Приложение

Приложение
к приказу Управления
по делам архивов
Республики Башкортостан
от 23 апреля 2024 года N У03/НП-11

"Приложение N 2
к приказу Управления
по делам архивов
Республики Башкортостан
от 4 февраля 2022 года N У03-8

Форма

                                               +--------+---------------+

                                               | QR-код |               |

                                               |        |               |

                                               |        |               |

                                               |        |               |

                                               +--------+---------------+

Проверочный лист
(список контрольных вопросов), используемый Управлением по делам архивов Республики Башкортостан при проведении плановых проверок в рамках осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в отношении юридических лиц (индивидуальных предпринимателей), осуществляющих в соответствии с действующим законодательством хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, Архивного фонда Республики Башкортостан, других архивных документов

     Настоящая  форма  проверочного  листа (списка контрольных вопросов),

используемая  при  проведении  плановых  проверок  в рамках осуществления

регионального    государственного    контроля  (надзора)  за  соблюдением

законодательства об архивном деле в отношении:

     юридических лиц;

     индивидуальных предпринимателей;

     граждан Российской Федерации.

     Предмет      плановой    проверки    ограничивается    обязательными

требованиями, изложенными в форме данного проверочного листа.

     1.    Наименование    органа  государственного  контроля  (надзора):

Управление по делам архивов Республики Башкортостан.

     2.    Наименование    вида  контроля:  региональный  государственный

контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле.

     3.  Реквизиты  нормативного  правового  акта  об  утверждении  формы

проверочного   листа:  приказ  Управления  по  делам  архивов  Республики

Башкортостан  от  4  февраля  2022  года  N  У03-8  "Об  утверждении форм

проверочных    листов    (списков   контрольных  вопросов),  используемых

Управлением  по  делам  архивов  Республики  Башкортостан  при проведении

плановых  проверок  в рамках осуществления регионального государственного

контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле".

     4. Наименование юридического лица, фамилия, имя, отчество (последнее

- при наличии) индивидуального  предпринимателя  и  (или)  гражданина,  в

отношении которого проводится проверка: ________________________________.

________________________________________________________________________.

     ИНН: ______________________________________________________________.

     ОГРН: _____________________________________________________________.

     Адрес   регистрации   индивидуального   предпринимателя   и    (или)

гражданина:

________________________________________________________________________.

     Адрес   юридического   лица   (его    филиалов,    представительств,

обособленных структурных подразделений): _______________________________.

     5. Место проведения плановой  проверки  с  заполнением  проверочного

листа:

_________________________________________________________________________

________________________________________________________________________.

     6. Объект регионального государственного контроля (надзора):

_________________________________________________________________________

________________________________________________________________________.

     7. Реквизиты  приказа  Управления  по   делам   архивов   Республики

Башкортостан о проведении проверки:

_________________________________________________________________________

________________________________________________________________________.

     8. Учетный номер проверки и дата присвоения учетного номера проверки

в едином реестре проверок:

________________________________________________________________________.

     9.  Должность,  фамилия  и  инициалы  должностного лица, проводящего

плановую проверку и заполняющего проверочный лист:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

________________________________________________________________________.

     10.  Список контрольных вопросов, отражающих содержание обязательных

требований,  ответы  на  которые  однозначно свидетельствуют о соблюдении

или  несоблюдении  юридическим  лицом,  индивидуальным  предпринимателем,

гражданином обязательных требований, составляющих предмет проверки:

N п/п	Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требования	Реквизиты нормативных правовых актов с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования	Да	Нет	Не применяется 1	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	Создан ли в организации архив?	пункт 9 статьи 3, статья 13 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ), пункт 2 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77 (далее - Правила)
2	Утверждено ли руководителем организации или уполномоченным им лицом положение об архиве?	пункт 3 Правил
3	Предоставлено ли отдельное помещение для размещения архивных документов - архивохранилище?	пункт 77 Правил
4	Архивохранилище не располагается в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли?	подпункт "ж" пункта 78 Правил
5	Архивохранилище не имеет проложенных через него труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды?	подпункт "д" пункта 78 Правил
6	Архивохранилище имеет естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых зон?	подпункт "б" пункта 78 Правил
7	Обеспечивается ли оснащение помещений архива (архивохранилища) организации оборудованием для хранения документов (стационарные, передвижные и (или) мобильные металлические стеллажи, металлические шкафы, сейфы или контейнеры)?	подпункт "в" пункт 77, пункты 80, 94 Правил
8	Соблюдаются ли нормы расстановки стационарных стеллажей и шкафов в архивохранилище?	пункты 81-82 Правил
9	Обеспечивается ли оснащение помещения архива организации средствами пожаротушения, пожарной сигнализацией?	подпункт "а" пункта 76, пункт 85 Правил
10	Обеспечивается ли оснащение помещения архива организации охранной сигнализацией?	подпункт "а" пункта 76, пункт 86 Правил
11	Установлен ли порядок сдачи под охрану и снятия с охраны помещений архива?	пункт 86 Правил
12	Осуществляется ли контроль доступа в помещение архива?	пункт 86 Правил
13	Обеспечивается ли хранение архивных документов в первичных средствах хранения (в коробках, папках, конвертах), а также в шкафах или на стеллажах закрытого типа?	пункты 83, 87 Правил
14	Применяются ли на окнах в архивохранилище светорассеиватели, регуляторы светового потока (специальные стекла), защитные фильтры и покрытия, жалюзи?	пункт 87 Правил
15	Применяются ли в архивохранилище лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью?	пункт 87 Правил 2023
16	Соблюдается ли в архивохранилище нормативный температурно-влажностный режим?	пункты 88, 89 Правил
17	Имеются ли в архивохранилище средства измерения и контроля температурно-влажностного режима?	пункт 90 Правил
18	Фиксируются ли температурно-влажностные характеристики воздушной среды в архивохранилище?	пункт 91 Правил
19	Проводятся ли в архивохранилище санитарно-гигиенические мероприятия?	пункт 92 Правил
20	Пронумерованы ли архивохранилища организации, стеллажи и шкафы, полки на стеллажах в каждом архивохранилище?	пункты 78 - 94 Правил
21	Фиксируется ли место хранения единиц хранения в архивохранилище в топографических указателях?	пункт 95 Правил
22	Проводится ли проверка архивных документов на предмет их фактического наличия и физического состояния с составлением соответствующих актов?	пункты 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103 Правил
23	Факты отсутствия документов или выявления неисправимо поврежденного архивного документа по результатам проверки наличия и состояния документов не установлены?	пункты 104, 105, 106 Правил
24	Представляется ли на экспертную проверочную комиссию Управления (далее - ЭПК) акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны / акт о неисправимом повреждении архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, для принятия решения о снятии утраченных единиц хранения с учета / вынесения решения о признании архивного документа неисправимо поврежденным?	пункты 104, 106 Правил
25	Осуществляется ли обязательная фиксация выдачи единиц хранения?	пункты 107, 110 Правил
26	Помещается ли на место выдаваемых единиц хранения и описей дел, документов карта - заместитель единицы хранения?	пункт 113 Правил
27	Ведется ли книга учета поступления и выбытия дел, документов?	пункт 118 Правил
28	Ведется ли лист фонда?	пункт 118 Правил
29	Ведется ли опись дел, документов?	пункт 118 Правил
30	Ведется ли опись электронных документов?	пункт 118 Правил
31	Ведется ли дело фонда, включающее учетные документы, характеризующие изменения фонда и документы, отражающие историю фонда и фондообразователя?	пункты 118, 122 Правил
32	Представляется ли ежегодно к 30 декабря отчетного года в соответствующий государственный (муниципальный) архив паспорт архива организации на 1 декабря текущего года?	пункт 115 Правил, пункт 2.6.1 Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11, приложения N 4, 4а, 4б к указанному Регламенту
33	Утвержден ли приказом руководителя организации состав экспертной комиссии (далее - ЭК)?	пункт 18 Правил
34	Утверждено ли приказом руководителя организации положение об ЭК, согласованное с ЭПК?	пункт 18 Правил
35	Соблюдаются ли сроки и порядок приема-передачи дел в архив организации из структурных подразделений (не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года)?	пункты 34-38, 47, 164, раздел XI Правил
36	Соблюдаются ли сроки передачи в архив организации документов по личному составу государственных гражданских (муниципальных) служащих, уволенных с государственной гражданской (муниципальной) службы, в установленные сроки?	пункт 47 Правил
37	Проводится ли ежегодно в организации экспертиза ценности документов?	пункт 20 Правил
38	Составляется ли на дела с истекшими сроками хранения акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению?	пункты 14, 26, 27, 28, подпункт "г" пункта 23, подпункт "г" пункта 29, Правил
39	Утверждает ли руководитель документы, указанные в пункте 29 Правил? (проекты описей дел, документов, проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение)?	пункт 30 Правил
40	Согласована ли ЭК номенклатура дел организации, утвержденная в установленном порядке?	пункт 11 Правил
41	Соблюдаются ли организацией сроки представления описей дел, документов постоянного хранения (описей дел, документов по личному составу) на утверждение (согласование) ЭПК?	подпункт "а" пункта 29 Правил
42	Ведется ли архивом организации учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма?	пункт 177 Правил
43	Соблюдаются ли порядок и сроки исполнения запросов социально-правового характера?	пункты 178-184 Правил
44	Соблюдаются ли требования к оформлению архивной справки?	пункт 185 Правил
45	Соблюдаются ли требования к оформлению архивной выписки?	пункт 186 Правил
46	Соблюдаются ли требования к оформлению архивной копии?	пункт 187 Правил
47	Соблюдаются ли организацией сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?	статья 22 Федерального закона N 125-ФЗ, пункт 221 Правил
48	Соблюдается ли порядок передачи документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?	пункты 216, 218, 222 Правил
49	Оформляется ли передача архивных документов на хранение актом приема-передачи?	пункт 220 Правил
50	Соблюдаются ли условия хранения электронных архивных документов (при наличии)?	раздел X Правил
51	Наличие паспорта архива?	пункт 115 Правил
52	Наличие архивных справочников?	пункт 213 Правил
53	Соблюдается ли порядок изъятия архивных документов?	раздел XVI Правил
54	Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных установленным порядком?	пункты 29, 114, 123, 127 Правил
55	Наличие документов, подтверждающих решения о включении в состав Архивного Фонда Российской Федерации архивных документов?	статья 6 Федерального закона N 125-ФЗ; пункт 17 Правил
56	Наличие утвержденного руководителем организации графика приема-передачи дел в архив организации из структурных подразделений?	пункт 73 Правил
57	Соблюдение порядка отбора и включения в описи дел постоянного хранения документов, имеющих временный срок хранения с отметкой "ЭПК"?	пункт 27 Правил
58	Соблюдение требований к формированию и техническому оформлению дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу?	пункты 55-61 Правил
59	Наличие внутренних описей и листов-заверителей в делах	пункты 53, 54, 59 Правил

------------------------------

¹ Заполняется в случае, если отсутствуют основания для применения.

------------------------------

     Подписи должностных лиц, заполнивших проверочный лист:

_____________________________________   _______________   _______________

  (должность и ФИО должностного             (дата)           (подпись)

 лица, заполнившего проверочный лист)

     С проверочным листом ознакомлен:

_____________________________________   _______________   _______________

   (должность и ФИО представителя            (дата)           (подпись)

 юридического лица, индивидуального

   предпринимателя, представителя

  индивидуального предпринимателя,

 гражданина, присутствовавшего при

  заполнении проверочного листа)".