Приложение N 1. Регламент взаимодействия контрактной службы с структурными подразделениями службы природопользования и охраны окружающей среды Астраханской области

Приложение N 1
к приказу службы
природопользования и охраны
окружающей среды
Астраханской области
от 13.05. 2024 N 169

Регламент
взаимодействия контрактной службы с структурными подразделениями службы природопользования и охраны окружающей среды Астраханской области

1. Общие положения:

1. Настоящий Регламент взаимодействия контрактной службы с подразделениями службы природопользования и охраны окружающей среды Астраханской области, инициирующими осуществление закупок для обеспечения государственных нужд (далее - Регламент), регулирует служебные отношения, возникающие между структурными подразделениями и должностными лицами службы природопользования и охраны окружающей среды Астраханской области (далее - Служба) при реализации законодательства о контрактной системе в сфере осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд

2. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон о контрактной службе) и определяет схему взаимодействия контрактной службы с структурными подразделениями Службы.

Взаимодействие контрактной службы с структурными подразделениями Службы осуществляется путём обмена служебными записками между структурными подразделениями Службы.

2. Взаимодействие контрактной службы и структурных подразделений Службы при планировании закупок:

В целях проведения закупки товаров, работ, услуг для государственных нужд Службы структурным подразделением (инициатор закупки) инициируется закупка (составление служебной записки) и осуществляется предоставление сведений по закупке для формирования, утверждения и ведения плана - графика и об изменении плана-графика (при необходимости) в отдел государственных закупок. Подробное описание по составлению и содержанию служебной записки отражено в разделе 3 Порядка.

Отдел государственных закупок определяет и обосновывает начальную (максимальную) цену контракта, цену контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), разрабатывает план-график, осуществляет подготовку изменений для внесения в план-график, организует утверждение плана-графика и размещает в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения.

3. Взаимодействие работников структурных подразделений Службы при определении поставщиков (исполнителей, подрядчиков), при заключении контрактов:

Руководитель контрактной службы организует подготовку документов по осуществлению закупки, описанию объекта закупки в документации о закупке.

В целях проведения закупки структурное подразделение Службы (инициатор закупки), заявляющее потребность в закупке соответствующих товаров, работ, услуг, подготавливает и направляет на имя руководителя служебную записку на осуществление закупки по форме согласно приложению, к настоящему Порядку в зависимости от способа определения поставщика (подрядчика, исполнителя).

Служебная записка на осуществление закупки должна содержать следующие основные моменты:

1. Наименование предмета закупки.

2. Источники финансирования закупки с указанием кода бюджетной классификации (включая дополнительную классификацию) и объема финансового обеспечения, подтвержденного лимитами бюджетных обязательств.

3. Начальная (максимальная) цена контракта, цена контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), которая определяется, и обосновываются в соответствии со статьей 22 Закона о контрактной службе и в рамках приказа Минэкономразвития России от 02.10.2013 N 567 "Об утверждении Методических рекомендаций по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем)".

4. Описание закупки в соответствии со статьёй 33 Закона о контрактной службе.

5. Порядок оплаты выполненных работ, поставленного товара, оказанных услуг, аванса (при наличии).

6. Сроки выполнения работ, поставки товара, оказания услуг.

7. Порядок приемки выполнения работ, поставки товара, оказания услуг.

8. Другие позиции, отраженные в формах, согласно приложению, к настоящему Порядку.

Также должны быть отражены:

1. Требования, предъявляемые к участникам закупки, и исчерпывающий перечень документов, которые должны быть представлены участниками закупки в соответствии с пунктом 1 статьи 31 Закона о контрактной службе (наличие лицензии, членство в саморегулируемых организациях).

2. Дополнительные требования, предъявляемые к участникам закупки, и исчерпывающий перечень документов, которые должны быть представлены участниками закупки в соответствии с частями 2 и 2.1 (при наличии таких требований) статьи 31 Закона о контрактной службе (дополнительные требования, в том числе к наличию: 1) финансовых ресурсов для исполнения контракта; 2) на праве собственности или ином законном основании оборудования и других материальных ресурсов для исполнения контракта; 3) опыта работы, связанного с предметом контракта, и деловой репутации; 4) необходимого количества специалистов и иных работников определенного уровня квалификации для исполнения контракта).

3. Требование, предъявляемое к участникам закупки в соответствии с частью 1.1. статьи 31 Закона о контрактной службе (об отсутствии в реестре недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации об участнике закупки, в том числе информации об учредителях, о членах коллегиального исполнительного органа, лице, исполняющем функции единоличного исполнительного органа участника закупки - юридического лица).

В зависимости от объекта закупки и способа определения поставщика (исполнителя, подрядчика) к служебной записке должны прилагаться следующие документы:

1) проектная документация, утвержденная в порядке, установленном законодательством, за исключением случая, если подготовка проектной документации в соответствии с указанным законодательством не требуется;

2) заключение государственной экспертизы результатов проектной документации и результатов инженерных изысканий, с проверкой достоверности определения сметной стоимости объекта;

3) утверждение проектной документации;

4) техническое задание на выполнение работ, оказание услуг, разработанное в соответствии с требованиями и рекомендациями действующего законодательства Российской Федерации, спецификация на поставку товара, которое должно содержать:

а) сведения о предмете закупки (наименование закупки; место выполнения работ, оказания услуг, поставки товара; сроки выполнения работ, оказания услуг, поставки товара);

б) описание закупки в соответствии со статьёй 33 Закона о контрактной службе, при этом должны руководствоваться следующими правилами:

- в описании объекта закупки указываются функциональные, технические и качественные характеристики, эксплуатационные характеристики объекта закупки (при необходимости). В описание объекта закупки не должны включаться требования или указания в отношении товарных знаков, знаков обслуживания, фирменных наименований, патентов, полезных моделей, промышленных образцов, наименование страны происхождения товара, требования к товарам, информации, работам, услугам при условии, что такие требования или указания влекут за собой ограничение количества участников закупки. Допускается использование в описании объекта закупки указания на товарный знак при условии сопровождения такого указания словами "или эквивалент" либо при условии несовместимости товаров, на которых размещаются другие товарные знаки, и необходимости обеспечения взаимодействия таких товаров с товарами, используемыми заказчиком, либо при условии закупок запасных частей и расходных материалов к машинам и оборудованию, используемым заказчиком, в соответствии с технической документацией на указанные машины и оборудование;

- использование при составлении описания объекта закупки показателей, требований, условных обозначений и терминологии, касающихся технических характеристик, функциональных характеристик (потребительских свойств) товара, работы, услуги и качественных характеристик объекта закупки, которые предусмотрены техническими регламентами, принятыми в соответствии с законодательством Российской Федерации о техническом регулировании, документами, разрабатываемыми и применяемыми в национальной системе стандартизации, принятыми в соответствии с законодательством Российской Федерации о стандартизации, иных требований, связанных с определением соответствия поставляемого товара, выполняемой работы, оказываемой услуги потребностям. Если при составлении описания объекта закупки не используются установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации о техническом регулировании, законодательством Российской Федерации о стандартизации показатели, требования, условные обозначения и терминология, в документации о закупке должно содержаться обоснование необходимости использования других показателей, требований, условных обозначений и терминологии;

- описание объекта закупки может включать в себя спецификации, планы, чертежи, эскизы, фотографии, результаты работы, тестирования, требования, в том числе в отношении проведения испытаний, методов испытаний, упаковки в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Российской Федераций, маркировки, этикеток, подтверждения соответствия, процессов и методов производства в соответствии с требованиями технических регламентов, документов, разрабатываемых и применяемых в национальной системе стандартизации, технических условий, а также в отношении условных обозначений и терминологии;

- изображение поставляемого товара, позволяющее его идентифицировать и подготовить заявку, окончательное предложение, если в такой документации содержится требование о соответствии поставляемого товара изображению товара, на поставку которого заключается контракт;

- при описании объекта закупки, осуществляемой в целях выполнения минимальной доли закупок, указываются характеристики российского товара, в том числе содержащиеся в каталоге товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд;

- в соответствии с требованиями, указанными в части 1 статьи 33 Закона о контрактной службе, должно(а) содержать показатели, позволяющие определить соответствие закупаемых товара, работы, услуги установленным заказчиком требованиям. При этом указываются максимальные и (или) минимальные значения таких показателей, а также значения показателей, которые не могут изменяться;

- требования к гарантии качества товара, работы, услуги, а также требования к гарантийному сроку и (или) объему предоставления гарантий их качества, к гарантийному обслуживанию товара (далее - гарантийные обязательства), к расходам на эксплуатацию товара, к обязательности осуществления монтажа и наладки товара, к обучению лиц, осуществляющих использование и обслуживание товара, устанавливаются при необходимости. В случае определения поставщика машин и оборудования устанавливаются требования к гарантийному сроку товара и (или) объему предоставления гарантий его качества, к гарантийному обслуживанию товара, к расходам на обслуживание товара в течение гарантийного срока, а также к осуществлению монтажа и наладки товара, если это предусмотрено технической документацией на товар. В случае определения поставщика новых машин и оборудования устанавливаются требования к предоставлению гарантии производителя и (или) поставщика данного товара и к сроку действия такой гарантии. Предоставление такой гарантии осуществляется вместе с данным товаром.

5) коммерческие предложения;

6) информация об условиях, о запретах и об ограничениях допуска товаров, происходящих из иностранного государства или группы иностранных государств, работ, услуг, соответственно выполняемых, оказываемых иностранными лицами, в случае, если данные условия, запреты и ограничения установлены Заказчиком в соответствии со статьей 14 Закона о контрактной службе, с перечнем товаров;

7) и иные документы необходимые для подготовки документации о закупке.

В зависимости от характеристик закупки руководитель контрактной службы:

1) выбирает способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя), при необходимости с обоснованием принятого решения;

2) обеспечивает на основании предложения структурного подразделения Службы (инициатора закупки) осуществление закупки у субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций, устанавливает требование о привлечении к исполнению контракта субподрядчиков, соисполнителей из числа субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций;

3) обеспечивает на основании предложения структурного подразделения Службы (инициатора закупки) предоставление учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы, организациям инвалидов преимущества в отношении предлагаемой ими цены контракта.

С целью проверки предложений инициатора закупки служебная записка направляется руководителю только после согласования структурных подразделений Службы путем проставления визы:

- в части объема финансового обеспечения, подтвержденного лимитами бюджетных обязательств; порядок оплаты выполненных работ, поставленного товара, оказанных услуг, аванса (при необходимости) - с начальником финансово-экономического отдела или заместителем начальника отдела;

- для формирования, утверждения и ведения план-графика и об изменении план-графика (при необходимости) - с начальником отдела государственных закупок;

- для обеспечения размещения закупок малого объема с использованием электронной торговой системы - с начальником отдела государственных закупок.

Служебная записка с резолюцией руководителя предоставляется контрактной службе для выполнения соответствующих мероприятий:

Инициатор закупки:

- участвует в подготовке проектов контрактов.

Финансово-экономический отдел:

- осуществляет открытие/закрытие счетов для временного хранения денежных средств;

- осуществляет прием/возврат обеспечений заявок участников процедур закупок, прием/возврат обеспечений исполнения контрактов, прием/возврат обеспечения гарантийных обязательств.

Отдел государственных закупок:

- разрабатывает план-график, осуществляет подготовку изменений для внесения в план-график;

- организует утверждение плана-графика;

- размещает в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения;

- осуществляет подготовку извещений об осуществлении закупок;

- осуществляет подготовку документации о закупках (за исключением описания объекта закупки);

- осуществляет подготовку проектов контрактов.

Все вышеуказанные мероприятия необходимо осуществить в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента поступления в отдел государственных закупок служебной записки.

В течение 1 (одного) рабочего дня после утверждения документов по закупке отдел государственных закупок:

- размещает извещение об осуществлении закупок, документацию о закупках в единой информационной системе в сфере закупок;

- публикует по решению руководителя контрактной службы извещение об осуществлении закупок в любых средствах массовой информации или размещает это извещение на сайтах в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" при условии, что такое опубликование или такое размещение осуществляется наряду с предусмотренным Законом о контрактной службе размещением;

- осуществляет закупки малого объема с использованием электронной торговой системы.

Любой участник закупки, вправе направить запрос о даче разъяснений положений документации о закупке. В течение 1 (одного) рабочего дня структурное подразделение Службы в рамках своей компетенции готовит и предоставляет разъяснения положений документации о закупки по запросу в отдел государственных закупок, который осуществляет размещение данных разъяснений в единой информационной системе.

При внесении изменений в документацию о закупке, документы должны пройти вышеуказанные мероприятия.

По решению руководителя, руководителя контрактной службы закупка может быть отменена в сроки, установленные Законом о контрактной службе. Отделом государственных закупок осуществляется подготовка документов по отмене закупок и размещается в единой информационной системе в сфере закупок.

Отдел государственных закупок в сроки, установленные Законом о контрактной службе:

- осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий по осуществлению закупок (при необходимости осуществлять аудиозапись процедуры закупки), в том числе проверку:

- соответствия требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации к лицам, осуществляющим поставку товара, выполнение работы, оказание услуги, являющихся объектом закупки;

- отсутствия в реестре недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации об участнике закупки - юридическом лице, в том числе информации об учредителях, о членах коллегиального исполнительного органа, лице, исполняющем функции единоличного исполнительного органа участника закупки.

- осуществляет подготовку протоколов заседаний комиссий по осуществлению закупок на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок и размещает в единой информационной системе в сфере закупок;

- организует при необходимости согласование заключения контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) с контрольным органом в сфере закупок, в соответствии Законом о контрактной службе, обеспечить направление в контрольный орган в сфере закупок обращения о согласовании заключения контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в сроки, установленные Законом о контрактной службе;

- обеспечивает заключение контрактов;

- обеспечивает проверку независимых гарантий, поступивших в качестве обеспечения заявок и обеспечения исполнения контрактов, на соответствие требованиям Закона о контрактной службе;

- информирует в случае отказа Службой в принятии независимой гарантии об этом лицо, предоставившее независимую гарантию, с указанием причин, послуживших основанием для отказа;

организует включение в реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации об участниках закупок, уклонившихся от заключения контрактов.

Документация о закупках хранится в кабинете отдела государственных закупок.

4. Взаимодействие работников структурных подразделений Службы при исполнении, изменении, расторжении контракта):

В рамках распределения полномочий между заместителями, заместители руководителя контролируют приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги.

В случае необходимости руководитель контрактной службы обеспечивает создание приемочной комиссии не менее чем из пяти человек для приемки поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, результатов отдельного этапа исполнения контракта.

Ответственное лицо структурного подразделения Службы осуществляет подготовку и подписание документа о приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта, а также поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги в сроки, установленные контрактом и осуществляет проведение экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги.

В течение 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, а также отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги структурное подразделение Службы направляет вышеуказанные документы о приемке в отдел государственных закупок, а также в финансово-экономический отдел.

В рамках распределения полномочий между заместителями, заместители руководителя организуют оплату поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта, а финансово-экономический отдел осуществляет оплату поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта в рамках сроков, установленных контрактом.

В течение 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем оплаты по контракту финансово-экономический отдел предоставляет копии документов, подтверждающих факт оплаты (копии платежных поручений) в отдел государственных закупок.

На основании предоставленных документов от структурных подразделений Службы отдел государственных закупок осуществляет в единой информационной системе включение в реестр контрактов информации об исполнении контракта, в сроки, установленные Законом о контрактной службе.

При изменении и расторжении контракта структурное подразделение Службы направляет в отдел государственных закупок служебную записку, с визой руководителя.

На основании предложения структурного подразделения Службы отдел правового и кадрового обеспечения, на основании расчётов поступивших от финансово-экономического отдела, применяет меры ответственности, в том числе направляет поставщику (подрядчику, исполнителю) требование об уплате неустоек (штрафов, пеней) в случае просрочки исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств (в том числе гарантийного обязательства), предусмотренных контрактом, а также в иных случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных контрактом, совершает иные действия в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) условий контракта.

В течение 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем предоставления документов от отдела правового и кадрового обеспечения, отдел государственных закупок осуществляет в единой информационной системе включение в реестр контрактов информации о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта, в сроки, установленные Законом о контрактной службе.

Отдел государственных закупок организует включение в реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации о поставщике (подрядчике, исполнителе), с которым контракт был расторгнут по решению суда или в связи с односторонним отказом Заказчика от исполнения контракта.

Возврат денежных средств, внесенных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в качестве обеспечения исполнения контракта, обеспечения гарантийных условий осуществляется финансово-экономическим отделом, в сроки, установленные контрактом, на основании поступившего письма от поставщика (подрядчика, исполнителя).

Контракты, дополнительные соглашения и соглашения о расторжении к ним хранятся в финансово-экономическом отделе.

5. Состав сотрудников Службы, выполняющих функции контрактной службы с распределением функций и полномочий

Состав сотрудников Службы, выполняющих функции контрактной службы с распределением функций и полномочий отражен в Приложении N 2 к настоящему приказу.