Приложение. Порядок работы с обращениями граждан в департаменте строительства Краснодарского края

Приложение

УТВЕРЖДЕН
приказом департамента
строительства Краснодарского края
от 02.05.2024 N 81

Порядок
работы с обращениями граждан в департаменте строительства Краснодарского края

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок работы с обращениями граждан в департаменте строительства Краснодарского края (далее - Порядок) направлен на урегулирование взаимодействия структурных подразделений департамента строительства Краснодарского края (далее - департамент) при рассмотрении обращений граждан с целью повышения результативности и качества их рассмотрения.

1.2. Порядок распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляющими публично значимые функции государственными и муниципальными учреждениями, иными организациями и их должностными лицами.

1.3. Рассмотрение обращений граждан в департаменте осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ);

Законом Краснодарского края от 28 июня 2007 года N 1270-КЗ "О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Краснодарском крае";

постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 9 января 2019 г. N 1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах Краснодарского края";

постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 3 февраля 2022 г. N 39 "Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан" (далее - Инструкция);

иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края.

2. Требования к порядку работы с обращениями граждан

2.1. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

Письменное обращение может быть направлено:

почтовым отправлением по адресу: 350015 г. Краснодар, ул. Кузнечная, Д. 6;

передано лично в отдел административного управления и информационной безопасности департамента непосредственно гражданином, его представителем;

принято в ходе личных приемов руководителя департамента, первого заместителя руководителя, заместителей руководителя;

в форме электронного документа путем заполнения гражданином специальных форм для отправки обращений, размещенных на официальном сайте департамента (depstroy.krasnodar.ru);

на адрес электронной почты департамента: depstroy@krasnodar.ru.

Прием граждан осуществляется согласно графику, утвержденному приказом департамента от 20 мая 2022 г. N 104 "Об утверждении графика и карточки личного приема граждан в департаменте строительства Краснодарского края".

2.2. Сроки рассмотрения обращений граждан

2.2.1. Обращения, поступившие в департамент по компетенции, рассматриваются в течение 30 дней. Указанный срок исчисляется от даты регистрации обращения в департаменте до даты направления ответа заявителю.

2.2.2. Письменное обращение, поступившее высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) и содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, рассматривается в течение 20 дней со дня регистрации письменного обращения.

2.2.3. Уполномоченное должностное лицо, давшее поручение о рассмотрении обращения, вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.

2.2.4. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие государственные органы, органы местного самоуправления руководитель государственного органа, на основании доводов должностного лица, вправе продлить срок рассмотрения обращения, но не более чем на 30 дней, уведомив гражданина, направившего обращение.

2.2.5. Срок рассмотрения исчисляется в календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

2.2.6. По дубликатному обращению (обращение заявителя, являющееся копией предыдущего обращения, либо экземпляр обращения по одному и тому же вопросу и в интересах одного и того же лица), приобщенному к материалам рассмотрения первого обращения, срок рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения. Если дубликатное обращение получено после направления ответа заявителю, то срок рассмотрения данного обращения не должен превышать 10 календарных дней.

2.2.7. Исполнители несут ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращений.

2.2.8. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляется специалистами отдела административного управления и информационной безопасности департамента.

3. Последовательность, сроки и требования к организации рассмотрения обращений, в том числе особенности процедур регистрации в электронной форме

3.1. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан.

3.1.1. Основание для начала процедуры - поступление в департамент письменного обращения.

3.1.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином, его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, каналам электронной связи.

3.1.3. В случае направления обращения в электронной форме (Интернет-обращений) на официальный сайт департамента (depstroy.krasnodar.ru) применяется программное обеспечение, предусматривающее обязательное заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращением.

3.1.4. К тексту письма прикладывается конверт, который хранится вместе с обращением. В случае отсутствия текста письма к конверту (или вложенным материалам, если они имеются) прикрепляется текст "письменного обращения к адресату нет".

По истечении установленного срока хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, предусмотренным Федеральным архивным агентством.

3.1.5. Обработка обращений граждан, поступивших в форме электронных сообщений, осуществляется аналогично письменным обращениям.

3.1.6. Письменные обращения на имя руководителя департамента, первого заместителя руководителя, заместителей руководителей, доставленные в департамент автором или лицом, представляющим его интересы, принимаются специалистами отдела административного управления и информационной безопасности департамента (канцелярия). На копии обращения проставляется штамп о поступлении обращения в департамент с указаниями даты поступления (приема) обращения и телефона для справок.

3.1.7. Запросы из других исполнительных органов власти, местного самоуправления, правоохранительных органов Российской Федерации и Краснодарского края, содержащие в приложении обращения граждан - регистрируются как "Входящие документы по обращениям граждан департамента строительства Краснодарского края".

3.2. Регистрация письменных обращений граждан

3.2.1. Регистрация обращений осуществляется в отделе административного управления и информационной безопасности департамента.

3.2.2. Все поступающие в департамент письменные обращения граждан регистрируются должностным лицом, ответственным за регистрацию входящих документов в государственной информационной системе Краснодарского края "Единая межведомственная система электронного документооборота исполнительных органов власти Краснодарского края" (далее - ЕМСЭД КК) не позднее 3 дней с даты их поступления.

Информация о персональных данных авторов письменных обращений, и обращений, направленных в электронном виде, хранится и обрабатывается с соблюдением требований законодательства Российской Федерации о персональных данных.

3.2.3. Отметка о поступлении документа проставляется на первом листе документа на свободном от текста месте с использованием штампа или штрихкода.

3.2.4. Регистрация обращений осуществляется в пределах календарного года.

3.2.5. В электронную учетную карточку вносятся:

дата регистрации;

регистрационный номер;

фамилия и инициалы автора обращения (в именительном падеже) и его почтовый адрес (муниципальный район или городской округ, городское или сельское поселение проживания автора обращения). Если в обращении в форме электронного документа почтовый адрес отсутствует, а указан только электронный адрес заявителя и из содержания обращения невозможно определить место проживания заявителя, в адресную строку вносится запись: "Без точного адреса";

указывается источник поступления (с электронной почты, заказным письмом, простым письмом, нарочно или другие способы получения);

количество листов с приложениями (при наличии);

телефон (при наличии);

вид обращения (заявление, предложение, жалоба);

e-mail (при наличии);

адресат;

отправитель, направивший обращение;

исходящий номер сопроводительного письма (при наличии такого письма);

краткое содержание обращения, которое должно быть четким, отражать его суть;

код тематики обращения согласно Типовому общероссийскому тематическому классификатору обращений граждан, организаций и общественных объединений;

скан-образцы обращений граждан, поступивших на бумажных носителях, которые прикрепляются в поле "файлы".

3.2.6. При регистрации коллективных обращений (обращений, подписанных двумя или более авторами) в электронную учетную карточку вносится первая разборчиво указанная фамилия с припиской "и другие". Первой указывается фамилия того автора, в адрес которого заявители просят направить ответ, и учет производится по данной фамилии. В случае отсутствия ссылки на фамилию первой указывается фамилия, обозначенная на конверте. В учетной карточке проставляется отметка "коллективное". Коллективные обращения без подписей регистрируются по названию организации, предприятия, учреждения, из которых они поступили ("коллектив ОАО "Визит", "коллектив СОШ N 1", "жители улицы Длинной").

3.2.7. Если автор письма обращается в интересах другого лица (других лиц), то в электронной учетной карточке в графе "Ф.И.О" указывая фамилия и инициалы автора обращения, после чего в скобках прописывается фамилия и инициалы лиц, в интересах которых обратился автор (например, Иванов А.А. (в интересах Ивановой В.А., Иванова К.А.)).

3.2.8. Если заявитель не указал своей фамилии, то в электронную учетную карточку вносится запись "без фамилии".

3.2.9. Оригиналы обращений с регистрационным штампом департамента заявителям не возвращаются (за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством).

3.3. Направление обращений на рассмотрение

3.3.1. Основание для начала процедуры - регистрация письменного обращения в ЕМСЭД КК.

3.3.2. Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается руководителем департамента, первым заместителем руководителя или заместителями руководителя исходя исключительно из его содержания по компетенции поднимаемых автором вопросов, независимо от того, кому оно адресовано.

3.3.3. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 рабочих дней со дня регистрации исполнителем направляется в соответствующие органы власти, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона N 59-ФЗ.

3.3.4. Ответы на обращения авторам (заявителям), поступившие по информационным системам общего пользования (электронная почта), направляются ответственным исполнителем департамента (рассматривающим обращение) на электронный адрес, указанный в обращении при поступлении в департамент, а также в случае отсутствия почтового адреса либо наличия просьбы заявителя о направлении ответа на указанный электронный адрес.

3.3.5. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в орган власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 статьи 8 Федерального закона N 59-ФЗ, невозможно направление жалобы на рассмотрение в орган власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснениями его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

3.3.6. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению или не представляется возможным определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в орган власти, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3.3.7. Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с уведомлением гражданина, направившего обращение (при наличии обратных реквизитов для ответа), о недопустимости злоупотребления правом.

3.4. Рассмотрение письменных обращений граждан

3.4.1. Основание для начала рассмотрения - получение исполнителем поручения по рассмотрению письменного обращения.

3.4.2. Ответственным за подготовку ответов заявителям является ответственный исполнитель (должностное лицо департамента), которому поручено рассмотрение обращения. Соисполнители, если таковые имеются, не позднее 5 дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа. При этом персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители.

3.4.3. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

несет персональную ответственность за его сохранность;

обеспечивает всестороннее, объективное и своевременное рассмотрение обращений;

в случае необходимости, в установленном законодательством порядке запрашивает дополнительные материалы, необходимые для рассмотрения обращений;

организует встречи с заявителем (-ями);

созванивается по телефону (при наличии) с заявителем для уточнения сути обращения; организует создание комиссии для проверки фактов, изложенных в обращении (-ях) (с выездом на место и участием заявителей) при необходимости.

3.4.4. При рассмотрении повторного обращения (обращения, поступившего от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в котором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, или указывается на недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения, либо сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения) анализируется имеющаяся по поднимаемым в нем вопросам переписка. Письменные обращения одного и того же заявителя и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не являются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам, а также многократные обращения по одному и тому же вопросу, по которому заявителю давались исчерпывающие ответы.

3.4.5. Письменные обращения с просьбами о личном приеме руководителем департамента, первого заместителя руководителя департамента, заместителями руководителя департамента рассматриваются как стандартные обращения. Если в обращении не указана проблема, то заявителю направляется информация с разъяснениями (или сообщается по телефону-при наличии) о порядке организации личного приема граждан должностными лицами департамента, а заявление оформляется "В дело" как исполненное.

3.4.6. Обращение, содержащее в адресной части обращения пометку "лично", рассматривается на общих основаниях в соответствии с Порядком.

3.4.7. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, от руководителей политических партий и общественных объединений (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются в соответствии с Порядком.

3.4.8. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные подробные мотивированные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель департамента, на основании служебной записки руководителя структурного подразделения департамента вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган власти или одному и тому же должностному лицу.

О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение. Уведомление о прекращении переписки направляется автору (заявителю) за подписью руководителя департамента либо уполномоченного на то должностного лица.

3.4.9. При поступлении обращения, в котором содержится вопрос, по которому переписка прекращена, уполномоченное лицо, рассматривающее обращение, направляет заявителю уведомление, содержащее сведения о прекращении переписки по указанному вопросу.

3.4.10. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, департаментом в течение 7 рабочих дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3.5. Ответы на письменные обращения граждан

3.5.1. Рассмотрение обращения завершается подготовкой ответа и направлением его заявителю, при этом ответ на письменное обращение должен соответствовать критериям своевременности, объективности, всесторонности.

3.5.2. Текст ответа на письменное обращение должен излагаться ясно и понятно, последовательно, кратко, со ссылками на нормативные правовые акты, давать исчерпывающие разъяснения на все поставленные в обращении вопросы. При наличии сведений о подтверждении фактов нарушений прав, свобод и законных интересов заявителей, изложенных в обращении, в ответе необходимо указать, какие меры приняты к лицам, допустившим такие нарушения.

3.5.3. Не допускается наличие исправлений (в том числе в реквизитах) в ответах на обращения граждан.

3.5.4. При ответе на коллективное письменное обращение, подписанное несколькими заявителями с указанием адреса каждого из них и просьбой направить ответ каждому из подписавшихся, ответ дается каждому гражданину на указанный им в обращении адрес. В остальных случаях ответ дается на адрес заявителя, указанного в регистрации первым с пометкой "для информирования заинтересованных лиц".

3.5.5. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указываются срок или условия окончательного решения вопроса.

3.5.6. Обращение, на которое дается промежуточный ответ (продление срока рассмотрения), в архив не направляется до разрешения вопросов, поднимаемых в нем.

3.5.7. Оригиналы документов (при необходимости) возвращаются исполнителем автору обращения путем личного вручения или способом, обеспечивающим их сохранность (по почте заказным почтовым отправлением).

3.5.8. В случае если ответ дается на несколько обращений одного и того же автора, то в нем перечисляются все адресаты, перенаправившие обращение, с указанием его регистрационного номера и даты регистрации, а также регистрационные номера и даты регистрации обращений в органе, рассматривающем указанное обращение.

3.5.9. Ответы заявителям подписываются руководителем департамента либо уполномоченными на то лицами (первым заместителем руководителя департамента, заместителями руководителя департамента).

3.5.10. Если повторное (дубликат) обращение поступило после разрешения основного обращения, то не позднее 10 дневного срока ответ на него направляется с кратким изложением принятого ранее решения, со указанием на дату и исходящий номер предыдущего ответа и с приложением его копии.

3.5.11. В ответе на дубликатные обращения делается ссылка на все поступившие обращения и адресатов, их направивших. К примеру, "Ваши обращения, поступившие из администрации Краснодарского края, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, по их поручениям рассмотрены".

3.5.12. В случае если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

3.5.13. Исполнители несут установленную законодательством ответственность за исполнение поручений по обращениям и качество ответов.

3.5.14. Ответ на обращение, поступившее в департамент в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

3.5.15. Срок регистрации и отправки ответа не должен превышать одного рабочего дня со дня его подписания.

Результатом рассмотрения обращений граждан является направление заявителю письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов со ссылками на нормативные правовые акты, либо перенаправление обращения в другой орган власти или соответствующему должностному лицу с уведомлением заявителя о переадресации обращения, либо уведомление заявителя о невозможности рассмотрения обращения по существу поднимаемых вопросов на основании статьи 11 Федерального закона N 59-ФЗ.

3.6. Организация рассмотрения обращений, поступивших по телефонной связи департамента строительства Краснодарского края

3.6.1. Основание для начала процедуры - поступление звонка по телефонной связи департамента.

3.6.2. Устные обращения, поступающие по телефонам департамента, принимаются специалистами отдела административного управления и информационной безопасности департамента.

3.6.3. Всем гражданам, позвонившим по телефону департамента, даются необходимые разъяснения.

При информировании заявителей о ходе и результатах рассмотрения обращений, ответах на телефонные звонки и устные обращения должностное лицо подробно, в вежливой (корректной) форме информирует граждан по интересующим их вопросам, входящим в компетенцию департамента. Если отсутствует возможность ответить на поставленный вопрос, гражданину сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

3.6.4. Если в процессе общения с заявителем по телефону департамента выяснится, что устного обращения недостаточно и для разрешения его вопроса, требуется изучение дополнительных материалов или документов, заявителю предлагается изложить свои доводы в письменном обращении с учетом требований, предъявляемых действующим законодательством и Порядком к письменным обращениям, и направить в департамент.

3.7. Организация личного приема граждан в департаменте строительства Краснодарского края

3.7.1. Основание для начала процедуры - обращение гражданина в департамент. График личного приема граждан утвержден приказом департамента от 20 мая 2022 г. N 104 "Об утверждении графика и личного приема граждан в департаменте строительства Краснодарского края".

3.7.2. При обращении с целью записи на личный прием по телефону департамента, заявитель должен сообщить: фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона и суть проблемы.

3.7.3. Рабочие места должностных лиц, осуществляющих прием граждан, оборудуются компьютерами и оргтехникой.

3.7.4. Место ожидания личного приема граждан оборудуется стульями, столами, заявители обеспечиваются канцелярскими принадлежностями, бумагой для написания обращений.

3.7.5. Места для проведения личного приема граждан оборудуются системами вентиляции, кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны, питьевой водой и одноразовой посудой.

3.7.6. Организацию личного приема граждан в департаменте осуществляет отдел административного управления и информационной безопасности департамента.

3.7.7. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

3.7.8. При приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

3.7.9. Фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, адрес и краткая аннотация вопроса регистрируются в карточке личного приема граждан в департаменте (утверждена приказом департамента от 20 мая 2022 г. N 104 "Об утверждении графика и карточки личного приема граждан в департаменте строительства Краснодарского края").

3.7.10. Во время приема заявитель может оставить письменное обращение, которое передается на регистрацию, и дальнейшая работа с ним ведется в соответствии с Порядком рассмотрения письменных обращений.

3.7.11. В ходе приема заполняется карточка личного приема, оформляется поручение по разрешению проблемы, которое подписывается руководителем департамента, первым заместителем руководителя, либо его заместителями и после направляется исполнителю.

3.7.12. Личный прием граждан осуществляется руководителем департамента, первым заместителем руководителя департамента, заместителями руководителя департамента, а также специалистами, в компетенции которых находится рассмотрение обращений граждан.

3.7.13. Материалы по обращениям граждан передаются должностному лицу, которое будет вести прием граждан, для ознакомления и выработки проекта решения по поднимаемым заявителями вопросам.

3.7.14. По окончании приема должностное лицо доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, либо разъясняет, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

3.7.15. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.7.16. Должностное лицо, ведущее прием, принимает решение о постановке на контроль исполнения его поручения.

3.7.17. Карточка личного приема (при необходимости с приложениями к ней) специалистами департамента на следующий день после приема направляется на исполнение.

3.7.18. В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. Информация о неадекватном поведении гражданина отражается в карточке личного приема.

3.7.19. Руководитель департамента, первый заместитель руководителя департамента, заместители руководителя департамента, а также специалисты отдела административного управления и информационной безопасности департамента принимают участие в личных приемах (в том числе в режиме видеоконференцсвязи), организованных управлением по работе с обращениями граждан и организаций департамента внутренней политики администрации Краснодарского края.

3.7.20. Письменные обращения, принятые специалистами отдела административного управления и информационной безопасности департамента, регистрируются в установленном Порядке.

3.7.21. Результатом приема является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, либо специалистом, осуществляющим прием, решения по поставленному вопросу.

3.8. Хранение и комплектование материалов рассмотрения обращений граждан

3.8.1. Обращения хранятся в структурных подразделениях департамента у исполнителя.

3.8.2. Рассмотренное письменное обращение с копией поручения и все документы, относящиеся к его разрешению, комплектуются в отдельный материал в следующей последовательности:

информация о результатах рассмотрения обращения;

материалы проверки по обращению (если она проводилась);

копия ответа автору, а также (если имеются) копии промежуточных ответов автору, информация о продлении срока рассмотрения;

поручение по рассмотрению обращения;

письменное обращение, приложения к нему (если они имеются).

3.8.3. Материалы рассмотрения письменных обращений граждан формируются в папках в хронологическом порядке, исходя из номера и даты регистрации.

3.8.4. Срок хранения документов по обращениям граждан с материалами по их рассмотрению (в том числе конвертов) составляет 5 лет.

По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

3.9. Порядок и формы контроля за рассмотрением обращений граждан

3.9.1. Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям граждан, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями граждан.

3.9.2. Контроль за исполнением поручений по обращениям граждан включает:

- постановку поручений по исполнению обращений граждан на контроль;

- сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений;

- подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям граждан;

- снятие обращений с контроля.

3.9.3 Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан, поставленных на контроль в департаменте, ведется ответственными специалистами отдела административного управления и информационной безопасности департамента, руководителями структурных подразделений департамента.

3.9.4. Обращения, поступившие в департамент из федеральных органов государственной власти, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного собрания Краснодарского края с поручением о предоставлении им результатов рассмотрения, берутся на особый контроль.

3.9.5. Проекты ответов на обращения, поставленные на контроль в федеральных органах государственной власти, членами Совета Федерации, депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания Краснодарского края, оформляются исполнителями за подписью Губернатора Краснодарского края, первого заместителя или его заместителей, давшего поручение по рассмотрению обращения, и передаются в управление по работе с обращениями граждан и организаций департамента внутренней политики администрации Краснодарского края с оригиналами обращений и приложениями к ним.

3.9.6. Подлинники обращений граждан в федеральные органы государственной власти возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме. В департаменте хранятся их копии.

3.9.7. Сведения, содержащиеся в обращении, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с обращением. Не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

3.9.8. Должностные лица, осуществляющие рассмотрение обращений граждан, несут установленную законодательством ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов.

3.9.9. При уходе в отпуск специалист обязан передать по акту все имеющиеся у него на исполнении обращения гражданскому служащему, временно исполняющему его обязанности.

При освобождении от замещаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения по акту специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан.

3.9.10. Текущий контроль в департаменте осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностными лицами, ответственными за организацию работы с обращениями граждан, положений настоящего Порядка.

3.9.11. В случае установления в результате проверки недостоверности ответа обращение направляется на повторное рассмотрение с поручением руководителя департамента. В поручении могут устанавливаться методы повторного рассмотрения: комиссионно (с обозначением членов комиссии), с выездом на место, с участием заявителя (заявителей) и другие.

3.9.12. В целях контроля за работой с обращениями, граждане имеют право запросить и получить, а должностные лица обязаны им предоставить возможность ознакомления с документами и материалами, относящимися к рассмотрению обращений граждан, а также непосредственно затрагивающими их права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах и материалах.

3.9.13. По результатам рассмотрения документов и материалов граждане направляют в департамент предложения, рекомендации по совершенствованию качества и порядка рассмотрения обращений граждан, а также заявления и жалобы с сообщениями о нарушениях должностными лицами положений Порядка, которые подлежат рассмотрению в установленном порядке.

Начальник отдела административного управления и информационной безопасности

А.А. Репников