Глава 3. Организация документационного обеспечения в Министерстве

Глава 3. Организация документационного обеспечения в Министерстве

16. Организация документационного обеспечения в Министерстве осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству в Правительстве, утверждённой постановлением Правительства калининградской области от 10 апреля 2017 года N 180 (далее - Инструкция по делопроизводству в Правительстве), Инструкцией по делопроизводству в Министерстве, утвержденной приказом Министерства от 28 июля 2021 года N 289 (далее - Инструкция по делопроизводству в Министерстве).

Правила и порядок работы с документами, установленные настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству в Правительстве, Инструкцией по делопроизводству в Министерстве, являются обязательными для государственных гражданских служащих Министерства и для лиц, занимающих должности, не отнесенные к государственным должностям, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности Министерства (далее - лица, занимающие технические должности).

17. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

18. Прием, первичная обработка и регистрация в системе электронного документооборота (далее - СЭД) документов, а также писем, заявлений и обращений граждан, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, направленных в адрес Министерства, осуществляются инженерами Департамента правового и финансово обеспечения Министерства.

19. В соответствии с содержанием резолюции Министра ответственному исполнителю направляется подлинник документа, соисполнителям - копии документов на бумажном носителе.

20. Соисполнители до истечения срока исполнения документа, согласно резолюции, представляют информацию ответственному исполнителю не позднее чем за:

1) 5 дней - при установленном сроке исполнения документа 30 дней и более;

2) 3 дня - при установленном сроке исполнения документа от 11 до 30 дней;

3) 1 день - при установленном сроке исполнения документа от 4 до 11 дней.

21. При установленном сроке исполнения документа 3 дня и менее срок представления информации соисполнителями определяется по согласованию с ответственным исполнителем.

22. Если мнения (позиции) соисполнителя и ответственного исполнителя совпадают, то по согласованию с ответственным исполнителем допускается непредставление информации в его адрес.

В данном случае доклад ответственного исполнителя согласовывается соисполнителем. Согласование оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Электронная виза оформляется отметкой исполнителя в электронной карточке документа в СЭД.

Соисполнитель согласовывает доклад по исполнению поручения (резолюции) ответственного исполнителя не позднее одного рабочего дня со дня ее получения.

23. Порядок исполнения указаний, содержащихся в резолюции к документу или в самом документе, поступившем для исполнения, определяется исполнителем самостоятельно, если иное не указано в тексте резолюции или в тексте документа.

24. Доклады по исполнению поручений (резолюций) Губернатора или уполномоченного им лица готовятся в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Правительстве.

25. Проекты исходящих писем, подготовленных в рамках исполнения поручения (резолюции) Губернатора или уполномоченного им лица, и проекты инициативных писем, подписываемых Губернатором, готовятся в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

26. Проекты исходящих писем, подписываемых Министром, готовятся в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве и визируются руководителем структурного подразделения.

27. Пакет документов к докладу по исполнению резолюции Министра должен содержать:

1) подлинник документа, по исполнению которого давалась первичная резолюция Министра или уполномоченного им лица;

2) резолюции Министра;

3) проект исходящего письма за подписью Министра, если его подготовка определена резолюцией;

4) иные документы, разработанные и принятые в ходе исполнения резолюции.

Документы, содержащиеся в пакете, формируются ответственным исполнителем в хронологической последовательности.

28. Доклады с пакетом документов, оформленные с нарушением требований настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству в Правительстве, возвращаются исполнителю на доработку.

29. Исходящие документы, подписанные Министром, заместителем Министра, регистрируются и рассылаются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Министерстве.

30. Списанию "в дело" подлежат документы, поручения по которым исполнены в полном объеме.

Документы списываются "в дело" на основании резолюции Министра или уполномоченного им лица.

31. Обмен электронными документами (информацией) осуществляется с использованием СЭД и средств электронной почты.

32. Прием, технологическую обработку, хранение и передачу электронных документов (информации) осуществляет специально назначенный ответственный сотрудник Министерства.

Ответственный сотрудник обязан отслеживать поступающую в электронном виде информацию каждые 2 часа с начала рабочего дня.

33. Факт отправки (приема) по средствам электронной почты фиксируется ответственным сотрудником путем подтверждения уведомления о прочтении электронного документа (информации).

34. Ответственность за организацию делопроизводства в Министерстве возлагается на Министра.

Ответственность за ведение делопроизводства возлагается на лицо, обязанности, права и ответственность которого определяются его должностным регламентом (должностной инструкцией).

35. Исходящие документы Министерства оформляются на бланках установленной формы.

При переписке между органами исполнительной власти, структурными подразделениями аппарата Правительства бланк не используется.

36. Министерство самостоятельно осуществляет регистрацию в ведомственной картотеке СЭД подписанных Министром исходящих документов в адрес Губернатора, заместителей Председателя Правительства, министров и передает их на рассмотрение адресатам.

Порядок заверения и выдачи копий документов

37. Копии документов, подлинники которых находятся на хранении в Министерстве, заверяются Министром либо начальником отдела правовой работы департамента правового и финансового обеспечения Министерства Министерств, а в его отсутствие его заместителем.

38. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о месте нахождения подлинного документа.

Обращения граждан

39. Рассмотрение обращений граждан и организация личного приема граждан в Министерстве осуществляются в соответствии с Федеральном законом от 2 июня 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату Федерального закона N 59-ФЗ следует читать как "от 2 мая 2006 года"