Статья 53

Статья 53

1. Служебные документы Совета депутатов (далее - служебные документы) составляются и оформляются в соответствии с настоящей статьей.

2. Служебные документы Совета депутатов оформляются на бланках утвержденного образца (далее - бланки). В Совете депутатов используются следующие бланки:

- бланк депутата;

- бланк Совета депутатов.

На бланках размещается герб муниципального округа.

3. Советник по юридическим вопросам совместно с организационным отделом разрабатывает макеты бланков и представляет их на утверждение главе муниципального округа Басманный либо лицу, его замещающему.

4. Служебные документы оформляются в формате Microsoft Word (версии не ниже 14.0 или последующие) с использованием шрифтов Times New Roman размером 12-14 кеглей, одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через 1,25 см от границы левого поля документа. Поля оформляются следующим образом: верхнее поле - 2,0 см; нижнее поле - 2,0 см; левое поле - 3,0 см; правое поле - 1,5 см.

5. Реквизиты служебных документов.

5.1. При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие их юридическую силу, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.

Обязательными реквизитами служебных документов являются: дата и регистрационный номер, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

Реквизиты служебных документов отделяются друг от друга 1-2 межстрочными интервалами.

5.2. Наименование вида служебного документа указывается на всех документах кроме писем.

5.3. Датой служебного документа в зависимости от его вида и назначения является:

- дата подписания;

- дата регистрации;

- дата составления.

Дата служебного документа печатается на 10 строке первого листа на расстоянии 3,0 см от левого края листа (без отступа).

Дату служебного документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год буквенно-цифровым оформлением (пример - 10 октября 2023 года).

5.4. Регистрационный номер документа - это порядковый номер документа, проставляемый в течение года в порядке возрастания номеров.

Нумерация производится раздельно по видам документов.

5.5. Реквизит "адресат" указывается на отправляемых письмах. Письма адресуются в организации, конкретному должностному или физическому лицу.

При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, например:

Главе управы Басманного района

И.О. Фамилия

При адресовании письма физическому лицу инициалы указывают после фамилии.

Переносить инициалы на следующую строку (отдельно от фамилии) или оставлять на предыдущей строке не рекомендуется.

При направлении письма нескольким однородным организациям их следует указывать обобщенно.

При адресовании письма должностному лицу исполнительной власти города наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в документе о назначении на должность, например: руководителю Департамента территориальных органов исполнительной власти города Москвы.

В состав реквизита "адресат" должен входить почтовый адрес (при направлении письма почтовым отправлением) либо электронный адрес (при направлении письма посредством электронной почты). При этом следует соблюдать следующий порядок написания:

- наименование должности, наименование организации, имя, отчество, фамилия (при адресовании физическому лицу - фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома/строения/корпуса/квартиры (при направлении посредством электронной почты - адрес электронной почты);

- название населенного пункта/области/края/республики;

- почтовый индекс.

Реквизит "адресат" печатается на расстоянии 9-11 см от левого края листа и на 10 строке от верхнего края листа при одинарном межстрочном интервале. В конце строк адреса знаки препинания не ставятся.

К наименованию должности, организации и фамилии, имени, отчеству применяется полужирное начертание.

5.6. Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об".

Заголовок печатается на 12-13 строке первого листа проекта, на расстоянии 3,0 см от левого края листа (без отступа) с одинарным межстрочным интервалом, его правая граница находится на расстоянии 10-11 см от левого края листа. Длина заголовка в одной строке составляет не более 30 печатных знаков. Заголовок выравнивается так, чтобы состоять из строк одинаковой ширины за исключением последней строки, при этом допускается использование переносов. Заголовок имеет полужирное начертание. В конце заголовка точка не ставится.

5.7. Текст письма строится в зависимости от вида (разновидности) документа.

Текст письма должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина, даются ссылки на основополагающие документы, и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй - выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст письма допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст письма должен излагаться четко, последовательно, кратко и не допускать двусмысленного толкования.

При направлении письма в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:

Уважаемый Иван Петрович!

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания с использованием шрифта Times New Roman размером 12 кеглей.

5.8. Отметка о наличии приложения, упомянутого в тексте, оформляется по следующей форме:

Приложение: на ___ л. в ___ экз.

Если есть приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов/страниц в каждом приложении и числа их экземпляров.

Приложения:

1. Копия распоряжения аппарата Совета депутатов от ___ ________ 20__ N___ "..." на 2 л. в 1 экз.

Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля письма, через 1 строчку после текста письма при одинарном межстрочном интервале.

5.9. Подпись является обязательным реквизитом служебного документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

При использовании бланка на первом (титульном) листе полное наименование должности указывать не требуется, при оформлении документа на двух и более страницах указывается полное наименование должности.

При подписании служебного документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В служебных документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (председатель комиссии, секретарь комиссии).

Наименование должности печатается на расстоянии 3,0 см от границы левого поля документа (без отступа), расшифровка подписи - на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией с применением полужирного начертания.

5.10. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя служебного документа и номер его служебного телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа служебного документа (кроме заявлений в суды) в левом нижнем углу с использованием шрифта Times New Roman размером 12 кеглей.