Приложение

Утверждена
распоряжением
Губернатора области
от 31.07.2009 N 164-р
(в ред. распоряжения
Губернатора области
от 05.04.2024 N 82-р)

Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения процессов управления и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнения документов, организации их текущего хранения и подготовки к передаче на архивное хранение.

2. Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы со служебными документами (далее - документы) в Правительстве Ярославской области (далее - Правительство области) и определяет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Правительстве области и структурных подразделениях Правительства области (далее - структурные подразделения).

3. Инструкция разработана в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным и введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации", приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", Методическими рекомендациями по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", разработанными федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела", Регламентом Правительства Ярославской области, утвержденным указом Губернатора Ярославской области от 23.09.2015 N 541 "Об утверждении Регламента Правительства Ярославской области и признании утратившими силу и частично утратившими силу отдельных правовых актов Ярославской области" (далее - Регламент).

4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и хранение, контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

5. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

6. Методическое руководство организацией делопроизводства, его совершенствование и контроль за соблюдением требований Инструкции в структурных подразделениях осуществляются организационно-контрольным управлением Правительства области (далее - организационно-контрольное управление).

7. Делопроизводство в Правительстве области осуществляется в единой системе электронного документооборота органов государственной власти Ярославской области (далее - ЕСЭД).

8. Органы исполнительной власти Ярославской области (далее - органы исполнительной власти) организуют и ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций и других нормативных правовых и методических документов, не противоречащих законодательству и Инструкции.

9. Требования к работе с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех сотрудников структурных подразделений. Сотрудники структурных подразделений несут ответственность за соблюдение требований Инструкции и сохранность документов.

Требования подразделов 2 - 4 раздела III Инструкции являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками органов исполнительной власти.

10. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается указом Губернатора Ярославской области (далее - Губернатор области).

11. Ведение секретного делопроизводства осуществляется первым отделом Правительства области (далее - первый отдел) в соответствии с нормативным правовым актом Правительства Российской Федерации.

12. Регистрация и учет документов, поступивших по каналам специальной документальной связи, осуществляется отделом специальной документальной связи Правительства области в соответствии с нормативным правовым актом Администрации Президента Российской Федерации.

13. Рассмотрение обращений граждан в Правительстве области осуществляется в соответствии с Порядком рассмотрения обращений граждан в Правительстве области, утвержденным указом Губернатора области от 20.01.2024 N 11 "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в Правительстве области и признании утратившими силу отдельных постановлений Губернатора области".

II. Организация делопроизводства в структурных подразделениях

1. Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется сотрудником структурного подразделения, на которого в соответствии с должностным регламентом возложены обязанности по ведению делопроизводства.

На сотрудника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

- прием и учет поступающей корреспонденции, регистрация и учет документов, подготовленных и оформленных в структурном подразделении;

- передача корреспонденции на рассмотрение руководству структурного подразделения, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;

- ознакомление сотрудников структурного подразделения с правовыми, организационно-распорядительными и информационными документами;

- учет, хранение, выдача бланков документов;

- систематическое информирование руководителя структурного подразделения о состоянии исполнения документов и поручений;

- выдача сотрудникам структурного подразделения дел и документов для работы, контроль их возврата;

- оформление исходящих документов, передача их на отправку;

- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;

- подготовка и заверение копий документов;

- подготовка проекта номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год;

- подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению;

- организация уничтожения документов в соответствии с установленным порядком;

- ознакомление вновь принятых сотрудников с Инструкцией, Регламентом и другими нормативными правовыми актами по вопросам работы с документами и ведения делопроизводства;

- проведение инструктажа сотрудников структурного подразделения по вопросам организации работы с документами.

2. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения сотрудники структурных подразделений обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы сотруднику структурного подразделения, ответственному за делопроизводство, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.

При смене сотрудника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, составляется акт приема-передачи документов и дел.

3. При работе с документами, поступившими в Правительство области, не разрешается вносить в них правки, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией.

4. Работать с документами вне служебных помещений Правительства области запрещается.

5. Содержание документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения Председателя Правительства области (в случае учреждения такой должности), вице-губернаторов Ярославской области, вице-губернатора Ярославской области - руководителя администрации Губернатора области, вице-губернатора Ярославской области - руководителя представительства Правительства области при Правительстве Российской Федерации, заместителей Губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, первого заместителя руководителя администрации Губернатора области (далее - должностные лица Правительства области), руководителей структурных подразделений или иных уполномоченных должностных лиц.

Сотрудники структурного подразделения несут дисциплинарную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов.

6. При утрате документов сотрудник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, в течение 2 рабочих дней с момента обнаружения утраты письменно информирует об этом руководителя структурного подразделения, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата, составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

7. Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации для официального опубликования осуществляется управлением массовых коммуникаций Правительства области.

III. Подготовка и оформление документов

1. Требования к бланкам документов

1.1. Документы в Правительстве области и структурных подразделениях, как правило, оформляются на бланках. При создании документов в ЕСЭД используются электронные бланки документов.

В случае издания Правительством области документов совместно с другими органами власти и организациями такие документы оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов Правительства области и организаций, участвующих в издании документа.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги различных форматов. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Бланки документов формата А4 (210 297 мм) используются для служебных писем, правовых актов, учредительных и организационно-распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и иных документов.

1.2. Для обеспечения деятельности Губернатора области и Правительства области используются следующие бланки с использованием герба Ярославской области (далее - гербовые бланки):

- бланк письма Губернатора Ярославской области (приложение 1 к Инструкции);

- бланк письма Правительства Ярославской области (приложение 2 к Инструкции);

- бланк указа Губернатора Ярославской области (приложение 3 к Инструкции);

- бланк распоряжения Губернатора Ярославской области (приложение 4 к Инструкции);

- бланк постановления Правительства Ярославской области (приложение 5 к Инструкции);

- бланк приказа Правительства Ярославской области (приложение 6 к Инструкции).

Использование ксерокопий гербовых бланков для создания документов не допускается.

1.3. Гербовые бланки и бланки документов в органах исполнительной власти разрабатываются с учетом состава реквизитов и требований к их оформлению, установленных разделом 6 национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного и введенного в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации", а также требований статьи 5 Закона Ярославской области от 30 июня 2011 г. N 20-з "Об официальных символах Ярославской области" (далее - Закон Ярославской области "Об официальных символах Ярославской области").

В соответствии со статьей 5 Закона Ярославской области "Об официальных символах Ярославской области" на бланках правовых актов Ярославской области используется полная версия герба Ярославской области в многоцветном варианте.

1.4. Для обеспечения деятельности структурных подразделений используются бланки писем соответствующих структурных подразделений, выполненные в одноцветном варианте, которые размещаются в ЕСЭД.

Образец бланка структурного подразделения приведен в приложении 7 к Инструкции.

1.5. Для соблюдения единого формата бланков организационно-контрольным управлением совместно с государственным бюджетным учреждением Ярославской области "Электронный регион" разрабатываются электронные бланки писем Губернатора области и Правительства области, а также при участии структурных подразделений - электронные бланки писем структурных подразделений. Указанные бланки размещаются в ЕСЭД.

Состав реквизитов электронных бланков документов должен соответствовать реквизитам бланков документов, изготовленных типографским способом.

1.6. Порядок изготовления, учета, использования и хранения гербовых бланков определен в подразделе 2 раздела VI Инструкции.

2. Общие требования к оформлению документов

2.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.2. Для создания документов используется шрифт Times New Roman или свободно распространяемые бесплатные шрифты, являющиеся аналогами шрифта Times New Roman, используемого в программах MS Office.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов 12, 13, 14. В отдельных случаях при составлении таблиц (при наличии большого количества граф, их плотном текстовом наполнении) допускается использовать шрифты меньших размеров (не менее 10).

2.3. При создании документа на двух страницах и более вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля размером:

- 35 мм - левое;

- 10 мм - правое;

- 20 мм - верхнее, нижнее.

При альбомном расположении текста размеры полей изменяются соответствующим образом:

- 35 мм - верхнее;

- 10 мм - нижнее;

- 20 мм - левое, правое.

При создании документа, предполагающего печать на обеих сторонах листа, размеры левого поля лицевой стороны листа и правого поля оборотной стороны листа должны быть одинаковыми.

2.5. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Текст документа печатается с использованием одинарного межстрочного интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

2.6. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Заголовки разделов и подразделов выравниваются по центру.

2.7. Рекомендуемый отступ от левой границы текстового поля (печатных знаков):

- 0 - для реквизитов:

заголовок к тексту;

текст без абзацев;

отметка о наличии приложения (в служебных письмах);

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении и направлении в дело;

наименование должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования документа";

заверительной подписи "Верно";

для слов "Примечание" или "Основание";

слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ" и т.п.;

- 5 - для начала абзаца в тексте;

- 32 - для реквизита "адресат";

- 40 - для реквизита "гриф утверждения документа";

- 48 - для расшифровки подписи в реквизите "подпись".

3. Подготовка проектов указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и приказов Правительства области

3.1. Подготовка проектов указов и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области (далее - указы, распоряжения, постановления) осуществляется структурными подразделениями, органами исполнительной власти преимущественно в ЕСЭД либо на бумажном носителе, например, при наличии у соответствующего проекта грифа ограничения доступа. Порядок подготовки и принятия указов, распоряжений, постановлений определен Регламентом.

При создании проектов указов, распоряжений, постановлений необходимо соблюдать общие требования к созданию документов, приведенные в подразделе 2 настоящего раздела Инструкции, а также особые требования к созданию проектов указов, распоряжений, постановлений, приведенные в настоящем подразделе.

Распечатка проектов указов, распоряжений, постановлений, подготовленных и согласованных в ЕСЭД, осуществляется в порядке, определенном Регламентом.

Для изготовления документов должны применяться технические и рукописные средства, обеспечивающие долговечность текста на бумаге в условиях постоянного архивного хранения. Для удобства чтения и копирования текст документов печатается черным цветом.

При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обеспечить необходимое качество печати, осуществляемой с помощью средств текстонанесения (принтеров), как условие сохранности информации при использовании и перевозке документов, аварийных ситуациях, реставрации.

3.2. Указ, распоряжение, постановление имеют следующие реквизиты:

- герб Ярославской области;

- наименование должностного лица, органа, издавшего документ: ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ - на указах Губернатора области и распоряжениях Губернатора области; ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ - на постановлениях Правительства области;

- наименование вида правового акта - УКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ;

- дата;

- регистрационный номер;

- место издания - г. Ярославль;

- заголовок;

- текст;

- подпись.

3.3. Реквизиты, указанные в абзацах втором - четвертом, абзаце седьмом пункта 3.2 настоящего подраздела, а также отметка для проставления реквизитов "дата" и "номер" входят в состав бланков указа, распоряжения, постановления и печатаются при изготовлении бланков в типографии. Прочие реквизиты указов, распоряжений, постановлений оформляются в соответствии со следующими требованиями:

3.3.1. Дата и регистрационный номер проставляются от руки при регистрации после подписания указа, распоряжения, постановления.

Дата оформляется цифровым способом и состоит из предлога "от" и даты подписания документа, например, "от 10.01.2023".

Регистрационный номер оформляется арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа.

К порядковому номеру постановления Правительства области через дефис добавляется литера "п", например, "N 215-п". К порядковому номеру распоряжения Губернатора области через дефис добавляется литера "р", например, "N 110-р". К порядковому номеру распоряжения Губернатора области по личному составу через дефис добавляются литеры "рлс", например, "N 100-рлс".

К регистрационному номеру указа, распоряжения, постановления, имеющих гриф ограничения доступа "для служебного пользования", через пробел добавляются литеры "ДСП", например, "N 5 ДСП", "N 11-р ДСП", "N 305-п ДСП".

3.3.2. Заголовок отделяется от реквизита "место издания" 2-3 межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы. В заголовке кратко, четко и ясно должно быть сформулировано основное содержание документа. Заголовок отвечает на вопросы "о чем?", "о ком?" ("О выделении средств", "Об уполномоченном лице" и т.п.).

Например:

ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ

от _______________ N _________ Об утверждении состава экспертной комиссии

Если в документе рассматривается несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно.

Заголовок печатается от левого края текстового поля документа без кавычек и графического выделения с использованием одинарного межстрочного интервала. Точка в конце заголовка не ставится. Длина самой длинной строки в заголовке при угловом расположении не более 7,5 сантиметра. Требования к типу и размеру шрифта заголовка аналогичны требованиям, приведенным в пункте 2.2 подраздела 2 настоящего раздела Инструкции.

3.3.3. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами. Требования к техническому оформлению текста указа, распоряжения, постановления аналогичны требованиям, приведенным в подразделе 2 настоящего раздела Инструкции.

Преамбула (при наличии), а также каждый новый пункт, подпункт или абзац печатаются с абзацным отступом.

3.3.4. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности, инициалов и фамилии подписанта.

Указы и распоряжения Губернатора области подписываются Губернатором области или лицом, на которое в установленном порядке возложено исполнение обязанностей Губернатора области.

Постановления Правительства области подписываются Губернатором области или лицом, на которое в установленном порядке возложено исполнение обязанностей Губернатора области, а в случае учреждения должности Председателя Правительства области - Председателем Правительства области либо лицом, на которое в установленном порядке возложено исполнение обязанностей Председателя Правительства области.

Если указы, распоряжения, постановления подписываются должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатора области либо Председателя Правительства области (в случае учреждения такой должности) в порядке официального временного замещения, то в реквизите "подпись" указываются статус "Исполняющий обязанности Губернатора Ярославской области" либо "Исполняющий обязанности Председателя Правительства Ярославской области", инициалы и фамилия замещающего должностного лица.

Слова "Губернатор Ярославской области", "Председатель Правительства Ярославской области", "Исполняющий обязанности Губернатора Ярославской области" печатаются в две строки, слова "Исполняющий обязанности Председателя Правительства Ярославской области" - в три строки от границы левого поля. Последняя буква фамилии подписанта должна располагаться у правой границы текстового поля.

Инициалы и фамилия подписанта размещаются на уровне последней строки наименования должности.

Реквизит "подпись" должен помещаться на странице вместе с текстом документа или его содержательно значимым фрагментом. Не допускается перенос данного реквизита на отдельный лист. При необходимости размещения текста и реквизита подписи проекта указа, постановления, распоряжения на одной странице допускается уменьшение количества межстрочных интервалов между реквизитами, но не менее чем до одного интервала перед заголовком и после него и не менее чем до 2 интервалов перед реквизитом "подпись".

3.4. Текст проекта указа, распоряжения, постановления составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации и должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования.

При создании текста документа используется официально-деловой стиль речи, основными чертами которого являются нейтральный тон, точность и ясность изложения, лаконичность. Кроме того, особенностью данного стиля речи является широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Это вызвано прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи.

В документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также употребляются специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

При составлении текста документа особое внимание следует уделять последовательности представления информации, четкому выделению ее основных частей, то есть структуре текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть, в распоряжениях - распорядительную.

В преамбуле проекта указа, распоряжения, постановления указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для его издания, а также могут содержаться ссылки на законодательные или иные правовые акты, ранее изданные распорядительные документы, в соответствии с которыми принимается указ, распоряжение, постановление. Указанные ссылки включают наименование вида документа и его реквизиты:

- наименование органа, издавшего документ, дату, регистрационный номер, заголовок документа;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Например:

"В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

"На основании Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях"

Преамбула в указах Губернатора области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", в постановлениях Правительства области - словами "ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЯЕТ". Завершающие слова печатаются с новой строки от границы левого поля прописными буквами, после них ставится двоеточие. В распоряжениях преамбула также завершается двоеточием.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Если в указе Губернатора области преамбула отсутствует, то слово "ПОСТАНОВЛЯЮ" не пишется.

В постановляющей (распорядительной) части должны содержаться конкретные поручения, описываться механизмы реализации устанавливаемых правовым актом норм и поручений, устанавливаться сроки и порядок исполнения, а также определяться лицо, на которое возлагается контроль исполнения норм и поручений, и порядок вступления правового акта в силу.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов указов, распоряжений, постановлений, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые также нумеруются арабскими цифрами с точкой.

3.5. Если текст проекта указа, распоряжения, постановления занимает две страницы и более, то страницы нумеруются начиная со второй.

3.6. Графическое выделение слов или словосочетаний (курсив, подчеркивание, жирный шрифт и т.п.) в тексте указов, распоряжений, постановлений не допускается. В тексте не допускается написание аббревиатуры "РФ" вместо слов "Российская Федерация".

3.7. Даты, обозначающие какие-либо события, календарные сроки, в тексте могут оформляться цифровым и словесно-цифровым способом (при выборе способа оформления дат, не являющихся реквизитами упоминаемых в тексте документов, в рамках одного документа должен соблюдаться принцип единообразия). При цифровом оформлении элементы даты указываются арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год, включают 8 знаков, разделенных точками: "10.01.2020". При цифровом оформлении даты обозначение "г." либо слово "года" в конце не пишутся. При словесно-цифровом способе, напротив, указание обозначения "г." либо слова "года" обязательно: "25 января 2020 года", "25 января 2020 г.". Не допускается оставлять на разных строках или страницах цифры, обозначающие день (год), и последующие слова, а также вместо полного числового обозначения года ("2000", "2001", "2020") писать две его последние цифры ("00", "01", "20").

Даты - реквизиты документов, на которые даются ссылки в тексте проекта указа, распоряжения, постановления, указываются в строгом соответствии с тем, как они оформлены в этих документах, например: "Указ Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 года N 505", "указ Губернатора Ярославской области от 30.01.2020 N 20".

Образцы написания дат - реквизитов некоторых правовых актов:

1 января 2005 года - законы Российской Федерации, федеральные законы, постановления Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, постановления Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации;

1 января 2005 г. - постановления Правительства Российской Федерации, распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Ярославской области;

01.01.2005 - постановления, указы и распоряжения Губернатора области, постановления Администрации области, постановления Правительства области.

3.8. В документе может осуществляться разбивка чисел на группы цифр пробелами (в последней группе - три цифры): 65 439; 7 230. В рамках одного документа следует использовать единый принцип оформления чисел (с разбивкой на группы цифр либо без нее). Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака "N"), в марках машин, механизмов, в обозначениях нормативных документов. В числах, состоящих из целой и дробной частей, точку между цифровыми группами ставить запрещается. В качестве десятичного знака используется только запятая.

При указании количественно-именных сочетаний с использованием цифровых обозначений, а также сочетаний, состоящих из цифр, числовых выражений и различных символов типа "N", "§" и условных обозначений единиц измерения, не допускается оставлять на разных строках или страницах словесные выражения и цифровые обозначения. В таких случаях следует использовать неразрывный пробел.

3.9. В тексте правового акта инициалы всегда ставятся после фамилии. Исключением является случаи, когда инициалы и фамилия употребляются в сочетаниях типа "имени (им.) Н.А. Некрасова". Между инициалами пробел не ставится, между инициалами и фамилией - ставится. Не допускается оставлять на разных строках или страницах инициалы и фамилию, а также предшествующие им общепринятые сокращения: "г-н Ивановский", "им. К.Д. Ушинского". В указанных случаях также следует использовать неразрывный пробел.

3.10. Проекты указов, распоряжений, постановлений могут иметь приложения. В приложения к проектам указов, распоряжений, постановлений обычно помещают положения, порядки, регламенты, методики, перечни, формы документов, которые в свою очередь также могут иметь приложения. При наличии приложения в тексте документа обязательно дается ссылка на приложение. При наличии нескольких приложений ссылки на них должны располагаться в прямой последовательности (в соответствии с номерами приложений).

3.11. Требования к оформлению приложений.

3.11.1. Приложения к проектам указов, распоряжений, постановлений оформляются отдельно от постановляющей (распорядительной) части правового акта и имеют самостоятельную нумерацию листов. Требования к оформлению нумерации листов, размерам полей, абзацного отступа, шрифта и межстрочных интервалов в приложениях идентичны требованиям к оформлению текстов указов, распоряжений, постановлений.

3.11.2. Если в тексте проекта указа, распоряжения, постановления дается ссылка "приложение", "согласно приложению", то гриф оформляется следующим образом:

Приложение
к указу Губернатора
Ярославской области
от ____________ N _____

Гриф печатается флаговым способом и выравнивается по левому краю. Если приложение единственное, то оно не нумеруется. Если приложений несколько, то после слова "Приложение" указывается его порядковый номер, при этом знак N не используется.

При наличии в тексте проекта указа, распоряжения, постановления формулировки "Утвердить прилагаемый (прилагаемую, прилагаемое, прилагаемые)" (порядок, программу, положение, правила и т.д.) необходимо использовать гриф утверждения, который состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа (регламент - УТВЕРЖДЕН, инструкция - УТВЕРЖДЕНА, положение - УТВЕРЖДЕНО, правила - УТВЕРЖДЕНЫ), наименования вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕН
указом Губернатора
Ярославской области
от ___________ N _____

РЕГЛАМЕНТ
Правительства Ярославской области

Если в приложении утверждается (приводится) форма какого-либо типового документа, то под грифом приложения с заглавной буквы через дополнительный межстрочный интервал пишется слово "Форма", а далее размещается заголовок приложения:

Приложение 1
к Порядку

Форма

ОТЧЕТ
об использовании субсидии на компенсацию затрат
на горюче-смазочные материалы

Чаще всего слово "форма" входит в состав грифа приложения, как в приведенном выше примере. В редких случаях слово "Форма" включается в заголовок приложения, если он не является частью утверждаемой (приводимой в приложении) формы, а относится собственно к приложению.

3.11.3. Заголовок приложения отделяется от грифа 2 межстрочными интервалами, выравнивается по центру (без абзацного отступа) и выделяется жирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Наименование вида документа-приложения выделяется прописными буквами:

ПОЛОЖЕНИЕ
об управлении государственной службы Правительства
Ярославской области

Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал от заголовка.

3.11.4. Текст приложения может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты. При наличии в тексте приложения разделов, подразделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) с прописной буквы. Точка в конце заголовков разделов, подразделов не ставится. После заголовка раздела, подраздела перед текстом ставится дополнительный межстрочный интервал.

В программах, уставах, регламентах и других документах, имеющих развернутую структуру, разделы рекомендуется нумеровать римскими цифрами. Составные части разделов (подразделы, пункты) нумеруются арабскими цифрами. При этом подразделы нумеруют в пределах раздела, используя нумерацию первого уровня (с использованием одной цифры). Пункты в подразделах нумеруются с использованием нумерации второго уровня (двумя цифрами, разделенными точками, первая из которых повторяет номер подраздела, вторая обозначает порядковый номер пункта). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, обозначаемые при помощи нумерации третьего уровня (номер подраздела, пункта, подпункта), в которой цифры также разделяются точками:

I. Общие положения

1. Наименование подраздела

1.1. Текст пункта.

1.2. Текст пункта.

1.3. Текст пункта:

1.3.1. Текст подпункта.

1.3.2. Текст подпункта.

1.3.3. Текст подпункта.

Если текст документа делится только на разделы и пункты, допускаются следующие варианты их нумерации:

I. Общие положения

1. Текст пункта.

2. Текст пункта.

3. Текст пункта:

3.1. Текст подпункта.

3.2. Текст подпункта.

3.3. Текст подпункта.

или:

1. Общие положения

1.1. Текст пункта.

1.2. Текст пункта.

1.3. Текст пункта:

1.3.1. Текст подпункта.

1.3.2. Текст подпункта.

1.3.3. Текст подпункта.

Если разделы нумеруются римскими цифрами, а подразделы отсутствуют, недопустимо нумеровать пункты с использованием нумерации второго уровня. Также недопустимо использовать рубрикацию с обозначением подпунктов буквами либо цифрами со скобками.

3.11.5. Нумерация разделов, пунктов и подпунктов, как и нумерация страниц, должна быть последовательной, без пропусков и повторов номеров.

Нумерация используется только в том случае, если структурных единиц несколько (не менее двух), недопустимо нумеровать единственную структурную единицу текста.

Использовать больше четырех уровней нумерации в текстах документов не рекомендуется. При необходимости дополнительного деления текста документа на структурные единицы в нем выделяются абзацы, промаркированные дефисами, которые могут делиться на абзацы без маркировки:

1. Общие положения

1.1. Текст пункта.

1.2. Текст пункта.

1.3. Текст пункта:

1.3.1. Текст подпункта:

- текст абзаца;

- текст абзаца;

- текст абзаца:

текст абзаца;

текст абзаца.

1.3.2. Текст подпункта.

Если документ разделен на пункты или подпункты с использованием нумерации первого или второго уровня, то текст такого пункта (подпункта) после стоящей после порядкового номера точки начинается с прописной буквы, а в конце ставится точка. Если же используется рубрикация документа с выделением абзацев, промаркированных дефисами, то текст пишется со строчной буквы, а в конце ставится точка с запятой, и только после заключительного абзаца - точка.

3.11.6. В текстах проектов указов, распоряжений, постановлений и текстовых приложениях к ним употребляются полные официальные наименования органов, учреждений и организаций, других объектов в точном соответствии с их официальными полными названиями, утвержденными уставами, положениями, решениями об их создании, переименовании и т.п.

С целью оптимизации объема документа и упрощения восприятия информации допускается использование стандартных общепринятых сокращений слов и словосочетаний, принятых правилами русской орфографии, государственными стандартами (например: г. - год, город; ул. - улица; м - метр; кг/ куб. м - килограммов на кубический метр). При этом следует учитывать необходимость соблюдения принципа единообразия и не допускать в рамках одного документа употребление общепринятых сокращений наряду с соответствующими полными понятиями.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читающему, толкования их значений приводятся в специальном разделе либо они расшифровываются при первом самостоятельном употреблении в тексте, после чего вводится сокращенная формулировка, последовательно используемая в дальнейшем. Использование аббревиатур в указах, распоряжениях, постановлениях и текстовых приложениях к ним также возможно только в качестве сокращения какого-либо понятия, вводимого, как правило, после первого его упоминания, например:

"Правила подготовки организационно-распорядительной документации (далее - ОРД) подготовлены в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ярославской области"

Перегружать текст документа сокращениями не следует, так как это снижает его официальность и в некоторых случаях затрудняет восприятие информации. Введенные сокращения необходимо использовать последовательно, а не эпизодически.

3.11.7. Если в текст приложения необходимо включить формулу, то следует придерживаться следующего порядка ее пояснения:

- сначала упоминается наименование показателя, рассчитываемого по формуле, затем в скобках указывается его буквенное обозначение и пишутся слова "рассчитывается по формуле", после которых ставится двоеточие;

- после двоеточия через дополнительный межстрочный интервал по центру текстового поля пишется формула, после которой ставится запятая;

- на следующей после формулы строке от левого края текстового поля пишется слово "где" и ставится двоеточие;

- далее с красной строки следуют пояснения буквенных обозначений показателей, используемых в формуле, в порядке их следования в ее составе.

Например:

"Коэффициент бюджетной эффективности налогоплательщиков - физических лиц (К _бэпн) рассчитывается по формуле:

,

где:

ПБ _t-1 - объем потерь областного бюджета в результате предоставления налоговых льгот за период, предшествующий оцениваемому;

ПБ _t - объем потерь областного бюджета в результате предоставления налоговых льгот за оцениваемый период."

3.11.8. Единица измерения одного и того же параметра в пределах одного документа должна быть постоянной. Если в тексте документа приводится диапазон числовых значений, выраженных в одной и той же единице измерения, то обозначение единицы измерения указывается после последнего числового значения диапазона. Например: "от 1 до 5 мм", "от плюс 10 до минус 40 °С", "от 3 до 7 лет".

Дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей. Применять в тексте математический знак "-" перед отрицательными значениями величин, а также знака "%", за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается, следует использовать слова "минус" и "процент": "при температуре минус 25 °С", "более 25 процентов акций". Для обозначения действия умножения используется знак "".

3.12. Требования к оформлению таблиц.

3.12.1. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Таблица - форма представления текста, имеющего упрощенную логико-синтаксическую структуру, содержащего информацию, характеризующую предметы, явления, процессы по ряду признаков.

3.12.2. Таблицы имеют два уровня чтения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

При наличии в приложении таблиц, состоящих из множества граф, целесообразно использовать альбомную ориентацию листа. Допускается оформление таких таблиц на листах формата А3.

Для нумерации строк таблицы вводится графа 1 "N п/п". Пункты таблицы нумеруются арабскими цифрами, после номера пункта (подпункта) обязательно ставится точка, после которой текст в графе 2 начинается с прописной буквы. В последующих графах текст пишется со строчной буквы, за исключением имен собственных и наименований, пишущихся с заглавной буквы. Текст в строках выравнивается по левому краю, числовые значения - по центру. Также по центру выравнивается текст небольшого объема, например, аббревиатуры. В пределах графы необходимо использовать единый тип выравнивания.

Заголовки граф печатаются с прописных букв, выравниваются по центру. Заголовок графы может делиться на ярусы, то есть иметь подзаголовки. Заголовки и подзаголовки граф, как правило, печатаются параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков и подзаголовков граф.

Подзаголовки, которые грамматически или по смыслу подчинены заголовку верхнего яруса таблицы, пишутся со строчной буквы:

N п/п	Наименование объекта	Объем финансирования за счет средств
		федерального бюджета	областного бюджета	местного бюджета

Знаки препинания в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся, не допускается сокращать слова (например, "кол-во", "ед. изм."), употребляются только общепринятые условные обозначения.

3.12.3. Как и в текстовых приложениях, в таблицах могут выделяться разделы, которые также могут нумероваться римскими или арабскими цифрами. Наименование раздела и его порядковый номер располагаются в объединенной ячейке и центрируются:

N п/п	Наименование подпрограммы, основного мероприятия, контрольного события	Ответственный исполнитель	Плановая дата наступления контрольного события
I. Государственная программа Ярославской области "Местное самоуправление в Ярославской области" на 2021 - 2025 годы
1.	Проведено заседание представительного органа	МРР, ОМСУ	25.12.2023

3.12.4. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф, а сама шапка таблицы не повторяется.

Так, на первой странице после шапки таблицы располагается строка с нумерацией граф:

N п/п	Наименование показателя	Наименование индикатора
1	2	3
1.	Суммарное время обслуживания заявителей, минут	сокращение суммарного времени обслуживания заявителей

На последующих страницах таблица оформляется следующим образом:

1	2	3
4.	Капитальное строительство	работы по строительству специализированных зданий (помещений) для размещения технических средств и персонала

3.12.5. Знаки препинания в таблице ставятся только внутри текстовых элементов граф. Если знак препинания должен стоять между текстовыми и цифровыми элементами разных граф, то он опускается:

(тыс. рублей)

N п/п	Наименование мероприятия	Объем финансирования в 2022 году	Объем финансирования в 2023 году
1.	Финансирование детских оздоровительных учреждений в том числе в Тутаевском муниципальном районе	5000 50	7000 70

Единицы измерения в таблицах обозначаются в соответствии с межгосударственным стандартом ГОСТ 8.417-2002 "Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин". В графе "Единица измерения" наименования единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа (штук, тыс. рублей, тыс. тонн и т.п.). Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице измерения, то ее обозначение в скобках может помещаться над таблицей справа, как это сделано в примере, приведенном в настоящем подпункте.

Дробные цифровые величины при перечислении разделяются точкой с запятой: 1,2; 5,0; 6,3. При использовании дробных чисел в одной графе должно быть соблюдено, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин. При отсутствии отдельных данных ячейка таблицы не заполняется либо в ней ставится прочерк.

Если в таблице есть строки, содержащие слова "Итого", "Всего", то после указанных слов двоеточие не ставится.

3.12.6. В табличном приложении допускается использовать аббревиатуры и другие сокращения при условии его дополнения списком используемых сокращений, в котором по алфавиту приводится расшифровка соответствующих сокращений:

Список используемых сокращений

ГАУ ЯО - государственное автономное учреждение культуры Ярославской области

МК ЯО - министерство культуры Ярославской области

МС ЯО - министерство строительства Ярославской области

3.12.7. Оформление сносок и примечаний.

Таблицы могут иметь сноски, ссылки на которые обозначаются звездочкой или цифрой:

N п/п	Наименование получателя школьных автобусов	Количество, штук*
1.	Администрация Рыбинского муниципального района	5
2.	Администрация Ярославского муниципального района	5

* Объемы поставок школьных автобусов могут изменяться в соответствии с корректировками областного бюджета.

N п/п	Наименование получателя школьных автобусов 1	Количество, штук 2
1.	Администрация Рыбинского муниципального района	5
2.	Администрация Ярославского муниципального района	5

1 Наименование получателя школьных автобусов указывается согласно заключенному соглашению.

2 Объемы поставок школьных автобусов могут изменяться в соответствии с корректировками областного бюджета.

Если сноска одна, необходимо обозначать ее звездочкой. Если сносок две и более, следует использовать цифровые обозначения. Цифры, обозначающие сноски, печатаются надстрочным шрифтом после текстового фрагмента, к которому относится соответствующая сноска (перед точкой или иным пунктуационным знаком). Сноски необходимо указывать после таблицы через один дополнительный межстрочный интервал с использованием стандартного абзацного отступа. Текст сноски начинается с прописной буквы, выравнивается по ширине, печатается шрифтом 14-го размера, уменьшение размера шрифта не допускается. В конце текста сноски ставится точка.

Пояснения, относящиеся ко всей таблице, а не к ее отдельным элементам, даются в виде примечаний, помещаемых после сносок к таблице (если они есть) через один дополнительный межстрочный интервал. Если примечание одно, то с красной строки пишется слово "Примечание", ставится двоеточие и далее в строку пишется текст примечания:

N п/п	Наименование получателя школьных автобусов	Количество, штук
1.	Администрация Рыбинского муниципального района	5
2.	Администрация Ярославского муниципального района	5

Примечание: объемы поставок школьных автобусов могут изменяться в соответствии с корректировками областного бюджета.

Если примечаний несколько, то они нумеруются и располагаются после слова "Примечания", каждое с красной строки:

Примечания:

1. Текст примечания.

2. Текст примечания.

3.13. Требования к оформлению пояснительной записки к проекту указа, распоряжения, постановления.

В соответствии с Регламентом проекты указов, распоряжений, постановлений направляются на согласование с приложением пояснительной записки.

Пояснительная записка к проекту указа, распоряжения, постановления имеет следующие реквизиты:

- наименование вида документа - печатается прописными буквами у края верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом;

- заголовок - отделяется 1 межстрочным интервалом от текста пояснительной записки, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. В заголовке указывается полное наименование проекта указа, распоряжения, постановления, к которому относится пояснительная записка. Точка в конце заголовка не ставится.

В зависимости от способа согласования проекта указа, распоряжения, постановления (в ЕСЭД или на бумажном носителе) пояснительная записка оформляется либо в электронном виде, либо на стандартных листах бумаги формата А4 с соблюдением требований к пояснительной записке, определенных Регламентом, подписывается соответственно электронной цифровой подписью в составе пакета документов, размещаемого в ЕСЭД, либо собственноручной подписью руководителя структурного подразделения, органа исполнительной власти, подготовившего проект указа, распоряжения, постановления.

3.14. Оформление заключений (замечаний) по результатам рассмотрения проекта указа, распоряжения, постановления осуществляется в порядке, определенном Регламентом.

3.15. Проверка правильности оформления проектов указов, распоряжений, постановлений.

Согласованные проекты указов, распоряжений, постановлений должны пройти обязательную проверку правильности оформления в отделе лингвистической экспертизы организационно-контрольного управления.

Проверка правильности оформления включает в себя проверку проекта указа, распоряжения, постановления на соответствие требованиям, установленным настоящим подразделом, а также подразделом 4 настоящего раздела Инструкции. Под лингвистической экспертизой понимается проверка проекта указа, распоряжения, постановления на соответствие орфографическим, пунктуационным, лексическим, стилистическим и грамматическим языковым нормам.

Сроки и порядок проведения лингвистической экспертизы определены Регламентом.

3.16. Подготовка приказов Правительства области.

Приказами Правительства области (далее - приказы) оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности Правительства области. Проекты приказов готовятся на основании поручений должностных лиц Правительства области.

Порядок оформления, регистрации и хранения приказов устанавливается указом Губернатора области. Подготовка проектов приказов осуществляется с соблюдением требований к оформлению документов и реквизитов, установленных подразделами 2, 3 настоящего раздела Инструкции.

Приказы печатают на бланках установленного образца. Датой приказа является дата его подписания. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. В приказах используется форма изложения текста от 1-го лица единственного числа, преамбула в проектах приказов заканчивается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".

При необходимости к проекту приказа готовится пояснительная записка, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование необходимости его издания, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Требования к оформлению проектов приказов и его реквизитов аналогичны требованиям к оформлению проектов указов, распоряжений, постановлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят указанные проекты.

4. Подготовка и оформление проектов документов

4.1. Подготовка проектов документов, в том числе служебных писем, осуществляется структурными подразделениями, органами исполнительной власти преимущественно в ЕСЭД либо на бумажном носителе, например, при наличии у проекта документа грифа ограничения доступа.

Порядок подготовки и подписания проектов служебных писем определен Регламентом.

При создании проектов документов необходимо соблюдать общие требования к созданию документов, приведенные в подразделе 2 настоящего раздела Инструкции, а также особые требования к документам отдельных видов, приведенные в подразделе 5 настоящего раздела Инструкции.

4.2. Состав реквизитов документов и требования к их оформлению.

4.2.1. Изображение герба Ярославской области.

Порядок использования изображения герба Ярославской области на бланках служебных писем определен статьей 5 Закона Ярославской области "Об официальных символах Ярославской области".

На гербовых бланках писем Губернатора области и Правительства области используется сокращенная версия герба Ярославской области в многоцветном варианте.

В электронных бланках писем структурных подразделений в ЕСЭД используется сокращенная версия герба Ярославской области в одноцветном варианте.

4.2.2. Справочные данные в бланках писем Губернатора области, Правительства области, структурных подразделений включают сведения, необходимые для осуществления информационного обмена:

- почтовый адрес;

- номера телефона, факса;

- адрес электронной почты.

Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17.04.2023 N 382 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

4.2.3. На бланках писем Правительства области:

- код Правительства области проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Правительства области проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

- идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Правительства области проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

4.2.4. На бланках писем структурных подразделений указывается полное наименование структурного подразделения, которое помещается под наименованием "Правительство Ярославской области" через дополнительный межстрочный интервал.

Наименование структурного подразделения, являющегося разработчиком документа, должно соответствовать наименованию, указанному в правоустанавливающих документах об этом структурном подразделении.

4.2.5. Наименование должности на бланке высшего должностного лица Ярославской области указывается в соответствии с Законом Ярославской области от 1 октября 2010 г. N 30-з "Устав Ярославской области".

4.2.6. Дата документа.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Например, на бланках указов, распоряжений, постановлений, служебных писем дата проставляется в специально отведенном для нее месте. В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от границы левого поля.

Дат на документе может быть несколько, все они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания, утверждения документа или дата события, зафиксированного в нем. Для указов, распоряжений, постановлений, приказов, исходящих служебных писем, внутренних документов (справок, служебных записок) датой является дата подписания. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов, датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа. Для ряда документов существует также дата их опубликования или вступления в силу.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо сотрудником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство.

Документам, изданным двумя или более организациями, рекомендуется присваивать единую дату. В случае проставления даты в документах, составленных совместно несколькими организациями, отдельно каждой из сторон, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата также является составной частью следующих реквизитов: грифа согласования, визы согласования, грифа утверждения, резолюции, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа.

Требования к оформлению реквизита "дата" в документах, в том числе служебных письмах, аналогичны требованиям к оформлению даты в указах, распоряжениях, постановлениях, приведенных в подпункте 3.3.1 пункта 3.3 подраздела 3 настоящего раздела Инструкции.

4.2.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.)

Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа, проставляется после подписания (утверждения) документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе рядом с датой. Регистрация документа, проект которого создан в ЕСЭД, осуществляется в регистрационной карточке документа этого проекта в ЕСЭД, а документа, проект которого создан и подписан на бумажном носителе, - в специальном журнале установленной формы либо в ЕСЭД с одновременным созданием регистрационной карточки документа.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания организаций в заголовочной части документа.

4.2.8. Ссылка на регистрационный номер документа.

Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя его исходящий регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и используется преимущественно при оформлении ответных писем.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

4.2.9. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме служебных писем, докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

4.2.10. Гриф ограничения доступа к документу.

При наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее - информация ограниченного распространения), в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу), а также первого листа приложения (каждого из приложений) проставляется гриф ограничения доступа к документу (далее - гриф ограничения).

На документах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется гриф ограничения "Для служебного пользования". В состав грифа ограничения входит ограничительная пометка "Для служебного пользования", которая дополняется номером экземпляра документа.

Состав сведений ограниченного распространения определен Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".

4.2.11. Адресат.

Адресат - реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

В Правительстве области реквизит "адресат" используется в документах, оформляемых на гербовых бланках с угловым расположением реквизитов, проставляется в верхней правой части документа. При наличии грифа ограничения реквизит "адресат" размещается под ним.

Реквизит "адресат" может состоять из следующих составных частей:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения организации;

- должность получателя документа;

- инициалы и фамилия получателя документа;

- почтовый адрес, адрес электронной почты.

Каждая из составных частей реквизита "адресат" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизита "адресат" отделяются дополнительным интервалом. Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю, при этом первая строка должна располагаться на уровне расположенной первой после герба строки углового штампа. Знаки препинания после реквизита "адресат" не ставятся.

При адресовании документа в организацию в реквизите "адресат" указывается ее полное наименование в именительном падеже:

Публичное акционерное общество "Газпром"

При адресовании документа в структурное подразделение организации указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование ее структурного подразделения:

Министерство культуры Российской Федерации Департамент экономики и финансов

При адресовании документа должностному лицу организации указываются в дательном падеже наименование должности данного лица, включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица:

Директору открытого акционерного общества "Вымпел" Петровскому В.И.

При необходимости употребления сокращения "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина, данное сокращение ставится перед фамилией должностного лица:

Директору открытого акционерного общества "Вымпел" г-ну Петровскому В.И.

При адресовании документа руководителю структурного подразделения организации указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы:

Министерство культуры Российской Федерации Начальнику Департамента экономики и финансов Петрову А.И.

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно:

Пример 1 Главам муниципальных районов и городских округов Ярославской области Пример 2 Руководителям органов исполнительной власти Ярославской области, структурных подразделений Правительства Ярославской области

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" через дополнительный межстрочный интервал в скобках указывается "(по списку)". При этом исполнителем документа составляется список его рассылки, который прикладывается к документу.

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Указание на документе нескольких адресатов дается с целью информирования каждого получателя об организациях и лицах, которым одновременно направлен документ. При большем количестве адресатов также составляется список рассылки документа, в этом случае на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. В соответствии с пунктом 19 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17.04.2023 N 382 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", элементы адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:

- для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (при наличии);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта;

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Например:

Калинину И.П. Садовая ул., д. 5, кв. 12, г. Тутаев, Ярославская обл., 152300

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту. Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма посредством ЕСЭД, по каналам межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), электронной почте или при помощи средств факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса).

4.2.12. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа отражает краткое содержание документа и используется для удобства регистрации, оперативности поиска документов. Заголовок составляется исполнителем к любому документу, оформленному на бланках формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений. Допускается составлять без заголовка документы, оформленные на бланках формата А5.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, выравнивается по левой границе поля. В служебных письмах заголовок формулируется кратко: "О выделении средств", "О направлении информации", "О рассмотрении обращения Петрова П.И.". Требования к оформлению заголовков служебных писем идентичны требованиям, приведенным в подпункте 3.3.2 пункта 3.3 подраздела 3 настоящего раздела Инструкции.

4.2.13. Текст документа.

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа должен быть составлен грамотно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование вида документа, органа власти (организации), издавшего (издавшей) документ, дата, регистрационный номер, заголовок документа;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Допускается нумерация разделов римскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Правила рубрикации текста приведены в подпунктах 3.11.4 и 3.11.5 пункта 3.11 подраздела 3 настоящего раздела Инструкции.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

4.2.14. Отметка о наличии приложения.

Отдельные документы могут иметь приложения. В качестве приложений могут оформляться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например, таблицы, справки и т.д.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы от края левого поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров:

Приложение:

1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.

Если документ направляется адресату посредством ЕСЭД, по каналам МЭДО, электронной почте, количество экземпляров не указывается:

Приложение:

1. Штатное расписание... на 4 л. 2. Смета расходов... на 3 л.

Если приложением к документу, направляемому адресату посредством ЕСЭД и по каналам МЭДО, являются файлы в электронном виде, за исключением файлов в формате Word, то отметку о наличии приложений оформляют так:

Приложение:

1. Отчет за 2023 год, файл в формате Excel. 2. Презентация, файл в формате PowerPoint.

Если приложением к документу является информация на внешнем носителе, то отметку о наличии приложения оформляют так:

Приложение:

1. Диск DRD-V в 1 экз. 2. Флеш-носитель в 1 экз.

Если приложение к документу также имеет приложение, то отметку о его наличии оформляют так:

Приложение:

письмо Министерства культуры Российской Федерации от 05.06.2023 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то это оговаривается в отметке о его наличии:

Приложение:

на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Нумерация приложений к документу осуществляется в порядке их упоминания в тексте документа.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

4.2.15. Подпись.

Подпись - обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформляется не на бланке структурного подразделения, и сокращенное - в документе, оформляемом на бланке структурного подразделения), личная подпись и ее расшифровка, которая печатается с пробелом между инициалами и фамилией:

не на бланке:

Начальник управления государственной службы Правительства Ярославской области

И.О. Фамилия

на бланке:

Начальник управления

И.О. Фамилия

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа.

В реквизите "подпись" документов, подготовленных коллегиальными органами, указываются не официальные должности членов коллегиальных органов, а их обязанности в составе коллегиального органа в соответствии с распределением.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, соблюдая иерархию должностей (от высших к низшим).

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При оформлении документа на бланке должностного лица (например, Губернатора области) должность этого лица в подписи не указывают.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, за исключением правовых актов, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию путем внесения пометок "Исполняющий обязанности", "И.о.", "1-й зам.", "Зам." и т.п. машинописным способом или от руки, а также расшифровку подписи лица, подписавшего документ, под расшифровкой подписи лица, подпись которого заготовлена на документе.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

4.2.16. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отметка об электронной подписи включает:

- фразу "Документ подписан электронной подписью";

- номер сертификата ключа электронной подписи;

- фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

- срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение герба Ярославской области.

Пример:

Отметка об электронной подписи, как правило, оформляется для документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП).

При внутреннем обмене документами и при обмене Правительства области с иными организациями, если это предусмотрено соглашением между сторонами, могут использоваться усиленные неквалифицированные и простые электронные подписи.

Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте собственноручной подписи: между наименованием должности подписывающего лица и расшифровкой подписи (за исключением электронного документа, оформленного на бланке должностного лица, когда отсутствует указание на наименование должности лица, подписывающего документ, и отметка об электронной подписи располагается рядом с расшифровкой подписи).

4.2.17. Отметка об исполнителе документа.

На документах необходимо проставлять отметку об исполнителе.

Отметка об исполнителе в письмах проставляется в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа, оформляется, как правило, шрифтом 10 - 12 размера и включает полностью написанные фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона с обязательным указанием кода междугородной связи:

Петрухин Павел Иванович,

(4852) 72 55 77

Отметка об исполнителе проекта указа, распоряжения, постановления, подготовленного на бумажном носителе, указывается на листе согласования, образец оформления которого приведен в приложении 8 к Инструкции, включает в себя слово "Исполнитель", наименование должности лица, подготовившего проект, наименование структурного подразделения, органа исполнительной власти, сотрудником которого является лицо, подготовившее проект, полностью написанные фамилию, имя, отчество и номер контактного телефона:

Исполнитель: начальник отдела по работе с муниципальными образованиями министерства финансов Ярославской области Петровских Елена Александровна, тел.: (4852) 40 00 00.

4.2.18. Согласование документов.

4.2.18.1. Виза согласования.

Проекты подготовленных документов перед подписанием при необходимости согласовываются с заинтересованными должностными лицами Правительства области, руководителями структурных подразделений, органов исполнительной власти, учреждений (организаций).

Согласование проектов документов, размещенных в ЕСЭД, осуществляется в ЕСЭД, проектов документов, не размещенных в ЕСЭД, - на бумажном носителе

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.

Внешнее согласование имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование другим документом.

4.2.18.2. Гриф согласования.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без двоеточия и кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Председателя Правительства области "___" ____________ 20____ г.

подпись

И.О. Фамилия

Если производится согласование другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания комиссии по предоставлению налоговых льгот от ___________ N _____

Гриф согласования может располагаться ниже реквизита "подпись" в левом нижнем углу документа.

Если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра, который оставлен в подразделении. Для документов, подлинники которых остаются в организациях, виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

Наличие даты при оформлении согласования обязательно, без нее согласование считается недействительным.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". О замечаниях обязательно докладывается лицу, подписывающему документ.

4.2.19. Утверждение документа.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (указом, распоряжением, постановлением, решением, приказом, протоколом) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа, строки грифа утверждения выравниваются по левому краю.

При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ Вице-губернатор Ярославской области _______________ И.О. Фамилия (подпись) "____" _____________ 20____ г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают продольно в верхней части листа на одном уровне:

УТВЕРЖДАЮ Губернатор Ярославской области _______________ И.О. Фамилия (подпись) "____" _____________ 20 ____ г.

УТВЕРЖДАЮ Губернатор Костромской области _______________ И.О. Фамилия (подпись) "____" _____________ 20 ____ г.

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках):

УТВЕРЖДЕНО антитеррористической комиссией Ярославской области (протокол заседания от ___________ N _____)

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 9 к Инструкции.

4.2.20. Отметка о заверении копии документа.

При заверении копии документа ниже реквизита "подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения:

Верно ведущий специалист отдела служебной корреспонденции организационно-контрольного управления Правительства области "___" __________ 20__ г.

подпись

И.О. Фамилия

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Копии указов, распоряжений Губернатора области заверяются гербовой печатью Губернатора области, копии постановлений Правительства области - гербовой печатью Правительства области в отделе по документационному обеспечению деятельности Правительства области организационно-контрольного управления (далее - отдел по документационному обеспечению). Данные копии являются официальными бумажными образами правовых актов, с которых они сняты, и не предназначены для непосредственной работы с ними руководителя и сотрудников соответствующего органа (подразделения). Для использования документа в работе сотрудник структурного подразделения либо органа исполнительной власти, ответственный за делопроизводство, делает с полученной копии нужное количество экземпляров. Если в дальнейшем возникает необходимость представить по месту требования официально заверенные копии указов, распоряжений, постановлений, то необходимое их число также снимается с первоначально полученной копии с синей печатью и представляется для заверения в структурное подразделение, в котором хранится оригинал документа.

Внешний вид копии, представляемой для заверения, должен полностью соответствовать внешнему виду документа, с которого она была снята, либо копии с синей печатью, предоставленной отделом по документационному обеспечению. Не допускается присутствие на заверяемой копии посторонних штампов, резолюций, отметок и т.д.

4.2.21. Печать.

Для заверения подлинности подписи должностного лица на документах проставляется печать.

Оттиск печати проставляется на оформленных с соблюдением требований Инструкции подписанных и согласованных документах. Письма, выполненные на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

На наградных материалах и удостоверениях к наградам ставятся оттиски гербовых печатей красного цвета.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, отведенном для проставления печати, обозначенном буквами "М.П.".

5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

5.1. Служебные письма.

5.1.1. Служебные письма оформляются на бланках, изготовленных в соответствии с требованиями, указанными в подразделе 1 настоящего раздела Инструкции, и должны иметь следующие реквизиты: дата, номер, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметку об исполнителе.

Регистрация (присвоение даты и номера) служебных писем, относящихся к переписке внутри Правительства области, после их подписания должностными лицами Правительства области и руководителями структурных подразделений производится сотрудниками соответствующих приемных должностных лиц Правительства области и структурных подразделений, ответственными за делопроизводство.

Регистрация служебных писем за подписью Губернатора области, иной исходящей служебной корреспонденции за подписью должностных лиц Правительства области и руководителей структурных подразделений после их подписания производится сотрудниками отдела служебной корреспонденции организационно-контрольного управления (далее - отдел служебной корреспонденции).

5.1.2. Письма, отправляемые из Правительства области, делятся на две группы - инициативные и ответные. Инициативные письма - это письма, как правило, требующие ответа. Большая часть этих писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

Содержание ответных писем носит характер, зависимый от инициативных писем. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть убедительно аргументирован. При подготовке ответного письма составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при оформлении либо регистрации письма.

По характеру информации письма подразделяются на:

- сопроводительные;

- информационные;

- гарантийные;

- письма-подтверждения;

- письма-напоминания;

- письма-приглашения;

- письма-извещения;

- иные.

Сопроводительное письмо прилагается к пакету документов, направляемых в чей-либо адрес. В сопроводительном письме поясняется, с какой целью направляются документы, что нужно делать и в какие сроки.

В информационном письме адресату сообщаются различного рода сведения.

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Такое письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийное письмо обычно имеет две подписи (руководителя и бухгалтера), на нем проставляется печать.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (например, договор, инструкция). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Своевременность отправки такого письма позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им письма-напоминания.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Оно может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто такое письмо начинается словами: "Приглашаем Вас...", "Прошу Вас принять участие...". В нем раскрывается характер мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Текст письма-извещения обычно начинается словами "Сообщаю", "Извещаем", "Довожу до Вашего сведения", "Ставим Вас в известность" и т.п. Такое письмо составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.

5.1.3. Текст письма состоит как правило, из двух частей. В первой части указывают причины, обоснования составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй (заключительной) части помещаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, просьбу без пояснения. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то для лучшего восприятия его следует делить на абзацы - простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания.

Письмо должно касаться, как правило, одного вопроса. Несколько вопросов освещаются в письме в том случае, если они связаны одной темой.

Текст письма составляется в соответствии с требованиями официально-делового стиля речи. Слова должны точно отражать смысл, многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтрально корректным, без использования вычурных оборотов изъявления вежливости типа "не будете ли вы так любезны", "соблаговолите подписать", носящих архаичный оттенок. В письмах используются следующие формы изложения:

- от 1-го лица единственного числа ("прошу...", "направляю...") - если письмо оформлено на бланке должностного лица;

- от 1-го лица множественного числа ("просим направить", "предлагаем рассмотреть");

- от 3-го лица единственного числа ("министерство не возражает", "управление считает целесообразным").

Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается использованием вводных слов и конструкций: "по-видимому", "по-прежнему", "как известно", "если возможно" и т.д. При обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена...", "В связи...", "В соответствии...".

Причины принятия решений формулируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "руководствуясь" и т.п.

Оформленное на бланке письмо не следует начинать с указания наименования подразделения-автора, оно уже имеется в самом бланке.

Текст письма, а также каждый его новый пункт и абзац должны начинаться с красной строки.

5.1.4. К проектам докладов на имя Президента Российской Федерации об исполнении поручений (указаний) Президента Российской Федерации в обязательном порядке прикладываются копии принятых во исполнение данных поручений (указаний) документов либо выписки из них.

Подготовка выписки из правовых актов Ярославской области, принятых во исполнение поручений (указаний) Президента Российской Федерации, осуществляется организационно-контрольным управлением на основании письменного запроса органа исполнительной власти, структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта доклада об исполнении поручений (указаний) Президента Российской Федерации (далее - запрос на подготовку выписки). Запрос на подготовку выписки составляется в соответствии с примерным содержанием выписки из правовых актов Ярославской области, принятых во исполнение поручений (указаний) Президента Российской Федерации, приведенным в приложении 10 к Инструкции, подписывается руководителем соответствующего органа исполнительной власти, структурного подразделения.

Запрос на подготовку выписки направляется в организационно-контрольное управление одновременно с началом подготовки проекта доклада об исполнении поручений (указаний) Президента Российской Федерации.

Организационно-контрольное управление составляет выписку из правовых актов Ярославской области, принятых во исполнение поручений (указаний) Президента Российской Федерации, по форме согласно приложению 11 к Инструкции в срок не позднее трех рабочих дней с момента поступления запроса на подготовку выписки и информирует посредством телефонной связи соответствующий орган исполнительной власти, структурное подразделение о готовности выписки.

Выписки из закона об областном бюджете на очередной финансовый год и на плановый период и законов о внесении изменений в него готовит министерство финансов Ярославской области. Порядок подготовки указанных выписок определяется министерством финансов Ярославской области самостоятельно.

В случае некорректного оформления запроса на подготовку выписки (отсутствие, неполнота или ошибочное указание реквизитов правовых актов Ярославской области, сведений о структурных единицах правовых актов (разделах, подразделах, пунктах, подпунктах и прочих), которые необходимо отобразить в выписке) организационно-контрольное управление уведомляет об этом соответствующие орган исполнительной власти, структурное подразделение для повторного направления откорректированного запроса на подготовку выписки.

Отметка о приложении к докладам об исполнении поручений (указаний) Президента Российской Федерации оформляется в соответствии с подпунктом 4.2.14 пункта 4.2 подраздела 4 настоящего раздела Инструкции.

5.1.5. Согласованные проекты писем за подписью Губернатора области и Председателя Правительства области (в случае учреждения такой должности) должны пройти обязательную проверку правильности оформления в отделе лингвистической экспертизы организационно-контрольного управления.

Проверка правильности оформления включает в себя проверку проекта письма на соответствие требованиям, установленным подразделом 4 настоящего раздела Инструкции. Под лингвистической экспертизой понимается проверка проекта письма на соответствие орфографическим, пунктуационным, лексическим, стилистическим и грамматическим языковым нормам.

Сроки и порядок проведения лингвистической экспертизы определены Регламентом.

5.2. Протоколы.

5.2.1. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

Протокол оформляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений, а также после расшифровки звукозаписи хода совещания (заседания) (при ее наличии). Ведет запись во время совещания (заседания) секретарь или специально уполномоченное лицо.

5.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и регистрационный номер, место составления, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не дата оформления или подписания протокола. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - дата окончания.

Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа (совещания) (порядковые номера присваиваются заседаниям в пределах календарного года). Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в совещании.

В реквизите "место заседания" указывается город (район), где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и наименование коллегиального органа в родительном падеже и составляет одно целое с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ
заседания Правительства Ярославской области

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: фамилия, инициалы и должность председателя или председательствующего, секретаря, присутствовавших. При оформлении протоколов оперативных совещаний перечисляются только присутствовавшие. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа фамилии и инициалы его постоянных членов перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. На расширенных заседаниях, совещаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно или обобщенно (подсчет участников проводится по спискам регистрации), а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в протоколе:

Присутствовали: главы муниципальных районов и городских округов (список прилагается).

или

Присутствовали: 35 человек (список прилагается).

На собраниях, конференциях, заседаниях, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание:

"На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствовали 119."

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем вопросов, подлежащих обсуждению. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "о (об)". Возможно формулирование вопросов в именительном падеже без предлога.

Основная часть протокола, фиксирующая ход заседания, состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа. Содержание каждого пункта, как правило, оформляется по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова печатаются у границы левого поля прописными буквами, каждое слово с новой строки, после них ставится двоеточие.

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня:

1. СЛУШАЛИ:

фамилия, инициалы и должность докладчика указываются с новой строки с абзаца, далее - краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст.

ВЫСТУПИЛИ:

краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы.

В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления):

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения.

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

В случае когда протокол фиксирует решение об утверждении (принятии) какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ должен прилагаться к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм (видео- или аудиозаписи) или при условии, что тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Протокол подписывается секретарем и утверждается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания. Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря.

5.2.3. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".

5.2.4. Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или их регламентах.

5.2.5. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги или на специальном бланке протокола шрифтом Times New Roman N 14 и имеют следующие реквизиты:

- наименование вида документа: слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

- вид заседания, совещания: реквизит печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

- дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 1-2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита, номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола;

- место проведения заседания, совещания: при необходимости указать, у кого проводилось совещание, реквизит печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Формы протоколов (заседания Правительства области, заседания комиссии, совещания) приведены в приложении 12 к Инструкции.

5.3. Акты.

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Акты, как правило, составляются комиссиями. В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Главное при составлении акта - установить фактическое состояние дел и объективно их отразить в документе.

Акт оформляется на общем бланке подразделения или на стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты:

- наименование вида документа - слово АКТ, которое печатается прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

- заголовок, состоящий из предлога "о (об)" и отглагольного существительного в предложном падеже: "о проверке", "о приеме-передаче", "о списании", "об уничтожении".

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Во введении указывается основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ и т. п.), перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть словом "Основание", после которого указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Далее пишется слово "Составлен" и перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением структурных подразделений, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. При необходимости допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

В констатирующей части излагаются установленные факты и результаты проделанной работы. В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть не является обязательной. Акт может заканчиваться констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение.

Акт подписывают председатель и все составители.

Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Ряд актов требует утверждения. В этом случае утверждение оформляется грифом в соответствии с установленными требованиями.

Образец оформления акта приведен в приложении 13 к Инструкции.

5.4. Организационные документы (положения, правила, инструкции).

Организационные документы чаще всего представлены положениями, правилами, инструкциями.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа исполнительной власти.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или акты, утверждаемые органом исполнительной власти; утверждение оформляется путем использования грифа утверждения или издания распорядительного документа об утверждении соответствующего организационного документа. Решение о порядке принятия положений, правил, инструкций находится в ведении органов исполнительной власти.

Порядок подготовки проектов положений, правил, инструкций соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Текст проектов положений, правил, инструкций печатается на общем бланке органа исполнительной власти шрифтом, установленным Инструкцией для правовых актов. Если проект положения, правил, инструкции утверждается распорядительным документом, то положение, правила, инструкция печатаются на стандартном листе бумаги формата А4.

В тексте используются глаголы 3-го лица единственного или множественного числа, слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос "о чем?" - "Положение о проведении конкурса". Заголовок инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос "кого?" - "Должностная инструкция специалиста программно-информационного отдела".

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, разделы, подразделы, пункты и подпункты. Главы, разделы и подразделы должны иметь наименования и быть пронумерованы в соответствии с подпунктом 3.11.5 пункта 3.11 подраздела 3 настоящего раздела Инструкции.

5.5. Служебные (докладные), объяснительные записки.

Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего подразделения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Текст ее делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.

Тексту служебной (докладной) записки обязательно предшествует заголовок.

Служебные (докладные) записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или другому руководителю, оформляются на простом листе бумаги. Подписывает внутреннюю служебную (докладную) записку составитель. Внешняя служебная (докладная) записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке и подписывается руководством.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Текст записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Объяснительные записки оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем.

6. Оформление и порядок работы с документами, передаваемыми по каналам электросвязи

6.1. Телеграммы.

6.1.1. Для оперативной передачи информации, решения срочных вопросов используется передача документов при помощи услуг телеграфной связи (отправка телеграмм). В Правительстве области отправка телеграмм осуществляется сотрудниками отдела по документационному обеспечению путем использования услуг сети "Альфа-Телекс", предоставляемых филиалом в Ярославской и Костромской областях публичного акционерного общества "Ростелеком".

6.1.2. Порядок отправки телеграмм.

Телеграммы в Правительстве области отправляются от имени Губернатора области, должностных лиц Правительства области. Телеграмма оформляется на стандартных листах формата А4 в соответствии с требованиями к оформлению служебных писем, установленными пунктом 4.2 подраздела 4 настоящего раздела Инструкции, и в обязательном порядке должна содержать следующие реквизиты: точный почтовый адрес, фамилию и инициалы получателя, текст, написанный в соответствии с правилами русского языка, подпись должностного лица, от имени которого отправляется телеграмма, отметку об исполнителе. Структурное подразделение, подготовившее текст телеграммы, передает его в отдел по документационному обеспечению.

Если при наборе текста телеграммы сотрудник отдела по документационному обеспечению обнаруживает в нем ошибки, неточности и т.п., то он обязан немедленно уведомить об этом сотрудника, подготовившего текст телеграммы, чтобы последний внес необходимые исправления. Сотрудникам отдела по документационному обеспечению вносить какие-либо правки в текст телеграммы запрещается. Сотрудник, подготовивший текст телеграммы, устраняет недочеты в первоначальном варианте текста, в подтверждение чего ставит свою подпись и дату.

Сотрудник отдела по документационному обеспечению передает текст телеграммы по каналам сети "Альфа-Телекс", указав для оператора связи дополнительно следующие сведения: место отправки телеграфного сообщения (г. Ярославль), абонентский номер, порядковый номер телеграммы, количество слов в отправляемом сообщении, дату и время отправки. Кроме того, перед текстом телеграммы при необходимости делается отметка об особом виде телеграммы (срочная, правительственная и т.п.). Регистрация отправленных телеграфных сообщений ведется сотрудниками отдела по документационному обеспечению в электронном виде и включает в себя информацию о номере, дате и времени их отправки. Отметка с аналогичными сведениями делается на тексте телеграммы, который затем подшивается в специальную папку и хранится в течение одного года, после чего уничтожается в установленном порядке.

Время принятия телеграмм для отправки через отдел по документационному обеспечению - будние дни, с 8:30 до 16:00.

6.1.3. Порядок принятия телеграмм.

Входящие телеграммы принимаются сотрудником отдела по документационному обеспечению по каналам сети "Альфа-Телекс", переносятся на бумажный носитель и передаются адресатам через отдел служебной корреспонденции по мере поступления. Тексты правительственных и высших правительственных телеграмм наклеиваются на специальные бланки, получаемые в филиале в Ярославской и Костромской областях публичного акционерного общества "Ростелеком" в установленном порядке.

6.1.4. Тексты входящих телеграфных сообщений сохраняются в отделе по документационному обеспечению в электронном виде в течение одного года со дня получения.

6.2. Телефонограмма.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие как приглашения на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней должно быть не более 50 слов и не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать.

После передачи телефонограммы необходимо попросить записавшего прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. Также необходимо указать время приема телефонограммы.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список подразделений, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть принята.

6.3. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи.

6.3.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики и т.д.) и прием этой информации в виде копии (факсимиле).

Телефакс с официальным номером Правительства области устанавливается в отделе по документационному обеспечению и предназначается в основном для приема факсограмм. Кроме того, с его помощью можно отправить особо срочные и важные документы за подписью Губернатора области либо документы, подготовленные структурными подразделениями, не имеющими необходимого технического оборудования. В остальных случаях исходящие сообщения отправляются при помощи телефаксов, установленных в приемных должностных лиц Правительства области и структурных подразделениях.

6.3.2. При передаче и приеме служебной информации по каналам факсимильной связи с официального номера Правительства области необходимо руководствоваться следующими требованиями.

С помощью средств факсимильной связи могут быть переданы тексты, схемы, графические изображения, исполненные типографским или машинописным способом в черном цвете, с четким изображением, на бумаге формата А4. При подготовке документа следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по каналам факсимильной связи. Объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии заверенного перевода; входящие факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Передача текстов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с грифом ограничения "Для служебного пользования", с использованием средств факсимильной связи не разрешается. Категорически запрещается передача средствами факсимильной связи секретных документов.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказу, протоколу, акту, договору, письму и т.д.

Как правило, по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия.

Материал для передачи по каналу факсимильной связи сдается в отдел по документационному обеспечению с заявкой на передачу служебной информации по каналам факсимильной связи по форме согласно приложению 14 к Инструкции, подписанной руководителем структурного подразделения и уполномоченным сотрудником отдела по документационному обеспечению.

Подлежащий передаче документ учитывается в журнале учета принятых факсограмм по форме 1 согласно приложению 15 к Инструкции. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

Поступившие факсограммы учитываются в журнале учета отправленных факсограмм по форме 2 согласно приложению 15 к Инструкции, передаются адресатам через отдел служебной корреспонденции под подпись в день их приема, срочные - немедленно.

6.3.3. Персональная ответственность за правильность приема и передачи факсограмм, их учет возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

6.3.4. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется руководителями этих подразделений.

IV. Организация документооборота

1. Общие положения

1.1. Под документооборотом понимается движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

1.2. В Правительстве области создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

1.3. Состав документов, образующихся в деятельности Правительства области, определяется полномочиями Губернатора области и Правительства области, кругом выполняемых государственных функций, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимодействия с иными органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и негосударственными организациями, гражданами.

Правительство области в пределах своих полномочий принимает постановления Правительства области и приказы; Губернатор области как высшее должностное лицо Ярославской области (руководитель Правительства области) в пределах своих полномочий издает указы Губернатора области и распоряжения Губернатора области.

Также в деятельности Правительства области создаются другие виды документов:

- протоколы заседаний (координационных, совещательных, методических, экспертных и других коллегиальных органов);

- планы, прогнозы, программы, отчеты и др.;

- информационно-аналитические документы в форме актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок, деловой (служебной) переписки и др.

В установленных действующим законодательством случаях Правительство области может издавать документы совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (например, распоряжение, протокол, положение, деловое письмо и др.).

1.4. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве области, определяются Регламентом и Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами сотрудников структурных подразделений.

1.5. В процессе документооборота Правительства области обеспечиваются:

- прием и первичная обработка входящих документов;

- предварительное рассмотрение входящих документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- сканирование документов;

- рассмотрение документов руководством;

- доведение документов до исполнителей;

- подготовка проектов документов;

- согласование проектов документов;

- подписание проектов документов;

- определение места хранения документов (копий документов) и включение документов (копий документов) в дело;

- обработка и отправка исходящих документов.

1.6. В документообороте Правительства области в соответствии с особенностями технологической обработки документов выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация.

2. Организация доставки документов

Доставка документов в Правительство области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи, а также курьером.

С помощью почтовой связи в Правительство области доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Документы в электронном виде поступают по каналам МЭДО, ЕСЭД, электронной почте, каналам сети "Альфа-Телекс", посредством факсимильной связи и интернет-приемной Правительства области на портале органов государственной власти Ярославской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Электронная почта поступает и отправляется с официального электронного адреса Правительства области через отдел служебной корреспонденции.

3. Организация приема, обработки и регистрации поступающих документов

3.1. Документы, поступающие в Правительство области на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются сотрудниками отдела служебной корреспонденции.

На документах, принятых сотрудником отдела служебной корреспонденции на бумажном носителе, на обороте первого листа в левом нижнем углу текстового поля должна быть проставлена отметка о поступлении документа в Правительство области, которая состоит из даты и времени получения, подписи и расшифровки подписи получателя.

Если корреспонденция не вскрывается, указанная отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов.

Первичная обработка поступившей корреспонденции включает в себя:

- проверку правильности направления корреспонденции (по адресу, указанному на ее упаковке) и целостности этой упаковки (здесь и далее под упаковкой следует понимать конверт, пакет, бандероль, ящик, мешок и т.п.);

- вскрытие упаковки с корреспонденцией (за исключением упаковок с пометками "Лично", "Вручить лично", которые вскрываются самим адресатом или уполномоченным им лицом, а также упаковок с конкурсной документацией);

- проверку наличия вложенных в упаковку документов, включая листы приложений, если таковые указаны в соответствующем документе;

- учет извлеченных из упаковок документов и их распределение на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации.

При первичной обработке поступившей корреспонденции необходимо руководствоваться следующим:

- в случаях неправильного адресования (ошибочной отправки) корреспонденции:

если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен по соответствующим сведениям на упаковке, то такая упаковка не вскрывается; составляется акт о получении ошибочно направленной/ неполной/ не соответствующей указанным на упаковке реквизитам корреспонденции по форме согласно приложению 16 к Инструкции в двух экземплярах, один из которых остается в отделе служебной корреспонденции, а другой прилагается к возвращаемой упаковке и посылается отправителю;

если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен после вскрытия упаковки, то составляется акт о получении ошибочно направленной/ неполной/ не соответствующей указанным на упаковке реквизитам корреспонденции по форме согласно приложению 16 к Инструкции в двух экземплярах, один из которых остается в отделе служебной корреспонденции, а другой вместе с возвращаемыми документами и вскрытой упаковкой заново конвертируется и посылается отправителю;

- в случаях обнаружения отсутствия в упаковке документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа, а также при выявлении в упаковке меньшего или большего количества листов, чем указано в сопроводительном документе, составляется акт о получении ошибочно направленной/ неполной/ не соответствующей указанным на упаковке реквизитам корреспонденции по форме согласно приложению 16 к Инструкции в двух экземплярах, один из которых остается в отделе служебной корреспонденции и приобщается к поступившему документу, а другой посылается отправителю. Поступивший документ хранится до получения недостающих документов;

- в случаях, когда к поступившему от гражданина письменному обращению приложены личные документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное и иное удостоверение, фотографии и т.п.) либо информация на цифровых носителях (диск, флэш-карта), указанные предметы, а также конверт, пакет отправителя обращения, фрагмент упаковки с его адресом упаковываются в прозрачный канцелярский пакет для хранения и приобщаются к письменному обращению;

- в случаях получения посылок с содержимым, не подлежащим регистрации, принявший посылку сотрудник отдела служебной корреспонденции докладывает об этом начальнику отдела служебной корреспонденции для принятия решения;

- в случаях извлечения из упаковок поврежденных документов или при их повреждении в процессе извлечения (надрыве или разрыве) принявший упаковку сотрудник отдела служебной корреспонденции обязан принять меры к устранению повреждения.

При поступлении поврежденного документа (мятого, рваного нечитаемого и др.) на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается запись или ставится штамп "Документ получен в поврежденном виде".

Не принимается к регистрации документ, на котором нет подписи ответственного лица, за исключением корреспонденции, поступившей по электронной почте.

Конверты уничтожаются, кроме следующих случаев:

- документы поступают из судебных органов, органов юстиции, прокуратуры;

- поступают обращения граждан;

- в документе нет адреса отправителя;

- дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправки и получения документа;

- дата документа имеет большое расхождение с датой получения;

- документ имеет личный характер, а на конверте не было надписи "лично";

- конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

При приеме документов, доставленных фельдъегерской службой, на описи корреспонденции, направленной с фельдегерем, проставляются дата, время, подпись принявшего и печать "Отдел служебной корреспонденции".

При поступлении служебной корреспонденции от нарочных, курьеров в разносной книге (реестре) отправителя или на копии доставленного письма ставится соответствующая отметка (штамп, дата получения документа и подпись работника, принявшего документ).

3.2. Входящие документы (служебные письма, телеграммы и т.п.) сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых входящих документов приведен в приложении 17 к Инструкции. Приглашения регистрируются как служебная корреспонденция, если они не оформлены в виде открыток.

Все документы, поступившие в адрес Правительства области, Губернатора области, должностных лиц Правительства области, руководителей структурных подразделений Правительства области, отделом служебной корреспонденции классифицируются, регистрируются, сканируются и заносятся в базу ЕСЭД и в тот же день направляются на рассмотрение.

Документы, адресованные Правительству области без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются начальником отдела служебной корреспонденции. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, затем они направляются Губернатору области и должностным лицам Правительства области на основании установленного распределения должностных полномочий между ними и в соответствии с Регламентом.

Без предварительного рассмотрения передаются на регистрацию документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям.

3.3. Регистрации подлежат все документы, оформленные в соответствии с установленными требованиями, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в Правительстве области, так и поступившие из других организаций и от частных лиц.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрация производится в пределах групп в зависимости от видов документов.

Документы, создаваемые как внутренняя переписка по направлениям деятельности, регистрируются сотрудниками соответствующих приемных должностных лиц Правительства области и структурных подразделений, ответственными за делопроизводство.

Учет документов, передаваемых или принимаемых по электронной почте и каналам факсимильной связи, осуществляется организационно-контрольным управлением или структурными подразделениями, осуществляющими прием и передачу таких документов.

Телеграммы и факсограммы регистрируются на общих основаниях. При поступлении вслед за факсограммой подлинника этого документа на нем ставится регистрационный штамп, на котором дублируются регистрационный номер и дата, проставленные на ранее полученной факсограмме этого документа. В графе "примечание" регистрационной карточки документа делается запись о поступлении оригинала с указанием даты поступления. Факсограммы с неразборчивым текстом регистрации не подлежат.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

Служебная корреспонденция, в том числе срочного характера, поступившая на бумажном носителе в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается сотрудниками приемной Губернатора области организационно-контрольного управления с последующей передачей в отдел служебной корреспонденции (с указанием даты и времени их доклада Губернатору области либо уполномоченному должностному лицу) не позднее 8:35 первого рабочего дня, следующего за выходным либо праздничным днем.

3.4. Регистрация (учет) входящих документов осуществляется при помощи средств электронной техники, с вводом информации о них в ЕСЭД и путем заполнения регистрационно-контрольных форм учетных карточек или журналов. На документе, поступившем на бумажном носителе и подлежащем регистрации в организационно-контрольном управлении, в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, на котором указываются очередной входящий номер и дата поступления.

Регистрационный номер документа состоит из индекса Правительства области, из исчисляемого в пределах календарного года порядкового номера и года. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом, а в конце порядковый номер - косой чертой. В зависимости от вида документа регистрационный номер дополняется литерными обозначениями.

Документы одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, направляются непосредственно адресатам.

Документы с грифом ограничения "Для служебного пользования" регистрируются в закрытом контуре ЕСЭД.

Для документов, поступивших на бумажных носителях, изготавливаются их электронные образы. Электронный образ документа присоединяется к электронной регистрационной карточке с атрибутами документа. Не создаются электронные образы документов, сканирование которых технически невозможно.

Поступившие электронные документы регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях.

После регистрации электронный образ документа или электронный документ включается в ЕСЭД и направляется Губернатору области, соответствующему должностному лицу Правительства области либо в соответствующее структурное подразделение на рассмотрение.

В случае если документ поступил к должностному лицу Правительства области, руководителю структурного подразделения минуя регистрацию в отделе служебной корреспонденции и на такой документ наложена резолюция, он подлежит обязательной регистрации и включению в электронный документооборот с последующим внесением наложенной резолюции.

Документы, адресованные в структурные подразделения Правительства области, территориально находящиеся вне здания Правительства области, регистрируются сотрудниками указанных структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, самостоятельно.

Документы на иностранном языке, поступившие в адрес Губернатора области, должностных лиц Правительства области, после перевода в отделе международных связей Правительства области регистрируются с указанием номера и даты и передаются адресатам по принадлежности. Датой регистрации является день поступления перевода текста в отдел служебной корреспонденции.

Документы на иностранном языке, поступившие в адрес структурных подразделений, регистрируются с указанием номера и даты и передаются адресатам по принадлежности.

После регистрации документы на бумажных носителях, адресованные Губернатору области, должностным лицам Правительства области, остаются на текущем хранении в отделе служебной корреспонденции. Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются на текущее хранение в соответствующие структурные подразделения. Документы помещаются в папки-накопители в хронологическом порядке.

4. Организация работы с документами

4.1. Организация работы с входящими документами.

4.1.1. Передача документов на бумажных носителях в структурные подразделения и должностным лицам Правительства области осуществляется с использованием адресных ячеек в отделе служебной корреспонденции, а также через сотрудников приемных должностных лиц Правительства области и структурных подразделений, ответственных за делопроизводство, с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольных формах учетных карточек или журналов. Сотрудник структурного подразделения, приемной должностного лица Правительства области, ответственный за получение документов, ежедневно получает их в отделе служебной корреспонденции, самостоятельно вносит в экспедиционный журнал информацию о номере документа, дате его получения, ставит подпись, подтверждающую получение, и ее расшифровку. Ошибочно поступившая в структурное подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается в отдел служебной корреспонденции с соответствующей пометкой сотрудника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство.

Документы на бумажных носителях в приемные должностных лиц Правительства области также могут доставляться курьером отдела служебной корреспонденции.

4.1.2. После первичной обработки и регистрации поступивший документ направляется должностному лицу для рассмотрения. Результат рассмотрения и принятое решение отражаются в резолюции.

Для документов, размещенных в ЕСЭД, резолюция готовится в ЕСЭД, для документов, не размещенных в ЕСЭД, - на бумажном носителе.

Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По характеру резолюция может быть двух видов: содержащая решение вопроса (например, "Выделить 100 тыс. руб.", "Отказать") или содержащая указание на порядок действий по решению вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, что поручается - характер и порядок решения вопроса, срок исполнения:

Сидорову Н.А. Васильевой С.В. Прошу подготовить проект договора с ОАО "Энергия" к 15.10.2023 Личная подпись Дата

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, то в резолюции достаточно указать только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок исполнения, подпись и дату.

Резолюция на бумажном носителе, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Изменить резолюцию имеет право только наложивший ее руководитель.

4.1.3. Порядок контроля исполнения документов, поручений определен Регламентом.

4.2. Организация работы с исходящими документами.

4.2.1. Процесс подготовки и прохождения исходящих документов включает составление проекта документа, его согласование, оформление, подписание, регистрацию и отправку.

Регистрация исходящих документов (кроме внутренней переписки) осуществляется в отделе служебной корреспонденции.

При регистрации ответного документа электронная регистрационная карточка исходящего документа связывается с электронной регистрационной карточкой входящего документа (запроса).

Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

Переписка между автоматизированными пользователями ЕСЭД осуществляется в электронном виде с использованием УКЭП.

Копия зарегистрированного и переданного на отправку исходящего документа на бумажном носителе, имеющая все необходимые визы и приложения, подшивается в дело и хранится в отделе служебной корреспонденции.

Учет и хранение исходящих писем на бумажных носителях за подписью руководителей структурных подразделений осуществляется сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство.

4.2.2. Обработка документов для отправки почтовой связью, в том числе фельдъегерской почтой и экспресс-почтой, осуществляется отделом служебной корреспонденции.

Документы с грифом ограничения "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской и заказной почтой, если отсутствует техническая возможность отправки документа по каналам МЭДО.

Регистрация и отправка документа на бумажном носителе, а также документа, предназначенного для отправки по каналам МЭДО, осуществляется после того, как документ был представлен на бумажном носителе либо подписан УКЭП в ЕСЭД.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса и в необходимом количестве экземпляров для их рассылки.

Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации, должны быть переданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.3. Списание документов в дело.

Списанию в дело подлежат документы, поручения по которым исполнены в полном объеме.

Документ считается исполненным в том случае, когда выполнены все содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы, направлены ответы всем заинтересованным адресатам, представлен отчетный документ и результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение и подписавшему документ, а также если документ снят с контроля.

Формирование в дело документов, списанных в дело Губернатором области, должностными лицами Правительства области, в установленном порядке осуществляют сотрудники отдела служебной корреспонденции.

Формирование в дело документов, списанных в дело руководителями структурных подразделений, осуществляют сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство.

При работе с документами (поручениями), не требующими детальной проработки и подготовки отчетного документа, исполнитель указывает результат рассмотрения в краткой форме, например: "Принято к руководству", "Учтено в работе", "Принято к сведению", "Дан устный ответ", "Включено в план работы", "Принял участие" и т.п., и при списании в дело прилагает к документу распечатку отчета из ЕСЭД.

Для списания в дело электронного документа его необходимо распечатать, поставить реквизиты, заверить копию электронного документа, приложить отчетные документы (или их заверенные копии), копии ответов адресатам (заявителям) и списать по правилам Инструкции, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Заверение копии документа, хранящегося в ЕСЭД, на бумажном носителе осуществляют уполномоченные сотрудники отдела служебной корреспонденции.

При оформлении списания документа в дело соответствующая информация заносится в регистрационную карточку документа в ЕСЭД. Индекс дела заполняется с использованием справочника ЕСЭД "Номенклатура дел".

На исполненном документе на бумажном носителе, в нижнем левом поле первого листа, проставляется отметка "В дело" с указанием номера дела по номенклатуре, индекса структурного подразделения, руководитель которого списал документ в дело, подписи ответственного за упорядочение документа и даты помещения документа в дело.

Отметка об исполнении документа свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело.

Исходящие инициативные письма списываются в дело при регистрации.

5. Выполнение копировально-множительных работ

5.1. Копировально-множительные работы больших объемов (снятие копий документов, тиражирование) в Правительстве области осуществляются отделом по документационному обеспечению. Копирование и размножение небольших объемов документов производится непосредственно в структурных подразделениях, имеющих множительную технику. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководитель структурного подразделения, в котором установлена техника.

5.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заказ на копирование документов по форме согласно приложению 18 к Инструкции, подписанный уполномоченным сотрудником отдела по документационному обеспечению. Бланки заказов хранятся в течение года, после чего уничтожаются.

Служебные материалы и документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах формата не более А3. Для размножения сдаются первые экземпляры (подлинники) документов.

5.3. Копирование служебных материалов и документов осуществляется в порядке их поступления сотрудникам отдела по документационному обеспечению.

В первоочередном порядке копируются документы к заседаниям Правительства области. Срочное копирование выполняется вне очереди.

Срочность копирования определяется руководителями структурных подразделений, подтверждается резолюцией "Срочно" и визой на бланке заказа.

Объем тиража не должен превышать 100 экземпляров.

Сотрудники отдела по документационному обеспечению, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе.

Выполнение копировальных работ иными сотрудниками Правительства области не допускается.

5.4. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Изготовленные копии подлежат учету в журнале установленной формы. Учет произведенных работ ведется на основании заполненных бланков заказов, которые хранятся в отделе по документационному обеспечению в течение года.

Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа.

Копирование (размножение) указов, распоряжений, постановлений производится только по заявкам отдела по документационному обеспечению.

Копирование бланков документов любого вида запрещается.

V. Формирование документального фонда Правительства области

1. Составление номенклатуры дел

1.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Правительства области, структурных подразделений, комиссий, действующих при Правительстве области, образуют документальный фонд Правительства области.

В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, заводимых в Правительстве области и структурных подразделениях, определяет сроки их хранения, является основным учетным документом.

1.2. В номенклатуру дел Правительства области должны включаться все документы, отражающие деятельность Правительства области, структурных подразделений, комиссий, действующих при Правительстве области. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия является единственным экземпляром документа, а также если копии необходимы для организации деятельности структурного подразделения.

1.3. Номенклатура дел Правительства области составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 19 к Инструкции при методической помощи государственного казенного учреждения Ярославской области "Государственный архив Ярославской области" (далее - Государственный архив области), согласовывается с экспертной комиссией Правительства области по проведению экспертизы ценности архивных документов (далее - экспертная комиссия), подписывается начальником организационно-контрольного управления, утверждается экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства области (далее - ЭПМК) и первым заместителем руководителя администрации Губернатора области. Форма номенклатуры дел Правительства области приведена в приложении 20 к Инструкции.

1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел Правительства области и структурных подразделений за прошлые годы.

1.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года сотрудником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, согласовывается с отделом служебной корреспонденции, подписывается руководителем подразделения и представляется в организационно-контрольное управление.

Вновь созданное или реорганизованное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в организационно-контрольное управление.

1.6. В номенклатуру дел Правительства области включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений, в том числе дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является Правительство области, переходящие дела, различного рода регистрационно-учетные формы и т.п.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания, книги, брошюры.

1.7. Номенклатура дел Правительства области строится по утвержденной структурной схеме: названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются названия структурных подразделений.

1.8. После утверждения номенклатуры дел Правительства области в структурные подразделения рассылаются выписки из номенклатуры дел Правительства области в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов для использования в работе.

1.9. Графы номенклатуры дел Правительства области, структурных подразделений заполняются в следующем порядке.

Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где:

- 12 - код структурного подразделения;

- 05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

В графе 2 номенклатуры дел заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических конструкций.

Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- наименование вида дела (переписка, журнал) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

- наименование организации, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документы (Правительство области, структурное подразделение);

- наименование организации, которой адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, преобладающих в деле:

"Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)"

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

"Протоколы заседаний Правительства области"

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

В графе 4 "Срок хранения и N статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например, "Переходящее с 2022 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

Если дело формируется в ЕСЭД и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронном виде, с указанием наименования информационной системы.

1.10. Утвержденная номенклатура дел Правительства области действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению в случае коренных изменений функций и организационной структуры Правительства области, структурных подразделений, комиссий, действующих при Правительстве области. Если таковых изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается в установленном порядке и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

1.11. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел Правительства области является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела служебной корреспонденции, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий передается в архив Правительства области (далее - архив) в качестве учетного документа.

1.12. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении Правительства области оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел постоянного, временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих дел.

Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

1.13. В итоговую запись номенклатуры дел Правительства области сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений.

2. Формирование и оформление дел

2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в Правительстве области со дня их заведения до передачи в архив или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения формируются в структурных подразделениях сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом служебной корреспонденции.

2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- в дело (в строгом соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел) помещаются только исполненные документы, а также документы, правильно и полностью оформленные (имеющие дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

- приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

- в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

- документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

- в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

- по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см).

2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Правовые акты и распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями (уставами, положениями, инструкциями и т.п.). Если же указанные документы утверждены в качестве самостоятельных, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Постановления, указы, приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

2.4. Дела структурных подразделений подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи сотрудника организационно-контрольного управления, ответственного за архив.

2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела по форме согласно приложению 21 к Инструкции;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела по форме согласно приложению 22 к Инструкции;

- заполнение реквизитов обложки дела:

полное наименование Правительства области (указывается в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (записывается в соответствии с утвержденной структурой);

номер (индекс) дела (проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел);

заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);

дата дела (указываются год заведения и год окончания дела в делопроизводстве). Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело;

количество листов в деле;

срок хранения дела (или отметка "хранить постоянно");

архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи).

Все эти данные, кроме реквизита "количество листов в деле", указываются на обложках при заведении дел.

2.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами. Листы нумеруются простым карандашом или нумератором с водостойкой штемпельной краской, цифры проставляются в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В случае обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация или применяются литерные номера листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в результате деятельности структурного подразделения, с указанием сроков хранения.

2.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

2.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические крепления (скобы, скрепки) из документов удаляются.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения допускается хранить в скоросшивателях, допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

2.9. Обложка дела постоянного/ временных (свыше 10 лет) сроков хранения оформляется согласно приложению 23 к Инструкции.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения: номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.

При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

3. Оперативное хранение документов и дел

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования 2 года после их завершения в делопроизводстве.

Руководители структурных подразделений и сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности, учета документов и дел структурного подразделения и организации доступа к ним проводится комплекс работ:

- создание оптимальных условий хранения документов и дел;

- размещение дел;

- проверка наличия и состояния документов и дел;

- соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дата дела.

4. Экспертиза ценности документов

4.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, ведомственных перечней документов, образующихся в процессе деятельности Правительства области, структурных подразделений, комиссий, действующих при Правительстве области, с указанием сроков хранения.

4.2. Экспертиза ценности документов в Правительстве области проводится:

- при составлении номенклатуры дел;

- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в архив.

4.3. Для проведения экспертизы ценности архивных документов и подготовки их к передаче на постоянное хранение в Государственный архив области в Правительстве области создана постоянно действующая экспертная комиссия, состав которой и положение о которой утверждаются распоряжением Губернатора области.

Экспертная комиссия назначается в составе не менее трех человек и возглавляется начальником организационно-контрольного управления.

Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определены положением об экспертной комиссии по согласованию с ЭПМК.

4.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временных сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, совместно с экспертной комиссией.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив, отбор дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел Правительства области, правильность определения сроков хранения дел.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов (архивных документов), не подлежащих хранению, составляемые по форме согласно приложению 24 к Инструкции.

4.5. Описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Согласованные экспертной комиссией акты и описи утверждаются начальником организационно-контрольного управления с предварительным утверждением ЭПМК. После утверждения актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, экспертной комиссией дела структурных подразделений уничтожаются.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется на все дела Правительства области, наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составляется акт.

5. Составление описей дел

5.1. На дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, делопроизводство которых завершено, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, ежегодно составляются описи, которые затем представляются в отдел служебной корреспонденции.

На дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу. Опись дел по личному составу по форме согласно приложению 25 к Инструкции составляется ежегодно.

5.2. В каждом структурном подразделении описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством отдела служебной корреспонденции и представляются в архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения структурных подразделений по форме согласно приложению 26 к Инструкции служат основой для подготовки описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения Правительства области (далее - сводная опись дел Правительства области), которую готовит отдел служебной корреспонденции по форме согласно приложению 27 к Инструкции.

5.3. При составлении описей дел и сводной описи дел Правительства области соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;

- каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи дел - валовый;

- графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- графа описи дел "примечания" используется для отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.

5.4. Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись дел, количеству заведенных дел по номенклатуре дел Правительства области.

В конце сводной описи дел Правительства области вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, числящихся по описи дел, первый и последний номер дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи дел (литерные номера и пропущенные номера).

Сводная опись дел Правительства области подписывается составителем с указанием его должности и сотрудником организационно-контрольного управления, ответственным за архив, утверждается начальником организационно-контрольного управления после согласования с экспертной комиссией и утверждения ЭПМК.

5.5. Сводная опись дел Правительства области составляется по установленной форме в четырех экземплярах на бумажном носителе и в одном экземпляре в электронном виде. Опись дел структурных подразделений составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

6. Уничтожение документов

6.1. Документы, которые не должны сдаваться в архив, практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению. Документы уничтожаются по акту, подписанному лицами, которые провели их предварительную экспертизу.

Устаревшие и испорченные гербовые бланки подлежат возврату в отдел по документационному обеспечению для уничтожения в установленном порядке.

6.2. Образовавшиеся в процессе деятельности Правительства области документы, не подлежащие хранению, передаются для переработки (утилизации) в управление делами Правительства области (далее - управление делами) по документу, подтверждающему факт передачи документов (например, по приемо-сдаточной накладной). Указанный документ присоединяется к акту о выделении документов к уничтожению и хранится вместе с ним. Передача документов фиксируется в заключительной части акта о выделении к уничтожению документов (архивных документов), не подлежащих хранению, подготовленного по форме согласно приложению 24 к Инструкции, где указывается количество сдаваемых на уничтожение единиц хранения документов и их вес.

6.3. Уничтожение документов может производиться одним из следующих способов: термическим (сжигание), химическим (обработка химически активными веществами для разложения и превращения в однородную массу), механическим или шредированием (измельчение на полоски размером не более 2,5 кв. см). Документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежат уничтожению только путем сжигания в присутствии представителя соответствующей экспертной комиссии.

При уничтожении документов необходимо исключить ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполное уничтожение документов, позволяющее их восстановить. Недопустимо выбрасывание документов в мусорные контейнеры.

6.4. Ответственность за нарушение правил физического уничтожения служебных документов несет заместитель руководителя администрации Губернатора области - управляющий делами Правительства области.

7. Передача дел на архивное хранение

7.1. Документы Правительства области являются собственностью Ярославской области и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив области как являющиеся частью Архивного фонда Российской Федерации.

До передачи в Государственный архив области документы постоянного хранения находятся в архиве в течение 10 лет после завершения делопроизводства по ним. Документы по личному составу хранятся в архиве 50/ 75 лет (созданные до 2003 года - 75 лет, после - 50 лет).

7.2. В своей деятельности архив руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми и методическими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, официальными распорядительными документами Губернатора области и Правительства области.

7.3. В архиве хранятся документы Правительства области, структурных подразделений, организаций-предшественников.

7.4. В архив передаются дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурных подразделениях.

7.5. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.6. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному отделом служебной корреспонденции и утвержденному начальником организационно-контрольного управления.

Прием каждого дела производится сотрудником организационно-контрольного управления, ответственным за архив, в присутствии сотрудника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство. При этом на обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи уполномоченного сотрудника отдела служебной корреспонденции и лица, передавшего дела.

Все выявленные при приеме недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить в двухнедельный срок.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу дел во временное пользование.

7.7. Выдача дел, находящихся на хранении в архиве, во временное пользование сотрудникам Правительства области производится в установленном Инструкцией порядке.

Дела с подлинными указами, распоряжениями, постановлениями из архива не выдаются.

Снятие копий с документов, находящихся на хранении в архиве, производится с разрешения первого заместителя руководителя администрации Губернатора области, начальника организационно-контрольного управления или руководителя того структурного подразделения, в котором сформировались документы.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях в установленном законодательством порядке и производится с разрешения Губернатора области или лица, им уполномоченного, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Изъятие указов, распоряжений, постановлений, приказов из дел не допускается.

7.8. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения документы передаются в архив. Сотрудник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8. Использование документов архива

8.1. Дела, хранящиеся в архиве, предоставляются сотрудникам структурных подразделений для работы в помещении архива или под подпись во временное пользование.

В делах запрещается делать какие-либо пометки, исправления, подчеркивания и производить изъятие документов.

Во временное пользование дела выдаются сотрудникам структурных подразделений по заявке руководителя структурного подразделения, предварительно согласованной с начальником организационно-контрольного управления, на срок не более одного месяца. На выданное дело заводится карта-заместитель единицы хранения по форме согласно приложению 28 к Инструкции, и оно регистрируется в книге выдачи дел. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения заместителя Губернатора области, курирующего вопросы организации деятельности администрации Губернатора области, или лица, им уполномоченного.

8.2. Сотрудники структурных подразделений несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации.

По возвращении дела в архив сотрудник архива обязан проверить наличие всех страниц в деле.

При увольнении сотрудник структурного подразделения обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

8.3. Копии, архивные справки и выписки из документов, хранящихся в архиве, выдаются по письменным запросам организаций и граждан с разрешения начальника организационно-контрольного управления.

VI. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, гербовых бланков

1. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

1.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам в Правительстве области используются круглые гербовые и другие печати.

В соответствии со статьей 4 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Заказ и изготовление гербовых печатей в Правительстве области осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

Если печать используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении.

1.2. В соответствии со статьей 11 Закона Ярославской области от 5 мая 2011 г. N 8-з "О Губернаторе Ярославской области", статьей 6 Закона Ярославской области "Об официальных символах Ярославской области" в Правительстве области используются печати Губернатора области и Правительства области с изображением герба Ярославской области в полной версии.

Печать Губернатора области используется:

- для проставления на удостоверениях к наградам Ярославской области, наградам Губернатора области, на почётных грамотах Губернатора области, дипломах, вручаемых от имени Губернатора области;

- для проставления на служебных контрактах, заключаемых Губернатором области, должностных регламентах, утверждаемых Губернатором области;

- для заверения копий законов Ярославской области, правовых актов Губернатора области.

Печать Правительства области используется:

- для проставления на трудовых книжках, служебных контрактах, должностных регламентах, командировочных удостоверениях, служебных удостоверениях государственных гражданских служащих Ярославской области;

- для проставления на дипломах, вручаемых от имени Правительства области;

- для заверения копий постановлений Правительства области и приказов.

Перечень документов, на которых проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, приведен в приложении 29 к Инструкции. В случае необходимости решение о заверении гербовой печатью отдельного документа, не входящего в указанный перечень, принимают лица, замещающие государственные должности в Правительстве области.

1.3. Печати и штампы Правительства области изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления структурными подразделениями возложенных на них функций.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

Структурные подразделения при необходимости имеют круглые (негербовые) печати. В этом случае в печати приводится дополнительная надпись с наименованием подразделения.

1.4. Заказ на изготовление гербовых и других печатей (штампов) для структурных подразделений производится управлением делами по поручению заместителя руководителя администрации Губернатора области - управляющего делами Правительства области. К представляемому письму-заявке руководителя структурного подразделения прилагаются образец (эскиз) печати в двух экземплярах и выписка из положения, определяющая право структурного подразделения иметь печать со своим наименованием.

Для документов малого формата (удостоверений к наградам, служебных удостоверений государственных гражданских служащих Ярославской области) изготавливаются гербовые печати уменьшенного размера.

1.5. Перечень структурных подразделений, имеющих право использования печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба Ярославской области, а также порядок их использования устанавливаются Губернатором области.

Право иметь и использовать в работе печать Губернатора области, печать Правительства области и (или) простую печать должно быть зафиксировано в положении о структурном подразделении.

1.6. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, должностных лиц Правительства области, а также лица, ответственные за использование указанных штампов, определяются Губернатором области, должностными лицами Правительства области соответственно.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи указанных лиц при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи при оформлении подлинников всех документов запрещается.

1.7. Все изготовленные печати и штампы передаются в первый отдел, где они учитываются в специальном журнале и выдаются под подпись сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов.

Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению начальника организационно-контрольного управления.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений вправе возложить ответственность за пользование печатями и штампами и их хранение на одного из подчиненных им работников.

При смене руководителя структурного подразделения печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета печатей и штампов.

1.8. Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации структурного подразделения, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или структурного подразделения, а также механического износа клише.

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в управление делами для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а изделия из металла опиливаются двумя перекрестными линиями.

По факту уничтожения печатей и штампов составляется акт, который утверждается заместителем руководителя администрации Губернатора области - управляющим делами Правительства области. В акте должно быть указано:

- время и место уничтожения печатей и (или) штампов;

- состав комиссии;

- основание уничтожения печатей и (или) штампов;

- наименования и оттиски уничтоженных печатей и (или) штампов;

- способ уничтожения печатей и (или) штампов;

- заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее (его) восстановления и дальнейшего использования;

- подписи членов комиссии.

Данный акт является основанием для внесения первым отделом отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.

Одновременно с уничтожением старой печати (штампа) необходимо заказать новую.

В случае утери печати или штампа об этом незамедлительно ставятся в известность руководитель структурного подразделения и начальник первого отдела.

2. Изготовление, учет, использование и хранение гербовых бланков

2.1. Гербовые бланки изготавливаются типографским способом. Заявка на изготовление гербовых бланков ежегодно направляется организационно-контрольным управлением в управление делами, которое проводит соответствующую конкурсную процедуру в порядке и в сроки, установленные законодательством в сфере закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд.

Гербовые бланки следует изготавливать на бумаге высших сортов белого цвета или светлых тонов. Конкретные технические характеристики, а также требования к составу реквизитов и цветовому оформлению гербовых бланков в соответствии с подразделами 2, 3 раздела III Инструкции и приложениями 1 - 6 к Инструкции указываются организационно-контрольным управлением в описании объекта закупки, прилагаемом к заявке на изготовление гербовых бланков.

2.2. Гербовые бланки подлежат учету. Для обеспечения учета гербовых бланков на них типографским способом в нижнем поле оборотной стороны, в правом углу, проставляются порядковые номера.

Гербовые бланки после их изготовления типографским способом хранятся на складе управления делами, а после получения организационно-контрольным управлением со склада в соответствии с заявкой - в кабинете сотрудника отдела по документационному обеспечению. Кабинет, в котором хранятся бланки, опечатывается и ставится на охранную сигнализацию.

Учет, хранение, выдачу гербовых бланков осуществляют управление делами, организационно-контрольное управление, а в структурных подразделениях и приемных должностных лиц Правительства области - сотрудники соответствующих структурных подразделений и приемных должностных лиц Правительства области, уполномоченные получать гербовые бланки в организационно-контрольном управлении.

2.3. Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Право подписи документов на бланке письма Губернатора области (приложение 1 к Инструкции) имеет исключительно Губернатор области либо лицо, исполняющее обязанности Губернатора области в установленном порядке.

Право подписи документов на бланке письма Правительства области (приложение 2 к Инструкции) имеют должностные лица Правительства области либо лица, исполняющие их обязанности в установленном порядке, советники и помощники Губернатора области, помощники должностных лиц Правительства области, в установленном порядке - заместитель руководителя администрации Губернатора области - управляющий делами Правительства области, начальник государственно-правового управления Правительства области (при представлении интересов Правительства области в судах).

2.4. Гербовые бланки, надобность в которых отпала, подлежат возврату в отдел по документационному обеспечению.

Акт на списание бланков писем Губернатора области, Правительства области, распоряжений, указов, постановлений и приказов, полученных со склада управления делами, составляется организационно-контрольным управлением один раз в месяц.

Приложение 1
к Инструкции

ГЕРБ ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ Советская пл., д. 3, г. Ярославль, 150000 Телефон (4852) 72-82-53, 78-60-03 Факс (4852) 73-05-65 e-mail:gubern@yarregion.ru __________________ N ______________ На N _____________ от ______________

Приложение 2
к Инструкции

ГЕРБ ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ Советская пл., д. 3, г. Ярославль, 150000 Телефон (4852) 72-82-53, 78-60-03 Факс (4852) 73-05-65 e-mail: gubern@yarregion.ru ОКПО 00022266, ОГРН 1027600684308 ИНН/КПП 7604003720/760401001 _________________ N ______________ На N _____________ от ____________

Приложение 3
к Инструкции

ГЕРБ

ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ

от __________________ N ______

г. Ярославль

Приложение 4
к Инструкции

ГЕРБ

ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ

от __________________ N ______

г. Ярославль

Приложение 5
к Инструкции

ГЕРБ

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от __________________ N ______

г. Ярославль

Приложение 6
к Инструкции

ГЕРБ

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ

от __________________ N ______

г. Ярославль

Приложение 7
к Инструкции

ГЕРБ ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ ОРГАНИЗАЦИОННО- КОНТРОЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ Советская пл., д. 3, г. Ярославль, 150000 Телефон (4852) 78-60-34 Факс (4852) 73-05-65 e-mail: gubern@yarregion.ru __________________ N ______________ На N _____________ от _____________

Приложение 8
к Инструкции

ОБРАЗЕЦ
оформления листа согласования

СОГЛАСОВАНО

Вице-губернатор Ярославской области - руководитель администрации Губернатора Ярославской области "___" ________ 20__ г.	подпись	И.О. Фамилия
Первый заместитель руководителя администрации Губернатора Ярославской области "___" ________ 20__ г.	подпись	И.О. Фамилия
Должностное лицо Правительства Ярославской области, курирующее деятельность структурного подразделения Правительства Ярославской области, органа исполнительной власти Ярославской области, подготовившего документ "___" ________ 20__ г.	подпись	И.О. Фамилия
Должностное(ые) лицо(а) Правительства Ярославской области, курирующее(ие) работу структурных подразделений Правительства Ярославской области, органов исполнительной власти Ярославской области, осуществляющих исполнительные функции по соответствующим направлениям работы "___" ________ 20__ г.	подпись	И.О. Фамилия

Продолжение листа согласования

к проекту указа, распоряжения

Губернатора области,

постановления Правительства

области "Наименование проекта

правового акта"

Руководители структурных подразделений Правительства Ярославской области, органов исполнительной власти Ярославской области, осуществляющие исполнительные функции по направлениям деятельности, указанным в проекте документа "___" ________ 20__ г.	подпись	И.О. Фамилия
Руководитель структурного подразделения Правительства Ярославской области, органа исполнительной власти Ярославской области, подготовившего документ "___" ________ 20__ г.	подпись	И.О. Фамилия
Начальник государственно-правового управления Правительства Ярославской области "___" ________ 20__ г.	подпись	И.О. Фамилия

Исполнитель: Ф.И.О. (полностью), должность (с указанием структурного подразделения Правительства Ярославской области/ органа исполнительной власти Ярославской области), телефон, подпись

Направить: список адресатов (в именительном падеже)

ПРОВЕРЕНО

Начальник организационно-контрольного управления Правительства Ярославской области "___" ________ 20____ г.

подпись

И.О. Фамилия

Приложение(я) к проекту указа (распоряжения, постановления) на ___ л.

(подпись исполнителя)

Приложение 9
к Инструкции

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

1. Акты

2. Графики работ, отпусков, сменности

3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.)

4. Инструкции, должностные инструкции

5. Классификаторы информации, документов

6. Концепции

7. Методические рекомендации, методические указания и методики

8. Номенклатура дел организации

9. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии)

10. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу)

11. Отчеты

12. Перечни

13. Планы

14. Положения

15. Порядки

16. Правила

17. Программы

18. Регламенты (в том числе регламенты бизнес-процессов)

19. Сметы

20. Стандарты организации

21. Стратегии

22. Структура и штатная численность

23. Уставы

24. Унифицированные формы документов

25. Штатные расписания и изменения к ним

Приложение 10
к Инструкции

Примерное содержание выписки из правовых актов Ярославской области, принятых во исполнение поручений (указаний) Президента Российской Федерации

1. Вид и реквизиты (дата, номер, заголовок) правовых актов.

2. Для законов Ярославской области:

2.1. __________________________________________________________

(в порядке, установленном министерством финансов Ярославской области)

2.2. __________________________________________________________

(в порядке, установленном министерством финансов Ярославской области)

3. Для указов, распоряжений Губернатора Ярославской области, постановлений Правительства Ярославской области:

3.1. Паспорта, разделы об общей потребности в ресурсах, номера разделов, подразделов, задач, подзадач, пунктов, подпунктов региональных государственных и областных целевых программ.

3.2. Номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, абзацев приложений к указам, распоряжениям Губернатора Ярославской области, постановлениям Правительства Ярославской области.

Приложение 11
к Инструкции

Форма выписки из правовых актов Ярославской области, принятых во исполнение поручений (указаний) Президента Российской Федерации

ВЫПИСКА
из приложения к _________________________________________________
(вид, реквизиты и заголовок правового акта)
_________________________________________________________________
(заголовок приложения к правовому акту, принятому во исполнение поручений
_________________________________________________________________
(указаний) Президента Российской Федерации, из которого делается выписка)

Требуемые фрагменты приложения к правовому акту, из которого делается выписка, указанные в письменном запросе органа исполнительной власти Ярославской области, структурного подразделения Правительства Ярославской области, ответственного за подготовку проекта доклада на имя Президента Российской Федерации об исполнении поручений (указаний) Президента Российской Федерации.

Штамп заверения выписки

Приложение 12
к Инструкции

Формы протоколов (заседания Правительства Ярославской области, заседания комиссии, совещания)

Форма 1

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

председательствующего

_______________ И.О. Фамилия

(подпись)

"____" ____________ 20____ г.

ПРОТОКОЛ
заседания Правительства Ярославской области

"___" _________ 20__ г.

N ______

г. Ярославль

Председательствующий	Фамилия И.О. - наименование должности
Секретарь	Фамилия И.О. - наименование должности
Присутствовали:
Члены Правительства Ярославской области	Фамилии И.О. присутствовавших
Руководители структурных руководителей подразделений Правительства Ярославской области, органов исполнительной власти Ярославской области	список прилагается
Приглашенные	список прилагается

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Наименование вопроса

2.

3.

1. СЛУШАЛИ:

фамилия и инициалы докладчика, должность, наименование вопроса.

ВЫСТУПИЛИ:

указываются фамилии и инициалы выступивших на заседании.

ПОСТАНОВИЛИ:

указывается, какое решение принято по итогам обсуждения (в скобках указываются результаты голосования).

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

3. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Секретарь подпись И.О. Фамилия

Форма 2

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

председательствующего

_______________ И.О. Фамилия

(подпись)

"____" ____________ 20____ г.

ПРОТОКОЛ
заседания комиссии
____________________________________________________
(полное наименование комиссии)

"___" _________ 20__ г.

N ______

г. Ярославль

Председатель комиссии Фамилия И.О.

Секретарь комиссии Фамилия И.О.

Члены комиссии: перечисляются фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей

Присутствовали: перечисляются фамилии и инициалы присутствовавших членов комиссии (без указания должностей) и приглашенных в алфавитном порядке (с указанием должностей)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Наименование вопроса

2.

1. СЛУШАЛИ:

фамилия и инициалы докладчика, наименование вопроса (текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

фамилия и инициалы выступивших, краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

указывается, какое решение принято по итогам обсуждения (в скобках указываются результаты голосования).

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Секретарь комиссии подпись И.О. Фамилия

Форма 3

УТВЕРЖДАЮ

Вице-губернатор

Ярославской области

_______________ И.О. Фамилия

(подпись)

"____" _____________ 20____ г.

ПРОТОКОЛ
оперативного совещания у вице-губернатора Ярославской области
___________________________________
(Фамилия И.О.)

"___" _________ 20__ г.

N ______

г. Ярославль

Присутствовали: указываются фамилии и инициалы присутствующих

1. Вице-губернатор Ярославской области______________________________:

(Фамилия И.О.)

подвел итоги выполнения поручений, данных на предыдущем совещании;

провел обсуждение календарного плана работы на предстоящую неделю;

проинформировал о ___________________________________________.

2. В ХОДЕ СОВЕЩАНИЯ ДАНЫ ПОРУЧЕНИЯ:

3. ВЫСТУПИЛИ:

Протокол вел подпись И.О. Фамилия

Приложение 13
к Инструкции

ОБРАЗЕЦ
оформления акта

Правительство Ярославской области Наименование структурного подразделения		УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Правительства Ярославской области __________ ____________________ (подпись) (расшифровка подписи)
		"____" ____________ 20____ г.

АКТ
проверки обеспечения
сохранности документов подразделения

"___" _________ 20__ г.

N ______

г. Ярославль

Основание: приказ Правительства Ярославской области от "___" __________ 20___ г. N _____ "О проведении проверки"

Акт составлен комиссией:

Председатель комиссии: Фамилия И.О.

Члены комиссии: Фамилия И.О. (фамилии в алфавитном порядке)

"___" ____________ 20___ г. комиссия провела проверку сохранности документов в

_________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

и установила:

1. Документы хранятся _____________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

2. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует ____________________________________________

________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Акт составлен в 3 экземплярах:

1-й - в дело N ________;

2-й - в управление делами Правительства Ярославской области;

3-й - в структурное подразделение (где проводилась проверка).

Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии подпись И.О. Фамилия

подпись И.О. Фамилия

подпись И.О. Фамилия

Приложение 14
к Инструкции

Форма

ЗАЯВКА
на передачу служебной информации по каналам факсимильной связи

Страна, код страны ____________________________________________

Город, код города _____________________________________________

Телефон _____________________________________________________

Количество листов ____________________________________________

Подразделение ________________________________________________

Ф.И.О. _________________________________ Телефон _____________

Разрешительная подпись уполномоченного сотрудника _____________

ОТМЕТКА О ПЕРЕДАЧЕ

Дата отправки ________________________________________________

Время отправки _______________________________________________

Другие отметки _______________________________________________

Подпись передавшего факс _____________________________________

Приложение 15
к Инструкции

Формы журнала учета принятых факсограмм/ журнала учета отправленных факсограмм

Форма 1

ЖУРНАЛ
учета принятых факсограмм

N п/п	Дата	Время поступления	Корреспондент	Количество листов	Кому, наименование документа и его реквизиты	Ф.И.О. принявшего сотрудника
1	2	3	4	5	6	7

Форма 2

ЖУРНАЛ
учета отправленных факсограмм

N п/п	Дата	Время отправки	Адресат	Количество листов	Наименование документа и его реквизиты	Ф.И.О. отправившего сотрудника
1	2	3	4	5	6	7

Приложение 16
к Инструкции

Форма

АКТ
о получении ошибочно направленной/ неполной/ не соответствующей указанным на упаковке реквизитам корреспонденции

__________________________________________________________________

(наименование должности и Ф.И.О. лиц, составивших акт)

__________________________________________________________________

составили акт о том, что "___" _________ 20___ года при получении/ вскрытии упаковки

_________________________________________________

(наименование корреспондента)

выявлено, что ______________________________________________________

(указываются обнаруженные несоответствия)

___________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Подписи сотрудников, составивших акт		Расшифровка подписей

Приложение 17
к Инструкции

Перечень нерегистрируемых входящих документов

1. Аналитические обзоры, информационные карты, пресс-релизы и иные материалы, представляемые для сведения

2. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства

3. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные)

4. ГОСТ, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации

5. Графики, наряды, заявки, разнарядки

6. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата*

7. Документы без подписей (кроме электронной почты)

8. Конкурсная документация

9. Научно-техническая и проектная документация

10. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "Лично"

11. Печатные издания (книги, журналы, газеты, каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты)

12. Планы мероприятий, проводимых органами законодательной и исполнительной власти области, направленные для сведения

13. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты

14. Прейскуранты

15. Пригласительные билеты, приглашения

16. Программы конференций, совещаний

17. Рекламные материалы (рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, прайс-листы, программы и повестки дня конференций, совещаний и заседаний, другие справочно-информационные материалы, направленные для сведения)

18. Учебные планы, программы

19. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности

* Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ярославской области.

Приложение 18
к Инструкции

Форма

ЗАКАЗ
на копирование документов

Подразделение _______________________________________________

Исполнитель _________________________________________________

Телефон _____________________________________________________

Наименование документа ______________________________________

_____________________________________________________________

Количество страниц ____________________, копий _________________

Копирование листами/ брошюрой, формат А3, А4, А5, другой ________

одностороннее/ двустороннее (нужное выделить)

Другие отметки ________________________________________________

Дата _________________________________________________________

Разрешительная подпись уполномоченного сотрудника _____________

Приложение 19
к Инструкции

Форма номенклатуры дел структурного подразделения Правительства Ярославской области

Правительство Ярославской области

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на ________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и номер статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения Правительства

Ярославской области _______________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

Приложение 20
к Инструкции

Форма номенклатуры дел Правительства Ярославской области

Правительство Ярославской области

УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель руководителя администрации Губернатора Ярославской области _________ ____________________ (подпись) (расшифровка подписи) "____" ___________ 20__ г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на ________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Начальник организационно-

контрольного управления

Правительства Ярославской

области _______________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Наименование должности

сотрудника, ответственного

за архив Правительства

Ярославской области _______________ ____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии Правительства Ярославской области от ______________ N _____

УТВЕРЖДЕНО Протокол экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Ярославской области от ______________ N _____

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в Правительстве Ярославской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Начальник организационно-

контрольного управления

Правительства Ярославской

области _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

Итоговые сведения переданы в архив Правительства Ярославской области.

Наименование должности

лица, передавшего сведения _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

Приложение 21
к Инструкции

Форма

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______

В деле подшито и пронумеровано _________________________ листов,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N ______________________, в том числе:

	литерные номера листов
	пропущенные номера листов
	+ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

сотрудника, составившего

заверительную надпись _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

Приложение 22
к Инструкции

Форма

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _______

N п/п	Регистрационный номер документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ____________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ____________________________

(цифрами и прописью)

_____________________________________________________________

Наименование должности

сотрудника, составившего

внутреннюю опись

документов дела _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

Приложение 23
к Инструкции

Форма обложки дела постоянного/ временных (свыше 10 лет) сроков хранения

Фонд N _____________

Опись N ____________

Дело N _____________

__________________________________________________________________

(наименование государственного (муниципального) архива)

__________________________________________________________________

(наименование организации)

__________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

ДЕЛО N ________ ТОМ N ______________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(заголовок дела)

__________________________________________________________________

(крайние даты)

На ________________ листах

Хранить _________________

Фонд N ____________

Опись N ___________

Дело N ____________

Приложение 24
к Инструкции

Форма акта о выделении к уничтожению документов (архивных документов), не подлежащих хранению

Правительство Ярославской области

УТВЕРЖДАЮ Начальник организационно-контрольного управления Правительства Ярославской области ________ ___________________ (подпись) (расшифровка подписи) "____" ____________ 20__ г.

АКТ
о выделении к уничтожению документов (архивных документов), не подлежащих хранению

"___" __________ 20 ___ г.

N ________

На основании _________________________________________________

(наименование и выходные данные перечня документов

_____________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________

(название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Годы	Номер описи	Индекс дела по номенклатуре или номер единицы хранения по описи	Количество единиц хранения (дел)	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ______________________ единиц хранения за ___________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Ярославской области (протокол от _______________ N _____).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной

комиссии Правительства

Ярославской области

от ______________ N _____

Документы в количестве ________________________ единиц хранения:

- на бумажном носителе весом ____________ кг сданы на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение__________________

______________________________________________________________

(способ уничтожения)

Наименование должности

сотрудника, сдавшего

документы _________________ ____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

сотрудника, внесшего

изменения в учетные данные _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

Приложение 25
к Инструкции

Форма

ОПИСЬ
дел по личному составу

Правительство Ярославской области

УТВЕРЖДАЮ Начальник организационно-контрольного управления Правительства Ярославской области _________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) "____" ___________ 20__ г.

Фонд N _________

Опись N ________

дел по личному составу

за ____________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _____________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N ____________________________ по N __________________, в том числе:

литерные номера_______________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________

Наименование должности

составителя описи _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

Наименование должности

сотрудника, ответственного

за архив Правительства

Ярославской области _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии Правительства Ярославской области от ______________ N _____

Утверждено Протокол экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Ярославской области от ______________ N _____

Приложение 26
к Инструкции

Форма

ОПИСЬ
дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения структурного подразделения Правительства Ярославской области

Правительство

Ярославской области

Наименование структурного

подразделения

ОПИСЬ N _______

дел постоянного хранения

(дел, документов временных

(свыше 10 лет) сроков хранения)

за _________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Наименование раздела

В данную опись внесено ____________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N ________ по N ________, в том числе:

литерные номера: _____________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения Правительства

Ярославской области _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

Наименование должности

работника структурного

подразделения Правительства

Ярославской области _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

Принял _______________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

Наименование должности

сотрудника, ответственного

за архив Правительства

Ярославской области _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной

комиссии Правительства

Ярославской области

от ______________ N _____

Приложение 27
к Инструкции

Форма

ОПИСЬ
дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения Правительства Ярославской области

Правительство Ярославской области

УТВЕРЖДАЮ Начальник организационно-контрольного управления Правительства Ярославской области ________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) "____" ____________ 20__ г.

Фонд N _________

Опись N ________

дел постоянного хранения

(дел, документов временных

(свыше 10 лет) сроков хранения)

за _________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Наименование раздела

В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с N _______________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера: _____________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________

Наименование должности

составителя описи _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Наименование должности

сотрудника, ответственного

за архив Правительства

Ярославской области _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ____________ 20__ г.

СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии Правительства Ярославской области от ______________ N _____

УТВЕРЖДЕНО Протокол экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Ярославской области от ______________ N _____

Приложение 28
к Инструкции

Форма

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ

Архив Правительства

Ярославской области

Карта-заместитель единицы хранения ВЫДАНО во временное пользование:
фонд N	опись N	единица хранения N	кому	дата выдачи	подпись выдавшего	дата возврата	подпись получившего
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение 29
к Инструкции

Перечень документов, на которых проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

1. Архивные справки

2. Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.)

3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, представление интересов Правительства области в судебных органах, органах Федеральной антимонопольной службы, федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органах, органах местного самоуправления муниципальных образований и т.д.)

4. Договоры и соглашения, заключаемые Губернатором области, Правительством области по передаче и осуществлению государственно-властных полномочий

5. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.)

6. Документы, выдаваемые в соответствии с законодательством о лицензировании

7. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в различные организации

8. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции

9. Охранные обязательства, заключаемые в соответствии с законодательством об охране памятников истории и культуры

10. Представления и ходатайства о награждении государственными наградами, премиями и о присвоении государственных званий Российской Федерации

11. Сметы расходов

12. Справки (о доходах физических лиц, выплате страховых сумм, балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, запросам организаций, документам, предоставляемым в суд)

13. Справки о допуске (по первой форме, по второй форме, по третьей форме)

14. Удостоверения, выдаваемые в соответствии с федеральным законодательством