Приложение. Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в местной администрации Баксанского муниципального района и ее структурных подразделениях

Приложение
к Постановлению местной администрации
Баксанского муниципального района
от 19 марта 2024 года N 330п

Инструкция
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в местной администрации Баксанского муниципального района и ее структурных подразделениях

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет для местной администрации Баксанского муниципального района и структурных подразделений местной администрации Баксанского муниципального района (далее - структурные подразделения) порядок обращения с документами и другими материальными носителями (фото-, кино- и аудиопленки, машинные носители информации и другое) информации (далее - документы), содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну Российской Федерации.

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органов местного самоуправления Баксанского муниципального района, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью, а также сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

нормативные правовые акты, устанавливающие правовой статус органов местного самоуправления Баксанского муниципального района и структурных подразделений, организаций, общественных объединений, а также касающиеся прав, свобод и обязанностей граждан, порядка их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов Баксанского муниципального района, иные сведения, подлежащие доведению до граждан и организаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

описание структур органов местного самоуправления Баксанского муниципального района, их функций, направлений и форм деятельности, а также телефоны справочной службы и адресные реквизиты (почтовый адрес, адрес электронной почты);

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и организаций;

решения по заявлениям и обращениям граждан и организаций, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета Баксанского муниципального района и использовании бюджетных средств, других муниципальных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах местной администрации Баксанского муниципального района, муниципальных организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется ограничительная пометка доступа к документу (далее - пометка) "Для служебного пользования".

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

1.5. Относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения имеют право:

глава местной администрации Баксанского муниципального района;

первый заместитель главы Баксанского муниципального района;

заместители главы местной администрации Баксанского муниципального района;

управляющий делами местной администрации Баксанского муниципального района;

руководители структурных подразделений.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 раздела 1 настоящей Инструкции.

1.7. Право отменить решение об отнесении документа к документам с пометкой "Для служебного пользования" имеют должностные лица, которые приняли данное решение, либо вышестоящие по должности руководители, указанные в пункте 1.5 раздела 1 настоящей Инструкции.

1.8. Служебная информация ограниченного распространения без санкции должностного лица, принявшего решение о проставлении на документе, содержащем такую информацию, пометки "Для служебного пользования", не подлежит разглашению (распространению).

1.9. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, муниципальный служащий (работник) местной администрации Баксанского муниципального района или структурного подразделения может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной действующим законодательством Российской Федерации ответственности.

1.10. В случае реорганизации структурного подразделения решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает комиссия, которая создается распоряжением местной администрации Баксанского муниципального района.

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

2.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящей Инструкции.

2.2. Работать с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, вне служебных помещений запрещается.

2.3. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в местной администрации Баксанского муниципального района осуществляется работниками общего отдела местной администрации Баксанского муниципального района, ответственными за прием и учет несекретной документации.

2.4. Регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" (далее ДСП) ведется посредством системы электронного документооборота Кабардино-Балкарской Республики (далее СЭД КБР) в соответствии с Приказом от 05.05.2023 г. N 19-ОД О регламенте функционирования системы электронного документооборота Кабардино-Балкарской Республики.

2.5. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, при этом к входящему (исходящему) учетному номеру добавляется пометка "ДСП". Документы учитываются по количеству листов.

Ошибочно поступившие документы с пометкой "Для служебного пользования" возвращаются отправителю.

2.6. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

направляются исполнителям посредством СЭД КБР и нарочно с резолюцией об исполнении, тем, кто к ним непосредственное отношение, под расписку;

доставляются сторонним организациям заказными или ценными почтовыми отправлениями, курьерами, работниками местной администрации Баксанского муниципального района.

хранятся в отделах ответственных исполнителях в соответствии с требованиями;

2.7. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается управляющим делами местной администрации Баксанского муниципального района.

2.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку муниципальные служащие (работники) местной администрации Баксанского муниципального района или структурного подразделения обязаны передать через службу делопроизводства находящиеся у них на исполнении (контроле) документы с пометкой "Для служебного пользования" другому работнику, который определяется главой местной администрации Баксанского муниципального района.

2.9. При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение муниципальный служащий (работник) местной администрации Баксанского муниципального района или структурного подразделения должен сдать все числящиеся за ним документы с пометкой "Для служебного пользования" в службу делопроизводства.

2.10. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.11. Уничтожение дел и документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое назначение и не имеющих исторической ценности, производится по акту согласно Инструкции по делопроизводству в местной администрации Баксанского муниципального района, утвержденной постановлением местной администрации Баксанского муниципального района.

В структурных подразделениях, где сосредоточено большое количество документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.13. При наличии сведений о фактах утраты документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" либо разглашения информации ограниченного распространения:

осуществляется уведомление:

должностного лица местной администрации Баксанского муниципального района, принявшего решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения,

главы местной администрации Баксанского муниципального района, первого заместителя главы местной администрации Баксанского муниципального района, заместителей главы местной администрации Баксанского муниципального района, управляющего делами местной администрации Баксанского муниципального района, непосредственно координирующих деятельность структурного подразделения, в котором произошла утрата документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";

проводится заседание комиссии для установления обстоятельств утраты документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" либо разглашения информации ограниченного распространения.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения Главой местной администрации Баксанского муниципального района направляются в отдел архивной службы местной администрации Баксанского муниципального района.

2.14. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

3. Порядок подготовки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

3.1. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должны разрабатываться и печататься на автоматизированных рабочих местах работниками, у которых есть допуск, по требованиям безопасности информации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Категорически запрещается создавать неучтенные документы с пометкой "Для служебного пользования" или копии с них.

3.2. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

пометку "Для служебного пользования" - ставится в правом верхнем углу;

номер экземпляра - проставляется ниже пометки "Для служебного пользования" и центрируется по отношению к ней; количество отпечатанных экземпляров, фамилии и инициалы исполнителя и лица, отпечатавшего документ, номер телефона исполнителя указывается на оборотной стороне последнего листа в нижнем углу от левой границы текстового поля. Отражается: печаталось без черновиков или черновики уничтожены. Регистрационный номер, дата - указываются на лицевой стороне первого листа документа.

3.3. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" более чем в четыре адреса исполнитель составляет расчет рассылки, в котором поадресно проставляется номер экземпляра отправляемого документа.

Расчет рассылки подписывается непосредственным руководителем муниципального служащего (работника) местной администрации Баксанского муниципального района или структурного подразделения, готовившего документ, и прикладывается к подлиннику документа.

3.4. При отправке документа с пометкой "Для служебного пользования" с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указываются наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер и номер экземпляра, пометка "Для служебного пользования" и количество листов документа, при этом, если у отправителя не остается экземпляров пересылаемых приложений, в сопроводительном письме указывается "Только в адрес". Каждое приложение должно иметь самостоятельную порядковую нумерацию листов.

3.5. Отпечатанные и подписанные документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются на бумажном носителе и на электронном носителе для электронной регистрации и отправки в общий отдел.

4. Особенности работы с документами с грифом "Для служебного пользования"

4.1. При работе со служебной информацией ограниченного распространения участники СЭД КБР обязаны:

соблюдать правила и Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Кабардино-Балкарской Республики от 06.07.2005 г. N 237-ПП-дсп обращения с документами с пометкой "ДСП", порядок их учета и хранения, исключать доступ к ним посторонних лиц;

не разглашать известную им служебную информацию ограниченного распространения, письменно информировать руководителя структурного подразделения о фактах нарушениях порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения, о попытках несанкционированного доступа к ней;

знакомится только с теми документами "ДСП", к которым получен доступ в силу исполнения служебных обязанностей.

4.2. При работе со служебной информацией ограниченного распространения участникам СЭД КБР запрещается:

передавать логин и пароль от учетной записи сотрудника имеющего отношение к исполнению документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения;

пересылать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в общедоступной переписке;

использовать служебную информацию ограниченного распространения при общении с иными лицами, не имеющими отношения к этим сведениям;

скачивать копии документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без письменного разрешения должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к разряду ограниченного распространения;

отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам осуществляется при наличии указателя рассылки с указанием в регистрационной 27 карточке документа напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра;

после снятия ограничений на доступ к служебной информации ограниченного распространения Администратором СЭД КБР в регистрационные карточки вносятся соответствующие отметки и уведомляются все адресаты, которым направлялись данные документы

4.3. Регистрация входящих и исходящих документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляется делопроизводителем в соответствии с пунктами 5.1, 5.2, 5.8, 5.9, 5.10, 5.11 Регламента министерства цифрового развития Кабардино-Балкарской Республики от 05.05.2023 года N 19-ОД.

4.4. При формировании РК документа с грифом "Для служебного пользования":

в качестве грифа доступа используется гриф "ДСП";

используется отметка "РК персонифицированного доступа"

к номеру документов с грифом "Для служебного пользования" автоматически проставляется отметка "- ДСП".

5. Порядок работы с электронными подписями в СЭД КБР

5.1. Файлы электронных документов, которые создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД КБР, подписываются электронными подписями, выданными удостоверяющим центром.

5.2. Работа с ЭП в СЭД КБР осуществляется пользователями в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон).

5.3. Электронные документы, обрабатываемые по безбумажной технологии в СЭД КБР и заверенные ЭП, являются юридически значимыми и считаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью в случае соблюдения условий статьи 6 Федерального закона.

5.4. ЭП обеспечивает целостность электронного документа, позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа и установить факт отсутствия искажения информации в документе.

5.5. Срок годности ЭП - 1 год. За месяц до истечения срока действия ЭП ее необходимо заменить в удостоверяющем центре.

Пользователь самостоятельно отслеживает период действия ЭП.

5.6. Подписание электронных документов ЭП осуществляется пользователями с использованием аппаратных устройств - электронных носителей с ЭП (e-token, рутокен).

Инструкция
по регистрации ДСП документов

1. Проставить отметку "Персон. доступ"

2. Выбрать доступ "ДСП"

WEB-delo

Если необходимо осуществить консультацию совместно со службой технической поддержки СЭД КБР

Необходимо направить поручение от имени регистратора, обратившегося в службу технической поддержки для консультации по документу, имеющему гриф доступа ДСП, тому системному технологу с кем осуществляется техническая поддержка в момент обращения. Путем ввода поручения с текстом "Для осуществления просмотра службой технической поддержки СЭД КБР"

При регистрации проекта ДСП документа исполнитель документа обязательно проставляет гриф "ДСП".