Руководство по определению продолжительности аудита системы менеджмента качества, системы экологического менеджмента и системы менеджмента охраны здоровья и безопасности труда (IAF MD 5:2023, IDT) СМ N 04.1-1.0012 (Версия 01. Июль 2023 г.) (утв. Федеральной службой по аккредитации 20 июля 2023 г.)

Предисловие

Настоящее руководство разработано Федеральной службой по аккредитации с учетом требований документа IAF MD 5:2023 и стандарта ГОСТ ISO/IEC 17011-2018 и вводится впервые. Настоящее руководство вводится в действие по истечении десяти рабочих дней со дня его утверждения.

1. Область применения

1.1. Настоящее руководство является обязательными к постоянному применению соответствующих пунктов стандарта ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 для определения продолжительности аудита СМК, СЭМ, а также СМБТиОЗ. Все пункты стандарта ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 остаются в силе, при этом настоящее руководство не заменяет собой никакие требования указанного стандарта. Хотя численность персонала (штатного, временного и внештатного) организации заказчика рассматривается как отправная точка при определении продолжительности аудита систем менеджмента, это не единственный предмет рассмотрения, также необходимо учитывать и другие влияющие на время аудита факторы, включая перечисленные в стандарте ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017.

1.2 Корректное определение продолжительности первоначальной сертификации (Этап 1 + Этап 2) является неотъемлемой частью анализа заявки любой организации-клиента.

1.3 Настоящее руководство обеспечивает ООС обязательными положениями и руководством для того, чтобы они разрабатывали свои собственные документированные процедуры по определению времени, необходимого для проведения аудитов клиентов разных размеров и сложности, занятых во всех сферах деятельности. Предполагается, что это приведет к согласованности продолжительности аудитов как между ООС, так и между похожими клиентами одного и того же ООС.

1.4 ООС должны определять продолжительность 1-го этапа и 2-го этапа первоначального аудита, надзорных (инспекционных) аудитов и ресертификационных аудитов для каждого заявителя и сертифицированного клиента.

1.5 Настоящее руководство определяет рамки, которые будут использованы в процессах ООС для определения соответствующей продолжительности аудита систем менеджмента с учетом особенностей клиента, подлежащего аудиту.

1.6 Несмотря на то, что настоящее руководство разработано для сертификации СЭМ/СМК/СМБТиОЗ, некоторые его элементы могут быть использованы для других схем сертификации, основанных на ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017. Примерами таких элементов являются продолжительность аудита, день аудита и эффективность персонала аудиторов.

1.7 Независимо от руководств, предоставляемых настоящим руководством, время, отведенное на проведение конкретного аудита, должно являться достаточным для планирования и проведения полного и результативного аудита системы менеджмента клиента.

2. Нормативные ссылки

2.1. В настоящем руководстве использованы ссылки на следующие документы:

СМ N 04.1-1.0010	Документ СМ N 04.1-1.0010 "Руководство по аудиту и сертификации системы менеджмента организаций, имеющих несколько мест осуществления деятельности"
СМ N 04.1-1.0014	Документ СМ N 04.1-1.0014 "Руководство по применению ISO/IEC 17021-1 для аудитов интегрированных систем менеджмента"
ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017	Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 (ISO/IEC 17021-1:2015, IDT) "Оценка соответствия. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента. Часть 1. Требования"
IAF MD 1:2023	Документ Международного форума по аккредитации IAF MD 1:2023 "Обязательный документ IAF для аудита и сертификации системы менеджмента организаций, имеющих сеть предприятий" (IAF MD 1:2023 "IAF Mandatory Document for the Audit and Certification of a Management System Operated by a Multi-Site Organization))
IAF MD 4:2023	Документ Международного форума по аккредитации IAF MD 4:2023 "Обязательный документ IAF по применению информационно - коммуникационных технологий (ИКТ) в целях аудита/оценки" (IAF MD 4:2023 "IAF Mandatory Document for the Use of Information and Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes))
IAF MD 5:2023	Документ Международного форума по аккредитации IAF MD 5:2023 "Обязательный документ IAF. Определение продолжительности аудита системы менеджмента качества, системы экологического менеджмента, и системы менеджмента охраны здоровья и безопасности труда" (IAF MD 5:2023 "Determination of Audit Time of Quality, Environmental, and Occupational Health & Safety Management Systems")
IAF MD 11:2023	Документ Международного форума по аккредитации IAF MD 11:2023 "Обязательный документ IAF по применению ISO/IEC 17021-1 для аудитов интегрированных систем менеджмента" (IAF MD 11:2023 "IAF Mandatory Document for the Application of ISO/IEC 17021-1 for Audits of Integrated Management Systems")

2.2. При применении настоящего руководства следует проверять действие ссылочных документов. Если ссылочный документ заменен, то при применении настоящего руководства следует руководствоваться замененным (измененным) документом.

3. Термины и определения

3.1. В настоящем руководстве применяются следующие термины в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 а также:

виртуальное место	-	виртуальное место расположения организации, место оказания услуги с использованием интерактивной среды, которая позволяет осуществлять работу независимо от фактического местоположения 1
временное место	-	местонахождение (фактическое или виртуальное), где организация-клиент осуществляет определенные работы или оказывает услуги на временной основе, и которое не предназначено для использования в качестве постоянной площадки
время аудита	-	время, необходимое для планирования и проведения полного и эффективного аудита системы менеджмента организации-клиента
день аудита	-	продолжительность дня аудита обычно составляет 8 часов и может (или не может) включать перерыв на обед в зависимости от местного законодательства
критерии риска (только для СМК)	-	для СМК положения, указанные в настоящем руководстве, основаны на трех категориях в зависимости от рисков выпуска продукции или оказания услуги клиентам организации. Эти категории могут быть рассмотрены как высокий, средний и низкий риск. Деятельность, относящаяся к высоким рискам (например, ядерная и пищевая промышленности, медицина, фармацевтика, строительство), обычно требуют больше времени на аудит. Деятельность, относящаяся к средним рискам (например, несложное производство), вероятнее потребует среднее количество времени на проведение результативного аудита, а деятельность, относящаяся к низким рискам, -меньше всего времени 1
организация клиента	-	юридическое лицо или определенная часть юридического лица, действующие в системе менеджмента
постоянное место	-	местонахождение (физическое или виртуальное), где организация-клиент осуществляет работы или оказывает услуги на постоянной основе
продолжительность сертификационных аудитов систем менеджмента	-	часть времени проведения аудита, затрачиваемого на осуществление деятельности по аудиту от вступительного совещания до заключительного совещания включительно 2
схема сертификации систем менеджмента	-	система оценки соответствия, относящаяся к системам менеджмента, к которым применимы одинаковые установленные требования, определенные правила и процессы
уровень сложности (только для СЭМ)	-	в отношении СЭМ, положения, указанные в настоящем руководстве, основаны на пяти основных уровнях сложности по количеству и значимости экологических аспектов организации, которые существенно влияют на продолжительность аудита 3
уровень сложности (только для СМБТиОЗ)	-	в отношении СМБТиОЗ, положения, указанные в настоящем руководстве, основаны на трех основных уровнях сложности, основанных на типе, количестве и значимости рисков в области БТиОЗ для организации, которые существенно влияют на продолжительность аудита 4
эффективная численность персонала	-	эффективная численность персонала состоит из всего персонала (штатного, временного и внештатного), охваченного областью сертификации, включая работающих каждую смену. При условии включения в область сертификации, сюда входят также нештатные работники (например, подрядчики). В отношении СМБТиОЗ персонал также включает подрядчиков и субподрядчиков, выполняющий работу или связанную с деятельностью, которая находится под контролем организации, что может повлиять на результаты оценки организации. Для подсчета эффективной численности персонала смотрите пункт 4.3 настоящего руководства

------------------------------

¹ Виртуальное место не принимается во внимание в том случае, если процессы должны выполняться в физической среде (например, складирование, производство, физические испытательные лаборатории, установка или ремонт физической продукции).

Виртуальная площадка (например, сеть Интернет компании) считается одной площадкой при определении продолжительности аудита.

------------------------------

¹ см. Приложение А, таблица СМК 2.

² Деятельность по аудиту, как правило, включает в себя:

- проведение вступительного совещания;

- осуществление анализа документов в ходе проведения аудита;

- обмен информацией в ходе аудита;

- распределение обязанностей и ответственности сопровождающих и наблюдателей;

- сбор и анализ информации;

- формирование свидетельств аудита;

- подготовку заключений по аудиту;

- проведение заключительного совещания.

³ см. Приложение Б, таблица СЭМ 2.

⁴ см. Приложение В, таблица СМБТиОЗ 2.

------------------------------

3.2. В настоящем руководстве применяются следующие сокращения

ООС	-	орган по оценке соответствия
СМ	-	система менеджмента Федеральной службы по аккредитации
СМБТиОЗ	-	система менеджмента охраны здоровья и безопасности труда
СМК	-	система менеджмента качества
СЭМ	-	система экологического менеджмента
ASRP	-	процедуры расширенного контроля и повторной сертификации
IAF	-	Международный форум по аккредитации

4. Применение

4.1 Продолжительность аудита

4.1.1 Продолжительность аудита для всех типов аудиторских проверок включает в себя общее время, проведенное на площадке организации клиента (фактической или виртуальной), и время, проведенное вне площадки при планировании, анализе документов, взаимодействии с персоналом клиента и написании отчета.

4.1.2 Продолжительность сертификационного аудита систем менеджмента, как правило, не должна составлять менее 80% времени продолжительности аудита, подсчитанного согласно методологии, приведенной в разделе 5 настоящего руководства. Это относится к первоначальному, надзорному (инспекционному) и ресертификационному аудитам.

4.1.3 Время в пути (в дороге или между площадками), а также какие-либо перерывы не включаются в продолжительность сертификационных аудитов систем менеджмента на площадке. ¹

------------------------------

¹ Может существовать местное законодательство, требующее включения перерывов на обед в день аудита.

------------------------------

4.2 День аудита (аудито-дни)

4.2.1 В Таблицах СМК 1, СЭМ 1 и СМБТиОЗ 1 представлено среднее время аудита сертификационных аудитов систем менеджмента, рассчитываемое в аудито-днях. Может потребоваться корректировка количества дней для обеспечения соответствия действующему законодательству относительно количества времени на проезд, обеденные перерывы и рабочие часы, чтобы обеспечить длительность проведения аудита в течение такого же количества часов, как указано в таблицах СМК 1, СЭМ 1 и СМБТиОЗ 1.

4.2.2 Количество рассчитанных аудито-дней на этапе планирования нельзя уменьшать за счет увеличения длительности рабочего дня аудитора. Для осуществления результативного аудита возможно осуществление деятельности посменно, что может потребовать увеличения продолжительности рабочего дня.

4.2.3 Если в результате расчета получается десятичное число, количество дней необходимо округлить до ближайшей половины рабочего дня (например, 5.3 аудито-дня округлять до 5.5; 5.2 аудито-дня округлять до 5 аудито-дней).

4.2.4 Чтобы обеспечить результативность аудита, ООС должен также учитывать состав и размер группы аудиторов (например, 1/2 дня при работе 2 аудиторов может быть не настолько результативной, как один аудито-день при работе 1 аудитора; а 1 аудито-день при работе одного ведущего аудитора и одного технического эксперта результативнее, чем 1 аудито-день без участия технического эксперта). ²

------------------------------

² Росаккредитация может потребовать от ООС демонстрации того, что средняя продолжительность аудита указанных клиентов не отличается значительно в большую или меньшую сторону от продолжительности аудита, подсчитанной согласно таблицам СМК 1, СЭМ 1 и СМБТиОЗ 1.

Среднее значение продолжительности аудита клиентов, преимущественно работающих в областях промышленности с высоким уровнем риска или сложности, скорее всего будет выше, чем отражено в таблицах; а среднее значение продолжительности аудита клиентов, преимущественно работающих в областях промышленности с низким уровнем риска, скорее всего будет ниже, чем отражено в таблицах.

------------------------------

4.3 Расчет эффективной численности персонала

4.3.1 Эффективная численность персонала, как определено выше, используется как основа для расчета продолжительности аудита систем менеджмента. При определении эффективной численности персонала необходимо также учитывать персонал с частичной занятостью, персонал, работающий посменно, административный персонал и все категории офисных работников, аналогичные или повторяющиеся процессы (пункт 4.3.4 настоящего руководства) и использование большого количества неквалифицированного персонала в некоторых странах.

В случае сезонных работ (например, на уборке урожая, в дачных поселках и отелях и т. д.) расчет эффективной численности персонала должен основываться на персонале, обычно присутствующем во время пиковых периодов сезонных работ.

Сокращения, вызванные занятостью большого количества неквалифицированного персонала, не должны производиться без учета связанного с этим риска в области БТиОЗ (пункт 4.3.6 настоящего руководства).

4.3.2 Обоснование определения эффективной численности персонала должно быть доступно для анализа организацией-клиентом и органом по аккредитации в ходе проведения их оценок и по запросу органа по аккредитации.

4.3.3 Персонал с частичной занятостью и сотрудники, частично входящие в область.

В зависимости от отработанных часов, число персонала с частичной занятостью и сотрудников, частично входящих в область, может быть сокращено или увеличено и преобразовано в число, эквивалентное количеству персонала с полной занятостью (например, 30 сотрудников с частичной занятостью, работающих 4 часа в день, эквивалентны 15 сотрудникам с полной занятостью).

4.3.4 Аналогичные и повторяющиеся процессы в рамках области

Для СМК и СЭМ, когда высокий процент персонала выполняет определенную деятельность/занимает должности, которые считаются повторяющимися (например, уборщики, охранники, транспортная служба, отдел продаж, колл-центры и т. д.), допускается сокращение количества персонала, который задействован в такой деятельности на постоянной основе в рамках области сертификации. Методы, внедренные для уменьшения количества, должны быть документально оформлены и учитывать риски, связанные с деятельностью/должностью.

В отношении СМБТиОЗ:

а) когда высокий процент персонала выполняет определенную деятельность/занимает должности, которые считаются аналогичными или идентичными, поскольку они подвергают персонал аналогичным рискам в области БТиОЗ (например, уборщики, охранники, транспортная служба, отдел продаж, колл-центры и т. д.), допускается сокращение количества персонала, который задействован в такой деятельности на постоянной основе в рамках области сертификации. Методы, внедренные для уменьшения количества, должны быть документально оформлены и учитывать риски, связанные с деятельностью/должностью.

б) для групп работников, выполняющих повторяющиеся работы, которые могут уменьшить внимание и повысить связанный с ними уровень риска в области БТиОЗ (например, монтаж, сборка, упаковка, сортировка и т. д.), методы, внедренные для возможного уменьшения количества, должны быть документально оформлены и учитывать оценку рисков в области БТиОЗ, связанных с деятельностью/должностью работников.

4.3.5 Сотрудники, работающие посменно

ООС должен определить продолжительность и распределение времени аудита, которое позволит наилучшим образом оценить результативное внедрение системы менеджмента в отношении всей деятельности клиента, включая необходимость проведения аудита за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и различные графики сменности. Это должно быть согласовано с клиентом.

ООС должен отработать так, чтобы любое изменение в отношении времени проведения аудита не ставило под угрозу эффективность аудита (пункт 5.7 настоящего руководства).

4.3.6 Временный неквалифицированный персонал

Как правило, этот пункт применим к организациям с низким уровнем развития техники, где временный неквалифицированный персонал может быть нанят в большом количестве для замены автоматизированных процессов.

В отношении СМК и СЭМ в таких условиях может применяться сокращение эффективной численности персонала. Поскольку важнее учитывать процессы, нежели саму численность персонала, это сокращение является необычной практикой, и его обоснование должно быть документировано и доступно Росаккредитации.

В отношении СМБТиОЗ это сокращение в принципе следует рассматривать как неприменимое, поскольку привлечение временного неквалифицированного персонала может быть источником рисков в области БТиОЗ. Если в исключительных случаях производится сокращение, то его обоснование должно быть задокументировано и доступно Росаккредитации.

5. Методика определения продолжительности аудита систем менеджмента

5.1 Методика, используемая как основа для расчета продолжительности первоначального аудита систем менеджмента (Этап 1 + Этап 2), включает в себя рассмотрение таблиц и рисунков, приведенных в Приложении А для аудита СМК, в Приложении Б для аудита СЭМ и в Приложении В для аудита СМБТиОЗ соответственно. Приложение А (СМК) основывается на эффективной численности персонала (пункт 4.3 настоящего руководства - руководство по расчету эффективной численности персонала) и уровне риска, но не указывает минимальную или максимальную продолжительность проведения аудита. Кроме эффективной численности персонала, Приложение Б (СЭМ) основывается также на экологической сложности организации и не указывает минимальную или максимальную продолжительность проведения аудита, Приложение В (СМБТиОЗ) основывается на эффективной численности персонала и категории сложности риска в области БТиОЗ, связанного со сферой деятельности организации, и не указывает минимальную или максимальную продолжительность проведения аудита. Таблица СМБТиОЗ 2 показывает связь между сферами деятельности и категориями сложности БТиОЗ на основе рисков в области БТиОЗ. ¹

------------------------------

¹ Нормальной практикой считается, что время, затраченное на проведение Этапа 2, превышает время, затраченное на проведение Этапа 1.

------------------------------

5.2 При помощи подходящего коэффициента, эти таблицы и рисунки можно использовать в качестве базиса для расчета продолжительности надзорного (инспекционного) (раздел 5 настоящего руководства) и ресертификационного (раздел 6 настоящего руководства) аудитов.

5.3 ООС должен иметь процедуры, обеспечивающие соответствующее распределение времени на проведение аудита важных процессов клиента. Опыт показывает, что время, необходимое для проведения результативного аудита как СМК, так и СЭМ и СМБТиОЗ, зависит также от других факторов, помимо численности персонала. Эти факторы подробно рассматриваются в разделе 8 настоящего руководства.

5.4 Настоящее руководство перечисляет положения, которые необходимо учитывать при определении необходимой продолжительности аудита. Эти и другие факторы необходимо оценить на предмет потенциального воздействия на определение продолжительности аудита, вне зависимости от типа аудита, в ходе процесса анализа заявки ООС и после проведения Этапа 1, а также на протяжении сертификационного цикла и в ходе повторной сертификации. Таким образом, соответствующие таблицы, рисунки и диаграммы по СМК, СЭМ и СМБТиОЗ, демонстрирующие взаимосвязь между эффективной численностью персонала и сложностью организации, не могут быть использованы по отдельности. Данные таблицы и рисунки дают основу для дальнейшего планирования аудита и, таким образом, внесения необходимых корректировок в продолжительность аудита по всем типам проверок.

5.5 Для аудитов СМК рисунок СМК 1 предоставляет визуальное руководство по внесению корректировок в основное время проведения аудита, рассчитанное по таблице СМК 1, и предоставляет основу для процесса, который необходимо использовать при планировании аудита посредством определения исходной точки на основе общей эффективной численности персонала во всех сменах.

5.6 В отношении аудита СЭМ при расчете продолжительности целесообразно основываться на эффективной численности персонала организации, а также природе, количестве и сложности экологических аспектов стандартной организации в данной отрасли. Таблицы СЭМ 1 и СЭМ 2 предоставляют основу для процессов, которые необходимо использовать при планировании проведения аудита. Продолжительность аудита систем менеджмента затем должна быть скорректирована с учетом значительных факторов, относящихся только к проверяемой организации.

В отношении аудита СМБТиОЗ при расчете продолжительности целесообразно основываться на эффективной численности персонала организации, а также на природе, количестве и серьезности рисков в области БТиОЗ стандартной в данной отрасли. Таблицы СМБТиОЗ 1 и СМБТиОЗ 2 предоставляют основу для процессов, которые необходимо использовать при планировании аудита. Продолжительность аудита систем менеджмента затем должна быть скорректирована с учетом значительных факторов, относящихся только к проверяемой организации.

5.7 Исходная точка отсчета для определения продолжительности аудита систем менеджмента должна быть идентифицирована, основываясь на эффективной численности персонала, а затем откорректирована с учетом существенных для проверяемого клиента факторов, с дополнением или исключением определенных показателей для изменения базовой цифры. В каждом случае необходимо зафиксировать основу для расчета продолжительности аудита систем менеджмента, включая все внесенные корректировки. ООС должен проконтролировать, чтобы любые изменения в продолжительности проведения аудита не повлияли на результативность аудита.

В отношении СМК и СЭМ, если процессы реализации продукции или услуг осуществляются посменно, объем аудита каждой смены ООС зависит от процессов, выполняемых в каждую смену и от уровня контроля над каждой сменой, продемонстрированного клиентом. Для осуществления аудита результативности внедрения должен быть проведен аудит как минимум одной смены. Основания отсутствия аудита других смен (например, смен, деятельность которых осуществляется вне обычных рабочих часов) должны быть документально оформлены.

В отношении СМБТиОЗ, если процессы реализации продукции или услуг осуществляются посменно, объем аудита каждой смены ООС зависит от процессов, выполняемых в каждую смену, принимая во внимание связанные риски в области БТиОЗ, и от уровня контроля над каждой сменой, продемонстрированного клиентом. Для проведения аудита эффективности внедрения, по крайней мере одна из смен, деятельность которой осуществляется в обычные рабочие часы, и одна из смен, осуществляющих свою деятельность вне рабочих часов, должны проверяться в течение первого цикла сертификации. В ходе надзорных (инспекционных) аудитов последующих циклов ООС может принять решение не проводить аудит второй смены на основании признанной зрелости СМБТиОЗ организации. По мере возможности, рекомендуется вносить коррективы в связи с задержкой начала проведения аудита, с тем, чтобы охватить обе смены в течение аудито-дня. Обоснование отказа от проведения аудита других смен должно быть документально оформлено с учетом риска невыполнения этого требования.

5.8 Продолжительность аудита систем менеджмента, определенная с использованием таблиц или рисунков Приложений А, Б и В не должна учитывать время работы стажеров, наблюдателей или технических экспертов.

5.9 Сокращение продолжительности аудита систем менеджмента не должно превышать 30% от времени, указанного в таблицах СМК 1, СЭМ 1 и СМБТиОЗ 1. ¹

------------------------------

¹Пункт 5.9 настоящего руководства может не применяться к ситуациям, описанным в документе СМ N 04.1-4.0011 для отдельных площадок при производстве на нескольких площадках. В этом случае на таких площадках доступно ограниченное количество процессов, и применение всех соответствующих требований стандарта(-ов) систем менеджмента может быть верифицировано.

------------------------------

6. Первоначальные сертификационные аудиты систем менеджмента (этап 1 плюс этап 2)

6.1 Определение продолжительности проведения аудита систем менеджмента, связанной с объединенными видами деятельности, осуществляемые за пределами площадки (пункт 4.1 настоящего руководства), не должно сокращать общее время аудита на площадке менее 80% от времени, подсчитанного с использованием таблиц, основанных на методологии, приведенной в разделе 5 настоящего руководства. Если возникает необходимость в дополнительном времени для планирования и (или) составления отчета, то это не является основанием для сокращения времени сертификационного аудита систем менеджмента на площадке.

6.2 Таблица СМК 1, таблица СЭМ 1 и таблица СМБТиОЗ 1 дают исходное значение для подсчета продолжительности первоначального аудита (Этап 1 + Этап 2) СМК, СЭМ и СМБТиОЗ соответственно.

6.3 Продолжительность аудита, определенная органом по сертификации, и обоснование этого расчета должны быть документально зафиксированы. Этот расчет должен включать подробную информацию о времени, определенном для охвата всей области сертификации.

6.4 ООС должен предоставить расчет продолжительности аудита и его обоснование организации-клиенту в рамках контракта и представить соответствующие документы по запросу своего органа по аккредитации.

6.5 Продолжительность сертификационного аудита может включать в себя такие дистанционные методы проведения аудита, как интерактивная совместная работа через Интернет, веб-совещания, телеконференции и (или) анализ электронных документов по процессам клиента. Если ООС планирует аудит, в отношении которого используется дистанционная работа, то он должен применять требования, определенные в IAF MD 4. Эта работа должна быть определена в плане аудита, и время, потраченное на эту работу, может рассматриваться как вклад в общую продолжительность аудита систем менеджмента. В отношении СМБТиОЗ эта работа должна ограничиваться анализом документов/записей и опросом персонала и работников. Кроме того, в отношении СМБТиОЗ управление процессами и управление рисками в области БТиОЗ не могут быть проанализированы с использованием методов дистанционного аудита.

7. Надзорный (инспекционный аудит)

В период первоначального трехлетнего сертификационного цикла продолжительность надзорных (инспекционных) аудитов для данной организации должна быть пропорциональна времени, затраченному на первоначальный сертификационный аудит (Этап 1 + Этап 2); при этом общее количество времени, ежегодно отводимого на проведение надзорного (инспекционного) аудита, должно составлять 1/3 от времени, затраченного на первоначальный сертификационный аудит. В качестве части каждого надзорного (инспекционного) аудита ООС должен получить и актуализировать данные об организации-клиенте, относящиеся к ее системе менеджмента. Запланированная продолжительность надзорного (инспекционного) аудита должна пересматриваться по крайней мере во время каждого надзорного (инспекционного) и ресертификационного аудита, чтобы учесть изменения в организации, зрелость системы и т. п. Свидетельства пересмотра, включая какие-либо корректировки продолжительности аудита систем менеджмента должны быть документально зафиксированы. ¹

------------------------------

¹ Маловероятно, что продолжительность надзорного (инспекционного) аудита будет менее одного (1) аудито-дня.

------------------------------

8. Ресертификационный аудит

Продолжительность ресертификационного аудита должна рассчитываться на основе обновленных данных о клиенте и обычно составляет 2/3 от продолжительности времени, которое понадобилось бы для проведения первоначального сертификационного аудита организации (Этап 1 + Этап 2), если бы такой аудит проводился во время ресертификации (т. е. не 2/3 от исходного времени первоначального аудита). При определении продолжительности аудита систем менеджмента необходимо учитывать результаты анализа показателей работы системы (ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017). Анализ показателей работы системы сам по себе не является частью продолжительности аудита для ресертификационных аудитов. ²

------------------------------

² Маловероятно, что продолжительность надзорного (инспекционного) аудита будет менее одного (1) аудито-дня.

------------------------------

9. Второй и последующие индивидуальные сертификационные циклы

Для проведения второго и последующих сертификационных циклов, ООС может разработать программу по индивидуальному надзорному (инспекционному) аудиту и ресертификации, утвержденную Росаккредитацией. Если подход с использованием ASRP не выбран, тогда продолжительность аудита систем менеджмента рассчитывается согласно разделам 7 и 8 настоящего руководства.

В отношении СМБТиОЗ эти требования не применяются.

10. Факторы для корректировки прожолжительности аудитов (СМК, СЭМ и СМБТиОЗ)

Дополнительные факторы к рассмотрению включают, но не ограничиваются:

1) факторы, увеличивающие продолжительность аудита всех систем менеджмента:

а) сложная логистика организации, включающая несколько зданий или площадок, где проводится работа, например, когда должно быть проверено отдельное конструкторское бюро.

б) наличие нескольких рабочих языков в организации (требуется(-ются) переводчик(-и) или невозможность работы каждого аудитора индивидуально).

в) очень большие размеры площадки для данного количества персонала (например, лесное хозяйство).

г) высокая степень законодательного регулирования (например, пищевая промышленность, фармацевтика, аэрокосмическая промышленность, ядерная энергетика и т. д.).

д) система включает процессы высокой сложности или относительно большое количество уникальных процессов.

е) процессы, требующие посещения временных площадок для подтверждения процессов постоянной(-ых) площадки(-ок), где проводится сертификация системы менеджмента.

2) увеличение продолжительности аудита систем менеджмента (только для СМК):

а) деятельность с высоким уровнем риска (Приложение А, таблица СМК 2).

б) функции или процессы, переданные на аутсорсинг.

3) увеличение продолжительности аудита систем менеджмента (только для СЭМ):

а) повышенная чувствительность принимающей среды по сравнению с типичной для данного сектора экономики.

б) точка зрения заинтересованных сторон.

в) непрямые аспекты, которые требуют увеличения времени аудита.

г) дополнительные или необычные для данного сектора экономики экологические факторы или управляемые условия.

д) риск возникновения экологической катастрофы и последствия, которые возникают или могут возникнуть в результате экологических аварий, катастроф и возможных чрезвычайных ситуаций, предыдущих экологических проблем, в возникновении которых участвовала организация.

е) функции или процессы, переданные на аутсорсинг.

4) увеличение продолжительности аудита систем менеджмента (только для СМБТиОЗ):

а) точка зрения заинтересованных сторон.

б) уровень несчастных случаев и профессиональных заболеваний выше среднего по сфере деятельности.

в) в случае, если представители общественности присутствуют на объекте организации (например, в больницах, школах, аэропортах, портах, вокзалах, общественном транспорте).

г) организация сталкивается с судебными разбирательствами, связанными с БТиОЗ (в зависимости от серьезности и воздействия связанного риска).

д) временное широкое присутствие многих компаний подрядчиков/субподрядчиков и их сотрудников, вызывающее увеличение сложности или рисков в области БТиОЗ (например, периодические остановки или планово-предупредительный ремонт нефтеперерабатывающих заводов, химических заводов, сталелитейных заводов и других крупных промышленных комплексов).

е) в случае, если опасные вещества присутствуют в количествах, подвергающих предприятие риску возникновения крупных промышленных аварий, в соответствии с применимыми национальными нормативами и (или) документацией по оценке риска.

ж) организация с объектами, включенными в область охвата аудита в других странах, кроме страны, в которой находится материнский объект (если законодательство и язык не изучено).

5) факторы, уменьшающие продолжительность аудита систем менеджмента:

а) организация клиента не несет ответственности за проектирование или другие элементы стандарта, не включенные в область распространения (только для СМК).

б) малые размеры объекта для данного количества персонала (например, только офисные помещения).

в) зрелость системы менеджмента.

г) осведомленность о системе менеджмента организации-клиента (например, организация была ранее сертифицирована этим же ООС на соответствие требованиям другого стандарта). В отношении СМБТиОЗ это означает, что она уже сертифицирована в соответствии с другой добровольной схемой СМБТиОЗ.

д) готовность организации-клиента к сертификации (например, когда организация уже сертифицирована или признана схемой третьей стороны). В отношении СМБТиОЗ это означает, что государственный орган уже проводит периодические аудиты на предмет выполнения обязательной государственной схемы СМБТиОЗ. ¹

------------------------------

¹ Если аудит проводится в соответствии с документом СМ N 04.1-4.0015, это обоснование недействительно, т. к. сокращение рассчитывается исходя из уровня интеграции.

------------------------------

е) высокий уровень автоматизации (неприменимо в отношении СМБТиОЗ).

ж) персонал включает в себя людей, работающих "вне площадки", т. е. продавцов, водителей, обслуживающий персонал и т. п., и соответствие их деятельности системе можно проверить посредством анализа записей (неприменимо в отношении СМБТиОЗ)

Деятельность с низким уровнем риска (неприменимо в отношении СМБТиОЗ). Примеры в Приложении А, таблица СМК 2 - для СМК, и в Приложении Б, таблица СЭМ 2 - для СЭМ. Необходимо учитывать все характерные свойства системы организации-клиента, процессов и продукции/услуг и вносить корректировки по тем факторам, которые могут обосновать необходимость большего или меньшего времени для проведения результативного аудита. Увеличивающие факторы могут быть компенсированы уменьшающими факторами.

Любое решение, принятое в связи с требованиями настоящего пункта, должно быть обосновано и зафиксировано. ²

------------------------------

² Уменьшающие факторы могут быть использованы только один раз в отношении каждого расчета по каждой организации-клиенту.

Дополнительные факторы, которые необходимо учитывать при подсчете продолжительности аудитов интегрированных систем менеджмента, рассматриваются в документе СМ N 04.1-4.0015.

------------------------------

11. Временные площадки

11.1 В тех случаях, когда организация, подавшая заявку на сертификацию, или сертифицированный клиент предоставляют свои услуги или продукцию на временных площадках, такие площадки должны быть включены в программы аудитов.

11.2 Временные площадки могут варьироваться от крупных площадок для управления проектами до небольших обслуживающих/монтажных площадок. Необходимость посещения этих площадок и объем выборки должны основываться на оценке рисков неспособности СМК контролировать выпуск продукции или услуг, или рисков неспособности СЭМ контролировать экологические аспекты и связанные с деятельностью клиента воздействия, или рисков неспособности СМБТиОЗ контролировать риски в области БТиОЗ, связанные с деятельностью клиента.

Для СМК и СЭМ выборка площадок должна представлять объем области сертификации клиента, потребности в компетентности и разнообразие услуг, учитывая размеры и виды деятельности, а также различные этапы текущих проектов и связанных с этим экологических аспектов и последствий.

Для СМБТиОЗ площадки, включенные в выборку, должны представлять область сертификации клиента, размеры и виды деятельности и процессов, тип связанных с ними опасностей и связанных с ними рисков в области БТиОЗ, а также этапы текущих проектов.

11.3 Как правило, на временных площадках необходимо проводить аудит на площадке. Однако в качестве альтернативы аудитам на площадке можно рассмотреть следующие методы:

1) собеседование или совещания с клиентом и (или) его потребителем о ходе работ лично или посредством конференц-связи;

2) анализ документов, определяющих деятельность временных площадок;

3) дистанционный доступ к электронной площадке, которая содержит записи или иную информацию, связанную с оценкой системы менеджмента и временных площадок;

4) использование средств видеоконференцсвязи и других технических средств для проведения результативного дистанционного анализа.

В отношении СМБТиОЗ вышеприведенные методы могут рассматриваться в качестве альтернативы для замены только тех частей аудиторских проверок на площадке, которые не связаны с контролем процесса и другим контролем рисков СМБТиОЗ.

11.4 В любом случае, метод проведения аудита должен быть документально оформлен и обоснован исходя из его эффективности.

12. Продолжительность аудита организации, имеющей несколько площадок

12.1 Если система менеджмента функционирует на нескольких площадках, то важно установить, допускается ли применение выборки.

В отношении СМБТиОЗ решение о том, допускается ли применение выборки на площадке, должно основываться на оценке уровня рисков в области БТиОЗ, связанных с деятельностью и процессами, осуществляемыми на каждой площадке, включенной в область сертификации. Отчеты о таких оценках и обоснование принятых решений предоставляются в распоряжение Росаккредитации.

12.2 Требования в отношении сертификации систем менеджмента нескольких площадок изложены в документе СМ N 04.1-4.0011.

13. Контроль функций или процессов, предоставляемых извне (аутсорсинг)

13.1 Если организация передает на аутсорсинг часть своих функций или процессов, то в обязанности ООС входит получение свидетельств о том, что организация результативно определила тип и объем обеспечения того, чтобы процессы аутсорсинга не оказывали негативного влияния на результативность системы менеджмента, включая способность организации постоянно поставлять своим потребителям соответствующие услуги и продукцию или управлять своими экологическими аспектами, своими рисками в области БТиОЗ и на приверженности к соответствию законодательным требованиям.

13.2 В отношении СМК и СЭМ ООС проводит аудит и оценивает результативность системы менеджмента клиента при управлении какой-либо предоставляемой деятельностью и риском, который она представляет для достижения целей, требований потребителей и требований соответствия. Это может включать в себя обратную связь в отношении уровня результативности от поставщиков. Однако проведение аудита системы менеджмента поставщика не требуется, если в область системы менеджмента организации входит только управление поставляемой деятельности, а не функционирование самой деятельности. Любое дополнительное время проведения аудита должно быть определено исходя из понимания риска.

13.3 В отношении СМБТиОЗ ООС проводит аудит и оценивает результативность СМБТиОЗ организации при управлении какой-либо поставляемой деятельностью и риском, который она представляет для производительности в области БТиОЗ собственной деятельности и процессов, а также соответствия требованиям.

а) то может включать в себя сбор обратной связи от поставщиков в отношении уровня результативности на основе:

- критериев, применяемых организацией для оценки, отбора, мониторинга эффективности и переоценки этих внешних поставщиков, исходя из их способности обеспечивать функции или процессы в соответствии с установленными требованиями и в соответствии с требованиями законодательства;

- риска того, что внешние поставщики могут отрицательно повлиять на способность организации управлять своими собственными рисками в области БТиОЗ.

б) Если проведение аудита системы менеджмента поставщика не требуется, то ООС должен проводить аудит средств управления, внедренных организацией для процессов или функций, входящих в область СМБТиОЗ организации, которые были переданы внешним поставщикам для планирования и выполнения результативного аудита.

Персонал подрядчика, работающий в помещениях организации по процессам, включенным в область СМБТиОЗ организации, должен пройти собеседование для оценки его осведомленности о БТиОЗ.

в) ООС должен иметь возможность определить это во время подготовки программ аудита и дополнительно проверить ее в ходе первоначального аудита, а также перед каждым надзорным (инспекционным) и ресертификационным аудитом.

Руководитель Федеральной службы по аккредитации

Н.В. Скрыпник