Распоряжение Администрации города Кирова от 29 февраля 2024 г. N 50 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 27.03.2019 N 77"

В соответствии со статьями 7, 43 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации":

Утвердить изменения в Инструкции по делопроизводству в администрации города Кирова, утвержденной распоряжением администрации города Кирова от 27.03.2019 N 77 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Кирова". Прилагаются.

Глава администрации города Кирова

В.Н. Симаков

УТВЕРЖДЕНЫ
распоряжением
администрации города Кирова
от 29.02.2024 N 50

Изменения в Инструкции по делопроизводству в администрации города Кирова

1. В разделе 1 "Общие положения":

1.1 В подразделе 1.1 слова "Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76" заменить словами "Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах и органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 25.12.2020 N 199".

1.2. В подразделе 1.8:

1.2.1. В абзаце первом слова "департамент организационной работы и делопроизводства администрации (далее - департамент)" заменить словами "управление делопроизводства и архива администрации (далее - Управление)";

1.2.2. В абзаце втором слово "Департамент" заменить словом "Управление".

1.3. В пункте 1.13.1 подраздела 1.13 слово "департамент" заменить словом "Управление".

1.4. В подразделе 1.19 слово "департамент" заменить словом "Управление".

1.5. В подразделе 1.21 слово "департаментом" заменить словом "Управлением".

2. В разделе 3 "Создание документов в администрации":

2.1. Пункт 3.3.27 подраздела 3.3 изложить в следующей редакции:

"3.3.27. Реквизит "Печать".

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Оттиск проставленной печати должен быть хорошо читаемым.

В делопроизводстве администрации применяются следующие печати:

гербовая печать администрации (персональная ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в администрации города Кирова возлагается на должностное лицо администрации города распоряжением администрации города Кирова);

круглая печать администрации "Для документов", которой заверяются подписи заместителей главы администрации и должностного лица, уполномоченного на удостоверение соответствия копий документов их подлинникам (хранится в Управлении);

круглые печати "Для распоряжений", "Для постановлений", которыми заверяются копии постановлений и распоряжений администрации города, распоряжений заместителя главы администрации города, изготовленные согласно списку рассылки (хранятся в Управлении);

круглая печать "Управление делопроизводства и архива", которой заверяются архивные копии (хранится в Управлении);

круглые печати с наименованием подразделений (хранятся в подразделениях).

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

акты (выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);

архивные справки и архивные выписки;

доверенности (на предоставлении права совершения каких-либо действий, ведение дел в судах и т.д.);

договоры и соглашения (о сотрудничестве, о материальной ответственности и т.д.);

наградные листы, представления о награждении и характеристики представляемых к награждению государственными, ведомственными наградами, наградами Правительства Кировской области, органов исполнительной власти Кировской области;

образцы подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

письма гарантийные;

поручения (бюджетные, банковские и т.д.);

сметы расходов (на капитальное строительство и т.д.);

трудовые договоры (контракты);

справки;

удостоверения;

характеристики для представления в вышестоящие органы.

Порядок изготовления, движения и использования печатей отражен в разделе 9 настоящей Инструкции.".

2.2. Подраздел 3.5 "Подготовка и оформление распоряжений начальника управления градостроительства и архитектуры администрации" исключить.

2.3. В пунктах 3.6.7, 3.6.9 подраздела 3.6 слово "департамент" в соответствующих падежах заменить словом "Управление" в соответствующих падежах.

2.4. В пункте 3.7.2 подраздела 3.7:

2.4.1. В абзаце четвертом подпункта 3.7.2.1 слова "заместителем главы администрации (по вопросам руководства аппаратом)" заменить словами "заместителем главы администрации, в ведении которого находятся вопросы кадрового и организационно-штатного обеспечения деятельности администрации города".

2.4.2. В абзаце третьем подпункта 3.7.2.10 слово "департаменте" заменить словом "Управлении".

3. В разделе 4 "Организация документооборота":

3.1. В пункте 4.2.1, пунктах 4.2.2, 4.2.3, абзаце третьем пункта 4.2.4, пункте 4.2.6 подраздела 4.2, абзаце первом пункта 4.3.1 подраздела 4.3, абзаце первом пункта 4.4.2 подраздела 4.4, абзаце первом пункта 4.5.1, пункте 4.5.3 подраздела 4.5, пункте 4.7.1, пункте 4.7.2, абзаце первом пункта 4.7.7 подраздела 4.7, пункте 4.8.1, абзаце втором пункта 4.8.2 подраздела 4.8 слово "департамент" в соответствующих падежах заменить словом "Управление" в соответствующих падежах.

3.2. В подразделе 4.8:

3.2.1. Пункт 4.8.3 изложить в следующей редакции:

"4.8.3. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17.04.2023 N 382.".

3.2.2. В абзацах первом, третьем и пятом пункта 4.8.4 слово "департамент" в соответствующих падежах заменить словом "Управление" в соответствующих падежах.

3.3. В подразделе 4.10:

3.3.1. Пункты 4.10.1, 4.10.2, 4.10.3 изложить в следующей редакции:

"4.10.1. Постановка документов и поручений на контроль осуществляется сотрудниками Управления в системе электронного документооборота на основании указаний по исполнению документов (резолюций) главы администрации и его заместителей.

4.10.2. Контроль за своевременным исполнением документов и поручений главы администрации и его заместителей осуществляют сотрудники Управления.

4.10.3. Персональная ответственность за качественное (полнота и достоверность) и своевременное исполнение документов и поручений возлагается на должностных лиц администрации в соответствии с возложенными на них функциями.".

3.3.2. В абзацах пятом и седьмом пункта 4.10.7, абзаце втором пункта 4.10.8, пункте 4.10.9 слово "департамент" в соответствующих падежах заменить словом "Управление" в соответствующих падежах

3.4. В пункте 4.11.3 подраздела 4.11 слово "департамент" в соответствующем падеже заменить словом "Управление" в соответствующем падеже.

4. В разделе 5 "Документальный фонд администрации":

4.1. В подразделе 5.1:

4.1.1. В пунктах 5.1.7, 5.1.8, 5.1.10, 5.1.12 слово "департамент" в соответствующих падежах заменить словом "Управление" в соответствующих падежах.

4.1.2. Подпункт 5.1.15.4 пункта 5.1.15 изложить в следующей редакции:

"5.1.15.4. В графе 4 "Срок хранения дела и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденному приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236, либо по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 N 142, либо по ведомственным перечням или указывается согласованный с ЭПК муниципального архива срок хранения.".

4.2. В подразделе 5.2:

4.2.1. Пункт 5.2.2 изложить в следующей редакции:

"5.2.2. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителями в 10-дневный срок ответственному за ведение делопроизводства в подразделении работнику, который формирует их в дела постоянного и временного хранения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77, утвержденной номенклатурой дел и настоящей Инструкцией.".

4.2.2. В пункте 5.2.10 слово "департамент" в соответствующем падеже заменить словом "Управление" в соответствующем падеже.

4.3. В пункте 5.3.17, абзацах двадцать втором и двадцать третьем пункта 5.3.18 подраздела 5.3 слово "департамент" в соответствующих падежах заменить словом "Управление" в соответствующих падежах.

4.4. Пункт 5.4.6 подраздела 5.4 изложить в следующей редакции:

"5.4.6. После утверждения заместителем главы администрации, в ведении которого находятся вопросы делопроизводства, актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в номенклатуре дел администрации проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.".

5. В абзаце третьем пункта 6.1.4 подраздела 6.1 раздела 6 "Особенности работы с электронными документами", подразделе 7.6, абзаце первом подраздела 7.7, абзаце двадцать седьмом подраздела 7.10, абзаце первом подраздела 7.11, подразделе 7.15, подразделе 7.17 раздела 7 "Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения" слово "департамент" в соответствующих падежах заменить словом "Управление" в соответствующих падежах.

6. В разделе 9 "Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов":

6.1. Подраздел 9.2 изложить в следующей редакции:

"9.2. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, в администрации могут использоваться печати подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для постановлений", "Для распоряжений", "Для документов").

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

В случае служебной необходимости допускается применение штампов с факсимильным воспроизведением подписей главы администрации и его заместителей. Использование штампа с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников документов запрещается, на такой штамп печать с изображением Государственного герба Российской Федерации не ставится.".

6.2. В абзаце третьем подраздела 9.4 слова "заместителя главы администрации (по вопросам руководства аппаратом)" заменить словами "заместителя главы администрации, в ведении которого находятся вопросы делопроизводства".

6.3. В абзаце первом подраздела 9.6, абзаце третьем подраздела 9.7 слова "отдел специальных программ" в соответствующих падежах заменить словом "Управление" в соответствующих падежах.

6.4. Подразделы 9.8, 9.9 изложить в следующей редакции:

"9.8. Об утрате или хищении печати, штампа руководитель подразделения незамедлительно ставит в известность заместителя главы администрации, в ведении которого находятся вопросы делопроизводства, и начальника Управления. По данному факту назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель главы администрации, в ведении которого находятся вопросы делопроизводства.

9.9. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Управление для организации их последующего уничтожения.

Управление проводит обследование выделенных к уничтожению печатей и штампов, по итогам которого составляется акт обследования. Заместитель главы администрации, в ведении которого находятся вопросы делопроизводства, принимает решение о списании печатей и штампов, уничтожение которых оформляется актом об уничтожении.".

6.5. В подразделе 9.11 слова "отделом специальных программ" заменить словом "Управлением".

7. Дополнить приложением N 4-1 следующего содержания:

"Приложение N 4-1
к пункту 3.2.3 Инструкции

ГЕРБ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА, ГЛАВНЫЙ АРХИТЕКТОР
РАСПОРЯЖЕНИЕ
	N
г. Киров обл."

8. Дополнить приложением N 11-1 следующего содержания:

"Приложение N 11-1
к пункту 3.2.3 Инструкции

ГЕРБ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА, ГЛАВНЫЙ АРХИТЕКТОР
ПРИКАЗ
	N
г. Киров обл."

9. Приложение N 16 изложить в следующей редакции:

"Приложение N 16
к пункту 3.2.3 Инструкции

ГЕРБ
НАЧАЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА
ПРИКАЗ
	N
г. Киров обл."

10. Приложение N 18 изложить в следующей редакции:

"Приложение N 18
к пункту 3.2.3 Инструкции

ГЕРБ
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА
Воровского ул., д. 39, г. Киров обл., 610027
телефон/факс (8332) 76-03-08, 67-69-91
inbox@admkirov.ru
киров.рф
		N
На N			от		"

11. Приложение N 19 изложить в следующей редакции:

"Приложение N 19
к пункту 3.2.3 Инструкции

ГЕРБ
Администрация города Кирова
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВА
Воровского ул., д. 39, г. Киров обл., 610027
телефон/факс (8332) 76-03-06
dokum@admkirov.ru
киров.рф
		N
На N			от		"

12. Приложение N 20 изложить в следующей редакции:

"Приложение N 20
к пункту 3.2.3 Инструкции

ГЕРБ
Администрация города Кирова
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВА
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
		N
На N			от		"

13. Приложение N 21 изложить в следующей редакции:

"Приложение N 21
к пункту 3.2.3 Инструкции

ГЕРБ
Администрация города Кирова
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВА
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
		N
На N			от		"

14. В приложении N 22 "Правила подготовки, оформления, согласования постановлений и распоряжений администрации города Кирова":

14.1. Подраздел 1.1 раздела 1 "Общие положения" изложить в следующей редакции:

"1.1. Постановления и распоряжения администрации города Кирова, распоряжения первого заместителя главы администрации города Кирова, распоряжения заместителя главы администрации города Кирова и распоряжения заместителя главы администрации города Кирова, главного архитектора являются правовыми актами администрации города Кирова (далее - администрация).".

14.2. В разделе 4 "Общие требования к оформлению проектов правовых актов":

14.2.1. Подраздел 4.1 исключить.

14.2.2. В абзаце первом подраздела 4.2 слова "приложения N 1, 2, 3, 4 к Инструкции" заменить словами "приложения N 1, 2, 3, 4, 4-1 к Инструкции".

14.2.3. В подразделе 4.4:

14.2.3.1 Абзац четвертый изложить в следующей редакции:

"наименование должности лица - автора документа (ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА или ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА или ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА, ГЛАВНЫЙ АРХИТЕКТОР);".

14.2.3.2. Абзац второй пункта 4.4.3 изложить в следующей редакции:

"Наименование должности лица - автора документа (ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА или ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА или ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА, ГЛАВНЫЙ АРХИТЕКТОР) указывается на бланке правового акта перед реквизитом "Наименование вида документа" (распоряжение).".

14.2.3.3. В пункте 4.4.4 слова "в распоряжениях первого заместителя главы администрации и заместителя главы администрации" заменить словами "в распоряжениях первого заместителя главы администрации, заместителя главы администрации и заместителя главы администрации, главного архитектора".

14.2.3.4. В пункте 4.4.6:

14.2.3.4.1. В абзаце первом слова "распоряжений первого заместителя главы администрации и распоряжений заместителя главы администрации" заменить словами "распоряжений первого заместителя главы администрации, распоряжений заместителя главы администрации и распоряжений заместителя главы администрации, главного архитектора".

14.2.3.4.2. Дополнить абзацем следующего содержания:

"К порядковому номеру распоряжения заместителя главы администрации, главного архитектора через дефис добавляются буквы "арх", например, N 153-арх.".

14.2.3.5. Абзац первый и второй пункта 4.4.14 изложить в следующей редакции:

"4.4.14. Реквизит "Кем подготовлен документ" помещается ниже реквизита "Подпись" под чертой, проводимой от левой до правой границы текстового поля через 18 пт от реквизита "Подпись", а при отсутствии свободного места - без черты на оборотной стороне листа. Реквизит состоит из слова ПОДГОТОВЛЕНО, которое печатается прописными буквами от левой границы текстового поля через 18 пт от черты, наименования должности руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации, подготовившего документ, его собственноручной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты. Допускается вместо руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации в реквизите "Кем подготовлен документ" указывать его заместителя в случае возложения на него данной обязанности должностной инструкцией или приказом.

Наименование должности руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации, подготовившего документ, помещается через 24 пт ниже слова ПОДГОТОВЛЕНО и печатается через 1 межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см.".

14.2.3.6. Пункт 4.4.16 дополнить абзацем следующего содержания:

"При этом копия правового акта в бумажном виде направляется инициатору правового акта и сторонним организациям, остальным отраслевым (функциональным) или территориальным органам администрации, указанным в списке рассылки, направляется электронная копия правового акта в системе электронного документооборота. Исключение составляют правовые акты о перераспределении бюджетных средств и по личному составу.".

14.2.3.7 Пункты 4.4.18 и 4.4.19 дополнить абзацем следующего содержания:

"Данный реквизит не оформляется на проектах правовых актов, которые являются результатом предоставления муниципальной услуги "Присвоение адреса объекту адресации, изменение и аннулирование такого адреса".".

14.3. В разделе 6 "Согласование проектов правовых актов":

14.3.1. В абзаце четвертом подраздела 6.1 слова "указывают о местонахождении" заменить словами "указывают на местонахождение".

14.3.2. В абзаце седьмом подраздела 6.2 слова "департамент организационной работы и делопроизводства" заменить словами "управление делопроизводства и архива администрации".

14.3.3. Абзац второй пункта 6.3.2 подраздела 6.3 изложить в следующей редакции:

"Необходимость согласования проектов правовых актов по вопросам управления и распоряжения недвижимым имуществом, расположенным на территории района города Кирова, с руководителем соответствующего территориального органа администрации определяется инициатором проекта правового акта.".

14.3.4. В пункте 6.3.7 подраздела 6.3:

14.3.4.1. Абзац первый исключить.

14.3.4.2. Абзац второй изложить в следующей редакции:

"Проекты нормативных правовых актов исполнитель направляет в прокуратуру города Кирова для проведения антикоррупционной экспертизы проекта правового акта и проверки его на соответствие действующему законодательству. Отправка копии проекта осуществляется с сопроводительным письмом за подписью заместителя главы администрации, координирующего работу и осуществляющего контроль за деятельностью отраслевого (функционального) или территориального органа администрации, ответственного за подготовку проекта правового акта, или первого заместителя главы администрации не позднее 10 дней до принятия правового акта.".

14.3.5. В абзаце первом подраздела 6.8 слова "департамент организационной работы и делопроизводства" заменить словами "управление делопроизводства и архива администрации".

14.4. В разделе 7 "Принятие правовых актов, вступление их в силу":

14.4.1. В абзаце первом подраздела 7.2 слова "департамент организационной работы и делопроизводства" заменить словами "управление делопроизводства и архива администрации".

14.4.2. Подразделы 7.3 и 7.4 изложить в следующей редакции:

"7.3. Правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, учредителем которых выступает муниципальное образование, подлежат обязательному официальному опубликованию (обнародованию). Отраслевой (функциональный), территориальный орган администрации или должностное лицо администрации, ответственное за подготовку проекта правового акта, определяет, подлежит ли документ опубликованию в средствах массовой информации.

7.4. Дата вступления в силу правового акта может устанавливаться одним из следующих способов:

после его официального опубликования (обнародования);

с даты, установленной в самом правовом акте;

с даты его подписания.".

14.5. В разделе 8 "Регистрация, опубликование правовых актов и рассылка их копий":

14.5.1. В абзаце первом подраздела 8.1, абзаце первом подраздела 8.2 слова "департамент организационной работы и делопроизводства" в соответствующих падежах заменить словами "управление делопроизводства и архива администрации" в соответствующих падежах.

14.5.2. Подраздел 8.4 изложить в следующей редакции:

"8.4. Управление организационной работы администрации организует публикацию правовых актов, имеющих указание об опубликовании документа, в газете "Наш Город. Газета муниципального образования "Город Киров". Управление делопроизводства и архива администрации размещает вышеуказанные правовые акты на официальном сайте муниципального образования "Город Киров" в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в разделе "Документы".".

15. В приложении N 26 слова "департамент организационной работы и делопроизводства" в соответствующих падежах заменить словами "управление делопроизводства и архива администрации" в соответствующих падежах.

16. В приложении N 27:

16.1. Слова "Номенклатура дел разработана на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, и Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.07.2007 N 1182." заменить словами "Номенклатура дел разработана на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236, и Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 N 142.".

16.2. Слова "департамент организационной работы и делопроизводства" в соответствующем падеже заменить словами "управление делопроизводства и архива администрации" в соответствующем падеже.

17. Приложение N 33 изложить в следующей редакции:

"Приложение N 33
к пункту 5.6.3 Инструкции

ГЕРБ
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА
АРХИВНАЯ СПРАВКА
Воровского ул., д. 39, г. Киров обл., 610027
телефон/факс (8332) 76-03-08, 67-69-91
inbox@admkirov.ru
киров.рф
		N
На N			от		"