Приложение N 2. Должностная инструкция Специалиста по кадровому делопроизводству и архивному делу местной администрации городского поселения Залукокоаже

Приложение N 2
Утверждена
постановлением Местной
администрации г.п. Залукокоаже
от 30.05.2024 г. N 265

Должностная инструкция Специалиста по кадровому делопроизводству и архивному делу местной администрации городского поселения Залукокоаже

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет квалификационные требования, обязанности, права и ответственность специалиста по кадровому делопроизводству и архивному делу местной администрации городского поселения Залукокоаже (далее - Специалист администрации).

1.2. Должность Специалиста администрации является должностью, не отнесенной к должности муниципальной службы.

Работник, замещающий должность Специалиста администрации по кадровому делопроизводству и архивному делу не является муниципальным служащим местной администрации городского поселения Залукокоаже.

1.3. Специалист администрации принимается на должность и освобождается от должности главой местной администрации городского поселения Залукокоаже;

1.4. Специалист администрации работает под непосредственным руководством Помощника главы местной администрации г.п. Залукокоаже;

1.5. В период отсутствия Специалиста администрации его обязанности возлагаются на начальника отдела учета, отчетности и планирования бюджета местной администрации городского поселения Залукокоаже за исключением обязанностей, вытекающих из трудовых правоотношений.

1.6. К компетенции Специалиста администрации относятся:

- кадровое делопроизводство;

- архивное дело;

- иные вопросы по поручению главы местной администрации (в соответствии с вопросами местного значения Федерального закона от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации").

1.7. Специалист администрации в своей работе руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации и Конституцией КБР;

- действующим законодательством Российской Федерации и КБР;

- правовыми актами органов государственной власти КБР и органов местного самоуправления;

- Уставом городского поселения Залукокоаже;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- настоящей должностной инструкцией.

2. Квалификационные требования

2.1. Квалификационные требования к уровню профессионального образования: среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу.

2.2. Квалификационные требования к профессиональным знаниям и навыкам:

- знание Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, законов Кабардино-Балкарской Республики, муниципальных нормативных правовых актов, в соответствии с которыми регулируются отношения, связанные с деятельностью органов местного самоуправления;

- знание нормативной базы соответствующей сферы деятельности, осуществляемой в пределах своих должностных обязанностей и полномочий; информационных технологий по сбору, хранению и обработке информации; правил делового этикета; служебного распорядка; порядка работы со служебной информацией; норм делопроизводства; правил и норм охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; ведения деловых переговоров;

- навыки работы в сфере, соответствующей направлению деятельности; предупреждения и разрешения конфликтов; взаимодействия с государственными и иными органами, ведомствами, организациями, гражданами; подготовки делового письма; владения компьютерной техникой и необходимыми программными продуктами.

3. Должностные обязанности

Специалист администрации обязан:

3.1. Соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты субъекта Российской Федерации, устав муниципального образования и иные муниципальные правовые акты и обеспечивать их исполнение;

3.2. Исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией;

3.3. Соблюдать при исполнении должностных обязанностей права, свободы и законные интересы человека и гражданина независимо от расы, национальности, языка, отношения к религии и других обстоятельств, а также права и законные интересы организаций;

3.4. Соблюдать установленные в органе местного самоуправления правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;

3.5. Поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;

3.6. Не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство;

3.7. Беречь государственное и муниципальное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей;

3.8. Уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

3.9. Принимает меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов и исполняет обязанности, установленные законодательством о противодействии коррупции.

3.10. Формировать номенклатуру дел местной администрации;

3.11. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

3.12. Составлять описи дел постоянного хранения и личного состава;

3.13. Вести учет личного состава местной администрации поселения;

3.14. Осуществлять оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами;

3.15. Формировать и вести личные дела работников, своевременно вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

3.16. Осуществлять учет и хранение трудовых книжек, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

3.17. Выдавать архивные справки о трудовом стаже и заработной плате;

3.18. Вести личные дела и трудовые книжки работников, оформлять и выдавать работникам местной администрации удостоверения;

3.19. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

3.20. Вести реестр муниципальных служащих;

3.21. Вести табель учета рабочего времени;

3.22. Проводить проверки представляемых гражданином сведений при поступлении на муниципальную службу и в период ее прохождения муниципальным служащим;

3.23. Организовывать проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, которые установлены ст. 13 Федеральным законом от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" и другими федеральными законами.

3.24. Осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;

3.25. Соблюдать установленный служебный распорядок, правила охраны труда и пожарной безопасности.

4. Права

Специалист администрации имеет право на:

4.1. Ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе.

4.2. Обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей

4.3. Оплату труда и другие выплаты в соответствии с трудовым законодательством и трудовым договором (контрактом).

4.4. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего (служебного) времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска.

4.5. Получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности органа местного самоуправления.

4.6. Защиту своих персональных данных.

4.7. Ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений.

4.8. Пенсионное обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Ответственность

Специалист администрации несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.

5.2. За достоверность и своевременность представления информаций, справок по направлениям своей деятельности;

5.3. За сохранность конфиденциальной и другой охраняемой информации, полученной при исполнении должностных обязанностей;

5.4. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности;

5.5. За соблюдение этических норм в служебной деятельности;

5.6. За утрату или порчу муниципального имущества.

Специалист администрации несет иную ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики и настоящей должностной инструкцией.

6. Порядок служебного взаимодействия специалиста в связи с исполнением им должностных обязанностей

6.1. Специалист администрации осуществляет служебное взаимодействие с муниципальными служащими местной администрации г.п. Залукокоаже, со специалистами подведомственных учреждений и организаций, гражданами, проживающими на территории городского поселения, отнесенным к его компетенции.

6.2. Взаимодействует с местной администрацией Зольского муниципального района с целью получения методической помощи в реализации своих полномочий.

7. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности специалиста

Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности специалиста администрации определяется по следующим показателям:

7.1. Своевременность и оперативность выполнения поручения и распоряжений в установленные сроки;

7.2. Полное и качественное выполнение должностных обязанностей;

7.3. Подготовка документов в соответствии с установленными требованиями;

7.4. Полное и логическое изложение в документах материала, отсутствие стилистических и грамматических ошибок;

7.5. Знание законодательства, нормативных правовых актов;

7.6. Умение рационально планировать и выполнять поручения и задания.