Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в министерстве спорта Саратовской области

Приложение N 1
к приказу министерства спорта
Саратовской области
от 19 июня 2024 года N 736

Правила
обработки персональных данных в министерстве спорта Саратовской области

1. Правила обработки персональных данных в министерстве спорта Саратовской области (далее - Правила и Министерство соответственно) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

2. Обработка персональных данных в Министерстве выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве (далее - оператор).

3. Правила определяют политику Министерства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных и определяющего цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

4. Правила разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами "О персональных данных", "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции", "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлениями Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 года N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", от 6 июля 2008 года N 512 "Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных", от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", от 21 марта 2012 года N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами".

5. Субъектами персональных данных являются государственные гражданские служащие Министерства, руководители подведомственных Министерству учреждений (далее - подведомственные учреждения), граждане, претендующие на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Министерстве, должностей руководителей подведомственных учреждений, должностные лица и граждане, обратившиеся в Министерство в связи с предоставлением государственных услуг, исполнением государственных функций.

6. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими Правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

II. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений

7. Персональные данные государственных гражданских служащих и работников Министерства, руководителей подведомственных учреждений, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в Министерстве, должностей руководителей подведомственных учреждений обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия в прохождении гражданской службы, содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения гражданскими служащими Министерства должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности гражданских служащих Министерства, руководителей подведомственных учреждений и членов их семей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции и бухгалтерского учета.

Персональные данные государственных гражданских служащих и работников Министерства, руководителей подведомственных учреждений обрабатываются в целях оформления допуска к сведениям, составляющим государственную тайну.

8. В целях, указанных в пункте 7 настоящих Правил, обрабатываются следующие категории персональных данных государственных гражданских служащих Министерства, руководителей подведомственных учреждений, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, а также на замещение должностей руководителей подведомственных учреждений:

1) фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);

2) число, месяц, год рождения;

3) место рождения;

4) сведения о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);

5) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, дата выдачи, наименование органа, выдавшего его;

6) адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;

7) номер контактного телефона или сведения о других способах связи;

8) страховой номер индивидуального лицевого счета;

9) идентификационный номер налогоплательщика;

10) реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

11) реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния;

12) сведения о семейном положении, составе семьи и о близких родственниках (в том числе бывших);

13) сведения о трудовой деятельности;

14) сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;

15) сведения об образовании (когда и какие образовательные, научные и иные организации окончил, номера документов об образовании, направление подготовки или специальность по документу об образовании, квалификация);

16) сведения об ученой степени;

17) сведения о владении иностранными языками, уровень владения;

18) сведения об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу или ее прохождению;

19) фотография;

20) сведения о прохождении гражданской службы (работы), в том числе: дата, основания поступления на гражданскую службу (работу) и назначения на должность гражданской службы, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность гражданской службы (работы), наименование замещаемых должностей гражданской службы с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания (заработной платы), результатов аттестации на соответствие замещаемой должности гражданской службы, а также сведения о прежнем месте работы;

21) сведения, содержащиеся в служебном контракте (трудовом договоре), дополнительных соглашениях к служебному контракту (трудовому договору);

22) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, дата выдачи, наименование органа, выдавшего его;

23) сведения о пребывании за границей;

24) сведения о классном чине гражданской службы Российской Федерации (дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине гражданской службы субъекта Российской Федерации), квалификационном разряде гражданской службы (квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы);

25) сведения о наличии или отсутствии судимости;

26) сведения об оформленных допусках к государственной тайне;

27) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия;

28) сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;

29) сведения о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;

30) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

31) номер расчетного счета;

32) номер банковской карты;

33) общедоступная информация, а также данные, позволяющие идентифицировать государственного гражданского служащего (гражданина, претендующего на замещение должности гражданской службы), размещенные им в информационно-коммуникационной сети "Интернет";

34) иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 7 настоящих Правил.

9. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных государственных гражданских служащих и работников Министерства, руководителей подведомственных учреждений, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы Министерства, руководителей подведомственных учреждений, осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 7 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

10. Обработка специальных категорий персональных данных государственных гражданских служащих Министерства, руководителей подведомственных учреждений, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, а также на замещение должностей руководителей подведомственных учреждений, осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 7 настоящих Правил, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны (в соответствии с пунктом 3 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации требуется письменное согласие руководителей подведомственных учреждений и граждан, претендующих на замещение указанной должности).

11. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих и работников Министерства, руководителей подведомственных учреждений, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, а также на замещение должностей руководителей подведомственных учреждений, осуществляется при условии получения согласия указанных граждан в следующих случаях:

1) при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;

2) при трансграничной передаче персональных данных;

3) при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных граждан или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

12. В случаях, предусмотренных пунктом 10 настоящих Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".

13. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих Министерства, руководителей подведомственных учреждений, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы Министерства, должностей руководителей подведомственных учреждений, осуществляется отделом планирования и исполнения бюджета, отделом организационно-правовой и кадровой работы. Обработка персональных данных государственных должностей области.

Обработка персональных данных включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

14. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных государственных гражданских служащих Министерства, руководителей подведомственных учреждений, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Министерства, а также на замещение должностей руководителей подведомственных учреждений осуществляется путем:

1) непосредственного получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, анкета, иные документы, предоставляемые в отдел нормативно-правовой работы);

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

5) внесения персональных данных в информационные системы Министерства.

15. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных государственных должностей области, помощников сенатора и депутатов, финансовое обеспечение которых осуществляет Министерство, осуществляется путем внесения персональных данных в информационные системы Министерства.

16. Персональные данные, в целях указанных в пункте 7 настоящих Правил, обрабатываются отделом организационно-правовой и кадровой работы, отделом планирования и исполнения бюджета Министерства в соответствии с порядком установленным действующим законодательством Российской Федерации.

17. В случае возникновения необходимости получения персональных данных государственных гражданских служащих Министерства, руководителей подведомственных учреждений у третьей стороны следует известить об этом государственных гражданских служащих Министерства, руководителей подведомственных учреждений заранее, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

Лица, отвечающие за кадровую работу в отделе организационно-правовой и кадровой работы организационно-финансового управления Министерства, вправе передавать персональные данные государственных гражданских служащих Министерства, руководителей подведомственных учреждений, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы Министерства, должностей руководителей подведомственных учреждений, в соответствующие структурные подразделения Министерства, осуществляющие бухгалтерский учет, оформление допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, в управление кадровой политики и государственной службы Правительства области, управление по взаимодействию с правоохранительными органами и противодействию коррупции Правительства области, в государственные учреждения - отделения Фонда пенсионного и социального страхования в районах Саратовской области в случаях, необходимых для исполнения обязанностей сотрудников указанных структурных подразделений и учреждений, в соответствии с законодательством.

18. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу государственного гражданского служащего Министерства, руководителя подведомственной учреждений персональные данные, не предусмотренные пунктом 10 настоящих Правил, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

19. При сборе персональных данных должностное лицо, отвечающее за кадровую работу, осуществляющие сбор (получение) персональных данных непосредственно от государственных гражданских служащих Министерства, руководителей подведомственных учреждений, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы Министерства, а также на замещение должностей руководителей подведомственных учреждений, обязаны разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

20. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных государственных гражданских служащих и работников Министерства, руководителей подведомственных учреждений, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, а также на замещение должностей руководителей подведомственных учреждений, осуществляется лишь в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

III. Условия и порядок обработки персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций

21. В Министерстве обработка персональных данных граждан и организаций, обратившихся в Министерство, осуществляется, в том числе, в целях предоставления государственных услуг.

22. Персональные данные граждан, обратившихся в Министерство, лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением граждан о результатах рассмотрения.

В соответствии с законодательством Российской Федерации в Министерстве подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, а также обращения организаций.

23. При рассмотрении обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства подлежат обработке их следующие персональные данные:

1) фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

2) почтовый адрес;

3) адрес электронной почты;

4) указанный в обращении контактный телефон;

5) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема граждан или в процессе рассмотрения обращения.

24. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", Федеральным законом "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, определяющими предоставление государственных услуг в установленной сфере ведения Министерства.

25. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг осуществляется структурными подразделениями Министерства, ответственными за предоставление соответствующих государственных услуг, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

26. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг Министерства осуществляется непосредственно от субъектов персональных данных путем:

1) получения подлинников документов, необходимых для предоставления государственных услуг или исполнения государственных функций, в том числе заявления;

2) заверения необходимых копий документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) внесения персональных данных в прикладные программные подсистемы информационной системы Министерства.

27. При обработке персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг Министерства, запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

28. При сборе персональных данных государственный гражданский служащий структурного подразделения Министерства, предоставляющего государственные услуги, осуществляющий получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся за предоставлением государственной услуги, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

29. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных (заявителей), необходимых в связи с предоставлением государственных услуг осуществляется в случаях и порядке, предусмотренных федеральными законами.

IV. Порядок обработки персональных данных в автоматизированных информационных системах

30. Автоматизированные информационные системы содержат персональные данные субъектов персональных данных.

31. Государственным гражданским служащим Министерства, имеющим право осуществлять обработку персональных данных в автоматизированных информационных системах, предоставляется доступ к соответствующей автоматизированной информационной системе в соответствии с функциями, предусмотренными их должностными регламентами.

Информация может вноситься как в автоматическом режиме, так и в ручном режиме при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.

32. Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в автоматизированных информационных системах, достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным.

V. Сроки обработки и хранения персональных данных

33. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих Министерства, граждан, замещающих должности руководителей подведомственных учреждений, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, а также на замещение руководителей подведомственных учреждений осуществляется в течение всего срока соответственно прохождения государственной гражданской службы Саратовской области в Министерстве, нахождения на должности руководителей подведомственных учреждений, проведения конкурса на замещение вакантных должностей гражданской службы области, претендующих на замещение должности руководителей подведомственных учреждений, а также предоставления субъекту персональных данных государственной услуги и до окончания сроков хранения соответствующих документов, установленных законодательством Российской Федерации.

34. Сроки обработки и хранения персональных данных, предоставляемых в связи с получением государственных услуг, определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки.

35. Персональные данные граждан, обратившихся в Министерство лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в течение пяти лет.

36. Персональные данные, предоставляемые на бумажном носителе в связи с предоставлением Министерством государственных услуг, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях Министерства, к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с предоставлением государственной услуги, в соответствии с утвержденными положениями о соответствующих структурных подразделениях Министерства.

37. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

38. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.

39. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Министерства.

40. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

VI. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

41. Структурными подразделениями, осуществляющими обработку персональных данных, производится систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

42. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании экспертной комиссии по выделению документов, содержащих персональные данные, подлежащих уничтожению, которая утверждается приказом Министерства (далее - экспертная комиссия).

По итогам заседания экспертной комиссии составляется протокол и акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается министром.

43. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.