Приложение N 2. Порядок ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов в Министерстве по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Республики Татарстан

Приложение N 2
к приказу МЧС
Республики Татарстан
от 19 декабря 2023 г. N 345

Порядок
ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов в Министерстве по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Республики Татарстан

1. Общие положения

Настоящий порядок ведения межведомственных и внутриведомственных процессов в Министерстве по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Республики Татарстан (далее - Порядок) включает информацию об организации работы по формированию и ведению Реестра межведомственных и внутриведомственных процессов в Министерстве по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Республики Татарстан (далее - Реестр), периодичности актуализации Реестра, порядке сбора информации для внесения изменений в Реестр, корректному заполнению Реестра в рамках внедрения стандартов клиентоцентричности.

Реестр ведется по форме согласно Приложению N 1 с целью:

- формирования полной и актуальной базы знаний, содержащей информацию о деятельности МЧС Республики Татарстан;

- выявления межведомственных и внутриведомственных процессов;

- создания основы для внедрения принципов и стандартов клиентоцентричности.

2. Термины и определения

Процесс - это совокупность взаимосвязанных и (или) взаимодействующих видов деятельности, использующих входы для получения результата.

Процессный подход к управлению - построение системы процессов, управление этими процессами для получения наилучших результатов, повышения эффективности и обеспечения удовлетворенности клиентов.

Реестр процессов - совокупность всех взаимосвязанных и (или) взаимодействующих процессов, идентифицированных в МЧС Республики Татарстан, представленная в виде справочника.

Внутриведомственный процесс - процесс, в котором участвует несколько структурных подразделений МЧС Республики Татарстан.

Межведомственный процесс - процесс, в выполнении которого принимают участие сотрудники нескольких исполнительных органов государственной власти.

Владелец процесса - должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении выделенные ресурсы, управляет ходом процесса и несет ответственность за результаты и эффективность процесса.

Вход процесса - преобразуемый ресурс или ресурс по управлению, необходимый для выполнения процесса, поставляемый другими процессами.

Выход процесса - преобразованный при выполнении процесса ресурс.

3. Организация работы по формированию Реестра

Для формирования Реестра, а также для формирования отчетности в рамках федерального проекта "Государство для людей", за основу берется Типовой перечень процессов, составленный АНО "Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации" и материалы, расположенные в информационной системе "Битрикс" и Методические рекомендации по формированию реестра процессов. В последствие, для проведения реинжиниринга процессов Реестра ответственным лицам МЧС Республики Татарстан необходимо руководствоваться Методическими рекомендациями по приоритизации процессов для реинжиниринга и формированию плана реинжиниринга процессов.

Все графы Реестра формата Microsoft Excel являются обязательными для заполнения.

Для формирования Реестра необходимо выполнить следующую последовательность действий:

3.1. назначить отдел перспективного развития МЧС Республики Татарстан ответственным структурным подразделением МЧС Республики Татарстан (далее - ответственное подразделение) за формирование Реестра;

3.2. обеспечить заполнение формы Реестра руководителями структурных подразделений МЧС Республики Татарстан, осуществляющими процессный подход к управлению, в соответствии с требованиями настоящего Порядка и с учетом того, что реинжинирингу подлежит не менее 10% из каждой группы процессов от каждого направления деятельности;

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.2. ответственному подразделению обобщить информацию о процессах, направленную структурными подразделениями МЧС Республики Татарстан, с последующим направлением утвержденного Реестра в Министерство экономики Республики Татарстан.

4. Организация работы по ведению Реестра

4.1. Ознакомить ответственных по внедрению принципов и стандартов клиентоцентричности в МЧС Республики Татарстан с настоящим Порядком.

4.2. Ответственным лицам за проведение того или иного процесса в Реестре (далее - владельцы процессов) поддерживать Реестр в актуальном состоянии.

4.3. Начальнику информационного отдела МЧС Республики Татарстан Демчаку Е.Б. разместить на сайте МЧС Республики Татарстан Реестр с возможностью его дальнейшей актуализации владельцами процессов.

5. Периодичность актуализации Реестра

5.1. Владельцы процессов могут инициировать внесение изменений в Реестр. Для изменения Реестра соответствующий запрос направляется ответственному подразделению. Владельцы процессов перед направлением запроса на изменение Реестра должны согласовать его с руководителем соответствующего структурного подразделения МЧС Республики Татарстан.

5.2. Структурные подразделения МЧС Республики Татарстан проводят актуализацию Реестра каждые шесть месяцев (при наличии изменений в перечне процессов) по следующему алгоритму:

- внесение информации в Реестр в соответствии с требованиями к заполнению;

- размещение для общего доступа обновленного Реестра и письменное информирование ответственного подразделения о внесенных изменениях и завершении актуализации;

- архивация предыдущей версии Реестра, ведение истории изменений.

При возникновении изменений в перечне процессов информация может быть внепланово направлена ответственному подразделению.

5.3. Владельцы процессов несут ответственность за исследование, реинжиниринг процессов, а также за достоверность, актуальность и полноту представляемой информации в Реестре.

6. Общие требования к заполнению Реестра

При заполнении Реестра структура (список граф и их последовательность) не редактируется.

При необходимости указывается несколько значений в одной графе, а в качестве разделителя используется знак ";", после которого без пробела вносится следующее значение (подобный формат необходим для удобства дальнейшей машинной обработки).

При необходимости использования сокращений необходимо приложить перечень используемых сокращений на отдельном листе Microsoft Excel.

7. Структура Реестра

При составлении формулировки направлений деятельности и наименований процессов необходимо учитывать, отсутствие "главных" и "второстепенных" процессов. Все процессы связаны в единую систему. Формулировки должны быть короткими и понятными, ёмкими по содержанию, чтобы описать суть самого процесса.

Формулировки в столбцах Реестра обязательно должны содержать:

- глагол либо отглагольное существительное (например, "обработка", "заполнение", "создание", "контроль", "управление"), обозначающее действие, выполняемое над объектом;

- существительное, определяющее объект процесса.

При формировании процессов важно помнить, что на выходе процесса формируется конкретный продукт, результат, специфический для данного направления деятельности.

7.1. Графа 1 "Идентификатор процесса"

В данной графе указывается уникальный идентификатор процесса. Цифровое обозначение осуществляется по порядку их внесения в Реестр.

7.2. Графа 2 "Название услуги, функции, сервиса"

В данной графе указывается название соответствующей услуги, функции или сервиса, проводимых структурными подразделениями МЧС Республики Татарстан.

7.3. Графа 3 "Регулирующий акт"

В данной графе указывается номер пункта положения/устава или иного нормативного документа, в котором содержится информация о том, какую задачу или полномочие МЧС Республики Татарстан исполняет или поддерживает данный процесс.

В случае, если процесс не исполняет и не поддерживает никакого полномочия, представленного в положении/уставе, графа остается незаполненной (актуально для вспомогательных процессов).

7.4. Графа 4 "Название процесса"

В данной графе указываются названия процессов из Типового перечня процессов. Оно должно быть кратким и понятным.

7.5. Графа 5 "Ответственный за процесс"

В данную графу вводится наименование должности сотрудника, который является владельцем процесса.

В случае, если осуществляется внутриведомственный процесс, в графе прописываются должности нескольких ответственных лиц через ";".

7.6. Графа 6 "Статус процесса"

В графе "Статус процесса" необходимо указать статус реинжиниринга (оптимизация) в отношении каждого процесса.

Предлагается использовать следующие статусы:

- в очереди на исследование;

- идет исследование;

- в очереди на реинжиниринг;

- проходит реинжиниринг;

- прошел реинжиниринг;

- отправлен на сертификацию;

- сертифицирован.