Приложение 1

Приложение 1
к распоряжению
Правительства Орловской области
от 2 февраля 2024 г. N 67-р

VII. Документальный фонд органа исполнительной власти

7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

7.1.1. Документальный фонд органа исполнительной власти - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности.

Документальный фонд органа исполнительной власти составляют документы, созданные в органе исполнительной власти и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Документальный фонд Администрации Губернатора и Правительства Орловской области включает в себя документы Губернатора Орловской области и его заместителей.

Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело.

7.1.2. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве орган исполнительной власти разрабатывает и утверждает номенклатуру дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел органа исполнительной власти включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

7.1.3. Номенклатура дел составляется службой делопроизводства на основе положений об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, регламента органа исполнительной власти, других документов, регламентирующих деятельность органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти.

7.1.4. В органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 12) и номенклатура дел органа исполнительной власти (сводная) (приложение 13).

Номенклатура дел органа исполнительной власти (сводная) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений по формам, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается со службой делопроизводства органа исполнительной власти, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства органа исполнительной власти.

Вновь созданное или реорганизованное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в службу делопроизводства органа исполнительной власти, которая после согласования и утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел органа исполнительной власти.

Методическое содействие при составлении номенклатуры дел органа исполнительной власти оказывает бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области".

7.1.5. Номенклатура дел органа исполнительной власти разрабатывается в конце каждого года, подлежит согласованию с центральной экспертной комиссией органа исполнительной власти (далее также - ЦЭК) и утверждается руководителем органа исполнительной власти или уполномоченным им лицом.

Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1-го января следующего календарного года.

Номенклатура дел органа исполнительной власти - источника комплектования государственного архива один раз в 5 лет (в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению раньше указанного периода) представляется руководителем или уполномоченным им лицом на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Департамента культуры Орловской области как уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела (далее - ЭПК).

7.1.6. Номенклатура дел органа исполнительной власти составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства;

2-й экземпляр передается в архив органа исполнительной власти в качестве учетного документа;

3-й экземпляр передается в бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области", источником комплектования которого является орган исполнительной власти.

В качестве рабочего экземпляра в службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел органа исполнительной власти.

В структурные подразделения органа исполнительной власти номенклатура дел рассылается службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел органа исполнительной власти приведен в приложении 14.

7.1.7. Для составления номенклатуры дел и определения сроков хранения документов применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".

7.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел органа исполнительной власти, отражающие деятельность его структурных подразделений, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в службу делопроизводства органа исполнительной власти.

Службой делопроизводства органа исполнительной власти на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в органе исполнительной власти в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел органа исполнительной власти хранится в службе делопроизводства до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив органа исполнительной власти.

7.2. Формирование дел и их текущее хранение

7.2.1. Формирование и хранение дел до передачи их в архив органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства, электронных дел - в СЭД.

Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

По окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись номенклатуры дел о количестве заведенных дел (томов дел) постоянного и временного сроков хранения.

В пределах архивного фонда единицы хранения систематизируются по структурному, хронологическому, функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному, номинальному, авторскому, корреспондентскому, географическому признакам или их сочетанию.

Проект документа, имеющего длительный срок хранения, подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

Документы Губернатора Орловской области и его заместителей формируются в дела в Администрации Губернатора и Правительства Орловской области, документы органов исполнительной власти и их структурных подразделений - в службах делопроизводства соответствующих органов исполнительной власти и их структурных подразделениях.

7.2.2. Документы систематизируются и группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в зависимости от сроков их хранения: постоянного, временных (свыше 10 лет, в том числе по личному составу: созданные до 2003 года - 75 лет, с 2003 года - 50 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Методическое содействие структурным подразделениям при формировании дел оказывает служба делопроизводства органа исполнительной власти. Контроль за правильным формированием дел, наличием и состоянием дел осуществляет экспертная комиссия органа исполнительной власти.

Законченные делопроизводством документы, а также сведения о документах, не подлежащих исполнению (направленных для ознакомления, использования в работе), передаются в службу делопроизводства для помещения в дела не позднее установленного срока их исполнения. Формирование дел, определение мест их хранения (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен исполненный документ) осуществляют сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. Порядок формирования, учета и хранения дел приведен в приложении 15.

7.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

7.3.1. В целях подготовки дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение выполняется комплекс работ, который предусматривает:

экспертизу ценности документов (далее - экспертиза ценности);

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

7.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органах исполнительной власти создаются центральные экспертные комиссии, действующие на основании положений, утверждаемых приказом органа исполнительной власти.

Предметом экспертизы ценности является определение соответствия документа и (или) документов критериям его (их) ценности в целях определения срока хранения и отбора документа и (или) документов для включения в состав архивного фонда или выделения к уничтожению по истечении установленного срока хранения.

Объектом экспертизы ценности является документ и (или) документы.

Экспертиза ценности проводится на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов, а также пригодности для использования (воспроизводимости (при экспертизе ценности электронных и аудиовизуальных документов).

Задачами экспертизы ценности являются:

а) определение сроков хранения документов при разработке номенклатуры дел;

б) отбор документов для включения в состав архивного фонда, а также для передачи в архив (структурное подразделение органа исполнительной власти, осуществляющее хранение архивных документов);

в) выявление документов с истекшими сроками хранения для включения их в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Экспертизе ценности подлежат все документы органа исполнительной власти независимо от видов носителей и способов записи.

ЦЭК органа исполнительной власти является совещательным органом при руководителе органа исполнительной власти, создается приказом, действует на основании положения о ЦЭК, разработанного на основе примерного положения об экспертной комиссии, утвержденного Департаментом культуры Орловской области.

Экспертиза ценности документов постоянного и временных сроков хранения осуществляется ежегодно в органах исполнительной власти сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК при методическом содействии Департамента культуры Орловской области и бюджетного учреждения Орловской области "Государственный архив Орловской области".

Экспертиза ценности проводится ежегодно на основе принципов и критериев, установленных Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив органа исполнительной власти, отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях органа исполнительной власти, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа исполнительной власти.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел органа исполнительной власти, правильность определения сроков хранения дел.

Дела, документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив органа исполнительной власти проводится на основании описей дел, документов структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, составленных по результатам экспертизы ценности.

Снижение нормативно установленных сроков хранения документов запрещается.

7.3.3. Описи дел, документов структурных подразделений (приложение 16) являются основанием для составления работниками, ответственными за архив органа исполнительной власти, сводных описей дел, документов постоянного хранения (приложение 17), дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение 18), в том числе по личному составу (приложение 19). Описи составляются по формам, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов.

Порядок составления описей дел, документов постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, приведен в приложении 20.

Сводные описи дел, документов постоянного хранения, в том числе по личному составу (годовые разделы), направляются на утверждение ЭПК в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронной форме не менее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

После утверждения ЭПК описей дел, документов постоянного хранения (годовых разделов), в том числе по личному составу (годовых разделов), в бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области" передаются три экземпляра описи дел, документов постоянного хранения и один экземпляр описи дел по личному составу на бумажном носителе, а также по одному экземпляру описей дел, документов в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра). Один экземпляр описи дел, документов постоянного хранения и три экземпляра описи дел по личному составу остаются в органе исполнительной власти.

7.3.4. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела органа исполнительной власти подлежат оформлению в соответствии с Правилами оформления дел и подготовки их к передаче на архивное хранение (приложение 21).

Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство, при методическом содействии службы делопроизводства органа исполнительной власти и под контролем ЦЭК.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: оформление (утверждение) реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 22); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение 23); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 24); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.4. Уничтожение архивных документов и дел с истекшими сроками хранения

7.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 25).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется службой делопроизводства органа исполнительной власти на основе предложений структурных подразделений по форме, установленной Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2018 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2022 года).

7.4.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа исполнительной власти (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно).

Согласованные ЦЭК акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти, а затем направляются на рассмотрение и утверждение ЭПК.

7.4.3. Уничтожение документов в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, до проведения экспертизы ценности и утверждения руководителем органа исполнительной власти или уполномоченным им лицом описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, запрещается.

Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в органе исполнительной власти путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов.

7.5. Передача дел на архивное хранение

7.5.1. Дела передаются в архив органа исполнительной власти по описям, составленным в структурных подразделениях. Передача дел осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем органа исполнительной власти.

В период подготовки дел на бумажном носителе структурным подразделением к передаче в архив органа исполнительной власти службой делопроизводства проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием-передача дел в архив органа исполнительной власти производится службой делопроизводства органа исполнительной власти в присутствии сотрудника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

7.5.2. Документы по личному составу хранятся в структурных подразделениях органа исполнительной власти либо передаются в архив органа исполнительной власти.

7.5.3. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаче на архивное хранение не подлежат и по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном подразделом 7.4 Инструкции.

7.5.4. В случае ликвидации структурного подразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства в подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их в службу делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти; документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения формируются в дела и передаются в архив соответствующего органа исполнительной власти.

7.5.5. При реорганизации органа исполнительной власти (его структурного подразделения) документы в упорядоченном состоянии передаются его правопреемнику.

7.6. Хранение и использование архивных документов

7.6.1. Организация хранения и обеспечение сохранности архивных документов в органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов.

Хранение архивных документов в органе исполнительной власти обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты.

7.6.2. Архив размещается в здании или отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения), должны соответствовать требованиям, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям.

Единицы хранения должны размещаться в архивохранилище на стеллажах или в шкафах (сейфах).

При отсутствии в органе исполнительной власти архивохранилища архивные документы размещаются в запирающихся шкафах, сейфах.

7.6.3. Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния в плановом порядке.

Проверка наличия документов на бумажном носителе должна производиться не реже одного раза в 10 лет (с пометкой "Для служебного пользования" - не реже одного раза в 5 лет.

7.6.4. Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная) назначается:

а) при смене лица, ответственного за архив органа исполнительной власти;

б) при подготовке архивных документов к передаче в бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области";

в) после массового перемещения архивных документов, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;

г) при реорганизации органа исполнительной власти.

7.6.5. Архивные документы выдаются во временное пользование на основании письменного разрешения руководителя органа исполнительной власти или уполномоченного им лица:

а) судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;

б) для экспонирования на срок, определенный соответствующим договором;

в) работникам структурных подразделений органа исполнительной власти в целях реализации их служебных обязанностей на срок не более одного месяца.

7.6.6. Единицы хранения выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:

а) одного месяца - для использования сотрудниками органа исполнительной власти;

б) шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя органа исполнительной власти или уполномоченного им лица.

7.6.7. Выдача архивных документов во временное пользование производится на основании акта о выдаче архивных документов во временное пользование.

Факт выдачи единиц хранения подлежит обязательной фиксации.

Учету подлежат все находящиеся на архивном хранении документы, в том числе документы по личному составу, копии документов, включенные в фонд пользования (при наличии) и описи дел, документов, описи электронных документов.

Ведение учета архивных документов в органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов.

7.6.8. Организация хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документов в органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов.

Аудиовизуальные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения включаются в архивный фонд. Для аудиовизуальных документов, являющихся приложениями к управленческим и иным документам с установленными сроками хранения, устанавливаются те же сроки хранения.

К аудиовизуальным документам относятся фото-, фоно-, видеодокументы на традиционных носителях (фотобумага, пленки, магнитные ленты и магнитные носители) и электронные аудиовизуальные документы.

Прием аудиовизуальных документов из источников комплектования архива органа исполнительной власти на архивное хранение производится не ранее года и не позднее трех лет после события, записи.

Не допускается передача на архивное хранение аудиовизуальных документов, записанных на физически обособленные носители, включенные в состав дела, содержащего документы на бумажном носителе.

7.6.9. Использование архивных документов в органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов.

Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма.

Архивная выписка оформляется на бланке органа исполнительной власти с обозначением названия ("Архивная выписка") и дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения. В архивной выписке также может оговариваться подлинность документов, включенных в единицу хранения.

Архивная выписка заверяется руководителем органа исполнительной власти или уполномоченным им лицом и печатью.

Архивная выписка, подготовленная в форме электронного документа, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Оформление архивной выписки осуществляется по аналогии с архивной справкой.

Архивная копия на бумажном носителе заверяется руководителем органа исполнительной власти или уполномоченным им лицом и оформляется по аналогии с архивной справкой.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии направляются адресату с сопроводительным письмом по почте, информационно-коммуникационным сетям или выдаются под расписку (при предъявлении документа, удостоверяющего личность) или при предъявлении доверенности.

7.7. Передача документов органов исполнительной власти на хранение в бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области"

7.7.1. Документы Архивного фонда Орловской области, образовавшиеся в органах исполнительной власти - источниках комплектования бюджетного учреждения Орловской области "Государственный архив Орловской области", по истечении сроков их временного хранения в архиве органа исполнительной власти передаются на постоянное хранение в бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области".

7.7.2. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии в соответствии с научно-справочным аппаратом.

7.7.3. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с работником бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области" проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами органа исполнительной власти.

7.7.4. Вместе с документами передаются четыре экземпляра описи дел, документов постоянного хранения. После приема дел работниками государственного архива на всех экземплярах описи дел проставляются отметки о приеме дел (три экземпляра описи остаются в государственном архиве, один возвращается в орган исполнительной власти). При первой передаче документов в бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области" орган исполнительной власти передает историческую справку к фонду; при последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

7.7.5. Передача документов постоянного хранения в бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области" оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (приложение 28), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, другой - в передающем органе исполнительной власти.

7.7.6. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов исполнительной власти, передающих документы.

Досрочная передача документов на постоянное хранение осуществляется при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов в органе исполнительной власти, угрозе их утраты и при наличии свободных архивных площадей в бюджетном учреждении Орловской области "Государственный архив Орловской области" на основании договора органа исполнительной власти и бюджетного учреждения Орловской области "Государственный архив Орловской области".

7.7.7. В случае ликвидации органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области" независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел, документов и номенклатуре дел.