Приложение. Порядок выявления архивных документов организаций, ранее функционировавших на территории Запорожской области до ее вхождения в состав Российской Федерации, их приема на архивное хранение и использования

Приложение

УТВЕРЖДЕН:
постановлением Правительства
Запорожской области
от 25.03.2024 г. N 131

Порядок
выявления архивных документов организаций, ранее функционировавших на территории Запорожской области до ее вхождения в состав Российской Федерации, их приема на архивное хранение и использования

I. Общие положения

1. Порядок выявления архивных документов организаций, ранее функционировавших на территории Запорожской области до ее вхождения в состав Российской Федерации, их приема на архивное хранение и использования (далее - Порядок) разработан в целях обеспечения сохранности указанных документов, пополнения Архивного фонда Российской Федерации, приема на архивное хранение, а также использования указанных документов, в том числе в целях обеспечения социальных гарантий, прав и законных интересов граждан.

2. Порядок разработан с учетом положений Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 (далее - Правила), а также иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Запорожской области в сфере архивного дела.

3. В Порядке используются следующие основные понятия:

архивные учреждения - муниципальные архивы, созданные в форме структурного подразделения органа местного самоуправления, образованного на территории Запорожской области или муниципального учреждения, расположенные на территории Запорожской области;

бесхозяйные архивные документы - документы, от которых собственник отказался, собственник которых отсутствует на территории Запорожской области, потерянные документы, не переданные в установленном порядке в архивные учреждения;

распорядители документов (далее - распорядители) - государственные органы, органы местного самоуправления, образованные на территории Запорожской области, организации Запорожской области, сформированные после вхождения Запорожской области в состав Российской Федерации, с аналогичными функциями, не являющиеся правопреемниками, которые осуществляют хранение архивных документов.

II. Организация работы по выявлению бесхозяйных архивных документов, обеспечению их сохранности и их передаче на архивное хранение

4. В целях выявления бесхозяйных архивных документов создаются Временные комиссии по выявлению и передаче бесхозяйных архивных документов (далее - Временная комиссия) при органах местного самоуправления, образованных на территории Запорожской области или архивных учреждениях.

5. Временные комиссии создаются распоряжением Глав муниципальных образований, образованных на территории Запорожской области. Временная комиссия действует на основания Примерного положения о временной комиссии по выявлению и передаче бесхозяйных архивных доку ментов согласно приложению 1 к настоящему Порядку.

6. Бесхозяйные архивные документы могут быть выявлены:

в результате проведения инвентаризации при закреплении либо аренде недвижимого имущества;

при проведении ремонтных работ на объектах инженерной инфраструктуры;

работниками архивных учреждений в результате исполнения ими своих служебных обязанностей;

на основании заявлений собственников об отказе от прав собственности на документы;

в иных случаях.

7. Юридические или физические лица при обнаружении бесхозяйных архивных документов составляют заявление об обнаружении бесхозяйных архивных документов согласно приложению 2 к настоящему Порядку (далее - Заявление) и представляют его в органы местного самоуправления, образованные на территории Запорожской области или муниципальные архивы по месту нахождения документов.

8. Временная комиссия рассматривает Заявления, поступившие в установленном порядке, и принимает решение (протокольное решение) об отнесении документов к бесхозяйным архивным документам.

9. Временная комиссия определяет место дальнейшего хранения бесхозяйных архивных документов (у распорядителя или указанные документы поступают в архивное учреждение для их дальнейшего упорядочения, проведение экспертизы ценности и передачи их на хранение в архивное учреждение).

10. Бесхозяйные архивные документы, у которых на момент передачи выявится собственник или распорядитель, после подтверждения права собственности или распоряжения, передаются собственнику или распорядителю для дальнейшего хранения, а также передачи их в соответствующее архивное учреждение в установленных законодательством Российской Федерации случаях.

11. Бесхозяйные архивные документы подлежат передаче распорядителю или в архивное учреждение в случае отсутствия распорядителя или собственника.

III. Права и обязанности архивных учреждений и распорядителей по работе с бесхозяйными архивными документами

12. Архивные учреждения Запорожской области обязаны:

в соответствии с решением Временной комиссии принимать бесхозяйные архивные документы в целях их дальнейшего упорядочения;

проводить экспертизу ценности архивных документов в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, в целях отнесения документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, или выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, с дальнейшем представлением описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описей дел по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела Запорожской области (далее - ЭПК);

осуществлять прием архивных документов на хранение в архивное учреждение в соответствии с утвержденными описями дел; проводить фондирование архивных документов;

исполнять социально-правовые запросы с предоставлением заявителю архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма;

осуществлять уничтожение документов, не подлежащих хранению в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13. Распорядители обязаны:

осуществлять хранение переданных документов согласно настоящему Порядку;

проводить экспертизу ценности архивных документов в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, в целях отнесения документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, или выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли;

составлять описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению с дальнейшим представлением их на утверждение ЭПК;

передавать в архивные учреждения на хранение документы Архивного фонда Российской Федерации в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

исполнять социально-правовые запросы по документам по личному составу, находящихся у них на архивном хранении.

IV. Порядок использования архивных документов

14. Архивные учреждения, распорядители при наличии у них архивных документов обязаны на безвозмездной основе предоставлять пользователю архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, которые связаны с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с Федеральным законом от 15.12.2001 N 166-ФЗ "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации".

15. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных обращений с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети "Интернет".

16. Архивные учреждения и распорядители исполняют запросы социально-правового характера на основании архивных документов, находящихся у них на хранении, независимо от степени упорядочения документов по личному составу.

17. Использование архивных документов в архивных учреждениях и у распорядителей осуществляется в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 N 143, а также с учетом положений Главы V Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

18. Архивные учреждения, распорядители предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления, образованным на территории Запорожской области необходимую для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, в том числе в форме электронных документов, в порядке, установленном Правилами.

V. Ответственность

19. Архивные учреждения, распорядители, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.