Приложение N 1

Приложение N 1
к распоряжению Исполнительного комитета г. Казани
от 9 февраля 2018 г. N 336р

XII. Порядок работы с документами

Работа с документами (подготовка, оформление, согласование, издание, тиражирование, прием, отправка и др.) осуществляется в Исполнительном комитете в соответствии с требованиями действующего ГОСТ Р 6.30-2003, настоящего Служебного регламента, Типовой инструкции по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете (далее - Типовая инструкция).

12.1. Подготовка, согласование и издание правовых актов Исполнительного комитета

12.1.1. Подготовка, согласование и издание правовых актов Исполнительного комитета осуществляются в соответствии с порядком, установленным настоящим Служебным регламентом, оформление - в соответствии с Типовой инструкцией.

Не допускается повторное принятие правового акта Исполнительного комитета по одному и тому же вопросу, если не исполнен ранее принятый. Если необходимость его принятия связана с изменением обстоятельств, готовится проект правового акта об отмене или признании утратившим силу первоначального правового акта либо о внесении в него изменения (изменений). Данный проект правового акта должен быть согласован со структурным подразделением Исполнительного комитета, подготовившим первоначальный.

12.1.2. Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей: вступительной (преамбулы) и распорядительной. В преамбуле правового акта кратко излагаются мотивы, цели и задачи его издания.

Преамбула постановления завершается словом "постановляю", распоряжения - словом "обязываю", если оно относится ко всем исполнителям, указанным в распорядительной части (структурным подразделениям Исполнительного комитета). Если исполнителями отдельных решений, содержащихся в правовом акте Исполнительного комитета, являются предприятия, учреждения, организации, не входящие в его состав, по отношению к ним используется лексика рекомендательного характера: "предлагаю", "рекомендую", "разрешаю" и т.д. В этом случае слова "постановляю", "обязываю" выделяются отдельным пунктом распорядительной части правового акта.

В отдельных случаях слово "обязываю" может опускаться, например:

- если в распоряжении содержится пункт об утверждении каких-либо документов ("Утвердить ...") и при этом не принимаются решения другого характера (за исключением пункта о возложении контроля за исполнением);

- в распоряжениях Исполнительного комитета о награждении Почетной грамотой Исполнительного комитета.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении (правовые акты о награждении, по кадровым вопросам, например о возложении обязанностей, и др.).

В распорядительной части правового акта содержатся конкретные решения, предложения, рекомендации, адресованные исполнителям, с указанием содержания их действий и сроков исполнения.

В зависимости от содержания распорядительная часть правовых актов может подразделяться на пункты, подпункты, абзацы. Пункты (подпункты) могут располагаться в хронологическом порядке (в зависимости от последовательности выполнения содержащихся в них решений) либо по степени их значимости, начиная с наиболее приоритетных.

12.1.3. При необходимости правовой акт Исполнительного комитета может содержать пункт о его опубликовании (обнародовании) в следующих формулировках:

- "Опубликовать настоящее постановление (распоряжение) в Сборнике документов и правовых актов муниципального образования города Казани и, не позднее одного дня после официального опубликования, разместить его на официальном портале органов местного самоуправления города Казани (www.kzn.ru)";

- "Структурному подразделению Исполнительного комитета г. Казани (указываются наименование структурного подразделения Исполнительного комитета, в скобках в именительном падеже - инициалы, фамилия его руководителя) опубликовать настоящее постановление (распоряжение) в (указывается наименование периодического издания) и, не позднее одного дня после официального опубликования, разместить его на официальном портале органов местного самоуправления города Казани (www.kzn.ru)".

В первом случае копия правового акта направляется протокольным отделом управления делопроизводства в редакцию Сборника документов и правовых актов муниципального образования города Казани, которая должна быть включена исполнителем в бумажный лист рассылки в качестве адресата. Во втором случае копия правового акта направляется в редакцию периодического издания исполнителем.

Наличие и содержание пункта об опубликовании правового акта Исполнительного комитета при согласовании его проекта контролирует правовое управление.

Правовые акты Исполнительного комитета, которыми изменяются, дополняются либо признаются утратившими силу ранее принятые правовые акты, опубликованные в средствах массовой информации в соответствии с законодательством, подлежат официальному опубликованию в средствах массовой информации в установленном порядке и должны содержать пункт об опубликовании в редакции второго или третьего абзацев настоящего пункта.

Ответственным за исполнение данного требования является структурное подразделение - инициатор подготовки проекта правового акта.

12.1.4. Правовой акт может содержать пункт о вступлении правового акта Исполнительного комитета в силу в следующих формулировках:

а) "Вступает в силу после официального опубликования (обнародования) в местных средствах массовой информации";

б) "Вступает в силу с ... (указывается определенная дата) и может действовать в течение ... (указывается определенная дата, если срок действия ограничен определенным периодом времени)" (при принятии правовых актов о возложении обязанностей и т.п.);

в) "Вступает в силу со дня подписания".

12.1.5. Правовой акт завершается пунктом о возложении контроля за исполнением (выполнением):

- постановления, распоряжения Исполнительного комитета - на первого заместителя, заместителя Руководителя Исполнительного комитета, руководителя Аппарата Исполнительного комитета, курирующего структурное подразделение Исполнительного комитета, подготовившее проект правового акта, в отдельных случаях - на руководителя структурного подразделения Исполнительного комитета;

- распоряжения первого заместителя, заместителя Руководителя Исполнительного комитета, руководителя Аппарата Исполнительного комитета - на руководителя структурного подразделения Исполнительного комитета, подготовившего проект правового акта.

12.1.6. При наличии приложений к проекту правового акта (далее - приложения) в его тексте должна быть ссылка на них. Приложения оформляются в соответствии с Типовой инструкцией.

12.1.7. Согласование в системе электронного документооборота (далее - согласование проекта правового акта) обеспечивают руководители структурных подразделений Исполнительного комитета, подтверждая его электронно-цифровой подписью.

Состав согласующих инстанций (рецензентов) (далее - рецензенты) определяется структурным подразделением Исполнительного комитета, подготовившим проект правового акта. Полнота соответствующего списка контролируется при согласовании правовым управлением.

При отсутствии замечаний к проекту правового акта рецензент должен в системе электронного документооборота подтвердить свое согласие ("Согласовать").

В случае несогласия с содержанием проекта правового акта рецензент должен в системе электронного документооборота подтвердить свое несогласие ("Замечания"), а также внести свои замечания.

В случае выявления незначительных замечаний исполнитель, устранив их, направляет проект правового акта на согласование повторно, начиная с рецензента, внесшего данные замечания.

Если согласно замечаниям рецензентов требуется внесение в проект существенных изменений, он возвращается исполнителю на доработку и его повторное согласование начинается с непосредственного руководителя исполнителя.

Срок действия визы рецензентов составляет шесть месяцев. Если на дату согласования проекта правового акта с заместителем руководителя Аппарата Исполнительного комитета - начальником правового управления данный срок истек, то проект правового акта должен пройти процедуру согласования повторно.

Допускается применение бумажного листа согласования к проектам правовых актов.

12.1.8. Срок согласования проекта правового акта каждым рецензентом - один день. Срок согласования правовым управлением проекта нормативного правового акта - 14 дней, ненормативного правового акта - 7 дней.

Отказ от согласования проекта правового акта не допускается.

12.1.9. Проекты правовых актов, содержащих вопросы финансирования, бюджетно-финансового регулирования, подлежат обязательному согласованию с Финансовым управлением.

Проекты правовых актов по вопросам изменения организационной структуры Исполнительного комитета, его взаимодействия с предприятиями, учреждениями, организациями подлежат обязательному согласованию с:

- курирующим их первым заместителем, заместителем Руководителя Исполнительного комитета, руководителем Аппарата Исполнительного комитета;

- правовым, организационным управлениями и управлением кадровой политики.

Проекты правовых актов, подготовленные во исполнение правовых актов вышестоящих органов, согласовываются с:

- курирующим содержащиеся в них решения первым заместителем, заместителем Руководителя Исполнительного комитета, руководителем Аппарата Исполнительного комитета;

- заместителем руководителя Аппарата Исполнительного комитета - начальником правового управления, начальником Финансового управления (при наличии решений, связанных с финансированием).

Проекты правовых актов, содержащих решения по вопросам организации и проведения протокольных мероприятий, приема делегаций, праздничных и иных мероприятий, подлежат обязательному согласованию с организационным управлением и управлением делами.

Проекты правовых актов, подготовленные структурными подразделениями в рамках земельного и градостроительного законодательства, согласовываются в соответствии с утвержденными административными регламентами предоставления муниципальных услуг.

Обязательному согласованию с руководителем Аппарата Исполнительного комитета подлежат проекты правовых актов:

- по вопросам, входящим в его компетенцию согласно распределению полномочий между должностными лицами Исполнительного комитета муниципального образования г. Казани;

- подготовленные в сфере оказания муниципальных услуг (в соответствии с утвержденными административными регламентами) по вопросам, касающимся территории исторического поселения регионального значения г. Казани.

Проекты правовых актов по вопросам, касающимся выполнения Префектурой "Старый город" Исполнительного комитета (далее - Префектура "Старый город") ее управленческих функций, а также работ и услуг, производимых в границах подведомственной ей территории, подлежат обязательному согласованию с Префектурой "Старый город".

12.1.10. Для организации и контроля процедуры согласования проекта правового акта в системе электронного документооборота исполнитель заполняет карточку регистрации документа, в которой:

- определяет подписанта;

- добавляет связанные документы (номера входящих документов, документов о внесении изменений);

- заполняет лист рассылки (адресаты, которым направляется документ);

- выбирает вид документа;

- заполняет краткое содержание (название проекта правового акта);

- прикрепляет файл (текст проекта правового акта);

- прикрепляет электронные версии документов, на основании которых готовится проект правового акта (материалы дела), в том числе документы, полученные в процессе предоставления муниципальных услуг (градзаключения, материалы муниципального земельного контроля, ответы на запросы);

- заполняет лист согласования;

- определяет процедуру согласования;

- осуществляет отправку проекта правового акта рецензентам;

- контролирует ход процесса согласования.

12.1.11. Проект нормативного правового акта размещается на официальном портале органов местного самоуправления города Казани (www.kzn.ru), на соответствующей странице органа Исполнительного комитета или структурного подразделения Аппарата Исполнительного комитета, подготовившего документ, на официальной странице Комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Республике Татарстан официального портала Республики Татарстан для независимой антикоррупционной экспертизы в порядке, определяемом отдельным постановлением Исполнительного комитета.

12.1.12. Проект нормативного правового акта подлежит антикоррупционной экспертизе в порядке, определяемом отдельным постановлением Исполнительного комитета.

12.1.13. Согласование проекта правового акта осуществляется в следующей последовательности:

- руководитель структурного подразделения Исполнительного комитета, подготовившего проект правового акта;

- предприятия, учреждения, организации (в случае необходимости);

- первый заместитель, заместитель Руководителя Исполнительного комитета, курирующий структурное подразделение Исполнительного комитета, подготовившее проект правового акта;

- руководители структурных подразделений Исполнительного комитета (в случае необходимости);

- заместитель руководителя Аппарата Исполнительного комитета - начальник правового управления;

- корректоры.

12.1.14. После прохождения процесса согласования создается заключительная версия проекта правового акта. Исполнитель в карточке регистрации отмечает документ как срочный, поставив галочку в соответствующем поле, и создает лист согласования с комментарием "Заключительная версия электронного согласования", в который должны быть включены:

- руководитель структурного подразделения Исполнительного комитета, подготовившего проект правового акта;

- первый заместитель либо заместитель Руководителя Исполнительного комитета, курирующий структурное подразделение Исполнительного комитета, подготовившее проект правового акта;

- заместитель руководителя Аппарата Исполнительного комитета - начальник правового управления;

- руководитель Аппарата Исполнительного комитета для проектов правовых актов:

по вопросам, входящим в его компетенцию согласно распределению полномочий между должностными лицами Исполнительного комитета муниципального образования г. Казани;

подготовленных в рамках административных регламентов предоставления муниципальных услуг по вопросам, касающимся территории исторического поселения регионального значения г. Казани;

- протокольный отдел;

- подписант.

В заключительной версии возможно применение как последовательного, так и параллельного типа согласования.

Перед каждым согласующим руководителем должен быть добавлен помощник соответствующего руководителя.

При отсутствии руководителя на момент согласования проекта правового акта помощник соответствующего руководителя перенаправляет проект исполняющему обязанности данного руководителя.

Согласование проекта в заключительной версии в обязательном порядке должно осуществляться руководителями посредством ЭЦП в течение одного дня.

Если документ подлежит отправке в Министерство юстиции Республики Татарстан, то помощником начальника правового управления при согласовании заключительной версии проекта в примечании делается отметка следующего содержания: "Подлежит отправке в Минюст РТ".

12.1.15. После согласования проекта правового акта в заключительной версии исполнитель распечатывает текст на соответствующем пронумерованном гербовом бланке, а также лист согласования из заключительной версии и прикладывает бумажный лист рассылки (приложение N 2).

На оборотной стороне каждого листа проекта правового акта и приложений на бумажном носителе в левом нижнем углу должна быть виза руководителя структурного подразделения, подготовившего проект, на оборотной стороне первого листа указываются его инициалы, фамилия, должность.

Проекты правовых актов, подготовленные структурными подразделениями в рамках земельного и градостроительного законодательства, согласовываются в соответствии с утвержденными административными регламентами предоставления муниципальных услуг.

Не завизированные в вышеуказанном порядке проекты правовых актов рассмотрению не подлежат.

Если проект правового акта подготовлен структурными подразделениями в рамках земельного и градостроительного законодательства, то помимо листа согласования и листа рассылки к проекту должны быть приложены следующие документы:

- градостроительное заключение;

- схема расположения;

- акт муниципального земельного контроля.

Передача проектов правовых актов юридическим и физическим лицам, по заявлениям которых осуществляется их подготовка, не допускается.

12.1.16. На подпись Руководителю Исполнительного комитета, первому заместителю, заместителю Руководителя Исполнительного комитета, руководителю Аппарата Исполнительного комитета принимаются проекты правовых актов, подготовленные, оформленные и согласованные в вышеизложенном порядке, который обеспечивают руководители структурных подразделений Исполнительного комитета. Они несут персональную ответственность за полноту и достоверность использованной информации.

Проект правового акта, подготовленный, оформленный и согласованный ненадлежащим образом, возвращается исполнителю на доработку. Срок доработки не должен превышать трех рабочих дней.

12.1.17. Укомплектованность пакета документов к проекту правового акта, направляемого на подпись Руководителю Исполнительного комитета, проверяется протокольным отделом управления делопроизводства.

Проекты правовых актов на подпись первому заместителю, заместителю Руководителя Исполнительного комитета, руководителю Аппарата Исполнительного комитета представляются исполнителем непосредственно в соответствующие приемные. Укомплектованность пакета документов к проекту правового акта в данном случае проверяется их помощниками.

12.1.18. Правовые акты, подписанные Руководителем Исполнительного комитета, его первыми заместителями, заместителями, руководителем Аппарата Исполнительного комитета, передаются в протокольный отдел управления делопроизводства для регистрации на бумажном носителе (проставления номера и даты подписания) и в соответствующей базе данных в системе электронного документооборота.

Руководитель структурного подразделения, подготовившего проект правового акта, несет персональную ответственность за соответствие подписанного правового акта Исполнительного комитета тексту, прикрепленному к нему в системе электронного документооборота.

Регистрационным номером правового акта Исполнительного комитета является порядковый номер в пределах календарного года. К порядковому номеру распоряжений добавляется буква "р". В зависимости от информационных потребностей регистрационный номер может дополняться буквенным индексом.

Аналогичные требования предъявляются к обозначению регистрационных номеров распоряжений глав администраций районов города Казани.

Правовые акты Исполнительного комитета по вопросам мобилизационной работы регистрируются без указания их наименования под названием "Спецчасть". Данные правовые акты протокольным отделом управления делопроизводства не архивируются, хранятся в мобилизационном отделе Аппарата Исполнительного комитета. При формировании номенклатурного дела в соответствующий том вкладывается лист с пометкой "Спецчасть", на котором указывается номер правового акта Исполнительного комитета.

12.1.19. Все зарегистрированные в протокольном отделе управления делопроизводства правовые акты Исполнительного комитета передаются в сектор реестра нормативно-правовых актов Казанской городской Думы для включения в Реестр муниципальных правовых актов муниципального образования города Казани.

12.1.20. Зарегистрированные правовые акты Исполнительного комитета направляются протокольным отделом управления делопроизводства на тиражирование в количестве, соответствующем числу адресатов в листе рассылки. Каждый экземпляр правового акта для придания ему юридической силы заверяется на месте подписи печатью протокольного отдела управления делопроизводства.

В случае если правовой акт является результатом оказания муниципальной услуги, то для придания ему юридической силы он может быть размещен в электронном виде на портале государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан uslugi.tatarstan и заверен электронной подписью уполномоченного лица.

12.1.21. Отправка копий правового акта Исполнительного комитета, заверенных печатью протокольного отдела управления делопроизводства, осуществляется согласно бумажному листу рассылки, в который в обязательном порядке включаются:

- Казанская городская Дума;

- структурные подразделения Исполнительного комитета, которые упоминаются в тексте правового акта Исполнительного комитета и которым он необходим для выполнения определенной работы;

- Сборник документов и правовых актов муниципального образования города Казани (при наличии пункта об опубликовании правового акта Исполнительного комитета);

- структурное подразделение Исполнительного комитета, подготовившее проект правового акта.

Лист рассылки к правовому акту о внесении изменений должен соответствовать листу рассылки первоначального правового акта.

Лист рассылки к правовому акту подписывается руководителем подготовившего его структурного подразделения Исполнительного комитета, который несет ответственность за его содержание (полноту).

Электронная рассылка обязательно должна включать следующих адресатов:

- управление контроля;

- начальник правового управления;

- начальник отдела муниципальных правовых актов и антикоррупционной экспертизы Нормативно-правового управления Казанской городской Думы;

- Сборник документов и правовых актов муниципального образования города Казани (если текст правового акта содержит пункт об опубликовании);

- официальный портал органов местного самоуправления города Казани (www.kzn.ru) (если текст правового акта содержит пункт о его размещении).

В Аппарат Президента Республики Татарстан и Министерство юстиции Республики Татарстан (если имеется отметка правового управления) правовой акт направляется протокольным отделом управления делопроизводства в системе электронного документооборота при регистрации документа.

12.1.22. Рассылка копий правовых актов Исполнительного комитета на бумажном носителе и в системе электронного документооборота осуществляется в течение четырех рабочих дней после регистрации, по срочным вопросам - в течение одного рабочего дня с даты подписания.

Копии правовых актов Исполнительного комитета рассылаются:

- на бумажном носителе - в структурные подразделения Исполнительного комитета согласно листу рассылки через отдел документооборота управления делопроизводства;

- в системе электронного документооборота - автоматически адресатам, указанным исполнителем, подготовившим проект правового акта.

Подшивки копий правовых актов Исполнительного комитета направляются один раз в месяц в прокуратуру города Казани протокольным отделом управления делопроизводства через отдел документооборота управления делопроизводства.

12.1.23. В протокольном отделе управления делопроизводства остаются на хранение следующие документы:

- правовые акты Исполнительного комитета;

- листы согласования к проектам правовых актов Исполнительного комитета;

- листы рассылки.

Правовые акты Исполнительного комитета с приложением внутренней описи и листа заверителя подшиваются в твердую обложку с указанием на ней вида правового акта (постановление, распоряжение), крайних номеров и дат подшитых правовых актов, номера тома в пределах года.

По истечении пяти лет по описям и актам подшивки подлинников правовых актов и папки с листами согласования передаются на муниципальное хранение в управление муниципального архива Аппарата Исполнительного комитета.

Листы рассылки правовых актов Исполнительного комитета хранятся в протокольном отделе управления делопроизводства в течение трех лет, после чего выделяются к уничтожению.

12.1.24. Электронные копии подписанных правовых актов Исполнительного комитета хранятся в соответствующей базе данных в системе электронного документооборота.

12.1.25. Ознакомление сотрудников структурных подразделений Исполнительного комитета с оригиналами правовых актов Исполнительного комитета и прилагаемыми к ним документами, а также получение их копий осуществляются по разрешению руководителя Аппарата Исполнительного комитета. Предприятиям, учреждениям, организациям, физическим лицам, судебным, правоохранительным органам копии правовых актов Исполнительного комитета выдаются на основании их письменных запросов на имя руководителя Аппарата Исполнительного комитета. Исполнение данных запросов осуществляется в установленные действующим законодательством сроки.

12.1.26. Протокольный отдел управления делопроизводства осуществляет хранение документов Исполнительного комитета, его структурных подразделений и их выдачу по запросам на имя руководителя Аппарата Исполнительного комитета.

Копирование и заверение копий учредительных документов Исполнительного комитета, его структурных подразделений производит заявитель - структурное подразделение Исполнительного комитета. Оригиналы учредительных документов должны быть возвращены в протокольный отдел управления делопроизводства в течение трех рабочих дней.