Приложение. Положение об отделе записи актов гражданского состояния Администрация Златоустовского городского округа Челябинской области

Приложение
Утверждено
постановлением Администрации
Златоустовского городского округа
от 20.03.2024 г. N 67-П/АДМ

Положение
об отделе записи актов гражданского состояния Администрация Златоустовского городского округа Челябинской области

I. Общие положения

1. Отдел записи актов гражданского состояния Администрации Златоустовского городского округа Челябинской области (далее - отдел ЗАГС) является структурным подразделением Администрации Златоустовского городского округа, без образования юридического лица, деятельность которого направлена на осуществление полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния.

2. Отдел ЗАГС в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными конституционными законами, Гражданским кодексом Российской Федерации от 30.11.1994 г. N 51-ФЗ, Семейным кодексом Российской Федерации от 29.12.1995 г. N 223-ФЗ, Федеральным законом от 15.11.1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", иными Федеральными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства юстиции Российской Федерации, Законами Челябинской области, актами Правительства и Губернатора Челябинской области, Уставом Златоустовского городского округа, постановлениями и распоряжениями Администрации Златоустовского городского округа, решениями Собрания депутатов Златоустовского городского округа, приказами, инструкциями, информационными письмами Государственного комитета по делам записи актов гражданского состояния Челябинской области (далее - Госкомитет по делам ЗАГС Челябинской области) и настоящим Положением.

3. Отдел ЗАГС осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти Челябинской области, иными государственными органами, органами местного самоуправления Златоустовского городского округа, юридическими лицами и гражданами.

4. Финансирование деятельности отдела ЗАГС осуществляется за счет средств субвенции из федерального бюджета для осуществления полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния. Для обеспечения осуществления переданных государственных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния дополнительно могут использоваться финансовые средства областного бюджета, дополнительные материальные ресурсы и финансовые средства бюджета Златоустовского городского округа, а также иные источники финансирования, предусмотренные законодательством.

5. Отдел ЗАГС имеет свою печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и официальным наименованием, иные необходимые печати, штампы и бланки установленного образца.

6. Положение и штатная численность отдела ЗАГС утверждается Администрацией Златоустовского городского округа Челябинской области.

7. Надзор за исполнением законодательства Российской Федерации при государственной регистрации актов гражданского состояния осуществляется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти Челябинской области, осуществляющим функции по контролю и надзору в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния (Управление Министерства юстиции России по Челябинской области).

8. Контроль за исполнением органами местного самоуправления Челябинской области переданных им полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния осуществляется Государственным комитетом по делам ЗАГС Челябинской области.

9. Полное наименование отдела ЗАГС: отдел записи актов гражданского состояния Администрации Златоустовского городского округа Челябинской области. Сокращенное наименование отдела ЗАГС: Отдел ЗАГС Администрации Златоустовского городского округа Челябинской области.

10. Фактический адрес отдела ЗАГС: Российская Федерация, Челябинская область, г. Златоуст, пр-т им. Ю.А. Гагарина, 3-й мкр., д. 2.

II. Структура отдела ЗАГС

11. Отделом записи актов гражданского состояния Администрации Златоустовского городского округа Челябинской области руководит начальник отдела.

12. В состав отдела входят:

1) начальник отдела ЗАГС - 1 штатная единица;

2) главный специалист - 5 штатных единиц;

3) документовед - 1,5 штатные единицы;

4) делопроизводитель - 1 штатная единица;

13. Специалисты отдела ЗАГС действуют на основании должностных инструкций, которые утверждаются распоряжением Администрации Златоустовского городского округа.

III. Основные задачи отдела ЗАГС

14. Основными задачами отдела ЗАГС являются:

1) осуществление государственной регистрации актов гражданского состояния и совершение других юридически значимых действий на территории Златоустовского городского округа в соответствии с законодательством Российской Федерации и Челябинской области в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;

2) соблюдение требований к формированию и актуализации сведений, вносимых в записи актов гражданского состояния, составленных в форме электронных документов, являющихся основой для формирования, актуализации и использования базовых государственных информационных ресурсов;

3) повышение качества и доступности предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния.

4) формирование, систематизация, обработка, учет, хранение записей актов гражданского состояния;

5) совершенствование мер по улучшению сохранности, поддержанию в актуальном состоянии фонда актовых книг и информационно-поисковой системы к нему, обеспечению научно-технической обработки записей актов гражданского состояния.

6) обеспечение безопасности персональных данных (далее - ПДн), обрабатываемых в государственной информационной системе (далее - ГИС) отдела, соблюдение условий хранения носителей ПДн и правил работы с техническими, программными средствами ГИС отдела ЗАГС, в том числе со средствами защиты информации с целью предотвращения угрозы безопасности ПДн.

7) организация и подготовка книг государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - актовые книги), собранных из записей актов гражданского состояния, для передачи в Государственный архив Челябинской области по истечении ста лет.

IV. Функции отдела ЗАГС

15. Отдел ЗАГС выполняет следующие функции:

1) производит государственную регистрацию рождения, заключения брака, расторжения брака, усыновления (удочерения), установления отцовства, перемены имени, смерти в ГИС, принимает документы, необходимые для государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом от 15.11.1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", в том числе в форме электронных документов, направленных в отдел ЗАГС, посредством сети "Интернет" (включая федеральную государственную информационную систему - единый портал государственных и муниципальных услуг (далее - ЕПГиМУ) или многофункциональный центр;

2) применяет меры по соблюдению требований к формированию и актуализации сведений, вносимых в записи актов гражданского состояния, составленных в форме электронных документов, являющихся основой для формирования, актуализации и использования базовых государственных информационных ресурсов;

3) производит государственную регистрацию заключения брака лиц, не достигших возраста 18 лет, на основании разрешений органов местного самоуправления и Государственного комитета по делам ЗАГС Челябинской области по рассмотрению заявлений о разрешении на вступление в брак на территории Челябинской области лицу, не достигшему возраста 16 лет, но не моложе 15 лет, при наличии особых обстоятельств;

4) производит дополнение записи акта о расторжении брака, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5) вносит исправления и (или) изменения, дополнения в записи актов гражданского состояния, хранящихся в архиве отдела ЗАГС, в соответствии с законодательством Российской Федерации;

6) исполняет извещения, заключения о внесении исправлений и (или) изменений в записи актов гражданского состояния, хранящихся в архиве отдела ЗАГС, поступивших из других органов ЗАГС в установленном порядке, в то числе через государственную информационную систему.

7) проставляет отметки в записях актов гражданского состояния:

о выдаче первичных свидетельств (в случае "Суперсервиса"), повторных свидетельств, справок, в том числе на основании извещений органов ЗАГС;

о прекращении брака в записи акта о заключении брака на основании записи акта о смерти (в связи со смертью или объявления одного из супругов умершим) и записи акта о рождении (в случае внесения изменений в запись акта о рождении одного из супругов в связи с изменением им пола), в том числе на основании извещений органов ЗАГС;

на основании решения суда (об отмене усыновления, о прекращении брака, признании брака недействительным, лишении родительских прав либо ограничении в родительских правах и восстановлении в родительских правах),

а также на основании извещений органов ЗАГС (о расторжении брака, составлении новой записи акта о рождении в связи с изменением места рождения и даты рождения ребёнка при усыновлении).

8) производит восстановление и аннулирование записей актов гражданского состояния на основании решения суда, вступившего в законную силу;

9) отказывает в государственной регистрации актов гражданского состояния и внесении исправлений, изменений, дополнений в записи актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом от 15.11.1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния"; по требованию заявителя сообщает причину отказа в письменной форме;

10) выдает (высылает) повторные свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния и иные документы, подтверждающие наличие или отсутствие факта государственной регистрации правомочным лицам, обратившимся в отдел ЗАГС как лично, так и посредством почтовой связи либо с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети "Интернет" (включая ЕПГиМУ) или многофункциональный центр в установленном порядке;

11) предоставляет в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния в компетентные органы, с учетом соответствующей компетенции, форм их передачи;

12) составляет заключения отдела ЗАГС о внесении исправлений, изменений, дополнений в записи актов гражданского состояния в случаях, предусмотренных статьей 70 Федерального закона от 15.11.1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния";

13) производит государственную регистрацию заключения брака в торжественной обстановке по желанию лиц, вступающих в брак;

14) обеспечивает конфиденциальность сведений в связи с государственной регистрацией актов гражданского состояния, в том числе, хранящихся в электронном виде, в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации;

15) принимает для государственной регистрации актов гражданского состояния документы, выданные компетентными органами иностранных государств, при наличии их легализации, если иное не установлено международными договорами Российской Федерации, и нотариально удостоверенные переводы на русский язык;

16) обеспечивает исполнение налогового законодательства Российской Федерации в части взимания государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и свершаемые органами ЗАГС другие юридически значимые действия;

17) оформляет свою часть решения о возврате излишне уплаченной суммы государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и совершаемые органами ЗАГС другие юридически значимые действия; направляет материалы о возврате излишне уплаченной суммы государственной пошлины в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации;

18) направляет материалы об уточнении вида и принадлежности платежа для уплаты государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и другие юридически значимые действия в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации;

19) представляет в установленном порядке отчеты о государственной регистрации актов гражданского состояния и деятельности отдела ЗАГС;

20) представляет в установленном порядке информацию о поступлении доходов в федеральный бюджет за государственную регистрацию актов гражданского состояния и другие юридически значимые действия;

21) составляет, учитывает и хранит актовые книги в порядке, установленном законодательством Российской Федерации; по истечении ста лет хранения актовых книг, отдел ЗАГС передает в Государственный комитет по делам ЗАГС Челябинской области первые экземпляры актовых книг, составленных до 01.10.2018 г. на территории Златоустовского городского округа;

22) обеспечивает надлежащие условия хранения актовых книг и других документов отдела ЗАГС в соответствии с действующим законодательством;

23) направляет в установленном порядке извещения о внесении изменений, исправлений, дополнений в записи актов гражданского состояния;

24) обеспечивает в установленном порядке исполнение международных обязательств Российской Федерации в части истребования и пересылки документов о государственной регистрации актов гражданского состояния с территории иностранных государств в рамках компетенции отдела ЗАГС;

25) обеспечивает рассмотрение заявлений и жалоб, поступивших в отдел ЗАГС, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в рамках компетенции отдела ЗАГС;

26) ведет прием граждан по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния;

27) предоставляет государственную услугу по истребованию и пересылке документов о государственной регистрации актов гражданского состояния в компетентные органы иностранных государств, а также исполняет запросы, поручения, ходатайства иностранных государств;

28) осуществляет в установленном порядке учет, хранение и предоставление отчетности о расходовании бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

29) ведет делопроизводство отдела ЗАГС в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

30) представляет в Государственный комитет по делам ЗАГС Челябинской области образцы подписей работников отдела для проставления апостиля на документах о государственной регистрации актов гражданского состояния, выданных органами ЗАГС Челябинской области и предназначенных для использования за пределами территории Российской Федерации;

31) проставляет в паспортах граждан Российской Федерации (по их желанию) штампы о регистрации заключения и расторжения брака, передает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, удостоверение личности умерших в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, реализующего государственную политику в сфере миграции;

32) оказывает гражданам бесплатную юридическую помощь в виде правового консультирования в устной и письменной форме, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, по вопросам, находящимся в компетенции отдела ЗАГС, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации для рассмотрения обращений граждан;

33) обеспечивает информирование населения (выпуск информационных листов, буклетов, работа с официальными средствами массовой информации, выступление в коллективах):

- об организации деятельности отдела;

- о порядке государственной регистрации актов гражданского состояния и свершении органами ЗАГС других юридически значимых действий;

- о сроках, порядке уплаты и размерах государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и другие юридически значимые действия, совершаемые органами ЗАГС;

- о популяризации использования ЕПГиМУ с целью получения государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния и иных юридически значимых действий;

- по другим вопросам в рамках компетенции отдела ЗАГС;

34) участвует во взаимодействии с государственными и муниципальными органами, средствами массовой информации в правовом просвещении граждан по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния;

35) осуществляет взаимодействие по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния с другими государственными и муниципальными органами;

36) организует участие представителей отдела ЗАГС в рассмотрении дел по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния в судах

37) организует участие представителей отдела ЗАГС в совещаниях, семинарах, координационных советах, проводимых органами местного самоуправления Златоустовского городского округа, Государственным комитетом по делам ЗАГС Челябинской области и иными учреждениями, организациями по вопросам компетенции отдела ЗАГС;

38) проводит торжественные мероприятия, направленные на укрепление института семьи, повышение ценности семейного образа жизни;

39) осуществляет свою деятельность на основе перспективного и текущего планирования работы;

40) принимает меры к своевременному и полному расходованию выделенных субвенций на осуществление полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния;

41) работает в соответствии с утвержденной сметой расходов, обеспечивает учет и сохранность материальных ценностей, переданных отделу ЗАГС в установленном порядке;

42) представляет в финансовые органы Златоустовского городского округа, в Государственный комитет по делам ЗАГС Челябинской области информацию о государственной регистрации актов гражданского состояния для подготовки отчета о расходовании субвенций, предоставленных из регионального фонда компенсаций, создаваемого в составе областного бюджета, на выполнение государственных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния;

43) участвует в подготовке предложений и согласовании объемов финансирования на осуществление государственных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния;

44) принимает меры по проведению своевременных работ по обеспечению безопасности ПДн, обеспечивает соблюдение условий хранения носителей ПДн и правил работы с техническими, программными средствами ГИС отдела ЗАГС, в том числе со средствами защиты информации с целью предотвращения угрозы безопасности ПДн, неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения или других неправомерных действий в отношении этих данных;

45) применяет меры по противодействию коррупционных и иных правонарушений в пределах своей компетенции;

46) осуществляет иные функции, вытекающие из основных задач отдела ЗАГС в рамках установленной компетенции.

V. Права отдела ЗАГС

16. Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:

1) на организационно-технические условия, необходимые для осуществления задач и функций отдела ЗАГС;

2) запрашивать и получать в установленном порядке информацию, документы, необходимые для исполнения основных задач и функций отдела в соответствии с Федеральным законом от 15.11.1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" и международными договорами Российской Федерации;

3) информировать граждан по вопросам законодательства в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния; освещать деятельность отдела ЗАГС в средствах массовой информации, официальном сайте Златоустовского городского округа;

4) вносить предложения по улучшению организации работы отдела ЗАГС, а также по распространению положительного опыта работы отдела ЗАГС;

5) обращаться за разъяснениями по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния, исполнения решений судов общей юрисдикции в Государственный комитет по делам ЗАГС Челябинской области, Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Челябинской области;

6) знакомиться в установленном порядке с актами проверок работы отдела ЗАГС;

7) знакомиться в установленном порядке с отчетами о расходовании выделенных для осуществления государственных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния материальных и финансовых средств;

8) направлять представителей отдела на совещания, семинары, координационные советы, проводимые органами местного самоуправления Златоустовского городского округа, иными учреждениями, организациями по вопросам компетенции отдела и Государственным комитетом по делам ЗАГС Челябинской области;

9) разрабатывать и вносить на рассмотрение Главы Златоустовского городского округа, Собрания депутатов Златоустовского городского округа проекты постановлений, распоряжений и решений по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

10) осуществлять иные полномочия в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Челябинской области, а также настоящим Положением.

VI. Руководство отделом ЗАГС

17. Отдел ЗАГС возглавляет начальник отдела ЗАГС, назначаемый на должность Главой Златоустовского городского округа по согласованию с Государственным комитетом по делам ЗАГС Челябинской области и с заместителем Главы Златоустовского городского округа по социальным вопросам; и освобождаемый от должности Главой Златоустовского городского округа по согласованию с заместителем Главы Златоустовского городского округа по социальным вопросам.

18. Начальник отдела ЗАГС:

1) осуществляет руководство и организацию работы отдела ЗАГС по государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с должностным регламентом, а также планирование, координацию работы и контроль за деятельностью работников отдела ЗАГС; наделен правом подписи на всех документах отдела, использования средств криптографической защиты информации, в том числе электронной цифровой подписи для осуществления электронного документооборота;

2) распределяет обязанности между сотрудниками отдела ЗАГС;

3) вносит предложения по поддержанию уровня квалификации сотрудников отдела ЗАГС, необходимый для выполнения своих обязанностей

4) разрабатывает для утверждения Главой Златоустовского городского округа Положение об отделе ЗАГС, должностные инструкции сотрудников отдела ЗАГС, положение о печати и штампах отдела ЗАГС;

5) вносит на рассмотрение Главы Златоустовского городского округа проекты постановлений и распоряжений по вопросам компетенции отдела ЗАГС;

6) вносит предложения в проект сметы расходов на содержание отдела ЗАГС;

7) подписывает свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния, записи актов гражданского состояния, другие документы в пределах компетенции отдела ЗАГС;

8) представляет в установленном порядке предложения по кандидатурам для назначения на должность и об освобождении от должности работников отдела ЗАГС, поощрении сотрудников отдела ЗАГС и применении к ним мер дисциплинарного воздействия;

9) отчитывается о работе отдела ЗАГС перед Администрацией Златоустовского городского округа;

10) обеспечивает правильность государственной регистрации и качество заполнения актовых записей;

11) обеспечивает исполнение законодательства Российской Федерации о муниципальной службе и Трудового кодекса;

12) организует прием граждан, рассмотрение предложений, заявлений и жалоб, принимает по ним решения;

13) сокращает или увеличивает в соответствии с действующим законодательством срок регистрации брака;

14) принимает решения по внесению исправления или изменения в записи актов гражданского состояния;

15) обеспечивает выполнение предписаний Управления Министерства юстиции по Челябинской области, поручений Главы Златоустовского городского округа, заместителя Главы Златоустовского городского округа, курирующего отдел ЗАГС, поручений Государственного комитета по делам ЗАГС Челябинской области;

16) представляет отдел ЗАГС в суде по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния и обжалованию действий соответствующих должностных лиц на основании доверенности, выданной в установленном порядке;

17) является уполномоченным пользователем средств криптографической защиты информации - владельцем сертификата ключа подписи, осуществляет передачу данных по защищенным каналам связи;

18) проводит мероприятия по антикоррупционной работе в отделе ЗАГС;

19) обеспечивает соответствующие требованиям охраны труда, безопасные условия труда для жизни и здоровья работников отдела ЗАГС на каждом рабочем месте;

20) осуществляет иные полномочия в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Челябинской области, а также настоящим Положением.

19. В случае временного отсутствия начальника отдела ЗАГС, исполнение его обязанности исполняет сотрудник отдела ЗАГС, назначаемый Администрацией Златоустовского городского округа, который в полном объеме несет ответственность за работу отдела ЗАГС.

VII. Ответственность сотрудников отдела ЗАГС

20. Начальник отдела ЗАГС несет персональную ответственность за:

1) неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение возложенных на отдел ЗАГС полномочий в пределах установленной компетенции;

2) нецелевое использование бюджетных средств;

3) несвоевременное, противоречащее законодательству Российской Федерации принятие решений, а также действия и (или) бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;

4) непринятие мер по защите электронной базы персональных данных от несанкционированного доступа, утраты, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения или других неправомерных действий в отношении этих данных;

5) разглашение сведений конфиденциального характера о государственной регистрации актов гражданского состояния, персональных данных, ставших доступных ему в процессе исполнения должностных обязанностей;

6) несоблюдение требований к формированию и актуализации сведений, вносимых в записи актов гражданского состояния, составленных в форме электронных документов, являющихся основой для формирования, актуализации и использования базовых государственных информационных ресурсов;

7) нарушение условий хранения актовых книг, актовых записей текущего хранения, журнала учета актовых книг и другой документации, хранящейся в отделе ЗАГС;

8) нарушение учета, хранения, расходования, уничтожения испорченных бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, полученных для выполнения функций отдела ЗАГС;

9) нарушения порядка изготовления, учета, использования, передачи, хранения и уничтожения печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и штампов отдела;

10) организацию и выполнение правил делопроизводства в отделе ЗАГС;

11) состояние антикоррупционной работы в отделе ЗАГС, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

12) нарушение требований охраны труда, правил пожарной безопасности в отделе ЗАГС, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

21. Сотрудники отдела несут ответственность за неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение своих обязанностей, определенных в должностных инструкциях, в соответствии с действующим законодательством о муниципальной службе и Трудовым кодексом Российской Федерации и за ущерб, причиненный в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения своих обязанностей.

VIII. Реорганизация и ликвидация отдела ЗАГС

22. Реорганизация и ликвидация отдела ЗАГС осуществляется в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Челябинской области и Уставом Златоустовского городского округа.