Приложение 11

Приложение 11
к распоряжению
Правительства Орловской области
от 2 февраля 2024 г. N 67-р

Приложение 20
к Инструкции
по делопроизводству в органах исполнительной
государственной власти специальной компетенции
Орловской области

Порядок
составления описей дел, документов постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу

1. В органах исполнительной власти в каждом структурном подразделении ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения, по которым документы сдаются на архивное хранение.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела, документы постоянного хранения; дела, документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу; электронные документы. На дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения описи не составляются.

2. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел органа исполнительной власти, по которым дела сдаются на архивное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной Инструкцией форме и представляются в орган исполнительной власти не позднее чем через 1 год после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

1) порядковый номер дела (тома, части) по описи;

2) индекс дела (тома, части);

3) заголовок дела (тома, части);

4) крайние даты дела (тома, части);

5) срок хранения дела (для описей дел временных сроков хранения);

6) количество листов в деле (томе, части).

Опись имеет справочный аппарат, в который входят: титульный лист; предисловие; оглавление, список сокращений, указатели (при необходимости). Состав справочного аппарата к описи зависит от сроков хранения включенных в нее дел, документов и их видов.

На титульном листе описи указываются: полное наименование государственного архива (если орган исполнительной власти является источником его комплектования); последнее полное наименование органа исполнительной власти, соответствующее названию его архивного фонда, номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись дел. Если наименование органа исполнительной власти изменялось, на титульном листе (в случае необходимости - на дополнительном листе) под последним наименованием органа исполнительной власти указываются все его переименования в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам дел, документов, включенных в опись.

В предисловии к описи кратко излагаются переименования органа исполнительной власти в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам дел, документов, включенных в опись; приводятся сведения об основных направлениях деятельности и структуре органа исполнительной власти в хронологических рамках дат дел, документов, включенных в опись; дается краткая характеристика содержания и полноты дел, документов, приводятся сведения об особенностях формирования и оформления дел, документов, включенных в опись; излагаются основные принципы составления справочного аппарата к описи и порядок его использования.

Перед внесением заголовков дел, документов в описи проверяется качество формирования и оформления дел, документов. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел, документов они устраняются.

3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1) заголовки дел, документов вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

2) каждое дело, документ вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

3) порядок нумерации дел, документов в описи - валовый;

4) порядок присвоения номеров описям структурных подразделений соответствует номенклатуре дел;

5) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

6) при внесении в опись подряд дел, документов с одинаковыми заголовками все заголовки дел, документов указываются полностью, не допускается применение формулировки "То же" (при автоматизированном ведении описи дел, документов поиск по таким заголовкам невозможен);

7) многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов, применение формулировки "То же" не допускается. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел, документов оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, документов, особенностях их физического состояния, о передаче дел, документов другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, наличии копий, в том числе электронных копий документов, и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, документов, числящихся по описи, первый и последний номера дел, документов по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел, документов в описи (литерные и пропущенные номера).

4. Описи дел, документов структурного подразделения изготавливаются в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем структурного подразделения, согласовываются руководителем структурного подразделения.

Один экземпляр описи дел структурного подразделения передается вместе с делами в архив органа исполнительной власти, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив органа исполнительной власти также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем и подготовки сводных описей дел, документов (годовых разделов).

5. Оформление дел на бумажном носителе, предназначенных для передачи на хранение в архив органа исполнительной власти, осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов.