Новые правила заполнения трудовых книжек (И. Михайлов, "Новая бухгалтерия", выпуск 1, январь 2004 г.)

Новые правила заполнения трудовых книжек

Минтруд России утвердил новую Инструкцию по заполнению трудовых книжек и одновременно отменил действовавшую почти 30 лет старую инструкцию Госкомтруда СССР.

Министерством юстиции РФ 11 ноября 2003 г. за N 5219 было зарегистрировано постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.03 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление Минтруда России).

В новой Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция) прежние правила уточнены и дополнены в связи с изменением трудового законодательства Российской Федерации.

Кроме Инструкции Постановлением Минтруда России утверждены форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Постановлением Минтруда России признано не действующим на территории Российской Федерации постановление Госкомтруда СССР от 20.06.74 N 162 "О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях", регулировавшее ранее данные правоотношения.

Проанализируем основные положения Инструкции.

Общие положения

Здесь все просто. Записи дат в трудовой книжке производятся арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (без расшифровки дат словами "год", "месяц", "число"). Например, "22 04 2004".

Записи производятся без сокращений. Например, "приказ", "распоряжение", а не "прик. " или "расп. ".

В разделах трудовой книжки "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу или увольнении с работы в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". Далее - текст новой записи.

В тексте новой записи необходимо указать дату возникновения, изменения или прекращения трудовых отношений, так как с ней связано осуществление работником своих трудовых прав и обязанностей.

N за- писи	Дата			Сведения о приеме на работу, реводе на другую постоянную ра- боту, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании кото- рого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответ- ственностью "Наше дело"
1	13	01	2004	Принят в бухгалтерию на долж- ность бухгалтера	Приказ N 898 от 13.01.2004
2	15	01	2004	Запись за N 1 недействительна, принят 13.01.2004 в бухгалтерию на должность главного бухгалте- ра	Приказ N 898 от 13.01.2004

Примечание. Далее в примерах названия граф раздела "Сведения о работе" трудовой книжки не приводятся.

Сведения о работнике

Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе), заполняются в порядке, предусмотренном пунктами 2.1-2.4 Инструкции, на основании соответствующих документов. Например, фамилия, имя и отчество указываются на основании документов, удостоверяющих личность (паспорт, военный билет); запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома); профессия и специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

После заполнения всех необходимых сведений о работнике и указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Внесение изменений в сведения о работнике осуществляется следующим образом. При изменении в трудовой книжке записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения прежние записи зачеркиваются и на основании соответствующих документов записываются новые данные. Ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменение (дополнение) записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Сведения о работе

В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки на основании учредительных документов в виде заголовка необходимо указать полное и сокращенное (если оно имеется) наименование организации.

Под заголовком

в графе 1 ставим порядковый номер записи (например, "12");

в графе 2 - дату приема на работу ("21 06 2004");

в графе 3 - запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (например: "Принят на должность юрисконсульта в юридический отдел");

в графе 4 - дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (например: "Приказ N 125-к от 23.03.2004").

Согласно ст.57 Трудового кодекса РФ наименование определенных должностей, специальностей или профессий в трудовом договоре и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, которые утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ. Эти требования ст.57 ТК РФ должны обязательно выполняться в случаях, если федеральными законами с выполнением работ по данным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление определенных льгот либо наличие ограничений.

Если для определенной должности, специальности или профессии федеральными законами не предусмотрено предоставление льгот или наличие ограничений, работодатель вправе самостоятельно определять наименование данной должности в штатном расписании организации и устанавливать для нее квалификационные характеристики. В этом случае в трудовую книжку работника вносится запись о должности, специальности или профессии работника в соответствии с трудовым договором или локальным нормативным актом (штатное расписание, приказ или распоряжение работодателя).

Трудовые отношения между работником и работодателем могут изменяться. В данный раздел трудовой книжки вносятся записи о следующих изменениях в трудовых отношениях.

1. Присвоение работнику нового разряда (класса, категории).

Запись должна быть оформлена следующим образом.

1	2			3	4
8	01	02	2004	Присвоена 2 категория по профессии "инженер-конструктор"	Приказ N 23 от 25.01.2004

2. Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации.

Инструкция предусматривает следующую форму записи в трудовой книжке работника:

1	2			3	4
44	21	01	2004	Установлена вторая профессия "электрогазосварщик" с присвое- нием 2 разряда	Распоряжение N 2 от 10.01.2004

3. Работа по совместительству.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Согласно п.3.1 Инструкции о работе по совместительству в трудовой книжке производится следующая запись:

в графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи;

в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя;

в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации;

в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Следует отметить, что при заключении трудового договора на условиях внешнего совместительства и его прекращении в трудовой книжке работника необходимо указать и наименование организации-работодателя.

1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответствен- ностью "Клондайк"
1	04	01	2004	Принят на должность горного инженера в Технологический отдел	Приказ N 7/23 от 03.01.2004
2	09	01	2004	Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответствен- ностью "1+1" на должность инженера 1 категории	Приказ N 568/125-МП от 08.01.2004
3	06	03	2004	Уволен по собственному желанию из Об- щества с ограниченной ответственностью "1+1", пункт 3 статьи 77 Трудового ко- декса Российской Федерации	Приказ N 254/12-ОЕ от 05.03.2004
4	27	07	2004	Уволен в связи с сокращением численнос- ти работников, пункт 2 статьи 81 Трудо- вого кодекса Российской Федерации	Приказ N 5/12 от 23.04.2004

4. Изменение наименования организации-работодателя.

Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается соответствующая запись, а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Внесение каких-либо записей в графы 1 и 2 раздела "Сведения о работе" в связи с изменением наименования организации-работодателя Инструкцией не предусмотрено.

1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответствен- ностью "Наше дело"
1	13	01	2004	Принят в бухгалтерию на должность бух- галтера	Приказ N 898 от 13.01.2004
				Общество с ограниченной ответствен- ностью "Наше дело" с 14.02.2004 переи- меновано в Общество с ограниченной от- ветственностью "Наша марка"	Приказ N 1/1 от 13.02.2004

Сведения о награждении

Порядок внесения сведений о награждении следующий.

В графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

N за- писи	Дата			Сведения о награждении (поощ- рении)	Наименование, да- та и номер доку- мента, на основа- нии которого вне- сена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Открытое акционерное общество "СервисПлюс"
1	02	02	2004	Советом директоров награжден почетной грамотой "Лучший ра- ботник 2003 года"	Решение N 12 от 17.01.2004

Сведения об увольнении (прекращении трудового договора)

В соответствии с п.5.1 Инструкции запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке:

в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи;

в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) со ссылкой на пункт и статью закона (Трудового кодекса РФ);

в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, его дата и номер.

Датой увольнения работника считается последний день его работы (ст.77 ТК РФ). Например, последним днем работы работника является 10 января 2004 г. В этом случае в графе 2 раздела "Сведения о работе" необходимо указать дату "10 01 2004".

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Например, при увольнении работника по собственному желанию в качестве основания увольнения в трудовую книжку вносится п.3 ст.77 ТК РФ, а не ст.80 ТК РФ.

1	2			3	4
25	03	07	2004	Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российс- кой Федерации	Приказ N 1 от 24.06.2004

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст.81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.

1	2			3	4
25	03	07	2004	Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ N 1 от 24.06.2004

1	2			3	4
25	03	07	2004	Уволен в связи со сменой собственника имущества организации, статья 75 Тру- дового кодекса Российской Федерации	Приказ N 2 от 25.06.2004

1	2			3	4
25	03	07	2004	Уволен в связи с прекращением граж- данства Российской Федерации, подпункт 2 пункта 1 статьи 25 Федерального за- кона "Об основах государственной служ- бы Российской Федерации"	Приказ N 3 от 26.06.2004

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст.83 ТК РФ.

1	2			3	4
25	03	07	2004	Уволен в связи с призывом на военную службу, пункт 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ N 1 от 24.06.2004

Следует помнить, что при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (пункт 5.6 Инструкции).

1	2			3	4
25	03	07	2004	Уволен по собственному желанию в свя- зи с переводом жены на работу в дру- гую местность, пункт 3 статьи 77 Тру- дового кодекса Российской Федерации	Приказ N 123 от 21.06.2004

Сведения об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность).

В отдельном разделе Инструкции рассматривается порядок внесения записей в трудовую книжку при увольнении работника на основании п.5 ст.77 ТК РФ.

При увольнении работника в связи с его переводом на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки необходимо указать, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись о приеме на работу, предусмотренная п.3.1 Инструкции, с указанием, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

При увольнении работника в связи с его переходом на выборную работу (должность) к другому работодателю в трудовой книжке делается следующая запись:

1	2			3	4
25	03	07	2004	Уволен в связи с переходом на выборную должность в Общественную организацию "Профсоюз работников игорных заведений"	Приказ N 1 от 24.06.2004

Инструкцией не предусмотрены специальные правила внесения записи об увольнении в связи с нарушением установленных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами правил заключения трудового договора на основании п.11 ст.77 ТК РФ.

При увольнении работника на основании п.11 ст.77 ТК РФ в трудовой книжке необходимо указать только данный пункт ст.77 без ссылки на ст.84 Трудового кодекса РФ. Представляется, что в этом случае необязательно уточнять, какое правило заключения трудового договора нарушено.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается в случаях, указанных в разделе III Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 N 225 "О трудовых книжках"). Дубликат трудовой книжки заполняется в порядке, описанном выше, с учетом некоторых особенностей.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего делается запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.

В том случае, когда документы не содержат полностью сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Учет трудовых книжек

Постановлением Минтруда России одновременно с Инструкцией утверждены формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Первая книга, которую должна вести организация, предназначена для учета операций по получению и расходованию бланков трудовой книжки. В книгу вносится информация о дате получения или отпуска бланков трудовых книжек, лице, от которого получены или которому отпущены бланки, количестве полученных или отпущенных бланков трудовых книжек и вкладышей (их серии, номера), сумме стоимости бланков трудовых книжек (в рублях).

Вторая книга отражает информацию о движении трудовых книжек и вкладышей в них. В данную книгу вносятся следующие сведения: дата приема на работу, фамилия, имя и отчество работника, реквизиты трудовой книжки (вкладыша), должность, место работы и документ, на основании которого производилась запись о приеме на работу, дата выдачи трудовой книжки.

И. Михайлов,

АКДИ "Экономика и жизнь"

"Новая бухгалтерия", выпуск 1, январь 2004 г.