Приложение. Регламент проведения сеансов видеоконференцсвязи с использованием сервисов государственной информационно-телекоммуникационной сети Республики Саха (Якутия) "СахаИнформ-Сеть"

Приложение
к приказу Мининноваций РС (Я)
от 20 марта 2024 г. N П-01-181

Регламент
проведения сеансов видеоконференцсвязи с использованием сервисов государственной информационно-телекоммуникационной сети Республики Саха (Якутия) "СахаИнформ-Сеть"

Настоящий регламент определяет организационные и технические мероприятия, обеспечивающие предоставление сервиса видеоконференцсвязи в государственной информационно-телекоммуникационной сети Республики Саха (Якутия) "СахаИнформ-Сеть" (далее - СахаИнформ-Сеть).

1. Общие сведения

1.1. Составляющими системы видеоконференцсвязи СахаИнформ-Сеть являются:

- центральный узел видеоконференцсвязи в г. Якутске, расположенный в государственном бюджетном учреждении Республики Саха (Якутия) "Республиканский центр инфокоммуникационных технологий" (далее - ГБУ РС (Я) "РЦИТ");

- системы веб-конференций, развернутые на серверах СахаИнформ-Сеть;

- абонентские пункты (терминалы) видеоконференцсвязи, включенные в СахаИнформ-Сеть, расположенные в студиях (залах) министерств, ведомств и постоянных представительствах Республики Саха (Якутия) в г. Москве, в г. Владивостоке и в г. Санкт-Петербурге (Приложение N 1 к Регламенту);

- абонентские пункты (терминалы) видеоконференцсвязи в муниципальных образованиях Республики Саха (Якутия) (Приложение N 2 к Регламенту);

- видеотелефоны, установленные в органах государственной власти Республики Саха (Якутия) в г. Якутске.

1.2. Для целей настоящего Регламента используются следующие понятия:

- студия видеоконференцсвязи - помещение, где расположен абонентский пункт (терминал) видеоконференцсвязи;

- оператор - ГБУ РС (Я) "РЦИТ", определенный оператором СахаИнформ-Сеть в соответствии с Указом Главы Республики Саха (Якутия) от 11.10.2019 N 778;

- заказчик - лицо, инициирующее проведение видеоконференцсвязи с использованием системы видеоконференцсвязи СахаИнформ-Сеть;

- модератор - ответственный работник (представитель) Заказчика, отвечающий за сопровождение сеанса видеоконференцсвязи;

- участник - орган государственной власти Республики Саха (Якутия) или иное юридическое либо физическое лицо, принимающее участие в сеансе видеоконференцсвязи.

1.3. Участники могут принимать участие в видеоконференциях из студий видеоконференцсвязи или посредством систем веб-конференций через браузер, приложение на персональном компьютере или мобильном устройстве по информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Участники видеоконференцсвязи в студии могут быть активными и пассивными:

- активным является участник, ведущий прямой диалог с Заказчиком видеоконференции (или с другим активным участником - в режиме "многоточка", см. п. 1.5.3 Регламента).

- пассивным является участник, просматривающий трансляцию от Заказчика, не имеющий возможность включиться в диалог с активными участниками.

1.4. Видеоконференции могут быть организованы следующих видов:

- студийные с подключением студий видеоконференцсвязи, в том числе с видеотерминалами удаленных участников через информационно-телекоммуникационную сеть "Интернет";

- веб-конференции с использованием систем веб-конференций;

- гибридные с подключением студий видеоконференцсвязи и систем веб-конференций.

1.5. Студийные видеоконференции возможно организовать в следующих режимах:

1.5.1. Вещание - вещание от одного участника видеоконференции остальным участникам видеоконференцсвязи. В один момент времени в сети может вещать только один участник. Вещание можно производить с видеокамеры персонального компьютера (ноутбука).

1.5.2. Точка-точка - индивидуальное соединение между участниками сеанса видеоконференцсвязи. При этом не ведется вещание на терминалы, не участвующие в активном режиме.

1.5.3. Многоточка - соединение заказчика с несколькими активными участниками.

1.5.4. Точка-точка с вещанием - соединение по топологии "точка-точка" с вещанием на пассивных участников. При этом вещание возможно организовать на все терминалы, зарегистрированные в СахаИнформ-Сеть.

1.6. Веб-видеоконференции проводятся в активном режиме или в режиме вебинара/трансляции. Рекомендованное количество одновременных участников в активном режиме - до 50, зрителей трансляции - до 500.

1.7. Гибридные конференции проводятся с учетом организационно-технических требований студийных и веб-видеоконференций.

1.8. Технический сеанс - сеанс перед видеоконференцией, в течение которого производится проверка готовности оборудования и каналов связи, а также тестовые соединения с участниками сеанса.

1.9. Система видеоконференцсвязи СахаИнформ-Сеть не предназначена для обсуждения, передачи и записи сведений:

- конфиденциального характера (перечень сведений конфиденциального характера утвержден Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера");

- в области военной, военно-технической деятельности Российской Федерации, не содержащие сведений, составляющих государственную тайну (перечень сведений утвержден приказом ФСБ России от 04.11.2022 N 547);

- составляющих государственную тайну (перечень сведений определен Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-I "О государственной тайне");

- иной охраняемой законом тайны.

Требования законодательства в области защиты информации не применимы к системе видеоконференцсвязи СахаИнформ-Сеть.

1.10. Оператор не отвечает за содержание информации, передаваемой и получаемой участниками видеоконференцсвязи с использованием СахаИнформ-Сеть, в том числе по сети Интернет, и не несет ответственности за последствия от ее использования.

1.11. Оператор не несет ответственность за сохранность конфиденциальной информации, обсуждаемой на видеоконференции.

1.12. Сеансы видеоконференцсвязи для организаций и учреждений, не включенных в государственное задание Оператора, проводятся на платной основе, в соответствии с прейскурантом Оператора на услуги видеоконференцсвязи.

2. Порядок организации сеансов видеоконференцсвязи с подключением студий СахаИнформ-Сеть

2.1. Видеоконференции могут проводиться ежедневно в рабочие дни и время, кроме исключительных случаев, указанных в п. 2.8. настоящего Регламента.

Для организации видеоконференций может быть предусмотрен технический сеанс до начала основной видеоконференции.

2.2. Видеоконференции могут проводиться в одной или нескольких студиях, указанных в приложениях N 1 и N 2 к настоящему регламенту, где расположены абонентские пункты видеоконференцсвязи. Заказчик самостоятельно получает разрешение на использование студий, где планируется провести сеанс видеоконференцсвязи, с владельцем помещения студии до подачи заявки Оператору.

2.3. Для подготовки студийных сеансов видеоконференцсвязи составляется план-график проведения видеоконференций. План-график составляется и ведется Оператором на основании заявок Заказчиков.

2.4. Для внесения сеанса в план-график Заказчик обязан направить Оператору заявку на проведение видеоконференции. Заявка должна быть направлена не позднее, чем за 3 (три) рабочих дня до планируемой даты организации сеанса через Единую систему электронного документооборота Республики Саха (Якутия) или на официальную электронную почту Оператора.

2.5. В случае необходимости проведения гибридной видеоконференцсвязи в заявке следует указать комнату/конференцию, которую следует подключить к сеансу. Подключение веб-конференции

производится с учетом требований, указанных в разделе 4 настоящего Регламента.

2.6. Оператор согласовывает с Заказчиком время и место проведения видеоконференции.

В случае, если время проведения конференции совпадает с другой, согласованной и внесенной в план-график ранее поданной заявки, в случае поступления нескольких заявок от заказчиков на проведение сеансов ВКС на одну дату и время, заявки от Заказчиков вносятся в план-график в следующем порядке (приоритет в порядке убывания):

- Глава Республики Саха (Якутия);

- Председатель Правительства Республики Саха (Якутия);

- руководитель Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия);

- первый заместитель Председателя Правительства Республики Саха (Якутия);

- Заместитель Председателя Правительства Республики Саха (Якутия);

- структурные подразделения Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия);

- органы исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (министерства, управления, департаменты, государственные комитеты, постоянные представительства и иные органы);

- остальные организации.

В случае накладки заявок от равнозначных Заказчиков, приоритет отдается заявке, поступившей по времени раньше.

Заказчик самостоятельно уведомляет участников о проведении видеоконференции, а также оповещает их при отмене или переносе сеанса видеоконференцсвязи.

2.7. Оператор в соответствии с планом-графиком проведения видеоконференций обеспечивает готовность оборудования системы видеоконференцсвязи СахаИнформ-Сеть и каналов связи СахаИнформ-Сеть, необходимых для организации сеанса.

2.8. Внеплановые видеоконференции, видеоконференции в выходные и праздничные дни проводятся только в исключительных случаях, в том числе в случае возникновения чрезвычайной ситуации, или по поручению Главы Республики Саха (Якутия), Правительства Республики Саха (Якутия), Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия.

2.9. В случае, если на время проведения внеплановой видеоконференции в план-график ранее внесена заявка от другого Заказчика, Оператор по телефонной связи уведомляет об отказе в проведении видеоконференции Заказчика, заявка которого была внесена в план-график.

2.10. Оператор по техническим причинам вправе отказать в проведении видеоконференцсвязи, при которой соединению подлежат студии или системы, не входящие в состав СахаИнформ-Сеть.

3. Подготовка и проведение видеоконференций в студиях СахаИнформ-Сеть

3.1. Заказчик и/или владелец студии должен назначить ответственное лицо за проведение видеоконференцсвязи для непосредственного проведения сеанса в студии. Ответственное лицо отвечает за настройку оборудования в студии, в том числе, видеокамер, микрофонов, динамиков, освещения, а также за подключение (при необходимости) презентационного материала.

3.2. В день проведения видеоконференцсвязи, до начала сеанса Оператор совместно с ответственным лицом Заказчика в студии проводит технический сеанс, тестовые соединения со всеми участниками для определения готовности каналов связи и оборудования, своевременно устраняет возможные неполадки.

В случае обнаружения во время технического сеанса неисправности, которую нельзя устранить до начала видеоконференции, Оператор должен уведомить ответственное лицо Заказчика до начала основного сеанса.

3.3. Оператор сопровождает сеанс видеоконференцсвязи и обеспечивает техническую поддержку участников на время проведения сеанса.

3.4. Ответственность за предоставление студий видеоконференцсвязи в районных центрах несут администрации муниципальных образований Республики Саха (Якутия).

3.5. Ответственное лицо от администрации муниципального образования принимает участие в техническом сеансе и сопровождает сеанс видеоконференцсвязи в студии муниципального образования.

3.6. Оператор не несет ответственность за присутствие и действия участников в студиях во время видеоконференции.

4. Порядок организации и проведения веб-конференций

4.1. Для предоставления сервиса веб-конференций Оператор выделяет Заказчику одну или несколько "комнат" / конференций в системе веб-конференций СахаИнформ-Сеть на основании заявки от Заказчика в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения заявки по электронной почте или через Единую систему электронного документооборота Республики Саха (Якутия).

Ссылки и учетная запись модератора для доступа к "комнате" / конференции предоставляются ответственному работнику Заказчика по электронной почте или через Единую систему электронного документооборота Республики Саха (Якутия).

Заказчик может определить одно или несколько лиц модератором и передать им данные учетной записи модератора.

4.2. Оператор по предварительной заявке от Заказчика, направленной по электронной почте или через Единую систему электронного документооборота Республики Саха (Якутия), может настроить вход в выделенную конференцию для авторизованных пользователей. К заявке прилагается перечень лиц, которым будут созданы авторизационные учетные записи.

Учетные записи предоставляются модератору Заказчика по электронной почте или через Единую систему электронного документооборота Республики Саха (Якутия).

Модератор Заказчика или другое уполномоченное лицо Заказчика передает данные учетные записи индивидуально каждому пользователю для авторизованного входа на конференцию.

4.3. Заказчик до начала конференции самостоятельно направляет ссылку на подключение участникам и модератору, с указанием даты и времени начала конференции.

4.4. Заказчик обязан своевременно информировать модератора об изменениях сценария/технического регламента, списка участников, презентационного материала.

4.5. Модератор сопровождает веб-конференции в соответствии с требованиями Заказчика.

Модератор вправе исключать участника веб-конференции в случае несоблюдения участником требований настоящего Регламента и/или требований Заказчика.

4.6. Модератор несет ответственность за управление и настройку конференции, раскладку, ведение записи конференции в системе, запуск трансляции в системе, контроль доступа участников к конференции по списку, показ презентационного материала Заказчика.

Модератор по запросу Заказчика может использовать пин-код для контроля доступа участников в конференцию. При использовании пин-кода система формирует уникальную ссылку на конференцию с учетом этого пин-кода. Ссылка изменяется при каждой смене пин-кода.

Заказчик самостоятельно сообщает участникам пин-код для входа или уникальную ссылку на конференцию.

4.7. Оператор может оказывать консультационную поддержку модератору Заказчика.

4.8. Оператор разрабатывает и размещает на сайте rcitsakha.ru в разделе "О нас - Регламенты и инструкции" инструкции для пользователей сервиса видеоконференцсвязи государственной информационно-телекоммуникационной сети Республики Саха (Якутия) "СахаИнформ-Сеть".

4.9. Оператор не несет ответственность за работоспособность абонентского устройства (персональный компьютер, ноутбук, смартфон и т.п.) участников и каналы доступа к информационно-телекоммуникационной сети Интернет сторонних операторов.

4.10. Участник видеоконференцсвязи самостоятельно несет ответственность за работоспособность абонентского устройства (персональный компьютер, ноутбук, смартфон и т.п.) и доступ к сети Интернет.

4.11. Круг лиц, которым направляется ссылка для доступа к веб-конференции определяется самостоятельно Заказчиком и участниками видеоконференцсвязи по согласованию с Заказчиком.

4.12. Оператор обеспечивает работоспособность систем веб-конференцсвязи СахаИнформ-Сеть. Доступ к сервису веб-конференции

предоставляется круглосуточно, без перерывов и выходных, за исключением периода проведения плановых работ на СахаИнформ-Сеть.

5. Проведение видеоконференций в СахаИнформ-Сети с использованием видеотелефонов

5.1. Сеансы видеоконференцсвязи с использованием видеотелефонов возможно организовать в режиме точка-точка и многоточка (не более 12 одновременных участников).

5.2. Пользователи СахаИнформ-Сеть, у которых установлены видеотелефоны, организуют видеоконференцию самостоятельно, согласно инструкции, размещенной на сайте rcitsakha.ru в разделе "О нас - Регламенты и инструкции" без направления заявки Оператору.

6. Хранение и выдача записей видеоконференцсвязи

6.1. Запись студийных сеансов видеоконференцсвязи с использованием встроенных технических средств системы видеоконференцсвязи СахаИнформ-Сеть производится Оператором по предварительной заявке от Заказчика, направленной по электронной почте или через Единую систему электронного документооборота Республики Саха (Якутия).

6.2. Запись веб-конференций с использованием встроенных технических средств системы видеоконференцсвязи СахаИнформ-Сеть производится модератором Заказчика или Оператором по предварительной заявке от Заказчика, направленной по электронной почте или через Единую систему электронного документооборота Республики Саха (Якутия).

6.3. Записи видеоконференций хранятся на сервере Оператора не более 6 (шести) месяцев.

6.4. Записи видеоконференций предоставляются уполномоченному представителю Заказчика согласованным способом (на носителе или посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет).

6.5. Оператор не несет ответственности за распространение выданных записей, а также за производство записей конференций сторонними устройствами.

7. Рекомендации участнику видеоконференции

7.1. Участникам видеоконференции во время сеанса рекомендуется:

- находиться на расстоянии 0,5-1 м от микрофонов оконечных устройств системы видеоконференцсвязи;

- говорить четко с громкостью обычного разговора;

- не перемещать оборудование системы видеоконференцсвязи;

- не накрывать микрофоны бумагами, папками и т.п.

7.2. Участникам веб-конференции рекомендуется:

- при подключении к конференции вводить в поле "Отображаемое имя" свои данные в формате: (Фамилия ИО КРАТКОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ) без кавычек и других знаков препинания.

- не выключать камеру на протяжении всей видеоконференции, за исключением случаев технической неисправности используемого оборудования.

7.3. Общие рекомендации:

- включать микрофон только во время выступления;

- исключить посторонние шумы: шуршание бумагой, постукивание по столу, посторонние разговоры;

- использовать искусственное освещение в помещении;

- не допускать "задней" (контровой) подсветки. При контровой подсветке прямые или отраженные лучи света попадают в объектив видеокамеры и вызывают затемнение лица.

Приложение N 1

Перечень
студий видеоконференцсвязи в составе государственной информационно-телекоммуникационной сети Республики Саха (Якутия) "СахаИнформ-Сеть"

N	Наименование	Адрес
1.	Администрации Главы РС (Я) и Правительства РС (Я)	г. Якутск, ул. Кирова, д. 11, каб. 401
2.		г. Якутск, ул. Кирова, д. 11, каб. 428
3.		г. Якутск, ул. Кирова, д. 11, каб. 245
4.		г. Якутск, ул. Кирова, д. 11, каб. 220 (Ситуационный центр Главы РС (Я))
5.	Постоянное представительство РС (Я) при Президенте РФ (г. Москва)	г. Москва, Мясницкий проезд, д. 3/26 , строение 1
6.	Постоянное представительство РС (Я) в Дальневосточном федеральном округе	г. Владивосток, Океанский пр., д. 17, офис 703/1
7.	Постоянное представительство РС (Я) при Президенте РФ (г. Санкт-Петербург)	г. Санкт-Петербург, Невский проспект, д. 128, лит. А
8.	Министерство жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Республики Саха (Якутия)	г. Якутск, ул. Кирова, д. 13
9.	Министерство имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия)	г. Якутск, ул. Аммосова, д. 8
10.	Министерство инноваций, цифрового развития и инфокоммуникационных технологий Республики Саха (Якутия)	г. Якутск, ул. Кирова, д. 18, блок "Б", к. 201
11.	Министерство предпринимательства, торговли и туризма Республики Саха (Якутия)	г. Якутск, пр. Ленина, д. 22
12.	Министерство сельского хозяйства Республики Саха (Якутия)	г. Якутск, ул. Курашова, д. 28
13.	Министерство труда и социального развития Республики Саха (Якутия)	г. Якутск, ул. Петра Алексеева, д. 6/1
14.	Министерство финансов Республики Саха (Якутия)	г. Якутск, ул. Кирова, д. 12
15.	Министерство экономики Республики Саха (Якутия)	г. Якутск, пр. Ленина, д. 28
16.	Государственный комитет Республики Саха (Якутия) по занятости населения	г. Якутск, ул. Петра Алексеева, д. 6/1

Приложение N 2

Перечень
студий видеоконференцсвязи в муниципальных образованиях Республики Саха (Якутия)

N	Наименование	Адрес
1.	Муниципальный район "Абыйский улус (район)" Республики Саха (Якутия)	п. Белая Гора, ул. Ефимова, д. 2
2.	Муниципальный район "Аллаиховский улус (район)" Республики Саха (Якутия)	п. Чокурдах, ул. Ленина, д. 8
3.	Муниципальный район "Алданский район" Республики Саха (Якутия)	г. Алдан, ул. Ленина, д. 19
4.	Муниципальный район "Амгинский улус (район)" Республики Саха (Якутия)	с. Амга, ул. Партизанская, д. 69
5.	Муниципальное образование "Анабарский национальный (долгано-эвенкийский) улус (район)"	с. Саскылах, ул. Октябрьская, д. 10
6.	Муниципальное образование "Булунский улус (район)" Республики Саха (Якутия)	п. Тикси, ул. Трусова, д. 6
7.	Муниципальный район "Верхневилюйский улус (район)" Республики Саха (Якутия)	с. Верхневилюйск, ул. Героя Васильева, д. 2
8.	Муниципальный район "Верхнеколымский улус (район)"	п. Зырянка, ул. Водников, д. 7
9.	Муниципальное образование "Верхоянский район" Республики Саха (Якутия)	п. Батагай, ул. Ленина, д. 15
10.	Муниципальный район "Вилюйский улус (район)" Республики Саха (Якутия)	г. Вилюйск, ул. Ленина, д. 49
11.	Муниципальный район "Горный улус" Республики Саха (Якутия)	с. Бердигестях, ул. Ленина, д. 8
12.	Муниципальный район "Жиганский национальный эвенкийский район" Республики Саха (Якутия)	с. Жиганск, ул. Аммосова, д. 28
13.	Муниципальное образование "Кобяйский улус (район)" Республики Саха (Якутия)	п. Сангар, ул. Ленина, д. 55
14.	Муниципальное образование "Ленский район" Республики Саха (Якутия)	г. Ленск, ул. Ленина, д. 65
15.	Муниципальный район "Мегино-Кангаласский улус"	п. Нижний Бестях, ул. Ленина, д. 36, корпус 2
16.	Муниципальное образование "Мирнинский район" Республики Саха (Якутия)	г. Мирный, ул. Ленина, д. 19
17.	Муниципальное образование "Момский район"	с. Хонуу, ул. Молодежная, д. 39
18.	Муниципальное образование "Намский улус" Республики Саха (Якутия)	с. Намцы, ул. Октябрьская, д. 1
19.	Муниципальное образование "Нерюнгринский район"	г. Нерюнгри, пр. Дружбы народов, д. 21
20.	Муниципальный район "Нижнеколымский район"	п. Черский, ул. Ойунского, д. 1
21.	Муниципальный район "Нюрбинский район" Республики Саха (Якутия)	г. Нюрба ул. Ленина, д. 31
22.	Муниципальное образование "Оймяконский улус (район)" Республики Саха (Якутия)	п. Усть-Нера, ул. Ленина, д. 2а
23.	Муниципальный район "Олекминский район" Республики Саха (Якутия)	г. Олекминск, ул. Молодежная, д. 10
24.	Муниципальный район "Оленекский эвенкийский национальный район" Республики Саха (Якутия)	с. Оленек, ул. Октябрьская, д. 24
25.	Муниципальное образование "Среднеколымский улус (район)" Республики Саха (Якутия)	Г. Среднеколымск, ул. Ярославского, д. 11
26.	Муниципальный район "Сунтарский улус (район)" Республики Саха (Якутия)	с. Сунтар, ул. Ленина, д. 26
27.	Муниципальный район "Таттинский улус" Республики Саха (Якутия)	с. Ытык-Кюель, ул. Ленина, д. 17
28.	Муниципальный район "Томпонский район" Республики Саха (Якутия)	п. Хандыга, ул. Кычкина, д. 1
29.	Муниципальный район "Усть-Алданский улус (район)" Республики Саха (Якутия)	с. Борогонцы, ул. Ленина, д. 31
30.	Муниципальный район "Усть-Майский улус (район)" Республики Саха (Якутия)	п. Усть-Мая, ул. Горького, д. 41
31.	Муниципальное образование "Усть-Янский улус (район)" Республики Саха (Якутия)	п. Депутатский, ул. Арктика, д. 28
32.	Муниципальный район "Хангаласский улус"	г. Покровск, ул. Орджоникидзе, д. 26
33.	Муниципальное образование "Чурапчинский улус (район)" Республики Саха (Якутия)	с. Чурапча, ул. Ленина, д. 41
34.	Муниципальное образование "Эвено-Бытантайский национальный улус" Республики Саха (Якутия)	с. Батагай-Алыта, ул. Шадрина, д. 5