Составление бухгалтерских отчетов по исполнению сметы доходов и расходов: типичные ошибки (Т. Зачиняева, "Финансовая газета", N 9, февраль 2004 г.)

Составление бухгалтерских отчетов по исполнению сметы
доходов и расходов: типичные ошибки

Сроки представления сводной квартальной и годовой бухгалтерской отчетности об исполнении смет доходов и расходов главных распорядителей средств федерального бюджета и иных получателей средств федерального бюджета в соответствии с бюджетной росписью на 2003 г. утверждены приказом Минфина России от 26.02.03 г. N 19н. В этом приказе определен срок для каждого главного распорядителя индивидуально, однако многие министерства сдают отчет после указанного срока. При этом установленный в приказе срок означает, что необходимо не просто представить отчет в электронном и бумажном виде, но и устранить все ошибки внутри отчета при увязке форм между собой и при выверке его с отчетами органов федерального казначейства.

В связи с тем, что отчет об исполнении федерального бюджета сдается в ограниченные сроки, в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 5.06.03 г. N 328 Минфин России будет вынужден приостанавливать финансирование главных распорядителей средств федерального бюджета в случае непредставления последними в срок указанной отчетности. Через три дня после установленного приказом Минфина России срока (три дня дается на устранение всех ошибок) будут применены санкции, установленные постановлением Правительства Российской Федерации N 328.

Остановимся на типичных ошибках:

1) многие отчеты сдаются без сопроводительного письма, хотя каждое ведомство имеет свой бланк. Отчет необходимо представлять с сопроводительным письмом, сброшюрованный в скоросшивателе. Согласно п.9 Инструкции о годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности бюджетных учреждений и иных организаций, получающих финансирование из бюджета в соответствии с бюджетной росписью, утвержденной приказом Минфина России от 15.06.2000 г. N 54н (в ред. от 10.09.01 г. N 73н), где указано, что годовая и квартальная отчетность представляется в сброшюрованном виде с оглавлением и сопроводительным письмом, страницы отчета нумеруются. На всех бланках должно быть указано "Расшифровка подписи";

2) в п.9 названной Инструкции также написано, что в состав годовой и квартальной бухгалтерской отчетности включается пояснительная записка. То, что представляется ведомствами под названием пояснительной записки, таковой назвать нельзя. Минфин России 14.01.04 г. выпустил письмо N 03-01-01/10-17 с макетом пояснительной записки. Пояснительную записку главные распорядители средств должны представлять в двух экземплярах: в отдел анализа исполнения федерального бюджета, а после получения соответствующей отметки работника этого отдела о принятии пояснительной записки - в главную бухгалтерию. Пояснительная записка представляется как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Без наличия пояснительной записки отчет не может считаться сданным. Бюджетные учреждения представляют пояснительную записку своим распорядителям или главным распорядителям;

3) по итогам сдачи отчета начиная с отчета за 2003 г. на имя руководителя министерства или ведомства планируется направлять протокол приемки отчета об исполнении сметы доходов и расходов, в котором должен будет указываться фактический срок сдачи отчета, а также его качество;

4) в перспективе планируется проводить мониторинг главных распорядителей не только по показателям, указанным в приказе Минфина России от 19.12.03 г. N 399, но и по показателям бухгалтерской отчетности, представляемой главными распорядителями средств федерального бюджета;

5) основные расхождения между отчетами главных распорядителей средств федерального бюджета и отчетами органов федерального казначейства возникают по вопросам возврата остатков средств федерального бюджета и возврата беспроцентных ссуд, выданных в соответствии с законодательством Российской Федерации. Что касается возврата неиспользованных остатков средств федерального бюджета, необходимо при приемке отчетов проверять наличие оригинала справки об остатках средств федерального бюджета, заверенной казначейством. От казначейств поступают жалобы на то, что некоторые получатели средств федерального бюджета сдают отчет без выверки его с органами федерального казначейства (это особенно касается воинских частей, но и некоторых гражданских учреждений также). При обнаружении ошибок их необходимо сразу поправить, перезаверив справки и формы 2. Если формы заверяются заново, то надо ставить уже другую дату, чтобы в случае возникновения спорных вопросов можно было доказать свою правоту. В случае обнаружения федеральным казначейством ошибки получатель средств федерального бюджета по приглашению федерального казначейства должен как можно быстрее поправить отчет и уведомить вышестоящую организацию о том, что будут внесены изменения в отчетность.

Что касается возврата ссуд, то многие организации до сих пор не наладили учет по этим операциям. В письме Минфина России от 2.09.02 г. N 3-08-08/547 подробно указано, каким образом отражать в учете и отчетности эти ссуды как у главных распорядителей средств федерального бюджета, так и в органах федерального казначейства. В случае если погашение ссуд производилось без зачисления на лицевой счет получателя бюджетных средств, а сразу в доход бюджета, то орган федерального казначейства должен выдать получателю бюджетных средств уведомление о том, что в его пользу в доход бюджета зачислена ссуда, для того чтобы получатель бюджетных средств мог отразить эту операцию в учете и отчетности, тем самым погасив дебиторскую задолженность. В случае если плательщик ссуды написал заявление о том, чтобы удерживать ссуду из заработной платы, то денежные средства не снимаются со счета, однако получатель бюджетных средств должен представить в орган федерального казначейства извещение о перекодировании кодов экономической классификации: с кода заработной платы на код погашения ссуд. В этом случае данные отчета получателя бюджетных средств и данные отчета органа федерального казначейства всегда совпадут;

6) очень много вопросов возникает при конвертации рублевых и валютных средств. Во-первых, 24.12.03 г. Минфин России выпустил письмо N 11-07-27 о том, что в 2004 г. ассигнования на расходы главных распорядителей средств федерального бюджета, связанные с краткосрочным командированием за рубеж в части приобретения проездных документов к месту командирования, предусмотрены в рублях. Поэтому имеющиеся во Внешторгбанке отдельные бюджетные счета в российских рублях для учета средств, получаемых в результате проведения операций по конвертации валютных средств для осуществления расчетов по приобретению билетов, подлежат закрытию, а остатки неиспользованных средств в рублях - перечислению в доход федерального бюджета в установленном порядке. Кроме того, главными распорядителями средств федерального бюджета в месячный срок по согласованию с Минфином России следует внести изменения в режимы бюджетных валютных счетов, открытых во Внешторгбанке для учета операций. В случае если разрешена конвертация валютных средств, то необходимо зачислять средства на лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства. В форме 2-в "Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам в иностранной валюте" в графе "профинансировано" сумма уменьшается на сумму конвертации, внизу под строкой "Всего" пишется: "кроме того, проконвертировано", и в этой же графе проставляется сумма конвертации в иностранной валюте и рублевом эквиваленте. На сумму рублевого эквивалента составляется отдельная форма 2 "Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам", вверху которой пишется "Конвертация";

7) много ошибок возникает по форме 4 "Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам". Первая и основная из них касается остатков средств на начало и конец отчетного периода, в том числе в кассе. В соответствии с п.93 Инструкции N 54н по строкам 011 и 191 в графе 10 показываются не сданные на счет остатки выручки в кассе, используемой учреждением на расходы, без зачисления на счет. Минфин России в письме от 12.02.02 г. N 3-01-01/11-71 "О порядке установления лимита остатка кассы и оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки" запретил использовать выручку без зачисления ее на счет. Вся сумма выручки, поступившая в кассу учреждения, в полном объеме сдается на счет органа федерального казначейства для зачисления на лицевой счет соответствующего получателя бюджетных средств федерального бюджета. Это говорит о том, что выручку теперь нельзя использовать без зачисления на счет в казначействе. Лимит кассы должен быть определен аналогично. Таким образом, если в строках 011 и 191 "в том числе в кассе" стоят цифры, естественно возникает вопрос: почему деньги остались в кассе, а не сданы на счет. Как правило, когда главный распорядитель начинает разбираться в этом вопросе, выясняется, что получатель бюджетных средств плохо изучал инструкцию и поставил всю сумму кассы, относящуюся к предпринимательской деятельности, а распорядитель или главный распорядитель средств его не проверил и просто переписал эти суммы в свой отчет. Если и в самом деле остались в кассе средства от выручки, то это необходимо объяснить, и здесь должны быть веские причины, в противном случае это является нарушением финансовой дисциплины. Обязанность главного бухгалтера - минимизировать дебиторско-кредиторскую задолженность и вовремя сдать выручку на счет.

Второй вопрос, возникающий при сдаче отчета об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам, - это наличие убытков. Убытки могут возникать в двух случаях: если учреждение ведет учет по НК РФ (тогда в пояснительной записке это необходимо отразить) и если учреждение ведет учет в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.99 г. N 107н, но неправильно заполняет форму 4. В строке 40 отражаются фактические расходы по реализованной и оплаченной заказчиками продукции, работам, услугам, а по строке 195 справочно показывается сумма всех фактически произведенных расходов за отчетный период, т.е. дебет субсчета 220 "Расходы по предпринимательской деятельности". Многие ведомства сумму фактических расходов за отчетный период отражают по строке 040, а по строке 195 не показывают ничего, что является неправильным. Что касается прибыли, то в соответствии с п.197 Инструкции N 107н она перераспределяется по фондам ежеквартально, в то время как счет 220 может на квартальную дату остаться не полностью закрытым.

Третий вопрос касается заполнения строки 180 "Направлено из прибыли вышестоящей организации, органу". В сводном отчете этой строки быть не может. Форма 4 должна консолидироваться, т.е. главный распорядитель (распорядитель) должен сверить сумму перечисления на свой счет от своих подведомственных учреждений с суммой, отраженной по строке 180 подведомственными учреждениями, и свернуть эти суммы соответственно по строке 180 и по доходам, для того чтобы они искусственно не завышали доходы.

Четвертый вопрос относится к сметам. Смета составляется по принципу: доходы и расходы в размере доходов. Сумма остатков по смете не планируется. Но, если посмотреть структуру доходов, они планируются за счет остатков и доходов за счет текущего поступления. В любом случае это доходы.

Пятый вопрос в основном затрагивает квартальный отчет, так как в годовом отчете расходы по целевым средствам закрываются и этой проблемы не существует. В соответствии с п.95 Инструкции N 54н по строкам 200 и 340 в графах 5, 8 и 11 показывается остаток средств на начало года и на конец отчетного периода по балансовым субсчетам 270 "Целевые средства на содержание учреждения и другие мероприятия" и 272 "Средства родителей на содержание детского учреждения" за минусом (обращаем внимание: за минусом) остатков на балансовых субсчетах 225 и 227 соответственно. В балансе субсчета 270 и 225 показываются раздельно, а в форме 4 - в свернутом состоянии;

8) Минфин России в письме от 19.12.02 г. N 03-01-01/08-472 ввел дополнительную форму "Расшифровка финансовых долгосрочных и краткосрочных активов". Несмотря на то, что форма введена уже давно, некоторые организации или забывают представлять эту расшифровку, или дают в сводном виде, или не проставляют наименование эмитентов, или не указывают их ИНН. Обращаем внимание ведомств: необходимо внимательнее заполнять отчетные формы.

Т. Зачиняева,

заместитель начальника отдела - заместитель

главного бухгалтера ГУФК Минфина России

"Финансовая газета", N 9, февраль 2004 г.