Приложение 1. Правила обработки персональных данных в Департаменте

Приложение 1
к приказу Департамента
от 22.12.2023 г. N 05-09-266/23

Правила
обработки персональных данных в Департаменте

I. Общие положения

1. Правила обработки персональных данных в Департаменте (далее - Правила) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

2. Обработка персональных данных в Департаменте выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Департаменте.

3. Правила определяют политику Департамента как оператора, осуществляющего обработку персональных данных и определяющего цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

4. Субъектами персональных данных являются государственные гражданские служащие и работники Департамента, руководители и работники подведомственных Департаменту организаций, граждане, претендующие на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Департаменте и руководителей подведомственных Департаменту организаций, а также граждане и организации, обратившиеся в Департамент в связи с предоставлением государственных услуг, исполнением государственных функций, и в соответствии с федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

5. Обработка персональных данных в Департаменте осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных Правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

II. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений

6. Персональные данные субъектов персональных данных, указанных в пункте 4 Правил, обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия в прохождении государственной гражданской службы в Департаменте, содействия в выполнении осуществляемой в Департаменте работы, формирования кадрового резерва государственной гражданской службы в Департаменте, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения государственным гражданскими служащими Департамента должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности государственных гражданских служащих и работников Департамента и членов их семей, а также руководителей и работников подведомственных Департаменту организаций, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции, оказания гражданам государственных услуг, предоставляемых Департаментом, и исполнения государственных функций.

7. В целях, указанных в пункте 6 Правил, обрабатываются, специальные, биометрические, общедоступные и иные категории персональных данных государственных гражданских служащих и работников Департамента, руководителей и работников подведомственных Департаменту организаций, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Департаменте, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных Департаменту организаций, а именно:

1) фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, пол, возраст;

2) прежние фамилия, имя, отчество, дата, место и причина их изменения (в случае изменения);

3) семейное положение, состав семьи, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака (серия, номер, кем и когда выдано);

4) владение иностранными языками и языками народов Российской Федерации;

5) образование (когда и какие образовательные, научные и иные организации закончил, номера документов об образовании, направление подготовки или специальность по документу об образовании, квалификация, аттестация);

6) сведения об ученой степени;

7) выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая работу по совместительству, предпринимательскую и иную деятельность), военная служба, стаж;

8) классный чин федеральной государственной гражданской службы Российской Федерации и (или) государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации и (или) муниципальной службы, дипломатический ранг, воинское и (или) специальное звание (кем и когда присвоены);

9) государственные награды, иные награды и знаки отличия (кем награжден и когда);

10) степень родства, фамилии, имена, отчества, даты рождения близких родственников (отца, матери, братьев, сестер и детей), а также мужа (жены), бывших мужей (жен), супруги братьев и сестер, братья и сестры супругов;

11) дата рождения, места рождения, паспорт (серия, номер, кем и когда выдан), свидетельство о рождении (серия, номер, кем и когда выдано), свидетельство о смерти (серия, номер, кем и когда выдано) места работы и адреса регистрации по месту жительства (месту пребывания), адреса фактического проживания близких родственников (отца, матери, братьев, сестер и детей), а также мужа (жены), супруги братьев и сестер, братья и сестры супругов;

12) пребывание за границей (когда, где, с какой целью);

13) близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также муж (жена), в том числе бывшие, супруги братьев и сестер, братья и сестры супругов, постоянно проживающие за границей и (или) оформляющие документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство (фамилия, имя, отчество, с какого времени проживают за границей);

14) адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;

15) паспорт, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации (серия, номер, когда и кем выдан);

16) номер телефона;

17) адрес электронной почты;

18) персональный идентификатор;

19) фотоизображение;

20) отношение к воинской обязанности, сведения по воинскому учету (для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

21) идентификационный номер налогоплательщика;

22) полис обязательного медицинского страхования;

23) номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

24) наличие (отсутствие) судимости;

25) допуск к государственной тайне, оформленный за период работы, службы, учебы (форма, номер и дата);

26) наличие (отсутствие) заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу Российской Федерации или ее прохождению, подтвержденного заключением медицинского учреждения;

27) результаты обязательных медицинских осмотров (обследований), а также обязательного психиатрического освидетельствования;

28) сведения о моих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера моей супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

29) сведения о последнем месте государственной или муниципальной службы и работы;

30) общедоступной информации, а также данных, позволяющих меня идентифицировать размещенных в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

31) информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к моей трудовой деятельности;

32) сведения о прохождении гражданской службы (работы), в том числе: дата, основания поступления на гражданскую службу (работу) и назначения на должность гражданской службы, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность гражданской службы (работы), наименование замещаемых должностей гражданской службы с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания (заработной платы), результатов аттестации на соответствие замещаемой должности гражданской службы, а также сведения о прежнем месте работы;

33) сведения о доходах в Департаменте и по предыдущим местам работы;

34) сведения об отсутствии в реестре дисквалифицированных лиц;

35) информация о поощрениях и взысканиях, видах и периодах отпуска, временной нетрудоспособности, социальных льготах;

36) данные о командировании, рабочем времени;

37) номер банковской карты; номер расчетного счета;

38) прочая информация, указанная в служебном контракте, трудовой книжке и кадровых документах, полученная в течение срока действия служебного контракта;

39) иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 6 Правил.

8. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных государственных гражданских служащих и работников Департамента, руководителей и работников подведомственных Департаменту организаций, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Департаменте, осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 6 Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и положениями Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федеральным законом от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

9. Обработка специальных категорий персональных данных государственных гражданских служащих и работников Департамента, руководителей и работников подведомственных Департаменту организаций, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Департаменте, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных Департаменту организаций, осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 6 Правил, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны (в соответствии с пунктом 3 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации требуется письменное согласие руководителей и заместителей руководителей фондов, руководителей подведомственных организаций и граждан, претендующих на замещение указанной должности);

10. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих и работников Департамента, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Департаменте, осуществляется при условии получения согласия указанных граждан в следующих случаях:

1) при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе;

2) при трансграничной передаче персональных данных;

3) при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных граждан или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

11. В случаях, предусмотренных пунктом 10 Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

12. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих и работников Департамента, руководителей и работников подведомственных Департаменту организаций, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Департаменте, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных Департаменту организаций, осуществляется Отделом государственной службы и кадров Департамента (далее - Отдел) и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

13. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных государственных гражданских служащих и работников Департамента, руководителей и работников подведомственных Департаменту организаций, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей. государственной гражданской службы в Департаменте, граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных Департаменту организаций, осуществляется путем:

1) непосредственного получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, анкета, иные документы, предоставляемые в Отдел);

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

5) внесения персональных данных в информационные системы, используемые Отделом.

14. В случае возникновения необходимости получения персональных данных государственных гражданских служащих и работников Департамента, руководителей подведомственных Департаменту организаций у третьей стороны, следует известить об этом государственных гражданских служащих Департамента либо руководителей подведомственных Департаменту организаций заранее, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

15. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу государственного гражданского служащего, работника Департамента, руководителя подведомственной Департаменту организации персональные данные, не предусмотренные пунктом 7 Правил, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

16. При сборе персональных данных государственный гражданский служащий Отдела, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от государственных гражданских служащих и работников Департамента, руководителей и работников подведомственных Департаменту организаций, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Департаменте, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных Департаменту организаций, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

17. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных государственных гражданских служащих и работников Департамента, руководителей и работников подведомственных Департаменту организаций, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Департаменте, граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных Департаменту организаций, осуществляется лишь в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

III. Условия и порядок обработки персональных данных государственных гражданских служащих Департамента в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

18. В Департаменте осуществляется обработка персональных данных гражданских служащих Департамента в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - субсидия).

19. Перечень персональных данных, подлежащих обработке в связи с предоставлением субсидии, включает в себя:

1) фамилию, имя, отчество;

2) вид, серию, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дату выдачи;

3) адрес места жительства (адрес постоянной регистрации, адрес временной регистрации, адрес фактического места жительства);

4) сведения о составе семьи;

5) персональные данные, содержащиеся в выписке из домовой книги, копиях финансового лицевого счета, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка (детей), трудовой книжки, документов о наличии в собственности гражданского служащего и (или) членов его семьи жилых помещений, кроме жилого помещения, в котором они зарегистрированы (с предоставлением при необходимости их оригиналов), документа, подтверждающего право на дополнительную площадь жилого помещения;

6) иные персональные данные, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

20. Обработка персональных данных гражданских служащих Департамента при постановке на учет для получения субсидии осуществляется на основании заявления гражданского служащего Департамента, представляемого на имя Министр Правительства Москвы, руководитель Департамента городского имущества города Москвы.

21. Обработка персональных данных гражданских служащих Департамента в связи с предоставлением субсидии, в частности, сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, осуществляется гражданскими служащими Департамента, входящими в состав Жилищной комиссии Департамента, путём:

1) получения оригиналов необходимых документов;

2) предоставления заверенных в установленном порядке копий документов.

22. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных гражданских служащих Департамента, полученных в связи с предоставлением субсидии осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

IV. Условия и порядок обработки персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций

23. В Департаменте обработка персональных данных граждан и организаций, обратившихся в Департамент, осуществляется в том числе в целях предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций.

24. Персональные данные граждан, обратившихся в Департамент лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением граждан о результатах рассмотрения.

В соответствии с законодательством Российской Федерации в Департаменте подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, а также обращения организаций.

25. При рассмотрении обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства подлежат обработке их следующие персональные данные:

1) фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

2) почтовый адрес;

3) адрес электронной почты;

4) указанный в обращении контактный телефон;

5) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема граждан или в процессе рассмотрения обращения.

26. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, определяющими предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в установленной сфере ведения Департамента.

27. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется структурными подразделениями Департамента, ответственными за предоставление соответствующих государственных услуг и (или) исполняющих государственные функции, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

28. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг или исполнением государственных функций, осуществляется непосредственно от субъектов персональных данных путем:

1) получения подлинников документов, необходимых для предоставления государственных услуг или исполнения государственных функций, в том числе заявления;

2) заверения необходимых копий документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) внесения персональных данных в прикладные программные подсистемы информационной системы Департамента.

29. При обработке персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

30. При сборе персональных данных государственный гражданский служащий и работников Департамента, предоставляющий государственные услуги и (или) исполняющий государственные функции, осуществляющий получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся за предоставлением государственной услуги или в связи с исполнением государственной функции, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

31. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных (заявителей), необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется в случаях и порядке, предусмотренных федеральными законами.

V. Порядок обработки персональных данных в автоматизированных информационных системах

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

37. Обработка персональных данных в Департаменте осуществляется в автоматизированных информационных системах (далее автоматизированные информационные системы).

38. Автоматизированные информационные системы содержат персональные данные гражданских служащих и работников Департамента, руководителей подведомственных Департаменту организаций, граждан и организаций, обратившихся в Департамент в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, и включают:

1) фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, пол, возраст;

2) прежние фамилия, имя, отчество, дата, место и причина их изменения (в случае изменения);

3) семейное положение, состав семьи, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака (серия, номер, кем и когда выдано);

4) владение иностранными языками и языками народов Российской Федерации;

5) образование (когда и какие образовательные, научные и иные организации закончил, номера документов об образовании, направление подготовки или специальность по документу об образовании, квалификация, аттестация);

6) сведения об ученой степени;

7) выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая работу по совместительству, предпринимательскую и иную деятельность), военная служба, стаж;

8) классный чин федеральной государственной гражданской службы Российской Федерации и (или) государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации и (или) муниципальной службы, дипломатический ранг, воинское и (или) специальное звание (кем и когда присвоены);

9) государственные награды, иные награды и знаки отличия (кем награжден и когда);

10) степень родства, фамилии, имена, отчества, даты рождения близких родственников (отца, матери, братьев, сестер и детей), а также мужа (жены), бывших мужей (жен), супруги братьев и сестер, братья и сестры супругов;

11) дата рождения, места рождения, паспорт (серия, номер, кем и когда, выдан), свидетельство о рождении (серия, номер, кем и когда выдано), свидетельство о смерти (серия, номер, кем и когда выдано) места работы и адреса регистрации по месту жительства (месту пребывания), адреса фактического проживания близких родственников (отца, матери, братьев, сестер и детей), а также мужа (жены), супруги братьев и сестер, братья и сестры супругов;

12) пребывание за границей (когда, где, с какой целью);

13) близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также муж (жена), в том числе бывшие, супруги братьев и сестер, братья и сестры супругов, постоянно проживающие за границей и (или) оформляющие документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство (фамилия, имя, отчество, с какого времени проживают за границей);

14) адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;

15) паспорт, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации (серия, номер, когда и кем выдан);

16) номер телефона;

17) адрес электронной почты;

18) персональный идентификатор;

19) фотоизображение;

20) отношение к воинской обязанности, сведения по воинскому учету (для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

21) идентификационный номер налогоплательщика;

22) полис обязательного медицинского страхования;

23) номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

24) наличие (отсутствие) судимости;

25) допуск к государственной тайне, оформленный за период работы, службы, учебы (форма, номер и дата);

26) наличие (отсутствие) заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу Российской Федерации или ее прохождению, подтвержденного заключением медицинского учреждения;

27) результаты обязательных медицинских осмотров (обследований), а также обязательного психиатрического освидетельствования;

28) сведения о моих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера моей супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

29) сведения о последнем месте государственной или муниципальной службы и работы;

30) общедоступной информации, а также данных, позволяющих меня идентифицировать размещенных в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

31) информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к моей трудовой деятельности;

32) сведения о прохождении гражданской службы (работы), в том числе: дата, основания поступления на гражданскую службу (работу) и назначения на должность гражданской службы, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность гражданской службы (работы), наименование замещаемых должностей гражданской службы с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания (заработной платы), результатов аттестации на соответствие замещаемой должности гражданской службы, а также сведения о прежнем месте работы;

33) сведения о доходах в Департаменте и по предыдущим местам работы;

34) сведения об отсутствии в реестре дисквалифицированных лиц;

35) информация о поощрениях и взысканиях, видах и периодах отпуска, временной нетрудоспособности, социальных льготах;

36) данные о командировании, рабочем времени;

37) номер расчетного счета;

38) номер банковской карты;

39) прочая информация, указанная в служебном контракте, трудовой книжке и кадровых документах, полученная в течение срока действия служебного контракта;

40) иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 6 Правил.

39. Гражданским служащим Департамента, имеющим право осуществлять обработку персональных данных в автоматизированных информационных системах (далее - гражданские служащие, имеющие право осуществлять обработку персональных данных), предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей автоматизированной информационной системе. Доступ предоставляется к прикладным программным подсистемам в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами гражданских служащих, имеющих право осуществлять обработку персональных данных.

Информация может вноситься как в автоматическом режиме, так и в ручном режиме, при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.

40. Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в автоматизированных информационных системах, достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным.

41. Доступ гражданских служащих, имеющих право осуществлять обработку персональных данных, к персональным данным, находящимся в автоматизированных информационных системах, предусматривает обязательное прохождение процедуры идентификации и аутентификации.

VI. Работа с обезличенными данными

42. Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

43. Обезличивание персональных данных может быть проведено с целью ведения статистического учета и отчетности, снижения ущерба от разглашения персональных данных, снижения уровня защищенности автоматизированных информационных систем, если иное не предусмотрено действующим законодательством Российской Федерации.

44. Обезличивание персональных данных осуществляется в соответствии с приказом Роскомнадзора от 5 сентября 2013 г. N 996 "Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных".

45. Обезличенные персональные данные не подлежат разглашению.

46. Обезличенные персональные данные могут обрабатываться с использованием и без использования средств автоматизации.

VII. Сроки обработки и хранения персональных данных

47. В соответствии с законодательством Российской Федерации определяются и устанавливаются сроки обработки и хранения персональных данных государственных гражданских служащих и работников Департамента, руководителей и работников подведомственных Департаменту организаций, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Департаменте, граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных Департаменту организаций:

1) персональные данные, содержащиеся в документах по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением государственной службы и трудовой деятельности, подлежат хранению в Отделе в течение двух лет с последующим формированием и передачей указанных документов в архив Департамента для хранения в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

2) персональные данные, содержащиеся в личных делах и карточках гражданина, подлежащего воинскому учету государственных гражданских служащих и работников Департамента, руководителей подведомственных Департаменту организаций, хранятся в Отделе в течение десяти лет с последующим формированием и передачей указанных документов в архив Департамента для хранения в установленном Российской Федерацией порядке;

3) персональные данные, содержащиеся в документах граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Департаменте, не допущенных к участию в конкурсе на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Департаменте, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, хранятся в Отделе в течение трех лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

48. Сроки обработки и хранения персональных данных, предоставляемых в связи с получением государственных услуг и исполнением государственных функций, определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки.

49. Персональные данные граждан, обратившихся в. Департамент лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в течение пяти лет.

50. Персональные данные, предоставляемые на бумажном носителе в связи с предоставлением Департаментом государственных услуг и исполнением государственных функций, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях Департамента, к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с предоставлением государственной услуги или исполнением государственной функции, в соответствии с утвержденными положениями о соответствующих структурных подразделениях Департамента.

51. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

52. Государственным гражданским служащим и работникам Департамента, осуществляющим обработку персональных данных и имеющим доступ к персональным данным, обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных Правилами.

53. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Департамента.

54. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

VIII. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

55. Управлением делами Департамента осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

56. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании экспертной комиссии Департамента, которая утверждается приказом Департамента.

57. Управление делами Департамента обеспечивается уничтожение персональных данных субъекта:

1) при представлении субъектом персональных данных (или его представителем) сведений, подтверждающих, что персональные данные являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки - в течение 7 рабочих дней со дня представления таких сведений;

2) при выявлении неправомерной обработки персональных данных - в течение 10 рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки персональных данных;

3) при достижении цели обработки персональных данных - в течение 30 дней с даты достижения цели обработки персональных данных;

4) при отзыве субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, если их сохранение более не требуется для целей обработки персональных данных, - в течение 30 дней с даты поступления указанного отзыва.

58. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение срока, указанного в пп. 1, 2 п. 57 Правил, оператор осуществляет блокирование таких персональных данных и обеспечивает уничтожение персональных данных в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами Российской Федерации.

59. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на бумажных носителях производится путем разрезания, гидрообработки, сжигания, механического уничтожения.

60. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

IX. Рассмотрение запросов субъектов персональных данных или их представителей

61. Субъекты персональных данных имеют право на получение информации, касающейся обработки их персональных данных, в том числе содержащей:

1) подтверждение факта обработки персональных данных в Департаменте;

2) правовые основания и цели обработки персональных данных;

3) сведения о применяемых в Департаменте способах обработки персональных данных;

4) наименование и место нахождения Департамента;

5) сведения об обрабатываемых персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок предоставления таких персональных данных не предусмотрен федеральным законом;

6) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения в Департаменте;

7) порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;

8) сведения об осуществленной или предполагаемой трансграничной передаче персональных данных;

9) наименование организации или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Департамента, если обработка поручена или будет поручена такой организации или лицу;

10) иную информацию, предусмотренную законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

62. Субъекты персональных данных вправе требовать от Департамента уточнения их персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

63. Информация, предусмотренная пунктом 61 Правил, должна быть предоставлена субъекту персональных данных оператором в течение 10 рабочих дней в доступной форме, и в ней не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

64. Информация, предусмотренная пунктом 61 Правил, предоставляется субъекту персональных данных или его представителю государственным гражданским служащим, работником Департамента, осуществляющего обработку соответствующих персональных данных, при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя, содержащего:

1) номер, серию документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, дату выдачи, наименование органа, выдавшего его;

2) информацию, подтверждающую участие субъекта персональных данных в правоотношениях с Департаментом (документ, подтверждающий прием документов на участие в конкурсе, документов, представляемых в целях предоставления государственных услуг и (или) исполнения государственных функций), либо информацию, иным образом подтверждающую факт обработки персональных данных в Департаменте, заверенную подписью субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

65. В случае, если информация, предусмотренная пунктом 61 Правил, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных, субъект персональных данных вправе повторно обратиться в Департамент лично или направить повторный запрос в целях получения указанной информации и ознакомления с персональными данными не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен законодательством Российской Федерации или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

66. Субъект персональных данных вправе повторно обратиться в Департамент лично или направить повторный запрос в целях получения информации, предусмотренной пунктом 61 Правил, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения срока, указанного в пункте 65 Правил, в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в пункте 64 Правил, должен содержать обоснование направления повторного запроса.

67. Департамент (уполномоченное должностное лицо Департамента) вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным пунктами 65 и 66 Правил. Такой отказ должен быть мотивированным.

68. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами (пункт 8 статьи 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").

X. Порядок доступа в помещения, в которых ведется обработка персональных данных

69. Нахождение в помещениях, в которых ведется обработка персональных данных лиц, не являющихся государственными гражданскими служащими или работниками Департамента, уполномоченными на обработку персональных данных, возможно только в присутствии государственного гражданского служащего или работника Департамента, уполномоченного на обработку персональных данных, на время, ограниченное необходимостью решения вопросов, связанных с предоставлением персональных данных, предоставлением государственных услуг, осуществлением государственных функций.

70. Ответственность за соблюдение порядка доступа в помещения, в которых ведется обработка персональных данных, возлагается на государственного гражданского служащего или работника Департамента, ответственного за организацию обработки персональных данных в Департаменте.

XI. Ответственный за организацию обработки персональных данных

71. Ответственным за организацию обработки персональных данных в Департаменте назначается заместитель руководителя Департамента, на которого в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством Департамента возложено осуществление мероприятий по обеспечению информационной безопасности.

72. Ответственный за обработку персональных данных в Департаменте в своей работе руководствуется законодательством Российской Федерации в области персональных данных и Правилами.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов и далее по тексту приводится в соответствии с источником

70. Ответственный за обработку персональных данных в Департаменте обязан:

1) организовывать принятие мер для обеспечения защиты персональных данных, обрабатываемых в Департаменте, от неправомерного или случайного доступа к ним, их уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий;

2) осуществлять внутренний контроль за соблюдением государственными гражданскими служащими, работником Департамента, уполномоченными на обработку персональных данных, требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;

3) доводить до сведения государственных гражданских служащих и работников Департамента, уполномоченных на обработку персональных данных, положения законодательства Российской Федерации в области персональных данных, локальные акты по вопросам обработки персональных данных, требования к защите персональных данных;

4) организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей, а также осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов в Департаменте;

5) в случае нарушения в Департаменте требований к защите персональных данных принимать необходимые меры по восстановлению нарушенных прав субъектов персональных данных.

73. Ответственный за обработку персональных данных в Департаменте вправе:

1) иметь доступ к информации, касающейся обработки персональных данных в Департаменте и включающей:

цели обработки персональных данных;

категории обрабатываемых персональных данных;

категории субъектов персональных данных, персональные данные которых обрабатываются;

правовые основания обработки персональных данных;

перечень действий с персональными данными, общее описание используемых в Департаменте способов обработки персональных данных;

описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;

дату начала обработки персональных данных;

срок или условия прекращения обработки персональных данных;

сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;

сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации;

74. Ответственный за обработку персональных данных в Департаменте несет ответственность за надлежащее выполнение функций по организации обработки персональных данных в Департаменте в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных.