Приказ Судебного Департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 января 2024 г. N 1 "О внесении изменений в Инструкцию о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденную приказом Судебного департамента от 19 марта 2019 г. N 56"

Приказ Судебного Департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 января 2024 г. N 1
"О внесении изменений в Инструкцию о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденную приказом Судебного департамента от 19 марта 2019 г. N 56"

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации" приказываю:

1. Внести в Инструкцию о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденную приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 г. N 56, следующие изменения:

1.1. В пункте 1.1 слова "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (далее - Правила N 526)" заменить словами "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. N 77 (далее - Правила N 77)".

1.2. В пункте 1.2:

в абзаце седьмом слова "определения сроков хранения дел и" исключить;

сноску 1 изложить в следующей редакции:

"Архивное дело (архивный документ) - оформленное в соответствии с требованиями настоящей Инструкции дело (судебное дело, материал, наряд, дело общего делопроизводства, дело по личному составу и другие документы) и переданное на хранение в архив суда, в том числе в электронной форме".

1.3. Пункт 1.6 изложить в следующей редакции:

"1.6. Согласование (утверждение) номенклатуры дел суда, описей дел, документов суда (далее - опись дел), описей электронных документов и других документов с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) осуществляется судами, выступающими источниками комплектования государственных архивов, либо при наличии соответствующего договора с архивным учреждением.

Суды, не выступающие источниками комплектования государственного архива, либо при отсутствии соответствующего договора с архивным учреждением утверждают номенклатуру дел суда, описи дел и другие документы суда самостоятельно.".

1.4. Дополнить пунктом 1.11 следующего содержания:

"1.11. Порядок передачи архивных документов суда в объединенный судебный архив и порядок их хранения в таких архивах устанавливается примерным положением о порядке организации работы объединенных судебных архивов, утверждаемым приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.".

1.5. Пункт 2.1 изложить в следующей редакции:

"2.1. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности суда, составляют документальный фонд суда.

Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело.

Для учета дел, содержащих документы документального фонда суда, составляется номенклатура дел суда (приложение N 2 к настоящей Инструкции).

Номенклатура дел суда (далее - номенклатура) - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) судебных дел, нарядов, книг и журналов регистрации (учета) документов, реестров, карточек, баз данных, в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, заводимых в судебных коллегиях, судебных составах, постоянных судебных присутствиях, структурных подразделениях суда, либо по определенным направлениям деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) с указанием сроков их хранения, отражающий состав и организацию документального фонда суда.

Не включаются в номенклатуру периодические издания, книги, брошюры.".

1.6. В пункте 2.3 после слов "судебных составов" дополнить словами ", постоянных судебных присутствий".

1.7. Пункт 2.5 изложить в следующей редакции:

"2.5. Номенклатура дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий и структурных подразделений суда (приложение N 1 к настоящей Инструкции) на очередной год составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии или структурном подразделении суда, подписывается соответствующим председателем судебной коллегии, судебного состава, начальником структурного подразделения, иным уполномоченным председателем суда лицом (в постоянном судебном присутствии), согласовывается с начальником отдела делопроизводства (общего отдела) и работником, ответственным за работу архива суда, и представляется в отдел делопроизводства (общий отдел) до 1 ноября текущего года.".

1.8. В пункте 2.6 после слов "судебных составов" дополнить словами ", постоянных судебных присутствий".

1.9. Абзац второй пункта 2.7 изложить в следующей редакции:

"Один раз в 5 лет суд, выступающий источником комплектования государственного архива, либо при наличии соответствующего договора согласовывает номенклатуру с соответствующим ЭПК архивного учреждения.".

1.10. Пункт 2.9 изложить в следующей редакции:

"2.9. Номенклатура составляется в двух экземплярах:

первый экземпляр утвержденной номенклатуры является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру в раздел отдела делопроизводства (общего отдела);

второй экземпляр передается в архив суда в качестве учетного документа.

В судах, выступающих источником комплектования государственного архива, или при наличии соответствующего договора с архивным учреждением номенклатура составляется в трех экземплярах; третий экземпляр передается в соответствующий государственный архив, архивное учреждение.

В качестве рабочего экземпляра в отделе делопроизводства (общем отделе) используется копия утвержденной номенклатуры.

Номенклатура на очередной год рассылается в судебные коллегии, судебные составы, постоянные судебные присутствия, структурные подразделения суда в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе.".

1.11. Пункт 2.11 и 2.12 изложить в следующей редакции:

"2.11. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии, структурном подразделении суда в течение года, передаются в отдел делопроизводства (общий отдел).

Отделом делопроизводства (общим отделом) на основе полученных данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры, готовится дополнение к номенклатуре, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры.

Дополнение к утвержденной номенклатуре подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела), визируется работником, ответственным за работу архива суда, согласовывается экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда, после чего вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в суде в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры.

Рабочий экземпляр номенклатуры хранится в отделе делопроизводства (общем отделе) до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел.

2.12. В случае изменения структуры суда (упразднение, реорганизация структурного подразделения суда, создание нового структурного подразделения суда) номенклатура составляется заново, согласовывается с экспертной комиссией суда, ЭПК архивного учреждения и утверждается председателем суда.

Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения суда разрабатывается и представляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в отдел делопроизводства (общий отдел) или работнику, ответственному за ведение делопроизводства суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), в месячный срок.

В иных случаях (к примеру, изменение сроков хранения документов новым Перечнем документов и другое) повторное согласование проекта номенклатуры с ЭПК архивного учреждения не требуется.".

1.12. Подпункт 2.13.1 пункта 2.13 изложить в следующей редакции:

"2.13.1. В графе 1 (индекс дела) номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в суде цифрового или буквенного обозначения судебной коллегии, судебного состава, постоянного судебного присутствия, структурного подразделения, направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах судебной коллегии, судебного состава, постоянного судебного присутствия, структурного подразделения или направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.".

1.13. В подпункте 2.13.2:

абзац четвертый изложить в следующей редакции:

"Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

номинальный - название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

авторский - наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);

корреспондентский - наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;

хронологический - дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;

географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

указание на копийность документов дела.";

дополнить абзацем следующего содержания:

"В заголовках дел, содержащих документы ограниченного доступа, в номенклатуре проставляется соответствующая отметка ("Для служебного пользования", "ДСП").".

1.14. Абзац первый подпункта 2.13.6 изложить в следующей редакции:

"2.13.6. Заполнение граф номенклатуры по судебным делам осуществляется по общим правилам.".

1.15. Пункт 2.14 изложить в следующей редакции:

"2.14. По завершении календарного года (до 1 февраля следующего года) судебные коллегии, судебные составы, постоянные судебные присутствия, структурные подразделения оформляют итоговую запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

Далее эти сведения передаются в отдел делопроизводства (общий отдел) для составления итоговой записи к номенклатуре.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры, передаются работнику, ответственному за работу архива, о чем в номенклатуре проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.".

1.16. Раздел 3 изложить в следующей редакции:

"3. Составление описей дел (описей электронных дел) судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда и сводных описей дел суда

3.1. Опись дел (опись электронных документов) - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета.

Опись дел (опись электронных документов) составляется на основе номенклатуры.

Объектом описания в описи дел (описи электронных документов) является дело (электронное дело).

3.2. Описи дел, описи дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений (приложения N 3, 4, 5, 6, 7, 8 к настоящей Инструкции) составляются отдельно на:

уголовные дела постоянного хранения;

гражданские дела постоянного хранения;

административные дела постоянного хранения;

дела общего делопроизводства постоянного хранения;

уголовные дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

гражданские дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

административные дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

дела общего делопроизводства временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

дела по личному составу.

Аналогичные описи составляются на электронные дела.

3.3. На судебные дела временных (до 10 лет) сроков хранения описи дел ведутся в электронном виде работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии, структурном подразделении.

В случае передачи на хранение в архив суда дел временных (до 10 лет) сроков хранения (в соответствии с пунктом 7.5 настоящей Инструкции), описи дел в электронном виде ведутся также на другие дела временных (до 10 лет) сроков хранения.

При уничтожении таких дел в графе "Примечание" описи проставляется соответствующая отметка со ссылкой на акт об уничтожении дела.

3.4. Описи дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда составляются по установленной форме (приложения N 3, 4 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах и представляются в архив суда не позднее чем через шесть месяцев после завершения дел в делопроизводстве.

Передача дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив суда осуществляется по описям дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений (приложения N 3, 4 к настоящей Инструкции).

3.5. При составлении описи дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись полностью;

каждое дело, том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме (передаче) дел, особенностях физического состояния, о наличии копий.

В конце описи дел за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

3.6. Перед внесением заголовков дел в описи дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда работниками, ответственными за ведение делопроизводства, проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле внутренней описи дела и правильность ее составления; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя.

При обнаружении нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

3.7. В случае обнаружения отсутствия дел, заведенных в соответствии с номенклатурой, работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии или структурном подразделении суда, принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись дел.

Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов в произвольной форме, который подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела) и председателем судебной коллегии, судебного состава, уполномоченным лицом постоянного судебного присутствия, начальником структурного подразделения суда. Далее акт об утрате документов утверждается председателем суда и передается вместе с описью дел судебной коллегии, судебного состава, постоянного судебного присутствия, структурного подразделения суда работнику, ответственному за работу архива суда.

3.8. Описи дел, описи электронных дел (годовые разделы описей дел, описей электронных дел) (приложения N 5, 6, 7, 8 к настоящей Инструкции) составляются работником, ответственным за работу архива суда, на основании описей дел, описей электронных документов судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий и структурных подразделений суда.

3.9. Первому годовому разделу описи дел присваивается номер описи по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

3.10. Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому. К каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.

3.11. Законченная опись дел на бумажном носителе должна включать не более 9999 единиц хранения.

Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, каждый том описи дел должны иметь лист-заверитель.

3.12. В справочный аппарат к описи дел входят: титульный лист; перечень переименований суда (если информация о переименовании не содержится в титульном листе описи), содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, географической).

3.13. На титульном листе описи дел указываются:

полное наименование государственного архива (если суд выступает его источником комплектования);

полное наименование суда;

номер архивного фонда;

номер и название описи;

крайние даты внесенных в опись единиц хранения.

Наименование суда указывается по последнему году включения документов в опись дел.

3.14. В предисловии к описи дел указываются сведения в хронологических рамках крайних дат единиц хранения, включенных в опись:

об изменениях в наименовании суда;

о структуре суда;

об особенностях оформления и формирования дел, описания и систематизации заголовков дел;

о содержании и полноте дел;

о наличии и особенностях информационных систем, баз данных, используемых для работы с электронными документами, регистрационно-учетными формами дел и документов и образами (сканами) дел и документов.

3.15. В случае обнаружения новых дел, не внесенных в описи дел судебной коллегии, судебного состава, постоянного судебного присутствия или структурного подразделения суда или описи дел, такие дела вносятся в указанные описи под литерными номерами.

Внесение изменений в годовые разделы описи дел после их утверждения ЭПК архивного учреждения или государственного архива допускается только на основании соответствующих решений экспертной комиссии суда и ЭПК архивного учреждения (государственного архива).

3.16. Описи дел (годовые разделы описей) постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описей дел по личному составу согласовываются с экспертной комиссией суда.

3.17. Согласованные экспертной комиссией суда описи дел (годовые разделы описей), если суд выступает источником комплектования государственного архива, либо при наличии соответствующего договора с архивным учреждением, представляются на утверждение соответствующей ЭПК архивного учреждения.

Описи дел (годовые разделы описей) направляются в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронном виде в редактируемом формате не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

3.18. Перед направлением описей дел на утверждение проверяется наличие дел, включенных в эти описи.

3.19. После утверждения описей дел (годовых разделов описей) ЭПК архивного учреждения они утверждаются председателем суда.".

1.17. Раздел 4 изложить в следующей редакции:

"4. Экспертиза ценности документов. Задачи и функции экспертной комиссии суда

4.1. Предметом экспертизы ценности документов (далее - экспертиза ценности) является определение соответствия документа и (или) документов критериям его (их) ценности в целях определения срока хранения и отбора документа и (или) документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации или выделения к уничтожению по истечении установленного срока хранения.

Объектом экспертизы ценности является документ и (или) документы.

Экспертиза ценности проводится на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения следующих критериев:

происхождения (значимость выполняемых судом функций, время и место образования документа);

содержания (значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, подлинность документа);

внешних особенностей документов (вид документа, форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние), а также пригодности для использования (воспроизводимости (при экспертизе ценности электронных и аудиовизуальных документов).

4.2. Экспертиза ценности документов суда проводится:

при составлении номенклатуры, в процессе формирования дел;

при подготовке дел, электронных дел к передаче в архив суда;

при подготовке к передаче дел, электронных дел на хранение в государственный архив;

при выделении к уничтожению дел, электронных дел, не подлежащих хранению.

4.3. Задачами экспертизы ценности являются:

определение сроков хранения документов при разработке номенклатуры;

отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также для передачи в архив;

выявление документов с истекшими сроками хранения для включения их в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

4.4. Экспертизе ценности подлежат все документы суда независимо от видов носителей и способов записи.

Решение о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации принимается ЭПК архивного учреждения.

4.5. Сроки хранения документов при проведении их экспертизы ценности устанавливаются в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и Перечнем документов.

4.6. В целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности суда, создается экспертная комиссия суда, которая является совещательным органом и действует на постоянной основе.

Экспертная комиссия суда создается приказом председателя суда и действует на основании положения, разработанного на основе примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденной уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Суды, выступающие источником комплектования государственного архива, согласовывают положение об экспертной комиссии суда с соответствующей ЭПК архивного учреждения.

4.7. В состав экспертной комиссии суда, назначаемый приказом председателя суда, входят: председатель комиссии (один из заместителей председателя суда или судья (в случае отсутствия заместителя председателя суда), секретарь (работник суда, ответственный за работу архива), работники отдела делопроизводства (общего отдела), судебных коллегий, судебных составов, постоянного судебного присутствия и других структурных подразделений суда.

Также в состав экспертной комиссии суда может быть включен представитель государственного архива и/или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (по согласованию).

4.8. Экспертная комиссия суда осуществляет следующие функции:

4.8.1. Организует ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

4.8.2. Рассматривает и принимает решение о согласовании:

проектов описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описей дел по личному составу;

проектов номенклатур дел;

проектов актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

проектов актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

проектов актов о неисправимых повреждениях архивных документов;

проектов локальных нормативных актов и методических документов суда по делопроизводству и архивному делу.

4.8.3. Готовит предложения об установлении (изменении) сроков хранения документов и внесении соответствующих изменений в Перечень документов, с дальнейшим их представлением на рассмотрение Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.

4.8.4. Совместно с архивом суда, отделом делопроизводства (общим отделом) и кадровой службой организует для работников суда консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

4.8.5. Выполняет иные функции, установленные законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства и положением об экспертной комиссии суда.

4.9. Заседания экспертной комиссии суда проводятся по мере необходимости, но не менее двух раз в год, оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии.

Заседание экспертной комиссии суда и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

Решения экспертной комиссии суда по каждому вопросу (документу) принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются председателем экспертной комиссии суда.

4.10. Ведение делопроизводства экспертной комиссии суда, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль исполнения принятых экспертной комиссией суда решений возлагаются на секретаря экспертной комиссии суда.

4.11. По результатам экспертизы ценности документов в судебных коллегиях, судебных составах, постоянных судебных присутствиях, структурных подразделениях суда составляются:

номенклатуры дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда;

описи дел, описи электронных дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу;

предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.".

1.18. Раздел 5 изложить в следующей редакции:

"5. Оформление дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда

5.1. Законченные делопроизводством дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации суда") и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года подготавливаются к передаче в архив суда и подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел).

Оформление и описание дел до передачи в архив осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии или структурном подразделении суда, в соответствии с требованиями Правил N 77, инструкций N 36, N 161, N 224, N 225 и настоящей Инструкции.

5.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой. Заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов;

в дело включается один экземпляр каждого документа;

в дела группируются документы одного календарного года (исключение: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы);

приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются в дело вместе с документами, к которым они относятся;

приказы (распоряжения) группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;

лицевые счета по оплате труда работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии);

не допускается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

5.3. Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стакеров;

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (приложение N 10 к настоящей Инструкции);

составление внутренней описи документов дела (приложение N 11 к настоящей Инструкции);

оформление обложки дела (приложение N 12 к настоящей Инструкции);

лист использования (при необходимости).

5.4. Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.

Если количество листов в деле превышает 250, документы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть ранее даты окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.

5.5. Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При необходимости документы менее формата А5 (чеки, квитанции, справки, фотографии и другие) в целях удобства подшивания наклеиваются на лист формата А4. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

Документы подшиваются в дело в хронологическом порядке, все приобщенные в процессе рассмотрения судебного дела документы - в порядке их поступления.

В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) хранятся вместе с судебным делом. При этом они должны быть вшиты в судебное дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

5.6. При нумерации листов в делах соблюдаются следующие требования:

нумерация производится арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором с водостойкой штемпельной краской;

номера листов проставляются в правом верхнем углу листа документа;

фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист;

листы (вырезки, вставки текста, переводы), подклеенные одним краем к другому листу, нумеруются отдельно;

конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются в следующем порядке - вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи;

подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле;

листы больших форматов подшиваются за один край и нумеруются как один лист;

все листы дела (тома, части) на бумажном носителе (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела) нумеруются в валовом порядке;

листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

В случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация или использование литерных номеров листов.

В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле.

5.7. Лист-заверитель дела (приложение N 10 к настоящей Инструкции) составляется на отдельном листе, подписывается его составителем, подшивается (вклеивается) в дело. Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

5.8. На обложке дела (приложение N 12 к настоящей Инструкции) указываются:

наименование суда (полностью, в именительном падеже);

наименование судебной коллегии, судебного состава, постоянного судебного присутствия или структурного подразделения суда (при наличии);

номер тома (части);

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела (тома, части);

фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;

фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);

фамилия, имя, отчество оправданного лица или лица, в отношении которого производство прекращено;

номер производства по делу, уникальный идентификатор дела;

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела с указанием года, до которого осуществляется хранение;

на судебных делах - подпись судьи, рассмотревшего дело, на делах общего делопроизводства - подпись начальника соответствующего структурного подразделения;

архивный шифр дела;

пометка "Для служебного пользования" или гриф ограничения доступа (при наличии).

5.9. На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который передаются дела суда - источника комплектования.

При изменении наименования суда (структурного подразделения суда) в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается последнее наименование.

5.10. Заголовок дела должен соответствовать фактическому составу содержанию документов дела.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок, а также заголовок и номер каждого тома (части).

Пример:

"Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 1 - совещания судей судебной коллегии по уголовным делам";

"Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 2 - совещания судей судебной коллегии по гражданским делам".

В заголовках дел, содержащих копии документов, делается указание на наличие копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

5.11. На обложке дела указываются крайние даты документов, помещенных в дело.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)".

Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел.

Датами дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы) являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, включенных в дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - прописью.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не являющиеся абсолютно достоверными, заключаются в квадратные скобки.

5.12. Количество листов на обложке дела указывается на основании листа-заверителя.

5.13. Срок хранения на обложке дела указывается в соответствии со сроком хранения, установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми перечнями документов, Перечнем документов.

На дела, внесенные в опись дел (годовой раздел описи дел) суда - источника комплектования государственного архива архивный шифр проставляется после утверждения описи дел (годового раздела описи дел) ЭПК архивного учреждения и утверждения председателем суда.

5.14. Архивный шифр включает в себя номера: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения - дела. На единицах хранения, содержащих документы на бумажном носителе, архивный шифр наносится на обложку в левом нижнем и правом верхнем углах в целях обеспечения учета и идентификации. При этом обозначение, наносимое в правом верхнем углу, переворачивается на 180 градусов по отношению к обозначению в левом нижнем углу.

5.15. Во всех судебных делах, подлежащих передаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), а также в делах по личному составу, составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 11 к настоящей Инструкции).

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от общей нумерации документов дела. Информация о количестве листов внутренней описи документов дела включается в лист-заверитель.

Изменение состава документов дела отражаются в графе "Примечание" внутренней описи документов дела со ссылками на соответствующие акты.

Если дело на бумажном носителе переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5.16. В учетно-регистрационных журналах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения перед их передачей в архив работниками отделов, ответственными за ведение данных документов, осуществляется нумерация листов и производится заверительная надпись.

На обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре проставляется срок хранения и указывается количество листов.

Перед передачей в архив учетно-статистических карточек работник отдела делопроизводства проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

После передачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 150 учетно-статистических карточек, но не более 250 листов.

Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.".

1.19. Раздел 6 изложить в следующей редакции:

"6. Порядок уничтожения архивных документов

6.1. Находящиеся в архиве дела, по которым истек срок хранения, установленный действующим Перечнем документов, отбираются к уничтожению. Работа по отбору дел к уничтожению осуществляется работником, ответственным за работу архива суда, ежегодно.

Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности и утверждения председателем суда описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, запрещается.

6.2. На основе предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленных по результатам экспертизы ценности в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии, структурном подразделении суда, работник, ответственный за работу архива суда, составляет соответствующий проект акта (приложение N 13 к настоящей Инструкции). Указанный проект подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела).

Проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на согласование экспертной комиссии суда, затем направляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения (если суд выступает источником комплектования государственного архива или на основании соответствующего договора), после чего утверждается председателем суда.

6.3. При составлении акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения в порядке возрастания номеров дел;

в конце акта делается запись о том, что из дел (судебных дел) изъяты подлинники судебных актов, личные документы.

6.4. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются и согласовываются на заседании экспертной комиссии суда одновременно с описями на дела постоянного хранения, и по личному составу.

После утверждения председателем суда описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

6.5. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному (для электронных документов - подокументному) просмотру в целях выявления архивных документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в отдельные дела.

Оставшиеся документы временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. При включении в акт документов, выявленных при просмотре дел со сроком хранения с отметкой "ЭПК", отметка "ЭПК" в акте не указывается.

6.6. Из отобранных к уничтожению судебных дел (гражданских, административных, уголовных, об административных правонарушениях) на постоянное хранение необходимо изымать подлинники судебных актов, вынесенных по существу дела, а также судебные акты судов апелляционной, кассационной и надзорной инстанций, вынесенные по результатам рассмотрения апелляционных или кассационных жалоб (представлений) либо пересмотра решений суда в порядке надзора.

Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, изымаются подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

На всех судебных актах проставляются регистрационный номера дела, номер производства, уникальный идентификатор дела, из которого они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в отдельные дела и помещаются в твердую обложку.

Приобщенные к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путем их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами.

6.7. При отборе к уничтожению материалов, рассмотренных в порядке гражданского, административного, уголовного судопроизводства, а также производства по делам об административным правонарушениям, из них изымаются подлинники судебных актов, в том числе вышестоящих судов, которые формируются в соответствующее дело работником архива суда и передаются на постоянное хранение с соблюдением требований настоящей Инструкции.

6.8. Из архивных документов, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие личные документы), которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 75 лет, после чего уничтожаются.

6.9. Архивные документы, подлежащие уничтожению, передаются на утилизацию в организации, занимающиеся переработкой вторсырья.

В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, документы уничтожаются специально созданной на основании распоряжения председателя суда комиссией путем сожжения или механической переработки, о чем составляется акт.

6.10. Перед передачей на уничтожение документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Передача оформляется приемосдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов, вес бумажной макулатуры.

6.11. Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в суде путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

6.12. Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляются под контролем уполномоченного работника суда.

6.13. Акты о выделении к уничтожению документов, а также документы, подтверждающие факт утилизации, подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке.

В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела с указанием номера, даты акта и протокола заседания экспертной комиссии суда.

Отметка об уничтожении дела проставляется также в соответствующей описи дел.

6.14. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел для хозяйственных нужд.".

1.20. Абзац первый пункта 7.1 изложить в следующей редакции:

"7.1. Дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив суда не позднее чем через шесть месяцев после завершения дел в делопроизводстве по описям дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий и структурных подразделений суда (приложения N 3, 4 к настоящей Инструкции). Окончание производства по судебным делам определяется в порядке, установленном соответствующей инструкцией по судебному делопроизводству.".

1.21. Дополнить пунктами 7.2-7.4 следующего содержания:

"7.2. Решение на передачу в архив судебных дел, производств и материалов принимает судья, их рассмотревший, а при его отсутствии - председатель суда (судебной коллегии, судебного состава), его заместитель или иное уполномоченное председателем суда лицо (в постоянном судебном присутствии). При этом судья проверяет состояние каждого судебного дела, производства или материала.

7.3. Решение на передачу в архив суда номенклатуры, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии, судебного состава), его заместитель или иное уполномоченное председателем суда лицо (в постоянном судебном присутствии).

7.4. Решение на передачу в архив иных документов суда принимает начальник отдела делопроизводства (общего отдела) суда, иное уполномоченное председателем суда лицо (в постоянном судебном присутствии).".

1.22. Пункты 7.2-7.9 считать пунктами 7.5-7.12 соответственно.

1.23. Пункт 7.5 изложить в следующей редакции:

"7.5. Документы временных (до 10 лет) сроков хранения или "до минования надобности" в архив суда по общему правилу не передаются.

В соответствии с распоряжением председателя суда в исключительных случаях (отсутствие возможности обеспечения сохранности, соответствующих помещений для их хранения и иных) документы временных (до 10 лет) сроков хранения или "до минования надобности" дела могут быть переданы в архив суда по соответствующим описям.

Подготовка дел временных (до 10 лет) сроков хранения или "до минования надобности" для передачи в архив, а также передача таких дел в архив суда осуществляется в соответствии со сроками, установленными пунктами 5.1, 7.1 настоящей Инструкции.

Такие дела оформляются работниками, ответственными за делопроизводство в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии, структурном подразделении суда, следующим образом.

Дела подшиваются, на обложке указываются: наименование суда; заголовок дела (тома, части); индекс дела по номенклатуре; фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации); суть иска (заявления); крайние даты дела; номер производства по делу, уникальный идентификатор дела; номер тома; срок хранения дела с указанием года, до которого осуществляется хранение; подпись судьи, рассмотревшего дело (с расшифровкой подписи).

По истечении срока хранения или по миновании надобности документы временных (до 10 лет) сроков хранения или "до минования надобности" уничтожаются в порядке, установленном настоящей Инструкцией, о чем составляется акт (приложение N 13 к настоящей Инструкции). Предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, предусмотренные абзацем четвертым пункта 4.11 настоящей Инструкции, составляются работниками, ответственными за делопроизводство в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии, структурном подразделении суда соответственно.".

1.24. Пункт 7.7, подпункты 7.7.1 и 7.7.2 изложить в следующей редакции:

"7.7. Передача дел, в том числе дел временных (до 10 лет) сроков хранения или "до минования надобности", в архив суда осуществляется по графику, согласованному с судебными составами, судебными коллегиями, постоянными судебными присутствиями, структурными подразделениями, передающими документы в архив, и утвержденному председателем суда.

7.7.1. При передаче документов на бумажном носителе в архив суда работником, ответственным за работу архива суда, проверяются:

соответствие заголовка дела по описи дел структурного подразделения содержанию документов в деле;

правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

качество подшивки или переплета дела;

правильность нумерации листов дела;

правильность составления внутренней описи документов дела (при наличии);

правильность оформления обложки дела;

наличие и правильность заполнения листа-заверителя дела.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники судебного состава, судебной коллегии, постоянного судебного присутствия, структурного подразделения обязаны устранить.

7.7.2. Прием-передача документов в архив суда производится работником, ответственным за работу архива суда, в присутствии работника судебного состава, судебной коллегии, постоянного судебного присутствия, структурного подразделения суда. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи дел указываются количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников.".

1.25. Раздел 8 изложить в следующей редакции:

"8. Справочно-поисковые средства к архивным документам

8.1. Система справочно-поисковых средств включает архивные справочники на бумажном носителе и (или) в электронном виде: обязательные - описи дел, описи электронных дел; вспомогательные (необязательные) - историческая справка к фонду, каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники.

Состав вспомогательных архивных справочников определяется самостоятельно.

8.2. Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю суда со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, структуру и функции, их изменения, прежние наименования), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду).

Историческая справка к фонду составляется в двух экземплярах (если суд выступает источником комплектования государственного архива), один хранится в деле суда, второй - передается в государственный архив. Историческая справка к фонду подписывается составителем.".

1.26. Раздел 9 изложить в следующей редакции:

"9. Учет документов в архиве суда

9.1. Учету подлежат все находящиеся на архивном хранении документы, в том числе документы по личному составу, копии документов, включенные в фонд пользования (при наличии) и описи дел, описи электронных дел.

Основными единицами учета архивных документов являются архивный фонд, единица хранения.

9.2. Сведения об объеме и составе единиц хранения указываются в архивных учетных документах. Обязательные и вспомогательные архивные учетные документы ведутся для обеспечения учета поступления, выбытия, количества, состава и состояния архивных документов.

9.3. К обязательным учетным документам архива суда относятся:

паспорт архива (приложение N 14 к настоящей Инструкции);

учетные сведения о документах, хранящихся в архиве суда (приложение N 15 к настоящей Инструкции);

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 16 к настоящей Инструкции);

лист фонда (приложение N 18 к настоящей Инструкции);

описи дел (приложения N 5, 6, 7 к настоящей Инструкции);

опись электронных дел (приложение N 8 к настоящей Инструкции);

дело фонда.

К вспомогательным учетным документам относятся:

список фондов (приложение N 17 к настоящей Инструкции), который составляется при осуществлении хранения архивных документов, отнесенных более чем к одному фонду;

книга выдачи единиц хранения во временное пользование (приложение N 27 к настоящей Инструкции);

реестр описей дел (приложение N 9 к настоящей Инструкции);

топографические указатели (постеллажный (приложение N 36 к настоящей Инструкции и пофондовый (приложение N 37 к настоящей Инструкции) (при наличии архивохранилищ);

каталоги;

указатели.

9.3.1. Паспорт архива (приложение N 14 к настоящей Инструкции) составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов и хранится постоянно.

Паспорт архива составляется по состоянию на 1 декабря отчетного года.

Если суд выступает источником комплектования государственного архива или при наличии соответствующего договора паспорт архива составляется в двух экземплярах: один экземпляр направляется в государственный архив, второй - хранится в соответствующем наряде архива суда.

Объемные показатели даются в указанных единицах измерения согласно форме паспорта архива. Исправления, вклейки не допускаются.

В адресной части бланка паспорта архива, расположенной в левом верхнем углу, в строке "Кому представляется" указывается название государственного архива (при наличии).

В строке "Кем представляется" указываются: полное наименование суда, почтовый адрес с указанием индекса, кода города и номера телефона (факс, e-mail).

В разделе "Общие сведения" заполняется строка 101, которая состоит из следующих граф:

количество фондов (графа 1);

площадь архивохранилища в квадратных метрах (кв. м) (графа 2);

загруженность архивохранилища в процентах (%) (графа 3).

В графе 1 строки 101 указывается количество фондов, хранящихся в архиве суда. Если в архиве суда хранятся документы только одного суда, то указывается цифра 1; если хранятся дела, документы других судов, указывается цифра по количеству хранящихся фондов в архиве.

Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов, учитывается в паспорте архива только один раз.

В графе 2 строки 101 указывается площадь отдельного помещения, в том числе постоянного судебного присутствия, архива (архивохранилища) в кв. м или сумма площадей всех помещений.

Площадь измеряется точно и указывается с точностью до десятых долей квадратного метра - не менее одного знака после запятой. Например: 25,4 кв. м.

Площадь рабочих комнат или подсобных помещений не учитывается.

При отсутствии отдельного помещения для хранения архивных документов в данной графе ставится прочерк.

Графа 3 строки 101 заполняется при наличии отдельного помещения для хранения архивных документов в суде (архивохранилища) и при условии заполнения графы 2.

Показатель загруженности архивохранилища является строго вычисляемой величиной, примерное его определение не допускается.

Степень загруженности архивохранилища рассчитывается в процентах путем деления количества хранящихся в нем дел на расчетную вместимость архивохранилища (в единицах хранения) и умножения на 100.

Расчетная вместимость архивохранилища определяется следующим образом: измеряется в метрах общая протяженность длины стеллажных полок, занятых документами; рассчитывается количество единиц хранения, находящихся на одном погонном метре полок, для чего общее количество единиц хранения делится на количество погонных метров; количество единиц хранения, находящихся на одном погонном метре, умножить на общую протяженность стеллажных полок (в том числе свободных).

Формула:

Если архивохранилищ несколько, то сумма всех хранящихся в них дел делится на сумму расчетной вместимости каждого и умножается на 100.

В разделе "Сведения о документах" вносятся сведения о документах постоянного хранения, данные о документах по личному составу и указывается следующее:

в графе 1 - количество единиц хранения документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на хранении в архиве суда;

в графе 2 - дата самого раннего из хранящихся в архиве суда документов;

в графе 3 - конечные даты хранящихся в архиве суда документов;

в графе 4 - общее количество дел, которые внесены в утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения описи;

в графе 5 - самые ранние годы, за которые документы, внесенные в описи дел, хранятся в архиве суда;

в графе 6 - самые поздние годы, за которые документы, внесенные в утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения описи, хранятся в архиве суда;

в графе 7 - количество дел постоянного хранения, находящихся на хранении в архиве суда после истечения установленного законодательством срока их предельного хранения в суде.

Графа 8 заполняется путем подсчета количества ежегодно образующихся дел данного вида в соответствии с номенклатурой.

В строке 201 целесообразно вносить данные о делах постоянного хранения отдельно по гражданским, административным, уголовным делам, делам общего делопроизводства.

В разделе "Кадры" в строке 301 указывается количество штатных работников архива суда, определенное в штатном расписании суда.

Если в штатном расписании не предусмотрена должность штатного работника архива суда, при этом председателем суда назначен работник, ответственный за работу архива, в этой графе ставится прочерк.

В разделе "Условия хранения документов" подчеркиваются те сведения, которые соответствуют условиям хранения архивных документов в суде.

В случае хранения документов суда в объединенном судебном архиве, в паспорте архива делается соответствующая пометка о количестве дел, находящихся на хранении в таком архиве. Площадь помещения объединенного судебного архива в разделе "Общие сведения" паспорта архива не указывается.

В паспорте архива указываются фамилия и телефон исполнителя (составителя).

Паспорт архива подписывается председателем суда с проставлением даты подписания, после заполнения всех разделов заверяется печатью суда.

При направлении в государственный архив к паспорту архива прикладывается пояснительная записка, в которой указываются следующие сведения:

об изменениях в наименовании суда;

о наличии в суде номенклатуры и инструкции по делопроизводству;

причины изменения количества дел по сравнению с данными паспорта предшествующего года (количество описанных дел, переданных на постоянное хранение в архивное учреждение, снятых с учета в связи с утратой или неисправными повреждениями);

наличие в архиве суда фондов других судов;

о кадровом составе - наличие штатных работников архива суда, Ф.И.О. работников;

о месте хранения документов при отсутствии отдельного помещения и особенностях размещения документов.

Конкретный список приложения к паспорту архива может быть согласован с государственным архивом, куда он представляется.

В случае если архив суда расположен в нескольких помещениях, паспорт архива составляется единый на все помещения.

9.3.2. Дополнительно к паспорту архива работником, ответственным за работу архива, ежегодно заполняются учетные сведения о документах, хранящихся в архиве суда (приложение N 15 к настоящей Инструкции) (по состоянию на 1 декабря), в которых помимо количества дел постоянного хранения, находящихся в архиве суда, указывается количество дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, временных (до 10 лет) сроков хранения и "до минования надобности" (при наличии).

Учетные сведения о документах, хранящихся в архиве суда, составляются в одном экземпляре и хранятся в соответствующем номенклатурном наряде суда.

9.3.3. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 16 к настоящей Инструкции) последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

9.3.4. Лист фонда (приложение N 18 к настоящей Инструкции) составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

Листы фондов хранятся в порядке возрастания номеров архивных фондов. Листы фондов формируются в дело, к которому составляется лист-заверитель.

В листе-заверителе указываются общее количество листов документов, включенных в дело, начальные и конечные номера архивных фондов, общее количество архивных фондов, листы которых включены в дело.

9.3.5. В дело фонда включается комплекс документов (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, акты о технических ошибках, акты приема и передачи, акты выделения дел и документов к уничтожению, акты об утрате и акты о неисправимых повреждениях, акты об обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом) по истории суда и архивного фонда, объединенного архивного фонда.

9.3.6. Для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов составляется опись дел, опись электронных дел.

9.3.7. Список фондов (приложение N 17 к настоящей Инструкции) ведется в архиве суда, хранящем документы более чем одного фонда. Каждый архивный фонд включается в список фондов только один раз при первом поступлении архивных документов указанного фонда. Каждому фонду присваивается индивидуальный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. Номера фондам присваиваются в валовом порядке.

В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Объединенные архивные фонды учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

Номер архивного фонда суда - источника комплектования государственного архива вносится в список фондов под номером, который присвоен ему в государственном архиве.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, описи электронных дел.

Название архивного фонда состоит из полного наименования суда с указанием его местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документ