Факсимильная подпись - ошибка или нет? (В. Калгин, "Практическая бухгалтерия", N 1, январь 2004 г.)

Факсимильная подпись - ошибка или нет?

Гражданское законодательство позволяет использовать факсимильный оттиск вместо "живой" подписи на документах. Правда, это касается только сделок между фирмами в случае, если использование факсимиле специально упомянуто в договоре (п.2 ст.160 ГК РФ).

А можно ли таким образом "подписывать" декларации? Надо заметить, что Налоговый кодекс нигде не упоминает, как именно должна быть заверена отчетность по налогам. Но, к примеру, предусмотрена сдача деклараций в электронной форме с использованием подписи в виде шифра. Получается, что собственноручная подпись на отчетности не всегда обязательна.

Однако официального ответа по этой проблеме от МНС нет. Можно ли поступать по принципу "все, что не запрещено, - разрешено", бухгалтер вынужден решить самостоятельно. Заметим, что на практике налоговые инспекторы пока довольно лояльно относятся к отчетности, проштампованной факсимиле. В большинстве случаев ее без проблем принимают в инспекциях. Кроме того, нашей редакции не удалось обнаружить ни одного судебного разбирательства, в котором чиновники МНС попытались бы оштрафовать фирму из-за того, что на декларации стояла факсимильная подпись вместо обычной.

Факсимиле от поставщика

Более распространены случаи, когда налоговые инспекторы пытаются отказать фирме в вычетах по налогу на добавленную стоимость из-за факсимильных подписей на входящих счетах-фактурах. Один такой конфликт рассмотрел Федеральный арбитражный суд Московского округа.

Пример

ООО "Торисан" в октябре 2001 года подало в налоговую "экспортную" декларацию для подтверждения нулевой ставки НДС. Инспекторы проверили счета-фактуры фирмы, по которым она хотела вернуть НДС из бюджета. Выяснив, что на документах стоит факсимильная подпись, они посчитали, что это противоречит требованиям статьи 169 Налогового кодекса, и отказали в вычетах. Отказ инспекции фирма оспорила в судебном порядке.

Представителям фирмы удалось доказать судьям, что запрета на использование факсимильной подписи в счете-фактуре в Налоговом кодексе нет. Поскольку другие формальные возражения инспекторов тоже оказались несостоятельны, суд отменил решение налоговой инспекции (постановление ФАС Московского округа от 29 мая 2003 г. N КА-А40/3264-03).

Заметим, что рассмотренное выше судебное дело относится к традиционно конфликтной ситуации - возмещения экспортером НДС из бюджета. В таких случаях инспекторы стремятся найти любой формальный повод, чтобы отказать фирме в налоговых вычетах. В других случаях нередко при проверке инспекторы смотрят на факсимиле в счетах-фактурах "сквозь пальцы".

Да и сами чиновники зачастую "грешат" использованием факсимиле. Любопытно, что в этом случае суды встают на сторону фирм, но уже запрещая использование факсимильной подписи. Так, решение о взыскании с фирмы штрафа недействительно, если на нем вместо личной подписи руководителя инспекции стоит факсимиле (постановление ФАС Уральского округа от 27 декабря 2002 г. по делу N Ф09-2699/02АК).

Трудно сказать, сколько будет продолжаться эта судебная "игра в одни ворота", однако сейчас подобные арбитражные дела - неплохой аргумент в споре с налоговыми инспекторами по "факсимильной" проблеме.

Даже при всем желании...

Не секрет, что бухгалтер не всегда в состоянии добиться от поставщиков "живых" подписей на счетах-фактурах. Энергетические компании, операторы сотовой связи и другие "монстры" зачастую выдают своим клиентам счета-фактуры с факсимильной подписью. Обычно такие компании не меняют сложившийся документооборот ради одного клиента.

Зато вы можете направить в адрес такого поставщика письмо с требованием подписывать такие документы лично. Даже если это письмо не приведет к достижению своей цели, оно может стать неплохим аргументом в "психологической войне" с инспектором. Вы продемонстрируете, что положение дел с факсимильной подписью вас не устраивает, и вы пытаетесь с этим бороться. Подводя итог, дадим несколько советов:

1) если вы используете факсимиле, то в случае конфликта инспекторы могут попытаться использовать это в своих целях. Если вы хотите подстраховаться - поставьте на отчетности "живую" подпись руководителя или внутренним приказом наделите правом подписи отчетности фирмы зам. директора;

2) если ваш поставщик использует в своих счетах-фактурах факсимиле - не волнуйтесь. Возможно, у инспектора не будет претензий по этому поводу. В противном случае познакомьте инспектора с арбитражной практикой по этому вопросу, или постарайтесь исправить счета-фактуры во время проверки;

3) старайтесь, чтобы использование факсимильной подписи было упомянуто в договоре. Хотя соглашение сторон и не может регламентировать способ подписания счетов-фактур, не отказывайтесь от лишнего аргумента в диалоге с проверяющими.

В. Калгин,

эксперт ПБ

"Практическая бухгалтерия", N 1, январь 2004 г.