Приложение. Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в Администрации города Симферополя Республики Крым

Приложение
к распоряжению Администрации
города Симферополя Республики Крым
от 03.05.2024 N 132-р

Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в Администрации города Симферополя Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Порядок) является внутренним документом Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Администрация), разработанным в целях установления общих требований по изготовлению, учету, хранению, использованию и уничтожению печатей и штампов в Администрации и в отраслевом (функциональном) органе, не наделенном правом юридического лица (далее - Орган).

1.2. В Администрации используются следующие виды печатей и штампов:

- гербовая печать и малая гербовая печать - круглая печать с изображением Государственного герба Республики Крым установленного образца, оттиск которой, в соответствии с законодательством Российской Федерации, заверяет подлинность подписи главы Администрации или должностных лиц Администрации, которым главой Администрации делегировано право подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах Администрации, предусматривающих заверение подлинной подписи;

- печать Органа - круглая печать установленного образца, оттиск которой, в соответствии с законодательством Российской Федерации, заверяет подлинность подписи руководителя Органа или лица, действующего по доверенности, на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, на документах Органа, предусматривающих заверение подлинной подписи;

- печать отдела регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации - круглая (не гербовая) печать;

- печать управления кадровой работы, муниципальной службы и противодействия коррупции;

- штамп - штамп любой формы, как правило, содержащий название "Администрация" или "Орган" в полном или сокращенном виде, не подпадающий под определение печати и служащий для подтверждения полномочий лиц и подлинности документов;

- штамп вспомогательный - любые штампы, как правило, не содержащие название "Администрация" или "Орган" в полном или сокращенном виде, в том числе и наборные, формально заменяющие рукописные записи и служащие для упрощения определенного текста, в целях ускорения процесса делопроизводства.

1.3. Общая организация, методическое руководство за соблюдением настоящего Порядка, проверка наличия, состояния учета, порядка хранения, использования печатей и штампов, соблюдения требований, установленных настоящим Порядком возлагается на руководителя Органа.

1.4. Контроль за учетом, хранением, использованием и уничтожением печатей и штампов возлагается на управление делопроизводства и работы с обращениями граждан.

1.5. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения или перемещения по службе ответственный работник за ведение учета, хранение, использование, уничтожение печатей и штампов обязан передать все числящиеся печати и штампы согласно журналу учета печатей и штампов другому работнику.

2. Изготовление печатей и штампов

2.1. Руководитель Органа организует разработку дизайна клише печати и подбор фирмы-изготовителя. Дизайн клише, фирма-изготовитель и степень защиты печати согласовываются с курирующим заместителем главы Администрации. После согласования руководитель подразделения представляет образец оттиска печати на утверждение заместителю главы Администрации.

2.2. Решение об изготовлении печатей или штампов принимает глава Администрации на основании служебной записки заместителя главы Администрации, содержащей обоснование необходимости изготовления печати или штампа.

2.3. Количество печатей или штампов, образцы их оттисков определяются в решении об изготовлении печатей или штампов.

2.4. Клише штампов должны содержать краткую надпись, указывающую на сферу применения штампа (например: "Для пропусков", "Для финансовых документов" и т.п.).

2.5. При изготовлении нескольких штампов с одинаковым назначением они должны иметь на своих клише порядковые, неповторяющиеся номера (например: "Для финансовых документов 1", "Для финансовых документов 2" и т.д.).

3. Учет, хранение, использование и уничтожение печатей и штампов

3.1. Учет печатей и штампов Администрации ведется в управлении делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации в Журнале учета печатей и штампов (приложение 1 к настоящему Порядку). Записи о регистрации, выдаче в пользование, возврате или уничтожении должны производиться аккуратно и отдельно по каждой печати или штампу.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "приложение 1" имеется в виду "приложение"

3.2. Журнал учета печатей и штампов прошнуровывается, и его листы пронумеровываются в соответствии с требованиями руководящих документов по ведению делопроизводства в администрации.

3.3. Выдача печатей и штампов производится под роспись руководителям Органов на основании письменных запросов, определяющих должностных лиц.

3.4. Все печати и штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах, чтобы исключить их утерю, хищение или использование другими лицами.

Не допускается хранение печатей и штампов в рабочих столах, передача их на хранение лицам, не имеющим на это право.

Органы обеспечивают сохранность печатей и штампов, находящихся в их пользовании.

При смене руководителя Органа печати и штампы соответствующего Органа передаются по акту с отметками в журнале учета печатей и штампов в управлении делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации.

3.5. Об утрате печати немедленно сообщается курирующему заместителю главы Администрации и в управление делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации.

Руководитель Органа незамедлительно обнародует факт утраты печати, подает заявление об утрате в органы внутренних дел и подготавливает распоряжение о назначении комиссии для проведения разбирательства по факту утраты печати. В состав комиссии в обязательном порядке должны включаться должностные лица управления учета, отчетности и материального обеспечения Администрации и управления делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации.

Комиссия проводит разбирательство по факту утраты, а также осуществляет подготовку и организацию реализации мер по минимизации ущерба деловой репутации и экономическим интересам Администрации.

3.6. Печати и штампы, в случае их износа или повреждения, сдаются в управление делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации, где уничтожаются в установленном порядке. О факте уничтожения печатей и штампов комиссией составляется акт, который подписывается всеми ее членами, утверждается главой Администрации и направляется в управление учета, отчетности и материального обеспечения Администрации.

4. Ответственность за нарушение настоящего Порядка

4.1. Ответственность за нарушение настоящего Порядка предусмотрена действующим законодательством Российской Федерации и Республики Крым.

4.2. Неправомерное использование печатей и штампов при осуществлении должностными лицами Администрации или Органа юридически значимых действий влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

4.3. Руководитель Органа и ответственный работник за ведение учета, хранение, использование печатей и штампов в Органе несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации и Республики Крым ответственность.

Первый заместитель главы администрации города Симферополя

О.А. Силантьева

Начальник управления учета, отчетности и материального обеспечения администрации города Симферополь

Т.В. Игнатенко