетов беспилотных воздушных судов с максимальной взлетной массой менее 0,25 кг), подъема привязных аэростатов над территорией муниципального образования - город Рязань, посадку (взлет) на площадки, расположенные в границах муниципального образования - город Рязань, сведения о которых не опубликованы в документах аэронавигационной информации;

- осуществление регистрации, заверение копий уведомлений администрации города Рязани об отказе в выдаче разрешения на выполнение авиационных работ, парашютных прыжков, демонстрационных полетов воздушных судов, полетов беспилотных воздушных судов (за исключением полетов беспилотных воздушных судов с максимальной взлетной массой менее 0,25 кг), подъема привязных аэростатов над территорией муниципального образования - город Рязань, посадку (взлет) на площадки, расположенные в границах муниципального образования - город Рязань, сведения о которых не опубликованы в документах аэронавигационной информации;

- осуществление регистрации, заверение копий инструкции по организации пропускного режима в административном здании, расположенном по адресу: г. Рязань, ул. Радищева, д. 28;

- осуществление регистрации, заверение копий планов мероприятий по устранению и недопущению в дальнейшей работе нарушений, выявленных по результатам плановых (внеплановых) проверок, проведенных управлением контроля администрации города Рязани в муниципальных учреждениях, предприятиях;

- осуществление регистрации, заверение копий планов устранения выявленных нарушений по результатам проведения мероприятий ведомственного контроля администрацией города Рязани в сфере закупок для обеспечения нужд города Рязани;

- осуществление регистрации, заверение копий годовых планов проведения противопожарных и противоаварийных тренировок в зданиях администрации города Рязани;

- осуществление регистрации, заверение копий информации о настройке документопотоков при предоставлении муниципальных услуг в рамках межведомственного электронного взаимодействия между администрацией города Рязани, ГБУ РО "МФЦ Рязанской области", МКУ "УДТ города Рязани" и МКУ "ЦС" с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области (далее - МСЭДД) и АИС "МФЦ";

- осуществление регистрации, заверение копий справок администрации города Рязани о нуждаемости граждан в жилых помещениях;

- осуществление регистрации, заверение копий охранных обязательств собственника (пользователя) объекта культурного наследия местного (муниципального) значения;

- осуществление регистрации, заверение копий обязательств физических лиц о сдаче (передаче) жилого помещения, расторжении договора социального найма жилого помещения (найма специализированного жилого помещения) и об освобождении занимаемого жилого помещения (о безвозмездном отчуждении находящегося в собственности жилого помещения (жилых помещений) в (муниципальную) собственность);

- осуществление регистрации, заверение копий актов проверок организаций;

- осуществление регистрации, заверение копий обращений юридических и физических лиц, поступающих по системе ГИС ДО (предложения, жалобы и заявления) и иных документов согласно номенклатуре дел администрации города Рязани.

- разработка согласно заявкам структурных подразделений администрации города Рязани, структурных подразделений аппарата администрации города Рязани, образцов бланков;

- анализ количества и контроль качества документов, создаваемых в администрации города Рязани;

- оказание консультативно-методической помощи в вопросах делопроизводства структурным подразделениям администрации города Рязани, структурным подразделениям аппарата администрации города Рязани;

- ежеквартальное предоставление сведений об исполнительской дисциплине в администрации города Рязани секретарю балансовой комиссии по рассмотрению вопросов премирования и единовременного поощрения работников администрации города Рязани;

- обеспечение заключения администрацией города Рязани соглашений с использованием подсистемы бюджетного планирования государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет";

- хранение документов отдела документационного обеспечения Управления согласно номенклатуре дел, оформление их в дела, подготовка к сдаче на постоянное хранение и уничтожение в архив администрации города Рязани, ведение которого осуществляет муниципальное казенное учреждение "Центр сопровождения";

- осуществление приема официальной электронной почты администрации города Рязани (ryazan@)ryazan.gov.ru) и пересылки документов с использованием электронной почты структурным подразделениям администрации города Рязани, на регистрацию в сектор документооборота отдела документационного обеспечения Управления; в отдел по работе с обращениями граждан управления информационной политики и социальных коммуникаций аппарата администрации.

4.1.1. Прием, регистрация и отправка служебной корреспонденции главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации:

- организация приема и распределения входящих писем (служебной корреспонденции), поступающих в администрацию города Рязани;

- экспедиционная обработка поступающих документов;

- регистрация входящих и исходящих писем (служебной корреспонденции) в МСЭДД, их пересылка с использованием МСЭДД должностным лицам администрации города Рязани с учетом распределения должностных обязанностей между заместителями главы администрации, и делегирования полномочий главы администрации города Рязани; обеспечение рассылки простой и заказной корреспонденции главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации адресатам почтовой связью;

- проведение анализа работы с документами, поступающими в адрес администрации города Рязани, подготовка справок, отчетов по движению и своевременности рассмотрения служебной корреспонденции;

- подготовка отчетов о поступлении писем (служебной корреспонденции) и о результатах их рассмотрения для представления начальнику Управления;

- организационно-методическое взаимодействие со структурными подразделениями администрации города Рязани, структурными подразделениями аппарата администрации города Рязани, органами государственной власти Рязанской области, органами местного самоуправления города Рязани при рассмотрении служебной корреспонденции;

- прием, регистрация, исполнение заказов, учет поступающих материалов на тиражирование;

- прием документов на бумажных носителях для их оцифровки (сканирования) и включения в МСЭДД;

- организация копировально-множительных работ по тиражированию служебных документов администрации города Рязани согласно заявкам структурных подразделений администрации города Рязани, структурных подразделений аппарата администрации города Рязани;

- обеспечение копирования вновь изданных и находящихся на оперативном хранении в структурных подразделениях администрации города Рязани документов;

- обеспечение сохранности документов, принятых для тиражирования и оцифровки;

- учет использования бумаги и расходных материалов, которые требуют периодической замены в копировально-множительных аппаратах;

- обеспечение своевременного оформления заявок на расходные материалы и ресурсные запасные части к копировально-множительной технике;

- проведение экспертизы ценности документов сектора документооборота отдела документационного обеспечения Управления, оформление в дела документов, законченных делопроизводством, и подготовка их к сдаче на постоянное хранение и уничтожение в архив администрации города Рязани, ведение которого осуществляет муниципальное казенное учреждение "Центр сопровождения";

4.1.2. Регистрация правовых актов администрации города Рязани:

- проверка оформления проектов постановлений и распоряжений администрации города Рязани, их учет и представление на подпись главе администрации города Рязани, заместителям главы администрации в соответствии с делегированием полномочий главы администрации города Рязани;

- редакционная правка проектов правовых актов администрации города Рязани перед их подписанием;

- осуществление регистрации в МСЭДД подписанных постановлений и распоряжений администрации города Рязани, решений администрации города Рязани о согласовании (отказе в согласовании) переустройства и (или) перепланировки помещений в многоквартирных домах города Рязани, уведомлений администрации города Рязани о переводе (отказе в переводе) жилых (нежилых) помещений в нежилые (жилые) помещения, решений об отказе в присвоении объекту адресации адреса или аннулировании его адреса;

- анализ качества подготовки постановлений и распоряжений администрации города Рязани;

- рассылка постановлений и распоряжений администрации города Рязани в соответствии с представленной исполнителем рассылкой, в том числе с использованием МСЭДД;

- подготовка статистических данных по изданным постановлениям и распоряжениям администрации города Рязани;

- изготовление и заверение копий постановлений и распоряжений администрации города Рязани, решений администрации города Рязани о согласовании (отказе в согласовании) переустройства и (или) перепланировки помещений в многоквартирных домах города Рязани, уведомлений администрации города Рязани о переводе (отказе в переводе) жилых (нежилых) помещений в нежилые (жилые) помещения, решений об отказе в присвоении объекту адресации адреса или аннулировании его адреса, выписок из постановлений и распоряжений администрации города Рязани, находящихся на хранении;

- оказание методической помощи структурным подразделениям администрации города Рязани, структурным подразделениям аппарата администрации города Рязани в подготовке проектов постановлений и распоряжений администрации города Рязани по вопросам их оформления;

- хранение постановлений и распоряжений администрации города Рязани, оформление их в дела документов, законченных делопроизводством, и подготовка к сдаче на постоянное хранение и уничтожение в архив администрации города Рязани, ведение которого осуществляет муниципальное казенное учреждение "Центр сопровождения";

4.1.3. Контроль исполнения документов и поручений:

- контроль за выполнением в установленные сроки должностными лицами администрации города Рязани, структурными подразделениями администрации города Рязани, структурными подразделениями аппарата администрации города Рязани, муниципальными предприятиями и учреждениями города Рязани поручений главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации, данных по исполнению правовых актов, поступивших на исполнение в администрацию города Рязани от органов государственной власти Рязанской области, главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы, Рязанской городской Думы; принятых на заседаниях коллегии администрации города Рязани и совещаниях у главы администрации города Рязани; в ходе протокольных мероприятий; содержащихся в правовых актах администрации города Рязани; поручений, требующих исполнения и содержащихся в договорах, соглашениях администрации города Рязани; содержащихся в "дорожных картах", планах мероприятий, утверждаемых главой администрации города Рязани и его заместителями;

- регистрация поручений главы администрации города Рязани, данных по результатам рассмотрения информации, полученной из средств массовой информации и иных документов, не входящих в состав документационного фонда администрации города Рязани; контроль за их исполнением;

- осуществление мониторинга исполнительской дисциплины по документам, находящимся на контроле;

- осуществление контроля за исполнением поручений главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации, данных по результатам рассмотрения служебной корреспонденции, периодическое уведомление исполнителей о документах и поручениях, находящихся на контроле и подлежащих исполнению в установленные сроки;

- осуществление анализа сроков рассмотрения входящих писем (служебной корреспонденции) в администрации города Рязани;

- проведение экспертизы ценности документов сектора контроля исполнения документов и поручений отдела документационного обеспечения Управления, оформление в дела документов, законченных делопроизводством, и подготовка их к сдаче на постоянное хранение и уничтожение в архив администрации города Рязани, ведение которого осуществляет муниципальное казенное учреждение "Центр сопровождения";

4.2. В области управления документами администрации города Рязани:

- обеспечение создания оптимальных условий для развития, совершенствования и повышения эффективности муниципального управления за счет развития МСЭДД;

- организационно-методическое руководство и контроль за организацией электронного документооборота в администрации города Рязани с использованием МСЭДД;

- сопровождение МСЭДД в рамках документооборота администрации города Рязани (формирование обязательных справочников МСЭДД: "Группы документов"; "Подразделения"; "Кабинеты"; "Номенклатура дел". Ведение реестра "Пользователи МСЭДД". Распределение прав пользователей МСЭДД. Настройка параметров МСЭДД: параметры работы с регистрационно-контрольной карточкой документа (РК); параметры работы с регистрационной карточкой проекта документа (РКПД). Аутентификация. Файлы. Поиск. Контекст РК (РКПД). Настройка протокола просмотра);

- организация и систематизация документопотоков в администрации города Рязани (маршрутизация документов администрации города Рязани);

- осуществление проверки соответствия вновь создаваемых документов требованиям Инструкции по делопроизводству в администрации города Рязани;

- разработка проектов регламента, норм и правил электронного документооборота в администрации города Рязани, внедрение их в деятельность администрации города Рязани;

- организация уничтожения электронных документов администрации города Рязани временного срока хранения с оставлением необходимых остаточных метаданных в МСЭДД, определение сроков хранения и использования остаточных метаданных в МСЭДД;

- разработка перечня документов администрации города Рязани, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов; мониторинг его применения;

- постоянное отслеживание новых и измененных требований делопроизводства, практики работы с документами;

- обеспечение хранения документов в МСЭДД в течение необходимого или требуемого срока;

- разработка шаблонов документов для подписания усиленной квалифицированной электронной подписью;

- осуществление настройки мобильных решений МСЭДД на планшетных компьютерах;

- контроль за соблюдением структурными подразделениями администрации города Рязани, структурными подразделениями аппарата администрации города Рязани стандартов в области управления документами;

- контроль за созданием и проверка надлежащего хранения, организации сохранности и защиты от несанкционированного доступа третьих лиц к служебным документам администрации города Рязани в процессе деятельности; составление и представление заместителю главы администрации, руководителю аппарата акта по результатам проведенной проверки;

- внедрение и соблюдение установленных стандартов, процедур и методик совершенствования управления документами в администрации города Рязани;

- формирование плана - графика закупок, товаров, работ, услуг, заявок на размещение закупок в единой информационной системе, инициатором которых является отдел документационного обеспечения Управления.

4.3. В области протокольного и организационного обеспечения деятельности главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации:

4.3.1. Протокольное обеспечение деятельности главы администрации города Рязани:

- планирование, подготовка, проведение заседаний коллегии администрации города Рязани (далее - коллегия);

- формирование повесток дня заседаний коллегии;

- оформление решений заседаний коллегии;

- протоколирование совещаний у главы администрации города Рязани;

- оформление поручений, данных главой администрации города Рязани в ходе протокольных мероприятий;

- регистрация в МСЭД и рассылка протоколов совещаний у главы администрации города Рязани, поручений данных главой в администрации города Рязани в ходе протокольных мероприятий (протокольных поручений главы администрации города Рязани);

- оказание методической помощи структурным подразделениям администрации города Рязани, структурным подразделениям аппарата администрации города Рязани в подготовке проектов решений коллегии, протоколов совещаний у главы администрации города Рязани по вопросам их оформления;

- заверение копий документов, находящихся на хранении в Управлении, выписок из протоколов совещаний у главы администрации города Рязани, протокольных поручений главы администрации города Рязани и решений коллегии;

- проведение экспертизы ценности документов отдела протокола Управления, оформление их в дела документов, законченных делопроизводством, и подготовка к сдаче на постоянное хранение и уничтожение в архив администрации города Рязани, ведение которого осуществляет муниципальное казенное учреждение "Центр сопровождения"

- составление ежемесячных справок о мероприятиях для включения в план работы Губернатора Рязанской области;

- подготовка и обеспечение протокольного сопровождения мероприятий, посвященных знаменательным событиям и памятным датам, проводимых с участием или по поручению главы администрации города Рязани;

- осуществление организации и протокольное сопровождение совещаний, встреч, приемов главой администрации города Рязани российских и иностранных делегаций, должностных лиц органов власти и органов местного самоуправления;

- осуществление организации официальных визитов главы администрации города Рязани в пределах Российской Федерации и за рубежом;

- подбор подарков, сувениров, вручаемых лицам и организациям в рамках протокольных мероприятий, с соблюдением российской практики, традиций, поводов и случаев преподнесения подарков, их символических значений;

- формирование плана - графика закупок, товаров, работ, услуг, заявок на размещение закупок в единой информационной системе, инициатором которых является отдел протокола Управления.

4.3.2. Организационное обеспечение деятельности главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации:

- планирование, подготовка, протоколирование заседаний, совещаний, деловых переговоров и других мероприятий, проводимых заместителями главы администрации (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня, их регистрации и др.);

- планирование работы главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации по проведению протокольных мероприятий; приемов главой администрации города Рязани российских и зарубежных делегаций, должностных лиц органов власти;

- обеспечение информационного, документационного и организационно-технического обслуживания деятельности главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации;

- организация личного приема граждан заместителями главы администрации, участие в ведении приема, осуществление контроля за выполнением поручений заместителей главы администрации, данных на личном приеме;

- осуществление совместно с заместителями главы администрации планирования их рабочего дня; участие в составлении повестки дня проводимых мероприятий, обеспечение рассылки повестки дня и приглашения участникам мероприятий;

- осуществление предварительного рассмотрения документов, поступающих на имя главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации, подготовка проектов поручений (резолюций) для главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации;

- обеспечение согласно указанию главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации своевременной подготовки проектов правовых актов администрации города Рязани, служебных писем, справок, отчетов и других документов;

- осуществление своевременного подписания проектов документов у главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации, подготовленных в соответствии с установленными требованиями;

- проверка и контроль качества подготовки, правильности составления и согласования документов, представляемых на подпись главе администрации города Рязани, заместителям главы администрации, в том числе проверка на наличие ошибок;

- осуществление контроля исполнения документов и поручений заместителей главы администрации, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их выполнение;

- проведение анализа справок, ответов и докладов, представляемых главе администрации города Рязани, заместителям главы администрации;

- обеспечение заместителей главы администрации информационными и справочными материалами, необходимыми для докладов, выступлений, совещаний;

- оперативное обеспечение ведения телефонных переговоров главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации;

- обеспечение записи телефонных сообщений (телефонограмм), поступающих в адрес главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации;

- обеспечение вызова на прием к главе администрации города Рязани, заместителям главы администрации работников администрации города Рязани;

- организационное обеспечение командирования главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации, в том числе и в зарубежные страны;

- осуществление контроля за юбилейными и праздничными датами, составление поздравлений от имени главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации;

- составление (изменение, дополнение) общего и запасного списков кандидатов в присяжные заседатели судов общей юрисдикции.

4.4. В области внешних связей:

- разработка проектов муниципальных правовых актов в сфере внешних связей;

- подготовка обобщенной информации о городах-партнерах иностранных государств;

- разработка и представление главе администрации города Рязани предложений о кандидатах в города-партнеры;

- подготовка проектов соглашений муниципального образования - город Рязань об установлении партнерских отношений с городами иностранных государств;

- обобщение итогов выполнения программ развития партнерских отношений и подготовка отчета о выполнении программ развития партнерских отношений.

4.5. Курирование деятельности муниципального казенного учреждения "Техобеспечение".

5. Полномочия Управления

Для выполнения задач и функций Управление наделяется следующими полномочиями:

5.1. Осуществлять в рамках полномочий Управления взаимодействие с органами государственной власти Рязанской области, органами местного самоуправления города Рязани, заместителями главы администрации, структурными подразделениями администрации города Рязани, структурными подразделениями аппарата администрации, муниципальными и государственными предприятиями и учреждениями, другими организациями города Рязани посредством официальной переписки, проведения совещаний, встреч, консультаций, а также совместной работы по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

5.2. Проводить проверки исполнения поручений главы администрации города Рязани в структурных подразделениях администрации города Рязани, структурных подразделениях аппарата администрации города Рязани, муниципальных предприятиях и учреждениях города Рязани.

5.3. Осуществлять согласование номенклатур дел структурных подразделений администрации города Рязани, структурных подразделений аппарата администрации города Рязани.

5.4. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации города Рязани, структурных подразделениях аппарата администрации города Рязани.

5.5. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений администрации города Рязани, структурных подразделений аппарата администрации города Рязани выполнения установленных правил работы со служебными документами.

5.6. Привлекать в установленном порядке работников структурных подразделений администрации города Рязани, структурных подразделений аппарата администрации города Рязани к подготовке проектов документов по поручению главы администрации города Рязани, заместителей главы администрации.

5.7. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

5.8. Запрашивать и получать в рамках своей компетенции необходимые информационные, аналитические и справочные материалы от структурных подразделений администрации города Рязани, структурных подразделений аппарата администрации города Рязани, муниципальных предприятий и учреждений города Рязани; требовать от руководителей структурных подразделений администрации города Рязани, структурных подразделений аппарата администрации города Рязани, муниципальных предприятий и учреждений города Рязани своевременного представления указанных материалов, оформленных в установленном порядке, возвращать при необходимости представленные материалы на доработку.

5.9. Участвовать в обсуждении главой администрации города Рязани, заместителями главы администрации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

5.10. Информировать главу администрации города Рязани, заместителей главы администрации о случаях нарушения структурными подразделениями администрации города Рязани, структурными подразделениями аппарата администрации города Рязани и должностными лицами установленных правил работы с документами.

6. Взаимодействие с другими подразделениями

6.1. В соответствии с задачами и функциями, определенными настоящим Положением, Управление осуществляет взаимодействие со всеми структурными подразделениями администрации города Рязани, структурными подразделениями аппарата администрации города Рязани; муниципальными предприятиями и учреждениями города Рязани.

6.2. Управление осуществляет взаимодействие посредством официальной переписки, проведения совещаний, встреч, консультаций, а также совместной работы по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

7. Ответственность

7.1. Начальник У правления несет ответственность за:

- неисполнение или ненадлежащее исполнение основных задач и функций, возложенных на Управление, и своих обязанностей;

- разглашение конфиденциальной и служебной информации, ставшей известной в связи с исполнением обязанностей;

- нарушение дисциплины труда и трудового распорядка;

- результаты работы Управления.

7.2. Ответственность работников Управления устанавливается трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о муниципальной службе, трудовыми договорами, локальными нормативными актами, а также должностными инструкциями, утвержденными начальником Управления.

7.3. Начальник Управления и иные работники Управления несут уголовную, административную, гражданско-правовую и дисциплинарную ответственность за несоблюдение ограничений и запретов, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов, а также неисполнение обязанностей, установленных в целях противодействия коррупции, в соответствии с законодательством Российской Федерации.