Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
- Главная
- Приказ Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского АО - Югры от 19 июня 2023 г. N 36-ОД-72 "О регламентах взаимодействия исполнительных органов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" (с изменениями и дополнениями)
- Приложение 1. Регламент взаимодействия исполнительных органов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского автономного округа - Югры при реализации функций по кадровой работе, предусмотренной трудовым законодательством и законодательством о государственной гражданской службе
Приложение 1. Регламент взаимодействия исполнительных органов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского автономного округа - Югры при реализации функций по кадровой работе, предусмотренной трудовым законодательством и законодательством о государственной гражданской службе
Приложение 1
к приказу Департамента государственной
гражданской службы, кадровой политики
и профилактики коррупции Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры
от 19 июня 2023 г. N 36-ОД-72
Регламент
взаимодействия исполнительных органов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского автономного округа - Югры при реализации функций по кадровой работе, предусмотренной трудовым законодательством и законодательством о государственной гражданской службе
(далее - Регламент)
С изменениями и дополнениями от:
9 октября 2023 г.
1. Общие положения
1.1. Регламент разработан в целях организации взаимодействия исполнительных органов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - автономный округ, Департамент) при реализации кадровых функций во исполнение законодательства о государственной гражданской службе, трудового законодательства.
1.2. Регламент определяет порядок взаимодействия исполнительных органов автономного округа, за исключением Аппарата Губернатора, Правительства автономного округа, Департамента административного обеспечения автономного округа (далее - исполнительные органы), и Департамента.
2. Вопросы взаимодействия исполнительных органов и Департамента
2.1. Взаимодействие осуществляется в соответствии с распределением полномочий представителя нанимателя, установленным постановлением Губернатора автономного округа от 16 апреля 2010 года N 77 "О представителе нанимателя".
Информация об изменениях:
Пункт 2.2 изменен. - Приказ Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского АО - Югры от 9 октября 2023 г. N 36-ОД-206
Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 20 июня 2023 г.
2.2. При инициировании руководителем исполнительного органа, в котором государственный гражданский служащий автономного округа замещает должность государственной гражданской службы автономного округа (далее также - гражданский служащий, гражданская служба), или гражданин, претендует на замещение должности, Департамент осуществляет:
подготовку и направление в 1 специальный отдел Аппарата Губернатора, Правительства автономного округа (далее - Спецотдел) материалов для оформления допуска граждан, включенных в Номенклатуру должностей сотрудников исполнительного органа, подлежащих оформлению на допуск к сведениям, составляющим государственную тайну (далее - Номенклатура, Секретоносители);
назначение (перевод, перемещение) на должность гражданской службы, в том числе без проведения конкурса;
замещение должности гражданской службы гражданским служащим (гражданином), состоящим в кадровом резерве;
заключение (изменение, прекращение, приостановление) служебного контракта, заключение дополнительного соглашения об изменении условий служебного контракта;
продление гражданскому служащему, достигшему предельного возраста пребывания на гражданской службе, срока, установленного законодательством о государственной гражданской службе;
продолжение работы на условиях срочного трудового договора на должности, не являющейся должностью гражданской службы, по достижении гражданским служащим предельного возраста пребывания на гражданской службе;
заключение срочного служебного контракта о замещении должности гражданской службы гражданским служащим, достигшим предельного возраста пребывания на гражданской службе, которому в соответствии с частью 1 статьи 25.1 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Закон N 79-ФЗ) срок гражданской службы продлен сверх установленного предельного возраста пребывания на гражданской службе;
проведение конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы в исполнительных органах, на включение гражданских служащих (граждан) в кадровый резерв автономного округа для замещения должностей гражданской службы;
привлечение к работе в выходные и праздничные дни, перевод на дистанционную форму работы, возложение обязанностей на период отсутствия основного работника;
установление размеров оплаты труда, выплат, надбавок (в том числе за работу со сведениями, составляющим государственную тайну и за работу в подразделениях по защите государственной тайны);
проведение служебной проверки, применение и снятие дисциплинарного взыскания;
установление режима служебного времени и времени отдыха (в случае если он для гражданского служащего отличается от служебного распорядка);
освобождение от должности гражданской службы, увольнение с гражданской службы;
отстранение от замещаемой должности в случаях, предусмотренных Законом N 79-ФЗ;
восстановление на гражданской службе гражданского служащего, ранее замещавшего эту должность гражданской службы, по решению суда;
оформление, согласование и направление наградных материалов гражданских служащих, иных работников исполнительного органа для представления к поощрению Правительством Российской Федерации, Президентом Российской Федерации, награждению государственными наградами Российской Федерации, ведомственными наградами, наградами автономного округа за заслуги в труде (службе) и продолжительную работу (службу) в соответствующей сфере деятельности (отрасли экономики).
Информация об изменениях:
Пункт 2.3 изменен. - Приказ Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского АО - Югры от 9 октября 2023 г. N 36-ОД-206
Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 20 июня 2023 г.
2.3. По согласованию с руководителем исполнительного органа, в котором гражданский служащий замещает должность гражданской службы, Департамент осуществляет:
утверждение графика отпусков, предоставление ежегодного отпуска с сохранением замещаемой должности гражданской службы и денежного содержания, отпуска без сохранения денежного содержания продолжительностью не более одного года, части ежегодного отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, дней отдыха с сохранением среднего денежного содержания в случаях, предусмотренных законодательством (в том числе за сдачу крови и её компонентов, за вакцинацию, за работу в выходные дни и т.д.);
оформление документов для присвоения классных чинов действительного государственного советника автономного округа 1, 2 и 3 класса, государственного советника автономного округа 1, 2 и 3 класса;
оформление документов и присвоение классных чинов советника государственной гражданской службы автономного округа 1, 2 и 3 класса, референта государственной гражданской службы автономного округа 1, 2 и 3 класса, секретаря государственной гражданской службы автономного округа 1, 2 и 3 класса;
направление в отпуска (в служебную командировку) Секретоносителей при выезде за пределы Российской Федерации;
направление в служебные командировки;
формирование заявок на профессиональное развитие и направление гражданского служащего для участия в мероприятиях по профессиональному развитию.
2.4. При инициировании Департаментом с участием исполнительного органа осуществляется:
подготовка документов и проведение аттестации гражданских служащих, утверждение графика проведения аттестации гражданских служащих на год;
включение в кадровый резерв для замещения вакантной должности гражданской службы в порядке должностного роста или направление для получения дополнительного профессионального образования или понижение в должности гражданской службы и исключение из кадрового резерва в случае нахождения в нем (по результатам аттестации);
включение в кадровый резерв гражданских служащих, увольняемых с гражданской службы в связи с сокращением должностей гражданской службы либо упразднением государственного органа в соответствии с пунктами 8.2 и 8.3 части 1 статьи 37 Закона N 79-ФЗ;
оформление и направление письменных заявлений, возражений в суды для рассмотрения индивидуальных служебных (трудовых) споров, представление интересов Департамента в суде;
подготовка документов и проведение конкурсов на заключение договора о целевом обучении между исполнительным органом и гражданином Российской Федерации с обязательством последующего прохождения государственной гражданской службы автономного округа в исполнительных органах автономного округа после окончания обучения в течение определенного срока.
Информация об изменениях:
Пункт 2.5 изменен. - Приказ Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского АО - Югры от 9 октября 2023 г. N 36-ОД-206
Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 20 июня 2023 г.
2.5. Департамент обеспечивает:
работу по воинскому учету, бронированию граждан, пребывающих в запасе;
передачу сведений о трудовой деятельности в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, в том числе по договорам гражданско-правового характера;
размещение на единой цифровой платформе или на иных информационных ресурсах, информации о потребностях в работниках и об условиях их привлечения, о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, специальных рабочих мест, оборудованных (оснащенных) для работы инвалидов;
включение иных периодов в стаж государственной гражданской службы для установления ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет;
оформление документов для назначения пенсии за выслугу лет, поощрительной выплаты при назначении пенсии за выслугу лет;
оформление и выдачу служебных удостоверений гражданским служащим;
предоставление отчетности по кадровой работе, государственной гражданской службе;
взаимодействие со Спецотделом при оформлении документов Секретоносителям;
взаимодействие со страховой организацией для оформления договора обязательного государственного страхования гражданских служащих;
организацию диспансеризации гражданских служащих;
работу комиссии по служебным спорам;
ведение личных дел, карточек формы Т-2ГС (Т-2), N 10, трудовых книжек, табеля учета рабочего времени, выдачу справок о трудовой деятельности, заполнение листков нетрудоспособности в части указания страхового стажа, ведомости на ежемесячное денежное поощрение.
2.6. Департамент осуществляет взаимодействие по аналогичным вопросам в отношении лиц, занимающих должности, не отнесенные к должностям гражданской службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности государственных органов автономного округа.
Информация об изменениях:
Пункт 2.7 изменен. - Приказ Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского АО - Югры от 9 октября 2023 г. N 36-ОД-206
Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 20 июня 2023 г.
2.7. В отношении руководителей государственных учреждений автономного округа, подведомственных исполнительным органам, Департамент обеспечивает:
подготовку и направление в Спецотдел материалов для оформления допуска к гостайне, а также при приеме, перемещении, увольнении и направлении в отпуск Секретоносителей;
заключение и расторжение трудовых договоров;
ведение личных дел, карточек формы Т-2, трудовых книжек, выдачу справок о трудовой деятельности, заполнение листков нетрудоспособности в части указания страхового стажа;
при инициировании руководителем исполнительного органа Департамент осуществляет:
изменение трудовых договоров;
установление размеров оплаты труда, выплат, надбавок;
оформление применения и снятия дисциплинарных взысканий;
организация обучения и профессионального развития;
предоставление отпусков;
направление в служебные командировки;
при согласовании Департамента осуществляется:
подготовку проектов распоряжений Правительства автономного округа, связанных с назначением на должности и прекращением полномочий.
3. Описание взаимодействия исполнительных органов и Департамента (Единой кадровой и антикоррупционной службы исполнительных органов автономного округа)
3.1. Глоссарий терминов, используемых в описании взаимодействия Департамента (Единой кадровой и антикоррупционной службы исполнительных органов автономного округа) и исполнительных органов:
ЕКАС - единая кадровая и антикоррупционная служба исполнительных органов автономного округа;
Сотрудник ЕКАС - сотрудник Департамента, ответственный за кадровое делопроизводство исполнительного органа, иное направление, по которому осуществляется взаимодействие;
сотрудник (работник) - гражданский служащий (работник), в отношении которого осуществляются кадровые действия;
ответственный сотрудник (работник) исполнительного органа - гражданский служащий (работник) исполнительного органа, ответственный за кадровое взаимодействие между исполнительным органом и ЕКАС, а также гражданский служащий (работник) исполнительного органа, замещающий его в период временного отсутствия;
непосредственный руководитель - руководитель структурного подразделения, в непосредственном подчинении которого находится сотрудник (работник);
вышестоящий руководитель (иные заинтересованные лица) - руководитель структурного подразделения (непосредственный или курирующий), в подчинении которого находится непосредственный руководитель;
руководитель исполнительного органа - руководитель исполнительного органа автономного округа, в котором государственный гражданский служащий замещает должность государственной гражданской службы;
постановление Госкомстата РФ - постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 года N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";
ТК РФ - Трудовой кодекс Российской Федерации.
3.1.1. Используемые информационные системы:
для подготовки проекта документа - Битрикс 24 (Корпоративный портал "Личный кабинет сотрудника") 1, сервис цифрового взаимодействия сотрудника (работника) с ЕКАС. Сервис позволяет работать с любого цифрового устройства (ПК, планшетного компьютера, смартфона и т.д.);
для согласования и утверждения документа - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (СЭД "Дело").
3.2. Порядок действий по отдельным кадровым функциям 2:
Информация об изменениях:
Подпункт 3.2.1 изменен. - Приказ Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского АО - Югры от 9 октября 2023 г. N 36-ОД-206
Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 20 июня 2023 г.
3.2.1. Назначение (прием) на должность:
через конкурс на замещение вакантной должности гражданской службы:
при необходимости непосредственный руководитель, вышестоящий руководитель (иной ответственный руководитель):
готовит проект документа (ходатайства, служебной записки) о необходимости проведения конкурса, в котором указывает: должность, структурное подразделение, исполнительный орган;
направляет проект документа на согласование вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), иным заинтересованным лицам (при необходимости), руководителю исполнительного органа;
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
утверждает согласованный проект документа;
документ поступает в работу Сотруднику ЕКАС для организации проведения конкурса и оценки в установленном порядке;
из кадрового резерва автономного округа, кадрового резерва исполнительного органа:
при необходимости непосредственный руководитель, вышестоящий руководитель (иной ответственный руководитель) запрашивает в Департаменте список лиц, включенных в кадровый резерв автономного округа;
непосредственный руководитель:
готовит проект документа (ходатайства, служебной записки) о назначении (приеме) на должность сотрудника (работника), в которой указывает: ФИО, контактный номер телефона, должность, структурное подразделение, исполнительный орган, размер должностного оклада, размер (процент) ежемесячной надбавки за особые условия гражданской службы (размер (процент) ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия работы в исполнительных органах), испытательный срок, дату начала исполнения служебных (трудовых) обязанностей;
направляет проект документа на согласование вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), иным заинтересованным лицам (при необходимости), руководителю исполнительного органа;
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
утверждает согласованный проект документа;
документ поступает в работу Сотруднику ЕКАС;
без проведения конкурса 3:
непосредственный руководитель:
готовит проект документа (ходатайства, служебной записки) о проведении оценки кандидата на должность, в которой указывает: ФИО, контактный номер телефона, должность, структурное подразделение, исполнительный орган;
направляет проект документа на согласование вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), иным заинтересованным лицам (при необходимости);
инициирует оформление допуска к гостайне (при необходимости);
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
утверждает согласованный проект документа;
документ поступает в работу Сотруднику ЕКАС;
Сотрудник ЕКАС направляет результаты оценки руководителю исполнительного органа;
в случае согласия руководителя исполнительного органа с результатами оценки и оформления письменного решения о допуске к гостайне (в карточке формы 1) в Спецотделе (при необходимости) непосредственный руководитель:
готовит проект документа (ходатайства, служебной записки) о назначении (приеме) на должность сотрудника (работника), в которой указывает: ФИО, контактный номер телефона, должность, структурное подразделение, исполнительный орган, размер должностного оклада, размер (процент) ежемесячной надбавки за особые условия гражданской службы (размер (процент) ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия работы в исполнительных органах), испытательный срок, дату начала исполнения служебных (трудовых) обязанностей;
направляет проект документа на согласование вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), иным заинтересованным лицам (при необходимости), руководителю исполнительного органа;
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
утверждает согласованный проект документа;
документ поступает в работу Сотруднику ЕКАС.
__________________________
1 В пилотном режиме в сервисе работают: Департамент государственной службы и профилактики коррупции Югры, Депинформтехнологий Югры, Депобразования и науки Югры, Депимущества Югры, Депэкономики Югры.
2 Действия осуществляются в установленные законодательством о государственной гражданской службы, трудовым законодательством сроки (в случае отсутствия сроков - заблаговременно).
3 При заключении срочного служебного контракта, при назначении на отдельные должности гражданской службы, исполнение должностных обязанностей по которым связано с использованием сведений, составляющих государственную тайну, при назначении на должности гражданской службы, относящиеся к младшей группе должностей гражданской службы (по согласованию с руководителем исполнительного органа).
3.2.2. Расторжение служебного контракта (трудового договора) увольнение с должности:
сотрудник (работник):
готовит проект заявления 4 о расторжении служебного контракта (трудового договора), увольнении с должности, в котором указывает: ФИО, должность, структурное подразделение, исполнительный орган, причину увольнения, дату расторжения служебного контракта (трудового договора);
направляет проект заявления:
на согласование непосредственному руководителю, вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), иным заинтересованным лицам (при необходимости), руководителю исполнительного органа;
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
утверждает согласованный проект заявления;
пересылает заявление в работу Сотруднику ЕКАС не позднее чем за три рабочих дня до даты расторжения служебного контракта (трудового договора).
Информация об изменениях:
Подпункт 3.2.3 изменен. - Приказ Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского АО - Югры от 9 октября 2023 г. N 36-ОД-206
Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 20 июня 2023 г.
3.2.3. Перевод сотрудника (работника) на иную должность в том же исполнительном органе:
непосредственный руководитель:
готовит проект документа (ходатайства, служебной записки) о переводе работника на другую должность, в которой указывает: ФИО, должность, структурное подразделение, исполнительный орган (текущей должности), должность, структурное подразделение, исполнительный орган (должности, на которую переводится работник), размер должностного оклада, размер (процент) ежемесячной надбавки за особые условия гражданской службы (размер (процент) ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия работы в исполнительных органах), дату перевода и начала исполнения трудовых обязанностей;
инициирует оформление допуска к гостайне (при необходимости);
направляет проект документа:
на согласование сотруднику (работнику), вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), иным заинтересованным лицам (при необходимости), руководителю исполнительного органа (в том числе для оформления письменного решения о допуске к гостайне (в карточке формы 1) в Спецотделе (при необходимости);
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
утверждает согласованный проект документа;
документ поступает в работу Сотруднику ЕКАС.
_____________________________
4 При отсутствии квалифицированной цифровой подписи заявление пишется собственноручно и согласуется/подписывается на бумажном носителе.
3.2.4. Представление о присвоении классного чина:
в соответствии с утвержденной формой Сотрудник ЕКАС готовит проект представления о присвоении классного чина (первого классного чина, очередного классного чина, первого для замещаемой группы должностей классного чина). При необходимости Сотрудник ЕКАС запрашивает у непосредственного руководителя характеристику на сотрудника, информацию о проделанной сотрудником работе;
Сотрудник ЕКАС направляет проект представления о присвоении классного чина:
на согласование непосредственному руководителю, вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), руководителю исполнительного органа;
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
документ поступает в работу Сотруднику ЕКАС.
3.3. Отпуска.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.1 изменен. - Приказ Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского АО - Югры от 9 октября 2023 г. N 36-ОД-206
Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 20 июня 2023 г.
3.3.1. Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска по графику:
Сотрудник ЕКАС направляет сотруднику (работнику) уведомление, которое содержит: ФИО, основание, период предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска, количество календарных дней;
сотрудник (работник) ответным письмом подтверждает получение уведомления и дает свое согласие о предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска, в котором отражает необходимость единовременной выплаты при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, необходимость оплаты проезда к месту использования отпуска и обратно, а также реализацию государственной гарантии по частичной компенсации расходов на санаторно-курортное обслуживание и оплаты проезда к месту санаторно-курортного обслуживания и обратно;
в случае замещения должности, исполнение обязанностей по которой связано с использованием сведений, составляющих государственную тайну, письменное заявление о предоставлении отпуска (с указанием намерения Секретоносителя выехать за пределы Российской Федерации) для согласования направляется в 1 специальный отдел Аппарата Губернатора, Правительства автономного округа;
в случае отказа сотрудника (работника) в предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска и необходимости изменения графика отпусков сотрудник (работник) готовит проект заявления, который содержит: ФИО, должность, структурное подразделение, исполнительный орган, краткое пояснение причины переноса ежегодного оплачиваемого отпуска;
сотрудник (работник) направляет проект заявления:
на согласование непосредственному руководителю, вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), иным заинтересованным лицам (при необходимости), руководителю исполнительного органа;
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
утверждает согласованный проект заявления;
заявление поступает в работу Сотруднику ЕКАС.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.2 изменен. - Приказ Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского АО - Югры от 9 октября 2023 г. N 36-ОД-206
Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 20 июня 2023 г.
3.3.2. Предоставление иного отпуска 5:
сотрудник (работник):
готовит проект заявления, в котором указывает: ФИО, должность, структурное подразделение, исполнительный орган, вид отпуска, его период, количество календарных дней, основание и краткую причину необходимости предоставления отпуска (с указанием намерения Секретоносителя выехать за пределы Российской Федерации);
направляет проект заявления на согласование непосредственному руководителю, вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), иным заинтересованным лицам (при необходимости), в случае замещения должности, исполнение обязанностей по которой связано с использованием сведений, составляющих государственную тайну, - в 1 специальный отдел Аппарата Губернатора, Правительства автономного округа, руководителю исполнительного органа;
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
утверждает согласованный проект заявления;
заявление поступает в работу Сотруднику ЕКАС.
3.3.3. Составление графика отпусков:
Сотрудник ЕКАС направляет в исполнительный орган информацию о количестве положенных дней отпуска, а также график обучения сотрудников (график отпусков, график обучения и график аттестации будут интегрироваться между собой на предмет пересечения);
сотрудник (работник) направляет сведения о периодах ежегодного оплачиваемого отпуска на согласование своему непосредственному руководителю;
непосредственный руководитель:
собирает информацию о предполагаемых периодах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков подчиненных сотрудников (работников);
направляет сводную информацию о периодах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков подчиненных сотрудников (работников):
на согласование вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), иным заинтересованным лицам (при необходимости);
ответственному сотруднику (работнику) исполнительного органа для формирования общего графика отпусков исполнительного органа;
ответственный сотрудник (работник) исполнительного органа направляет общий график отпусков на согласование руководителю исполнительного органа, на проверку Сотруднику ЕКАС;
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости).
_____________________________
5 Отпуск вне графика отпусков, отпуск без сохранения денежного содержания (заработной платы), отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком, отзыв из отпуска и т.д.
3.3.4. Предоставление другого дня отдыха, дополнительного дня отдыха, дополнительных оплачиваемых выходных дней:
сотрудник (работник):
готовит проект заявления о предоставлении ему другого дня отдыха 6, дополнительного дня отдыха 7, дополнительных оплачиваемых выходных дней 8, в котором указывает: ФИО, должность, структурное подразделение, исполнительный орган, период предоставления дополнительного дня отдыха, другого дня отдыха, дополнительных оплачиваемых выходных дней, количество календарных дней, основание предоставления дополнительного дня отдыха, другого дня отдыха, дополнительных оплачиваемых выходных дней;
направляет проект заявления на согласование непосредственному руководителю, вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), иным заинтересованным лицам (при необходимости), руководителю исполнительного органа;
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
утверждает согласованный проект заявления;
заявление поступает в работу Сотруднику ЕКАС.
_____________________________
6 В соответствии со статьей 153 ТК РФ (Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни) по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха.
7 В соответствии со статьей 186 ТК РФ (Гарантии и компенсации работникам в случае сдачи ими крови и ее компонентов) после каждого дня сдачи крови и ее компонентов работнику предоставляется дополнительный день отдыха.
8 В соответствии со статьей 262 ТК РФ (Дополнительные выходные дни лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами) одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами по его письменному заявлению предоставляются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, которые могут быть использованы одним из указанных лиц либо разделены ими между собой по их усмотрению.
3.4. Отклонение от графика работы.
3.4.1. Направление в командировку (подготовка служебной записки):
непосредственный руководитель:
готовит проект служебной записки о направлении в командировку сотрудника (работника), в которой указывает: ФИО, должность, структурное подразделение, исполнительный орган, место назначения (страна, город, организация), дату начала, дату окончания, срок (календарные дни, всего, не считая времени нахождения в пути), основание, цель, необходимость привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (формы оплаты) и т.д.;
направляет проект служебной записки на согласование вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), иным заинтересованным лицам (при необходимости), в случае замещения должности, исполнение обязанностей по которой связано с использованием сведений, составляющих государственную тайну, - в 1 специальный отдел Аппарата Губернатора, Правительства автономного округа (при необходимости), руководителю исполнительного органа;
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
утверждает согласованный проект служебной записки;
служебная записка поступает в работу Сотруднику ЕКАС.
3.4.2. Согласие на действия 9 осуществляется с использованием СЭД "Дело":
сотрудник (работник):
готовит проект согласия (заявления), в котором указывает: ФИО, должность, структурное подразделение, исполнительный орган, текст необходимого согласия, основание;
направляет проект согласия (заявления) на согласование непосредственному руководителю, вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), иным заинтересованным лицам (при необходимости), руководителю исполнительного органа;
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
утверждает согласованный проект согласия (заявления);
согласие (заявление) в работу Сотруднику ЕКАС.
3.4.3. Уведомление о временной нетрудоспособности:
сотрудник (работник) о факте временной нетрудоспособности (открытие листа нетрудоспособности лично, для ухода за больным членом семьи и т.д.) ставит в известность:
Сотрудника ЕКАС;
своего непосредственного руководителя (иного ответственного руководителя).
_____________________________
9 Исполнение дополнительных служебных (трудовых) обязанностей, прерывание ежегодного оплачиваемого отпуска, привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, убытие в (возвращением из) служебную(ой) командировку(и) в выходные и нерабочие праздничные дни, иное согласие.
3.4.4. Уведомление об иных обстоятельствах отсутствия на рабочем месте:
о факте отсутствия (опоздания) 10 на рабочем месте сотрудник (работник) ставит в известность своего непосредственного руководителя;
при отсутствии сотрудника (работника) на рабочем месте более чем на 4 (четыре) часа, непосредственный руководитель (иной ответственный руководитель) ставит в известность сотрудника ЕКАС.
3.5. Служебные записки 11.
3.5.1. Подготовка служебных записок (для руководителей):
непосредственный руководитель (иное ответственное лицо):
готовит проект служебной записки, в которой указывает: ФИО, должность, структурное подразделение, исполнительный орган, текст необходимой служебной записки, основание, цель (при наличии);
направляет проект служебной записки на согласование работнику, вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), иным заинтересованным лицам (при необходимости), руководителю исполнительного органа;
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
утверждает согласованный проект служебной записки;
служебная записка поступает в работу Сотруднику ЕКАС.
3.5.2. Служебная записка о проведении конкурсов на включение в кадровый резерв, замещение вакантных должностей государственной гражданской службы автономного округа (далее - конкурс):
руководитель структурного подразделения (иное ответственное лицо) (при необходимости, но не чаще, чем один раз в месяц):
готовит проект служебной записки, в которой указывает необходимость проведения конкурса(ов), а также категорию и группу, наименование должности и структурное подразделение исполнительного органа;
направляет проект служебной записки на согласование вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), руководителю исполнительного органа;
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
утверждает согласованный проект служебной записки;
служебная записка поступает сотруднику ЕКАС.
_____________________________
10 Посещение школы, детского дошкольного (учебного) учреждения, иная уважительная причина отсутствия (опоздания).
11 Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, исполнение дополнительных должностных обязанностей (на период временного отсутствия основного сотрудника (работника), повышение размера должностного оклада, размера (процента) ежемесячной надбавки за особые условия гражданской службы (размера (процента) ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия работы в исполнительных органах), поощрение (награждение), применение и снятие дисциплинарного взыскания, закрепление наставника(ов), продление гражданскому служащему, достигшему предельного возраста пребывания на гражданской службе, срока гражданской службы, установленного законодательством и т.д.
3.6. Проведение оценки:
непосредственный руководитель:
готовит проект документа (ходатайства, служебной записки) о проведении оценки кандидата на должность, в которой указывает: ФИО, контактный номер телефона, должность, структурное подразделение, исполнительный орган;
направляет проект документа на согласование вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), иным заинтересованным лицам (при необходимости);
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
утверждает согласованный проект документа;
документ поступает в работу Сотруднику ЕКАС.
3.7. Иные действия сотрудника (работника) 12.
3.7.1. Сотрудник (работник):
готовит проект заявления, в котором указывает: ФИО, должность, структурное подразделение, исполнительный орган, текст необходимого заявления, основание;
направляет проект заявления:
на согласование непосредственному руководителю, вышестоящему руководителю (начальнику Управления, заместителю руководителя исполнительного органа и т.д.) (при наличии), иным заинтересованным лицам (при необходимости), руководителю исполнительного органа (при необходимости);
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
утверждает согласованный проект заявления;
заявление поступает в работу Сотруднику ЕКАС.
3.7.2. Направление информации в ЕКАС:
сотрудник (работник) сканирует необходимый(е) документ(ы) 13 и направляет Сотруднику ЕКАС.
_____________________________
12 Внесение изменений в учетные данные (смена ФИО), выдача оригинала трудовой книжки (копии трудовой книжки), справки с места работы, справки формы 2-НДФЛ,заявление на привлечение к работе в день сдачи крови и ее компонентов, заявление на компенсацию расходов на санаторно-курортное обслуживание (выдачу денежного аванса), заявление на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно (выдачу денежного аванса), о выдаче денежного аванса на оплату командировочных расходов, о внесении изменений в утвержденный график отпусков, о продлении отпуска в связи с временной нетрудоспособностью, о работе на условиях неполного рабочего времени, об отмене ранее утвержденного приказа, о выплате материальной помощи, о включении (зачете) в стаж государственной гражданской службы иных периодов замещения должностей, иное заявление (уведомление) и т.д.
13 Сертификат об обучении, удостоверение о повышении квалификации, диплом о профессиональные переподготовки (иное самостоятельное обучение), свидетельство о заключении брака (в случае смены ФИО пишем заявление о внесении изменений в учетные данные), свидетельство о рождении ребенка, изменение адреса регистрации, изменение контактного номера телефона и т.д.
3.8. Графическое описание взаимодействия исполнительных органов и Департамента представлено в приложении к Регламенту.
4. Описание действий Сотрудника ЕКАС
4.1. Глоссарий терминов, используемых в описании действий Сотрудника ЕКАС:
непосредственный руководитель - руководитель структурного подразделения, в непосредственном подчинении которого находится Сотрудник ЕКАС;
вышестоящий руководитель (иные заинтересованные лица) - руководитель структурного подразделения (непосредственный или курирующий), в подчинении которого находится сотрудник (работник).
4.2. Порядок действий по отдельным кадровым функциям:
Информация об изменениях:
Подпункт 4.2.1 изменен. - Приказ Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского АО - Югры от 9 октября 2023 г. N 36-ОД-206
Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 20 июня 2023 г.
4.2.1. Назначение (прием) на должность сотрудника (работника) (подготовка приказа):
Сотрудник ЕКАС:
готовит проект приказа (распоряжения) о приеме сотрудника (работника) на работу, по форме утвержденной постановлением Госкомстата РФ (если должность включена в Номенклатуру, только после оформления допуска к гостайне);
делает связку в СЭД "Дело" с документом основанием (при наличии) и направляет проект документа:
на согласование непосредственному руководителю (иному ответственному руководителю), руководителем исполнительного органа (иным ответственным руководителем);
на утверждение руководителю ЕКАС (иному ответственному руководителю);
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
приказ (распоряжение) поступает Сотруднику ЕКАС для регистрации;
копия приказа (распоряжения) о назначении направляется в Спецотдел (в отношении Секретоносителей).
Информация об изменениях:
Подпункт 4.2.2 изменен. - Приказ Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского АО - Югры от 9 октября 2023 г. N 36-ОД-206
Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 20 июня 2023 г.
4.2.2. Расторжение служебного контракта (трудового договора) увольнение с должности (подготовка приказа):
Сотрудник ЕКАС:
готовит проект приказа (распоряжения) о расторжении служебного контракта (трудового договора) увольнения с должности, по форме утвержденной постановлением Госкомстата РФ;
делает связку в СЭД "Дело" с документом основанием и направляет проект документа:
на согласование непосредственному руководителю (иному ответственному руководителю), руководителю исполнительного органа (иным ответственным руководителем);
на утверждение руководителю ЕКАС (иному ответственному руководителю);
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
копия приказа (распоряжения) об увольнении направляется в Спецотдел (в отношении Секретоносителей);
приказ (распоряжение) поступает Сотруднику ЕКАС для регистрации.
4.2.3. Подготовка служебного контракта (трудового договора):
Сотрудник ЕКАС:
готовит проект служебного контракта (трудового договора) по утвержденной форме;
делает связку в СЭД "Дело" с документом основанием (при наличии) и направляет проект документа:
на согласование непосредственному руководителю (иному ответственному руководителю);
на утверждение руководителю ЕКАС (иному ответственному руководителю);
служебный контракт (трудовой договор) поступает Сотруднику ЕКАС для регистрации.
Информация об изменениях:
Подпункт 4.2.4 изменен. - Приказ Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского АО - Югры от 9 октября 2023 г. N 36-ОД-206
Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 20 июня 2023 г.
4.2.4. Подготовка иного приказа 14:
Сотрудник ЕКАС:
готовит проект необходимого приказа (распоряжения) по утвержденной (принятой) форме;
делает связку в СЭД "Дело" с документом основанием (при наличии) и направляет проект документа:
на согласование непосредственному руководителю (иному ответственному руководителю);
на утверждение руководителю ЕКАС (иному ответственному руководителю);
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
приказ (распоряжение) поступает Сотруднику ЕКАС для регистрации;
копия приказа (распоряжения) направляется в Спецотдел (в отношении Секретоносителей).
4.2.5. Подготовка табеля учета использования рабочего времени (далее - табель):
Сотрудник ЕКАС готовит проект табеля, подписывает его как исполнитель и передает для утверждения соответствующему руководителю отдела кадровой работы;
табель поступает для расчета денежного содержания (заработной платы) в бухгалтерское подразделение исполнительного органа.
_____________________________
14 Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, об исполнении дополнительных должностных обязанностей, о повышении должностного оклада, процентной надбавки за особые условия государственной гражданской службы (процентной надбавки за особые условия работы в органах исполнительной власти), о единовременной выплате при достижении возраста, при наличии стажа, при выходе на пенсию, о применении и снятии дисциплинарного взыскания, о закреплении наставника(ов), о продлении гражданскому служащему, достигшему предельного возраста пребывания на гражданской службе, срока гражданской службы, установленного законодательством, о проведении конкурсов на включение в кадровый резерв, замещение вакантных должностей государственной гражданской службы автономного округа, компенсация расходов на санаторно-курортное обслуживание и оплата стоимости проезда к месту использования санаторно-курортного обслуживания и обратно пенсионерам и т.д.
4.2.6. Формирование заявки на профессиональное развитие гражданского служащего:
отдел развития кадрового состава формирует и направляет перечень приоритетных направлений профессионального развития гражданских служащих в исполнительные органы (далее - перечень);
ответственный сотрудник (работник) исполнительного органа направляет перечень непосредственному руководителю (вышестоящему руководителю/иному ответственному руководителю) исполнительного органа;
непосредственный руководитель (вышестоящий руководитель/иной ответственный руководитель) исполнительного органа изучает перечень и определяет потребность в обучении подчиненных им сотрудников, согласовывает список с вышестоящим руководителем (начальником Управления, заместителем руководителя исполнительного органа) (при наличии) и направляет согласованный список обучающихся ответственному сотруднику (работнику) исполнительного органа;
ответственный сотрудник (работник) исполнительного органа направляет общий список обучающихся (заявку на обучение на плановый период) руководителю исполнительного органа для согласования;
в адресаты ставит всех заинтересованных лиц (при необходимости);
общий список обучающихся (заявка на обучение на плановый период) поступает в отдел развития кадрового состава для дальнейшей работы.
4.2.7. Деятельность по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе:
Сотрудник ЕКАС проверяет документы воинского учета сотрудника (работника):
заполняет карточки формы N 10 (обеспечивает внесение изменений, сверку с военным билетом, обновление, замену карточки и др.);
оповещает военкомат о приеме (об увольнении, изменении учетных данных);
проводит сверку с военкоматом (наличие необходимых отметок, сдает отчеты в военкомат);
оформляет отсрочки от призыва сотрудников (работников) пребывающих в запасе, подлежащих бронированию;
аннулирует отсрочки от призыва на сотрудников (работников), утратившим право (снятие со специального учета) и сообщает в военкомат;
уточняет план мероприятий по вручению удостоверений об отсрочке и списки уполномоченных по вручению удостоверений об отсрочке от призыва;
проводит инструктивное занятие с ответственными лицами по вручению удостоверений об отсрочке от призыва, учебные тренировки по вручению удостоверений;
информирует руководителя исполнительного органа, сотрудника исполнительного органа, ответственного за мобилизационную подготовку, о состоянии работы по воинскому учету, бронированию (при необходимости).
Информация об изменениях:
Пункт 4.2 дополнен подпунктом 4.2.8. - Приказ Департамента государственной гражданской службы, кадровой политики и профилактики коррупции Ханты-Мансийского АО - Югры от 9 октября 2023 г. N 36-ОД-206
Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 20 июня 2023 г.
4.2.8. Деятельность сотрудника ЕКАС при работе с гражданами чьи должности включены в Номенклатуру:
получает из Спецотдела выписку из Номенклатуры и ведет учет Секретоносителей;
готовит и направляет в Спецотдел материалы для оформления допуска граждан к гостайне;
готовит документы для назначения граждан на соответствующие должности после получения из Спецотдела информации об оформлении допуска к гостайне;
в трехдневный срок направляет в Спецотдел копию приказа (распоряжения) о назначении граждан на должность;
после получения из исполнительного органа автономного округа ходатайства об установлении (прекращении) надбавки за работу со сведениями, составляющими гостайну - готовит проект распоряжения об установлении (прекращении) указанной надбавки и в трехдневный срок направляет копию приказа (распоряжения) в Спецотдел;
информирует Спецотдел обо всех изменениях в биографических данных Секретоносителей (в том числе: о признании судом недееспособным; о наличии медицинских противопоказаний для работы со сведениями, составляющими гостайну; о постоянном проживании его или близких родственников за границей Российской Федерации; о вступлении в брак) в целях своевременного принятия решения о переоформлении допуска к гостайне;
при увольнении (перемещении) Секретоносителя направляет в Спецотдел копию приказа (распоряжения) в течении трех дней;
оформляет приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (служебной командировки) Секретоносителю после согласования заявления со Спецотделом не зависимо от намерения сотрудника выехать за пределы Российской Федерации
4.3. Взаимодействие Сотрудника ЕКАС и бухгалтерского подразделения исполнительного органа:
бухгалтерское подразделение исполнительного органа закрепляет бухгалтера по начислению и расчету заработной платы, ответственным за взаимодействие с Сотрудником ЕКАС;
бухгалтер по начислению и расчету заработной платы получает доступ к государственную информационную систему управления кадрами автономного округа (далее - ГИС УК);
при оформлении в ГИС УК кадрового действия (прием на работу, увольнение, предоставление отпуска, изменение должностного оклада и т.д.) бухгалтеру по начислению и расчету заработной платы в ГИС УК (электронную почту) приходит информационное уведомление о соответствующем событии;
бухгалтер по начислению и расчету заработной платы производит в программе для расчета заработной платы соответствующие действия (начисления, расчеты, выплаты, удержания и т.д.).