Приложение N 3. Должностная инструкция Ведущего специалиста по делопроизводству отдела по социальным и общим вопросам, молодежной политике и спорту местной администрации городского поселения Залукокоаже

Приложение N 3
Утверждена
постановлением Местной
администрации г.п. Залукокоаже
от 23.05.2024 г. N 253

Должностная инструкция
Ведущего специалиста по делопроизводству отдела по социальным и общим вопросам, молодежной политике и спорту местной администрации городского поселения Залукокоаже

I. Общие положения

1.1. В соответствии с Реестром должностей муниципальной службы в КБР должность Ведущего специалиста по делопроизводству отдела по социальным и общим вопросам, молодежной политике и спорту местной администрации городского поселения Залукокоаже (далее Ведущий специалист по делопроизводству) относится к ведущей группе должностей муниципальной службы.

1.2. Ведущий специалист по делопроизводству назначается и освобождается от должности Главой местной администрации городского поселения Залукокоаже на условиях трудового контракта.

1.3. Непосредственно подчиняется Заместителю главы - начальнику отдела по социальным и общим вопросам, молодежной политике и спорту местной администрации городского поселения Залукокоаже.

1.4. В период отсутствия Ведущего специалиста по делопроизводству его обязанности возлагаются на главного специалиста по общим вопросам отдела по социальным и общим вопросам, молодежной политике и спорту вопросам жизнеобеспечения, за исключением обязанностей, вытекающих из трудовых правоотношений.

1.5. К компетенции Ведущего специалиста по делопроизводству относятся следующие вопросы:

- ведение служебного делопроизводства в местной администрации городского поселения Залукокоаже;

- ведение делопроизводства Совета местного самоуправления в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

- работа с обращениями граждан в местной администрации городского поселения Залукокоаже;

- выдача справок;

- защита персональных данных;

- иные вопросы по поручению главы и заместителя главы местной администрации (в соответствии с вопросами местного значения Федерального закона от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации").

1.6. Ведущий специалист по делопроизводству в своей работе руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации и Конституцией КБР;

- действующим законодательством Российской Федерации и КБР;

- правовыми актами органов государственной власти КБР и органов местного самоуправления;

- Уставом городского поселения Залукокоаже;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- номенклатурой дел;

- настоящей должностной инструкцией.

II. Квалификационные требования

Для замещения должности Ведущего специалиста по делопроизводству устанавливаются квалификационные требования, включающие базовые и функциональные требования:

2.1. Базовые квалификационные требования:

2.1.1. Ведущий специалист по делопроизводству должен соответствовать следующим квалификационным требованиям, предъявляемым к уровню профессионального образования, стажу муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки:

- иметь высшее образование, без предъявления требований к стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки.

2.1.2 Ведущий специалист по делопроизводству должен знать:

- государственный язык (русский язык):

- основы государства и права, в том числе: Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы о местном самоуправлении, о муниципальной службе, о противодействии коррупции, иные законы и нормативные правовые акты Российской Федерации, Кабардино-Балкарской Республики, муниципальные правовые акты, предметом регулирования которых являются отношения, связанные с осуществлением органами местного самоуправления своих полномочий, предупреждением коррупции, осуществлением муниципальными служащими своей профессиональной деятельности (муниципальной службы), в том числе поступление на муниципальную службу, ее прохождение и прекращение;

- нормы делового общения;

- правила делового этикета;

- основы делопроизводства и документооборота;

- правила охраны труда и пожарной безопасности.

2.1.3. Ведущий специалист по делопроизводству должен уметь:

- осуществлять подготовку проектов муниципальных правовых актов и служебных документов;

- систематически повышать профессиональные знания и быть способным применять их в практической деятельности;

- работать на персональном компьютере и с периферийными устройствами, с системами хранения информации, стандартными офисными приложениями, программным обеспечением, информационно-телекоммуникационными сетями и базами данных на уровне уверенного пользователя.

2.1.4. Ведущий специалист по делопроизводству должен иметь навык грамотной устной и письменной речи.

2.2. Функциональные квалификационные требования:

2.2.1. Ведущий специалист по делопроизводству должен знать:

- регулирующие соответствующую область и вид профессиональной служебной деятельности федеральные законы и иные нормативные правовые акты РФ, законы и иные нормативные правовые акты КБР, муниципальные правовые акты, Устав Зольского муниципального района, Устав г.п. Залукокоаже, Регламент Совета местного самоуправления и Регламент местной администрации городского поселения Залукокоаже, административные регламенты и иные служебные документы применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей;

- основы управления (менеджмента) и особенности менеджмента в сфере государственной и муниципальной службы;

- порядок работы со служебной информацией.

2.2.2. Ведущий специалист по делопроизводству должен уметь:

- применять накопленный опыт работы в соответствующих областях, направлениях и видов деятельности отдела;

- работать во взаимодействии с государственными органами и органами местного самоуправления, организациями;

- планировать работу и служебное время;

- осуществлять контроль, анализ и прогнозирование последствий принимаемых решений;

- осуществлять подготовку проектов заключений и ответов на запросы, обращения;

- своевременно выявлять и разрешать проблемные ситуации.

III. Должностные обязанности

Ведущий специалист по делопроизводству обязан:

3.1. Исполнять основные обязанности муниципального служащего, предусмотренные ст. 12 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации";

3.2. Соблюдать ограничения, не нарушать запреты, связанные с муниципальной службой, установленные статьями 13 и 14 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации";

3.3. Исполнять требования к служебному поведению муниципального служащего, предусмотренные ст. 14.2 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации";

3.4. Исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией;

3.5. Уведомлять главу местной администрации, органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений в соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ "О противодействии коррупции";

3.6. Принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов, исполнять обязанности, установленные законодательством о противодействии коррупции;

3.7. Точно и в срок выполнять поручения своего руководителя;

3.8. Осуществлять ведение делопроизводства в администрации в соответствии с инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел;

3.9. Осуществлять функции ответственного делопроизводителя (регистратора) в Системе электронного документооборота КБР в г.п. Залукокоаже;

3.10. Осуществлять функции оператора Платформы обратной связи по местной администрации г.п. Залукокоаже;

3.11. Осуществлять прием и регистрацию входящих документов, учет, сохранность, сортировку документов и передачу их главе местной администрации, доводит документы до исполнителей;

3.12. Контролировать прохождение документов и соблюдение сроков исполнения документов, находящихся на контроле, писем и обращений граждан, обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

3.13. В соответствии с резолюцией главы администрации передавать документы непосредственным исполнителям, а также контролировать сроки ответов на запросы и заявления и предупреждать исполнителей об истечении данного срока;

3.14. Вести книги регистрации устных и письменных обращений граждан;

3.15. Осуществлять контроль за своевременным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан, ежеквартально анализировать состояние рассмотрения письменных и устных обращений граждан, подводить итоги и передавать в вышестоящий орган (Работа со статистической отчетностью, работа с обращениями граждан в ССТУ.РФ);

3.16. Организовывать телефонные переговоры, принимать и передавать телефонограммы;

3.17. Ксерокопировать документы;

3.18. Вести учет, систематизацию и хранение поступающих в местную администрацию законодательных актов, постановлений, распоряжений вышестоящих органов государственной власти, органов муниципального самоуправления;

3.19. Доводить до исполнителей все распорядительные документы и осуществлять контроль за выполнением всех распорядительных документов главы местной администрации городского поселения Залукокоаже, а также документов вышестоящих органов;

3.20. Ознакомить под роспись работников местной администрации городского поселения с документами вышестоящих органов в части их касающихся;

3.21. Оформлять контрольные карточки, контрольные папки;

3.22. Организовать работы по защите персональных данных;

3.23. Подшивать и хранить документы в соответствии с номенклатурой дел;

3.24. Систематизировать и хранить документы текущего архива Совета местного самоуправления;

3.25. Сдавать в архив местной администрации документальные материалы, законченные делопроизводством, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив;

3.26. Осуществлять обязанности по заверению копий документов в порядке, установленном действующим законодательством;

3.27. Оформлять протоколы производственных и аппаратных совещаний, собраний актива;

3.28. Осуществлять ведение делопроизводства Совета местного самоуправления в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

3.29. Организовывать подготовку вопросов на совещаниях и заседаниях Совета;

3.30. Участвовать в организации и проведении заседаний Совета;

3.31. Участвовать в организации и проведении публичных слушаний по проектам нормативных актов в соответствии с Уставом;

3.32. Оказывать практическую и методическую помощь постоянным комиссиям, комиссиям при администрации, депутатам в проведении заседаний, собраний встреч с избирателями;

3.33. Вести реестр решений Совета местного самоуправления городского поселения Залукокоаже;

3.34. Взаимодействовать с органами государственной власти Российской Федерации и КБР при осуществлении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;

3.35. Ежегодно представлять в установленном порядке предусмотренные федеральными и республиканскими законами сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

3.36. Ежегодно представлять сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых муниципальный служащий размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать;

3.37. При взаимодействии в связи с исполнением должностных обязанностей с другими муниципальными служащими, гражданами и организациями соблюдать нормы служебной этики;

3.38. Соблюдать установленный служебный распорядок, правила охраны труда и пожарной безопасности.

IV. Права

Наряду с основными правами и гарантиями, которые определены статьями 11 и 23 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" Ведущий специалист по делопроизводству имеет право:

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4. Представлять администрацию по вопросам, связанным с исполнением должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

V. Ответственность

5.1. За совершение дисциплинарного проступка - неисполнение или ненадлежащее исполнение Ведущим специалистом по делопроизводству по его вине возложенных на него служебных обязанностей, за несоблюдение муниципальным служащим ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и неисполнение обязанностей, установленных в целях противодействия коррупции Федеральным законом "О муниципальной службе в Российской Федерации", Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" и другими федеральными законами - представитель нанимателя (работодатель) имеет право применить дисциплинарные взыскания в соответствии со статьями 27 и 27.1 Федерального закона "О муниципальной службе в Российской Федерации".

Ведущий специалист по делопроизводству, допустивший дисциплинарный проступок, может быть временно (но не более чем на один месяц), до решения вопроса о его дисциплинарной ответственности, отстранен от исполнения должностных обязанностей с сохранением денежного содержания. Отстранение муниципального служащего от исполнения должностных обязанностей в этом случае производится муниципальным правовым актом.

5.2. Муниципальный служащий освобождается от ответственности за несоблюдение ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и неисполнение обязанностей, установленных Федеральным законом "О муниципальной службе в Российской Федерации" и другими федеральными законами в целях противодействия коррупции, в случае, если несоблюдение таких ограничений, запретов и требований, а также неисполнение таких обязанностей признается следствием не зависящих от него обстоятельств в порядке, предусмотренном частями 3-6 статьи 13 Федерального закона от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ "О противодействии коррупции".

5.3. Ведущий специалист по делопроизводству подлежит увольнению с муниципальной службы в связи с утратой доверия в случаях совершения правонарушений, установленных статьями 14.1 и 15 Федерального закона "О муниципальной службе в Российской Федерации", несет ответственность в соответствии с трудовым законодательством и законодательством о муниципальной службе.

Глава местной администрации г.п. Залукокоаже:

А.Ю. Котов