Приложение N 1. Положение об архивном отделе администрации Быковского муниципального района

Приложение N 1
к постановлению администрации
Быковского муниципального района
от 16 мая 2024 г. N 315

Положение
об архивном отделе администрации Быковского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Быковского муниципального района Волгоградской области (далее - Архивный отдел) является структурным подразделением администрации Быковского муниципального района Волгоградской области (далее - администрация района). Архивный отдел выполняет задачи и функции в области архивного дела на территории Быковского муниципального района (далее - район).

1.2. Архивный отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Администрации РФ, законами Волгоградской области, постановлениями и распоряжениями Администрации Волгоградской области, приказами, инструкциями, методическими указаниями Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, отдела по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области, Уставом района, правовыми актами органов местного самоуправления района, а также настоящим Положением.

1.3. Архивный отдел в своей деятельности непосредственно подчиняется управляющему делами администрации района в соответствии со структурой администрации района, выполняет прямые поручения и задания главы района.

1.4. Положение об архивном отделе утверждается постановлением администрации района.

1.5. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств местного бюджета, предусмотренных на текущий год.

1.6. Архивный отдел не является юридическим лицом, имеет соответствующие бланки со своим наименованием, а также печать со своим наименованием для удостоверения архивных справок, архивных копий, выписок, выполненных на основе архивных документов.

1.7. Официальное полное наименование архивного отдела - "Архивный отдел Администрации Быковского муниципального района Волгоградской области".

1.8. Официальное сокращенное наименование - "Архивный отдел".

1.9. Почтовый адрес архивного отдела: 404062, Волгоградская область, Быковский район, р.п. Быково, ул. Дзержинского д. 25.

2. Задачи

2.1. Основными задачами архивного отдела являются:

2.1.1. Осуществление на территории района полномочий в сфере архивного дела в пределах своей компетенции.

2.1.2. Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов, подлежащих постоянному хранению.

2.1.3. Комплектование архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации, имеющими научно-историческое, экономическое, политическое, социальное или культурное значение для населения района Волгоградской области.

2.1.4. Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов представительных и исполнительных органов местного самоуправления района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие другим организациям и гражданам, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

2.1.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления района, обеспечение прав граждан на доступ к архивным документам, организация использования документов.

3. Структура

3.1. Штатная численность и структура архивного отдела утверждается постановлением администрации района.

4. Функции

4.1. Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1.1. Осуществляет хранение:

- документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий;

- документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов государственной власти и организаций, действовавших на территории района и отнесенных к федеральной собственности и собственности Волгоградской области;

- документов негосударственных организаций, общественных организаций и движений и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в архивный отдел на договорной основе;

- документы по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, действовавших на территории района;

- фотодокументов, а также при наличии надлежащих условий кино-, фоно-, видеодокументов, отражающих прошлое и настоящее района;

- печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов для осуществления практической деятельности архивного отдела.

4.1.2. Осуществляет государственный учет документов, принятых в архивный отдел, представляет в установленном порядке учетные данные в отдел по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области.

4.1.3. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

4.1.4. Разрабатывает списки организаций - источников комплектования архивного отдела, представляет их на согласование в отдел по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области и на утверждение главе администрации района.

4.1.5. Организует отбор архивных документов организаций - источников комплектования архивного отдела для постоянного хранения и осуществляет их прием в архивный отдел в соответствии с законодательно установленными сроками.

4.1.6. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию архивного отдела записями воспоминаний, материалами фото-, кино и видеосъемок знаменательных событий и мероприятий района.

4.1.7. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архивном отделе, в том числе автоматизированные информационно-поисковые системы с целью оперативного использования документальной информации.

4.1.8. Обеспечивает в установленном порядке ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования архивного отдела.

4.1.9. Осуществляет организационно-методическое руководство работой организаций - источников комплектования архивного отдела, оказывает им необходимую помощь в вопросах организации и методики работы с документами, проводит проверки состояния ведомственного хранения архивных документов.

4.1.10. Рассматривает и согласовывает нормативно-методические документы организаций - источников комплектования архивного отдела: Положение об экспертной комиссии, Положение об архиве, Инструкцию по делопроизводству, Номенклатуру дел.

4.1.11. Осуществляет в установленном порядке:

- рассмотрение и представление на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии отдела по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области поступившие от организаций - источников комплектования архивного отдела описи дел постоянного срока хранения;

- согласование описей документов по личному составу организаций - источников комплектования архивного отдела, (а также описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел).

4.1.12. Информирует органы местного самоуправления района, другие муниципальные организации о составе и содержании документов архивного отдела, исполняет их запросы на документную информацию.

4.1.13. Исполняет запросы юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, выдает архивные справки, заверенные копии архивных документов, выписки из них.

4.1.14. Исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

4.1.15. Использует документы архивного отдела в социально-экономических и культурных целях путем организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, проведение радио и телепередач, публикаций архивных документов и материалов по ним в периодической печати.

4.1.16. Проводит прием граждан, рассматривает жалобы, заявления предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела, консультирует их по вопросам розыска архивных документов.

4.1.17. Проводит мероприятия по улучшению организации документов в делопроизводстве и их ведомственного хранения, по повышению квалификации работников, ответственных за делопроизводство и архив.

4.1.18. Разрабатывает для внесения в установленном порядке в представительные и исполнительные органы местного самоуправления района проекты нормативных правовых актов в сфере архивного дела.

5. Взаимоотношения с другими подразделениями

5.1. Совместно с руководителями структурных подразделений Администрации района вносит предложения об изменении действующих или отмене фактически утративших силу постановлений и распоряжений администрации района.

5.2. Привлекает с согласия руководителей структурных подразделений Администрации района муниципальных служащих для подготовки проектов правовых актов.

5.3. Организует совместно с руководителями структурных подразделений Администрации района изучение муниципальными служащими нормативных актов, относящихся к их деятельности.

5.4. Осуществляет взаимодействие с городским и сельскими поселениями Быковского муниципального района по вопросам архивного дела.

6. Права.

6.1. Архивный отдел для осуществления возложенных на него функций имеет право:

6.1.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации района, администраций сельских и городского поселений, органов статистики, предприятий, учреждений и организаций, независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, материалы необходимые для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

6.1.2. Проводить в установленном порядке совещания по вопросам, входящим в компетенцию отдела, с привлечением руководителей и специалистов других отделов администрации района, администраций сельских и городского поселений района, предприятий, учреждений и организаций независимо от организационно-правовых форм и форм собственности.

6.1.3. Участвовать в разработке проектов постановлений и распоряжений администрации района, решений районной Думы.

7. Критерии эффективности

7.1. Оценка эффективности деятельности архивного отдела относится к компетенции главы администрации района.

7.2. Критериями эффективности работы архивного отдела являются:

- качественное и своевременное выполнение должностных обязанностей муниципальными служащими архивного отдела;

- своевременное и качественное выполнение функций, возложенных настоящим Положением на архивный отдел;

- своевременное выполнение постановлений и распоряжений администрации района, а также поручений главы района.

8. Реорганизация и ликвидация

8.1. Реорганизация и ликвидация архивного отдела осуществляется по решению главы района в установленном порядке по согласованию с отделом по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области. Архивные фонды и архивные документы реорганизуемого архивного отдела передаются его правопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы могут быть переданы на постоянное хранение в один из государственных архивов, подведомственных отделу по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области, на основании договора между отделом по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области и администрацией района.

9. Руководство структурным подразделением

9.1. Архивный отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой района на основании распоряжения администрации района.

9.2. Начальник архивного отдела:

- осуществляет руководство деятельностью архивного отдела, несет ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач и функций;

- на основании доверенности представляет интересы архивного отдела в судах, органах прокуратуры и других правоохранительных органах, а также в органах государственной власти и местного самоуправления, организациях и учреждениях всех форм собственности;

- распределяет обязанности между специалистами архивного отдела, разрабатывает должностные инструкции.

9.3. В период временного отсутствия начальника архивного отдела, его полномочия исполняет один из специалистов архивного отдела на основании распоряжения администрации района.