Приложение N 1. Порядок организации работы с обращениями граждан в местной администрации Баксанского муниципального района

Приложение N 1
к Постановлению
местной администрации
Баксанского муниципального района
от 20 марта 2024 года N 333п

Порядок
организации работы с обращениями граждан в местной администрации Баксанского муниципального района

В местной администрации Баксанского муниципального района прием письменных и устных обращений, прием обращений по программам электронного взаимодействия ПОС, СЭД Дело, ССТУ ведет общий отдел.

Порядок регистрации обращений граждан.

При регистрации обращений граждан, поступающих участнику от граждан, делопроизводитель (регистратор) участника должен:

в соответствующем поле программы выбрать наименование соответствующей группы документов, после чего автоматически откроется РК документа с текущей датой и порядковым регистрационным номером данной группы документов;

в РК в поле "Корреспондент" с помощью поля "Поиск" проверить, есть ли в справочнике "Граждане" гражданин. Если есть, то данные выбираются из справочника, а если нет, то необходимо составить заявку на добавление в справочник новых внешних корреспондентов - направляется на фирменном бланке без ЭП в адрес службы технической поддержки СЭД КБР письмо-заявка о добавлении внешнего корреспондента;

заполнить первую группу обязательных полей РК (в соответствии с данными, указанными на регистрируемом документе):

корреспондент;

дата корреспондента;

персонифицированный доступ;

осуществить проверку на повторность документа. Если в результате проверки повторности было выявлено, что данный документ уже зарегистрирован. Документ повторно не регистрируется.

заполнить вторую группу обязательных полей РК:

состав (указывается общее количество листов документа, включая приложения);

доставка (способ доставки выбирается из выпадающего списка);

кому (указывается должностное лицо участника, при отсутствии адресата документ считается поступившим руководителю участника);

содержание (указывается краткое содержание, отражающее суть документа);

рубрикатор (указывается классификация обращений и запросов граждан, предназначенный для систематизации обращений по группам);

проставить дату, регистрационный номер и указать количество страниц на бумажном экземпляре документа, затем отсканировать его в раздел "Файлы";

установить "связки" между документами (в случае если поступивший документ является дополнением на ранее направленное обращение. Если вновь поступившее обращение гражданина является дополнением на ранее отосланное обращение, его необходимо связать с соответствующим исходящим или обращением гражданина. Обязательным также является заполнение поля "связки", если регистрируемый документ является дополнением к какому-либо документу. "Связка" может быть также установлена, если документы связаны тематически;

формирование поручений и контроль за исполнением поручений в СЭД КБР осуществляется приемной Главы и Правительства Кабардино-Балкарской Республики по работе с обращениями граждан согласно Указу Главы Кабардино-Балкарской Республики от 9 июля 2014 г. N 150-УГ. Срок исполнения поручения указывается в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ" или должностного лица. Плановая дата исполнения поручения выставляется специалистом приемной Главы и Правительства Кабардино-Балкарской Республики по работе с обращениями граждан.

Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и сосредоточено у главного специалиста по приему граждан.

Все обращения к Главе рассматриваются им лично.

Если заявление поступает из вышестоящих организаций (приемная Главы и Правительства КБР, Правительство КБР, Парламент КБР, министерства КБР и других организаций) срок рассмотрения заявления в течение 30-ти дней считается от числа регистрации вышестоящей и других организаций.

В соответствии с резолюцией, обращения направляются заместителям главы, отделам и службам местной администрации Баксанского муниципального района и ставятся на контроль.

Согласно статьи 7 Закона РФ от 02.05.2006 N 59 ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" к оформлению письменного обращения граждан предъявляются следующие требования.

В заявлении заявитель указывает наименование органа местного самоуправления Баксанского муниципального района, должность и фамилию с инициалами должностного лица, а также свою фамилию, имя, отчество и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (желательно также указать номера контактных телефонов). Далее гражданин произвольно излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин может прилагать к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Обращения, поступившие в электронной форме рассматриваются в порядке, утвержденном данным постановлением. В случае, если указан только электронный адрес, ответ направляется по электронной почте.

Согласно статьи 8 Закона РФ от 2.05.2006 N 59 ФЗ письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию местной администрации Баксанского муниципального района в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение.

Согласно статьи 6 Закона РФ от 02.05.2006 N 59-ФЗ при рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в местную администрацию сельского поселения или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в местную администрацию сельского поселения или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Согласно статьи 9 Закона РФ от 02.05.2006 N 59-ФЗ обращение, поступившее в местную администрацию Баксанского муниципального района, согласно резолюции главы администрации подлежит обязательному рассмотрению должностным лицом в соответствии с его компетенцией.

В случае необходимости должностное лицо обеспечивает рассмотрение обращения с выездом на место.

Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, обязано объективно и всесторонне рассмотреть обращение, при необходимости принять меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, подготовить письменный ответ по существу, либо при необходимости служебную записку главе местной администрации муниципального района.

Должностные лица несут персональную ответственность за сохранность обращений граждан и документов при их исполнении. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель. Если в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за исполнение данного обращения и подготовку ответа является лицо, указанное в списке первым, а соисполнители обязаны не позднее трех дней до истечения срока исполнения поручения представить ответственному исполнителю информацию для обобщения и подготовки ответа в письменной форме. Ответственный исполнитель обобщает информацию и готовит ответ. При этом он имеет право созыва соисполнителей для обсуждения данного ответа. Исполнитель и соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку ответов по исполняемым обращениям граждан.

Ответ на обращение подписывается главой местной администрации муниципального района, либо уполномоченным на то должностным лицом.

Внесение каких-либо изменений и дополнений в содержание ответа без разрешения главы местной администрации Баксанского муниципального района или уполномоченного лица не допускается.

На коллективное обращение ответ дается на имя одного из заявителей.

Ответы на рассмотренное обращение граждан, вместе с имеющейся перепиской, возвращается в общий отдел местной администрации Баксанского муниципального района для регистрации в автоматизированной базе данных, в журнале исходящей корреспонденции и заполнении графы "Отметка об исполнении" в журнале "Регистрация обращений граждан".

Ответы заявителю и в другие организации отправляются по почте или вручаются лично, о чем вносится запись в журнале "Отправка корреспонденции". По просьбе заявителя полученные подлинные документы возвращаются ему лично под расписку. Ответы в вышестоящие организации отправляются по программе электронного документооборота СЭД Дело или по почте.

Согласно статьи 11 Закона РФ от 02.05.2006 N 59-ФЗ если в указанном обращении содержатся сведения о противоправном деянии, обращение подлежит направлению в соответствующие правоохранительные органы.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, в течение 7 дней со дня регистрации, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение 7 дней сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава местной администрации муниципального района, либо уполномоченное на то должностное лицо, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение (в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 182-ФЗ).

В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В случае, если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

Согласно статьи 12 Закона РФ от 02.05.2006 N 59-ФЗ письменное обращение, поступившее в местную администрацию муниципального района, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

В исключительных случаях глава местной администрации муниципального района либо уполномоченное на то должностное лицо, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Согласно статьи 13 Закона РФ от 2.05.2006 N 59-ФЗ личный прием граждан в местной администрации Баксанского муниципального района проводится главой местной администрации Баксанского муниципального района, в его отсутствие - уполномоченным на то лицом. При личном приеме гражданин должен предъявить документ, удостоверяющий его личность.

В структурных подразделениях местной администрации Баксанского муниципального района прием граждан проводится руководителем структурного подразделения. Прием граждан регистрируется в журнале приема граждан структурного подразделения.

Прием граждан в местной администрации Баксанского муниципального района ведется согласно графика (приложение N 2).

Содержание устного обращения должно быть занесено в карточку личного приема гражданина и в электронную базу данных. Сотрудник, ответственный за прием, подготавливает необходимую информацию по обозначенному вопросу. Если заявитель обращается повторно, предоставляется справка по предыдущему обращению. Запись на прием граждан проводится ежедневно, согласно графика работы. При обращении гражданина, с просьбой о записи на прием к руководству администрации района, сотрудником общего отдела проводится предварительная беседа для выяснения причины и сути вопроса, требующего решения. Ответственность за организацию приема граждан, строгое соблюдение установленного порядка рассмотрения обращений граждан, контроль за своевременным исполнением поручений, данных по обращениям граждан, с обязательным устным или письменным ответом заявителю, ведение делопроизводства и учет всех граждан, обратившихся на прием возлагается на Общий отдел местной администрации Баксанского муниципального района. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном порядке.

В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного органа местного самоуправления или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Для участия в приеме граждан главой местной администрации Баксанского муниципального района приглашаются соответствующие должностные лица органа местного самоуправления, главы местных администраций сельских поселений, в соответствии с поставленными в обращениях вопросами.

Согласно статьи 14 Закона РФ от 2.05.2006 N 59-ФЗ контроль за исполнением обращений граждан возлагается на Общий отдел местной администрации Баксанского муниципального района. Контроль за исполнением обращений граждан включает в себя:

- постановку обращения на контроль;

- своевременное доведение документов до исполнителей;

- своевременную рассылку напоминаний о сроках исполнения;

- своевременное информирование руководства о просроченных заданиях;

- учет, обобщение, анализ результатов рассмотрения обращений;

- ведение справочно-информационной работы.

Обращения граждан, на которые даны промежуточные ответы, с контроля не снимаются, а ставятся на дополнительный контроль.

В случае необходимости продления срока рассмотрения письменных и устных обращений граждан должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения, готовит справку в адрес главы местной администрации Баксанского муниципального района, с обоснованием причин и просьбы об установке нового срока.

Основанием для снятия с контроля считается письменный и зарегистрированный ответ заявителю и должностному лицу.

Согласно статьи 15 Закона РФ от 2.05.2006 N 59-ФЗ лица, виновные в нарушении Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" несут ответственность, предусмотренную Федеральным законом от 07 мая 2013 N 80-ФЗ (статья 1).

Каждый квартал проводится анализ работы с обращениями граждан, справка размещается на официальном сайте местной администрации Баксанского муниципального района в сети интернет и публикуется в районной газете "Баксанский вестник".

По истечении календарного года проводится анализ работы с обращениями граждан и принимается соответствующее постановление местной администрации муниципального района.

Формирование, хранение обращений граждан.

Формирование дел осуществляется в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел. В деле формируются документы одного календарного года, которые систематизируются строго по регистрационным номерам.

Регистрационные карточки по устным обращениям граждан, копии ответов и справки об исполнении, оформленные в соответствии с требованиями архивной службы, хранятся в общем отделе в течение 5 лет.

При формировании дел проверяются правильность оформления документов в дело, их полнота (комплектность).